了解旅行风险管理（TRM）-BCD Travel

与SafeTure合作 TRM项目角色、任务与流程 常见错误与问题 TRM工具与解决方案 TRM的未来 安全性 引言 定义旅行风险管理（TRM） 责任界定不清的领域 商业驱动力 TRM解决方案和综合计划 定义旅行风险管理 (TRM) ISO标准31030将旅行风险管理（TRM）定义为“旅行带来的不确定性对目标的影响。”简而言之，这实际上意味着让员工及其他代表公司出行的旅行者更加安全。该标准进一步将TRM描述为“关于旅行风险的、旨在指导和控制组织的协调活动。”¹ 因此，TRM不仅是“为何”，也是“如何”。您可以通过BCD旅行全球危机管理团队的这段短视频了解更多关于ISO 31030的信息。 为什么要管理旅行风险？ 开始使用 对于初次接触TRM（旅行风险管理）的旅行经理而言，使用外部TRM供应商可能是一个不错的起点。TRM项目可以从简单到高度复杂，对于完全不了解TRM的人来说，ISO 31030可能并不适合作为指导。甚至在引入第三方之前，向旅行管理公司（TMC）寻求建议也可能是一个有用的起点。通过Advito提供的BCD Travel旅行者安全项目评估（TSPA），可以帮助确保TRM符合ISO 31030标准。 存在三个主要因素需要实施TRM计划： • 關照責任——在大多數國家，雇主有法律責任在工作時照顧員工，這包括與工作相關的旅行。對於代表公司出差的非僱員，這種責任並不那麼明確，但將他們納入更廣泛的關照責任範圍內似乎是合理的。由於這是一項法律責任，如果員工在出差途中受傷或死亡，雇主可能需要承擔賠償責任（在某些管轄區，高層主管甚至可能面臨刑事指控）。一個執行得當的旅行風險管理（TRM）計劃可能提供一定的法律防禦。同時值得記住的是，職場法律適用於員工代表雇主活動的任何地方，這包括出差辦公的時候。 • 道德与伦理责任——雇主有责任在员工因公出行时保障其安全，并在旅途中发生意外时给予支持。 • 声誉——被视为关怀员工的雇主将有助于公司留住员工并吸引新员工。 风险责任不明确时 在旅行的某些方面，雇主对员工风险的责任并不那么明确。 不要只关注高风险。 度假差旅 管理全部风险 说到旅行，人们很容易关注那些高调的风险，比如恐怖袭击或大规模自然灾害。虽然为这类事件做准备很重要，特别是考虑到它们对旅行的潜在影响可能非常重大，但在现实中，它们发生的频率非常低。同样重要的是为那些影响较小但更容易被忽视的风险做准备，而这些风险发生的频率却高得多。这些可能是更零星的突发事件，影响的人数较少，甚至只是单个旅行者。它们可能包括医疗紧急情况或汽车事故——这是非自然原因导致商务旅客死亡的首要原因。 出差期间，雇主对员工安全和福利的责任始于员工离家（前往机场）之时，直至其返回家中。旅途中参与休闲活动会增加复杂性，尤其是在休闲与商务旅行相结合的"bleisure"旅行中。应制定明确的政策来界定工作与休闲的界限，同时也要确认公司旅行保险在休闲时间内的有效性。 仅仅确保风险管理系统（TRM）涵盖最常见的旅行风险是一个错误，因为它会让公司面临未管理风险的法律后果。 远程工作者 工作相关旅行与远程办公之间的界限正变得越来越模糊。当发生自然灾害时，公司是否应该照顾该地区的出差人员和远程办公员工？雇主对于办公室外工作的法律责任已变得不再明确。理想情况下，旅行风险管理（TRM）应扩展到所有受影响的员工，而不仅仅是为公出差的人员。旅行风险管理正在转变为人员风险管理。 员工福利形式的休闲商务旅行 后疫情时代，混合旅行比以往任何时候都更受欢迎，并支持了“数字游民”的增长。许多商务旅行保险政策将在员工将行程延长以包含一些休闲时间时为他们提供保障。公司可以将此作为员工福利进行推广，有助于人才招聘和员工留任。 业务驱动因素 照护义务 履行照护义务是建立TRM计划的主要驱动力，因为它有助于降低诉讼和其他损害风险。 过去的事件 事后复盘往往能推动公司实施或改进旅行风险管理（TRM）。如果一个项目已经实施，复盘有助于识别哪些措施有效、哪些无效，并预示着必要的调整。那些因出行模式本身就极易发生事件的公司，往往拥有最成熟的TRM解决方案。 雇主道德 组织文化和道德有时可以超越合规性，成为推动风险与合规管理（TRM）的主要动力。保护员工可能是一个核心价值观，促使公司投入必要的资源。由于这可能需要风险与合规管理（TRM）项目与多项组织政策保持一致，充足的资源投入将有助于确保其实施有效。 TRM解决方案 照护义务并非可转移的责任 可以将常见的 TRM 解决方案分为两类：不足的和充分的。 充足解决方案 不充分的解决方案 虽然保险公司和第三方援助提供者可以在提供照护责任解决方案方面发挥关键作用，但一个组织的照护责任并非可转移的责任。雇主应始终积极参与监督供应商关系和服务履行，以确保其员工的健康、安全和安保需求得到满足。 这些措施提供了一定程度的旅行风险管理，但不太可能足以完全履行照护责任，从而使公司面临法律和财务处罚。最常见的方法是仅购买保险，但这本身并不足够。旅行保险通常不足以涵盖非医疗事件，例如自然灾害、绑架和国内动乱。而且，某些医疗事件也可能被排除在外。仅依赖旅行保险，组织会增加声誉和财务受损的风险，因为许多常见的突发事件将不予承保。 这些为出差员工提供了良好的保护，与公司的品牌和价值观高度契合。虽然大型组织拥有资源自行构建其TRM解决方案，但许多公司选择直接从外部服务提供商处购买一套完整的解决方案。而且，即使那些自行开发解决方案的公司，也可能决定将某些组件外包。 在选择外部供应商时，重要的是他们能够提供全天候的医疗卫生和安全应急援助，并能够承担所有费用，并在日后跟进保险索赔事宜。 作为第一步，实施一项不包含协助的基本管理解决方案将是一个改进。在这种情况下，公司将任命一位或多位旅行经理来负责旅行跟踪和旅行保险。经理还可以安排所有旅行，或指派一家专门旅行管理公司（TMC）。 这种需要辅助反应的解决方案，从尽职责任的角度来看被认为是足够的。但更全面的解决方案能够预防或减少员工接触风险，并在风险变化时主动采取行动。 在发生事件时，旅行经理会作为联络人，但他们不会提供全天候服务。而且他们缺乏在地支持员工的资源。事件响应往往不佳且迟缓，可能未能满足公司的照护责任要求。 全面的TRM项目 行程前的流程应涵盖所有员工 全面的托管式解决方案涵盖了所有风险，并为商务旅行从规划到旅行者返家的所有阶段制定风险缓解措施。 确保行程前的准备工作涵盖您所有员工的需求。企业必须关照所有旅行者的安全和福祉，但某些多样性维度，例如旅行者的种族和民族、性别、性别认同和表达、年龄、性取向、神经多样性以及为残障人士提供无障碍便利等，需要特别关注，以确保包容性的旅行体验。 行前流程 主动协助 最好的解决方案是从一开始就避免让旅客面临风险，并通过良好的规划和准备来预防事件的发生。以下方法可以有效地做到这一点： 综合解决方案通常可能包含一个应对事件的主动流程。这包括联系主要事件发生地附近的所有员工，确认他们是否安好或需要帮助。位置信息有助于确定要联系哪些员工。沟通也应扩展到计划前往受影响地区的员工。旅行预订数据将是确定要联系谁的一个有用信息来源。 • 将旅行预订与国家风险等级自动整合，以触发旅行审批需求。• 出行前审批，确保旅行计划符合TRM政策。对于某些高风险目的地，经授权可阻止出行。 TRM项目角色 需要多方利益相关者参与实施TRM计划。一旦这些计划到位，应每年举行桌面推演，以全面测试端到端的事件管理流程。此类演练还应包括保险公司和任何第三方援助提供者，以尽可能真实地模拟应急流程和响应。 医疗服务提供者 旅行 在公司设有此类职位的情况下，差旅经理应参与TRM项目，因为该项目是管理员工差旅的关键部分。 由于健康相关问题是企业旅客面临的第二常见问题，因此在TRM（旅行风险管理）计划中加入医疗服务提供者至关重要。为旅行员工提供的医疗保险覆盖范围很可能包括一个用于寻求医疗协助的公司联系方式。但这可能会将援助仅限于保单中明确涵盖的事件。 安全 一家公司的安全经理可能会被指派负责其全面风险管理（TRM）计划。但旅行风险通常仅占其职责的一小部分。而且，安全部门被视为成本而非收入来源的地位，可能使其难以获得投资。公司需要将全面风险管理视为保障收入和利润，而不仅仅是一项成本。 与医疗服务提供方独立合作，可确保TRM项目支持医疗和非医疗事件。紧急情况下只需拨打一个号码即可寻求援助，这将减少发生事件时旅行者的压力。如果需要其他专业服务提供方，医疗服务提供方可在必要时将其介入。 人力资源 作为支持公司照护责任（duty of care）的一部分，TRM项目在创建过程中以及重大事件发生时，都至关重要的是需要人力资源部门参与。 安全援助提供方 某些事件将专门涉及安全问题，因此将安保援助供应商纳入TRM项目是另一项必要性。例如，此类供应商可以预订安全的地面交通，以减少在机场和酒店之间旅行时的风险。并且，在发生事件时，他们可以提供安保人员或协助疏散。 差旅管理 通过在旅行政策中强制使用，旅行管理公司（TMC）或企业旅行部门（CTD）可以通过预订数据协助进行出行前的授权和旅行者追踪。并且，通过要求员工通过TMC或CTD进行预订，公司正在降低与未管理预订相关的风险。 保险公司 知道有保险公司随时可以处理索赔和承担费用，在向旅行中的员工提供支持时，能提供额外的安心感。不应因支付方面的担忧而延误行动。 要获得合适的保险，描述所需的保护级别、需要承保的员工人数以及他们的旅行和工作模式非常重要。保险公司还需要了解其预期如何与TRM计划合作。 对于前往绑架风险较高的国家的公司，重要的是要记住，这需要一种特殊的保险，而这种保险可能不包括在标准的旅行保险套餐中。应调查专门的绑架和赎金保险。 威胁情报提供方 威胁情报是风险评估的关键组成部分，它能够确定员工可能前往的国家以及他们应做哪些安全准备。全天候实时警报服务可以在威胁发生时提供主动协助。 内部管理 TRM（风险管理）计划中最重要的角色最终由公司自身管理层掌握。ISO 31030 以领导力和承诺为核心，并与TRM框架的所有其他部分相连。承诺需要得到确保，而管理层若未能履行其对员工的照护职责，则可能由此引发财务、声誉乃至刑事损害，点明这一点即可实现这一目标。 TRM任务与流程 为成功运行一项TRM（风险管理）计划，需要建立许多任务和流程。以下是一些关键的方面。 领导承诺与沟通 行前流程 在一个全面的运输风险管理（TRM）解决方案中，出行前的流程是确保高质量项目的最佳方式。从正确处理出行前授权、强制通过指定的事故管理公司（TMC）预订、以及对高风险预订流程进行教育等方面入手，是开展工作的起点。 高层管理层的支持至关重要，尤其当他们强制所有差旅人员使用TRM系统时。不参与应导致差旅申请被拒绝。但TRM系统必须有效，而这需要高层管理层以充足的资源投入形式提供支持。否则，该系统存在运行不良、未能履行公司照护责任的风险。 协助 若使用外部紧急援助提供方，建立与其系统以及可能使用的任何分包商系统的有效交互非常重要。 确保顺利推行是关键，这关系到旅行者对TRM项目的接受程度。员工需要了解该项目的推出、它对他们的意义以及他们如何使用它。紧急情况下该拨打哪个号码？如何使用保险政策？应通过哪个TMC进行预订？有哪些需要使用的移动应用程序？这些都是旅行者需要得到解答的问题。 常见错误 旅行保险就足够了。 误解手机追踪 贵公司是否有专门的保险覆盖范围？ 仅依赖包含与工作相关的旅行的旅行保险，公司将未能履行其对员工的照护义务，从而面临法律和财务风险。这是因为保险通常包含限制条款，这意味着在特定情况下员工将无法获得保障。既往病史、因安全与健康威胁导致的疏散、网络安全攻击、自然灾害等通常会被排除在旅行保险之外，但这些正是许多商务旅客可能面临的风险。 认为手机定位追踪与个人隐私相冲突是一