使用bpm和流程工具推动持续改进指南

以 bpm 和流程工具驱动持续改进指南 目录 共享服务入门指南5在使用进程管理 共享服务正在苦苦挣扎7持续改进 连续入门11改进 关键要点12 BPM与持续改进的关系 共享服务模式的核心原则围绕着集中化、降本增效。共享服务组织（SSO）和全球业务服务（GBS）致力于提供这些支柱，因为他们的目标是将业务置于持续改进的轨道上。 即使有引进与持续改进目标相一致的人才的愿望，共享服务和GBS也有机会通过关注持续改进的技术方面，进一步加速其转型之旅。 事实上，SSON 研究与分析数据显示，持续改进背景是未来共享服务中心员工最重要的技能组合。2023年，58%的专业人士称这是他们共享服务中心最重要的技能，比前一年增长了3%。这一数据表明，共享服务中心领域优先考虑具有推动持续改进和组织流程设计经验的人才。 根据SSON 研究与分析,只有42%的共享服务表示他们使用技术的首要目标是提升流程绩效,同样地,只有43%的组织已实施流程改进解决方案,如流程发现。对流程改进的这种忽视引发了问题,当共享服务未能利用技术解决方案来实现这一目标时,它们如何能成为持续改进的工程师? 继续 掌握你组织的过程是创造持续改进环境的关键，而这些工作需要从业务流程管理（BPM）开始。BPM是发现、建模、分析、衡量、改进、优化和自动化业务流程的学科。也就是说，如果GBS打算推动组织效率，就需要通过构建BPM计划并引入能帮助组织发现尚未了解的过程可见性的解决方案来开始。 所有这些都适合于创建一种在组织中传播的持续改进心态。然而，正如数据所显示的，企业尚未将使用技术作为流程改进的手段摆优先位置，其结果可能会影响他们最大化持续改进能力的能力。 本报告将进一步深入探讨BPM与持续改进之间日益增长的关系。它将探讨流程工具的能力如何帮助企业克服持续改进的不足，以及BPM如何作为加速企业持续改进旅程的工具得到利用。 初学者指南：共享服务中心如何使用流程管理 共享服务和GBS空间熟悉流程管理的重要性。在努力数字化期间SSO/GBS的72%他们所说的流程尚未足够标准化，至今为止这是他们最大的障碍。这表明流程障碍是共享服务中一个普遍的问题。然而，它们并未被视为足够的障碍，以值得加速持续改进。 在我们深入了解如何在持续改进旅程中更好地发挥BPM的作用之前，我们必须首先了解企业当前是如何使用BPM的，以及它已经被视为持续改进的杠杆。 简化流程 Bpm可用于识别和消除流程中不必要的步骤，从而节省大量时间和成本。例如，企业可能使用bpm来简化其客户入职流程，通过消除不再必要或不适合自动化的步骤。 继续 提高准确度 提升客户满意度 Bpm通常用于识别和消除流程中的错误，从而提高产品质量或服务水平。例如，一家企业可能会使用Bpm通过识别可能发生错误的步骤，然后实施控制来防止这些错误，从而改进其订单履行流程。 Bpm可以用来通过使流程更高效、更有效来提升客户体验。例如，一家企业可能使用Bpm通过简化流程来改进其客户服务流程，使客户更容易获得他们需要的信息或帮助。 所有这些要素在某种程度上都与持续改进有关。例如，优化流程是使流程更高效、更有效的方法，而这是持续改进的一个关键目标。同时，加强合规性是企业避免法律问题的重要措施，同时也有助于通过确保流程得到一致遵循来提高流程效率。 增强合规性 Bpm可以用来确保企业遵守法规，这可以帮助它们避免责任。例如，企业可以使用Bpm通过记录其流程并确保它们得到一致遵守来跟踪其对环保法规的遵守情况。 降低风险 尽管有这些好处，BPM 提供了持续改进的努力，但在其持续改进的使命中，企业仍然面临几个挑战。在下一节中，我们将深入探讨那些挑战，然后再讨论 BPM 和流程工具如何提供易于使用的解决方案。 Bpm可以应用于识别和降低流程中的风险，这有助于保护企业免受损失。例如，企业可能使用Bpm来评估其供应链相关的风险，然后实施控制措施来降低这些风险。 共享服务在持续改进中面临挑战 持续改进自共享服务开始以来发生了显著变化。在早期，持续改进通常被视为一项基于项目的活动，团队专注于特定的改进领域。然而，随着共享服务组织的成熟，持续改进已更加融入组织的文化之中。 本节将深入探讨这些核心挑战的具体细节，并提供一些克服它们的实用步骤，这些步骤并不一定依赖于技术。 持续改进对于共享服务专业人员来说仍然值得关注的几个原因。最重要的是，商业环境在不断变化，共享服务组织需要能够快速适应这些变化。持续改进帮助共享服务组织识别并实施能够让他们保持竞争力的改进措施。 资源 单点登录/全局业务服务通常资源有限，这可能使其难以实施持续改进计划。这些机构通常需要依赖志愿者参与改进项目，这可能难以持续。此外，共享服务组织可能没有预算投资于新的工具或技术，以帮助持续改进。 尽管持续改进是必要的，共享服务组织常常因为缺乏必要的资源、支持、清晰路径和沟通而难以持续改进。如果没有合适的技术，在这些领域取得成功将更加困难。 购入 另一项单点登录/企业级身份管理器所面临挑战是获得利益相关者的认可。这些组织通常需要与多个部门和团队合作，这可能会让所有人难以达成一致。此外，利益相关者可能看不到持续改进的价值，这可能会让他们难以获得支持。 继续 在高管层面，争取支持也同样重要，因为持续改进需要改变组织运营的方式，而这种改变若能得到决策者的支持，则更有可能成功。然而，高管领导者需要激励他们以紧迫的行动来推动持续改进，从而确保改进成为优先事项。 为了在持续改进的旅程中蓬勃发展，共享服务可以做很多事情。首先也是最重要的，领导层必须确保有足够的资源投入到持续改进倡议中。这可能意味着招聘专门的人员、提供培训，或投资新的工具和技术，例如BPM解决方案。 其他共享服务中心可以采取的实际步骤，以构建其持续改进目标，包括制定沟通计划或使用多种沟通渠道，向利益相关者宣传持续改进的好处，让他们参与规划过程，并定期向他们提供进展更新。 技术，特别是流程管理解决方案，能够产生最大影响的地方是帮助企业发展清晰的过程改进路径。BPM可以参与制定流程路线图，设定里程碑，并跟踪进度。 清晰路径 单点登录(SSO)和通用后台服务(GBS)也需要有明确的持续改进路径。这意味着需要有一个计划，明确该举措的目标、需要采取的步骤以及所需的资源。没有明确的路径，就很难在持续改进举措上取得进展。 通信 最后，单点登录/全局业务服务需要良好沟通才能成功持续改进。这意味着需要就倡议目标、进展情况以及面临的挑战与利益相关者进行沟通。此外，共享服务组织需要彼此沟通以分享最佳实践和经验教训。 埃尔南多县学区使用Nintex重新设计他们的十大业务流程 结果 佛罗里达州赫尔南多县学区设施与建设部门面临三大关键挑战。首先，他们需要提高生产力以高效处理日益增加的工作量。其次，该部门必须保留非正式知识和流程，以防止因员工流动导致地区特定专业知识的流失。最后，学区必须最大限度降低风险，确保符合法定要求，特别是在建筑许可审批方面，这对于学区财产上的建设项目至关重要。 实施nintex为赫恩ando县学区带来了显著的好处： 提高生产力：自动化减少了员工50%的文件处理工作，将时间释放出来用于其他关键任务。建筑许可证的审批现在只需之前一半的时间，提高了效率。 实时追踪：Nintex促进了内部和外部利益相关者之间的协调，为许可证申请提供实时状态追踪。这消除了手动跟进和审批流程中的延误。 解决方案 为应对这些挑战，赫尔南多县学区采用了Nintex，一个工作流自动化平台，以革新其十大业务流程，包括建筑许可审批流程。Nintex解决方案由Nintex Forms、Nintex Workflow、Nintex DocGen和Nintex Sign组成，提供了一个全面的自动化套件。 成本节省：与替代软件解决方案相比，赫纳ando县学区在许可证和安装成本上实现了80%的降低。 用户友好：Nintex 的用户友好界面使非程序员能够有效地学习和使用该平台。 该工作流程从一个由项目经理和承包商用来启动建筑许可证申请的Nintex表单开始。Nintex工作流程通过将表单路由到相关审阅者、确认申请的完整性以及通过Nintex DocGen生成建筑许可证，简化了流程。由Adobe Sign提供支持的Nintex Sign用于向官员请求签名，促进了无缝的审批过程。 未来扩展：对于建筑许可证审批工作流的成功感到满意，该区计划在其十大业务流程中全面实施Nintex。下一个自动化项目将聚焦于住宅开发的并行审查，旨在将审查过程时间从小时缩短至分钟。 通过采用Nintex，亨利诺德县学区成功解决了其面临的挑战，并转变了其关键流程。自动化不仅将建筑许可审批时间缩短了50%，而且与替代方案相比节省了80%的成本。Nintex的用户友好界面和适应性使该学区能够在各种其他流程中进一步改进，巩固了其在公共部门中的领导地位。 为什么BPM和流程工具加速持续改进 虽然企业可以采取几个步骤来建立其持续改进能力，但如果没有合适的BPM和流程工具到位，他们将无法真正加速持续改进之旅。 本节将涵盖BPM和流程工具可以提供的三大关键领域，以将您的SSO的持续改进能力提升到新的水平。 防止错误、减少潜在合规违规、并提高整体流程可靠性的防护措施。 增加了可见性、监督和管理机会 识别改进区域 Bpm和流程工具为SSO/GBS组织提供了对其流程的更高可见性。这些工具能够绘制、可视化和记录端到端流程，使利益相关者能够了解组织内活动流程、依赖关系和交接。这种增加的可见性增强了透明度，使管理人员能够获得对各种流程性能的宝贵见解。 bpm和流程工具帮助ssos更高效地识别改进领域。对流程的持续监控和分析使团队能够发现简化工作流、消除冗余步骤和自动执行手动任务的机会。 此外，流程工具促进了基准测试和最佳实践的对比，使共享服务组织能够从其他成功的实施中学习并适应行业领先的做法。这鼓励了组织内部持续改进和创新的文化。 通过全面的流程文档记录，共享服务领导者可以识别瓶颈、低效和优化机会。他们可以跟踪关键绩效指标（KPI）和指标，使他们能够做出数据驱动的决策，并更有效地实施流程改进。 总而言之，BPM和流程工具对于希望加速持续改进旅程的GBS组织来说可以是一种极其有价值的资产。通过提供可见性、监督和管理机会，这些工具可以帮助组织识别痛点、风险、改进领域，并自动化任务。这可以带来效率、效果、合规性和沟通方面的改进，这些都可以有助于节省成本。 通过bpm和流程工具，sso可以系统性地识别其运营中的痛点及潜在风险。流程映射和分析使团队能够定位经常发生错误或延误的领域，从而导致服务中断或客户不满。 11 使用BPM和流程工具驱动持续改进指南 入门持续改进 与Nintex高级客户经理梅赛德斯·奥康纳交谈 如何创建持续改进的文化？ 企业要创建持续改进的文化，需要考虑几个步骤。首先，企业需要让员工思考他们如何完成工作。这可以通过记录个人流程并朝着标准化努力来实现。一旦对流程有很好的理解，企业就可以开始寻找改进的方法。在确定如何改进时，重要的是要捕捉员工的改进想法，并对重要的想法采取行动。企业还必须赋予团队改变和改进工作的权力。这是通过提供正确的工具和资源，并将持续改进进度作为人们工作的一部分来完成的。最后，企业必须在整个组织中持续沟通持续改进的重要性。 Nintex 帮助企业通过衡量流程的时间、成本和投资回报率来追踪其持续改进工作。Nintex 还可用于识别可通过自动化提高效率、节省时间和金钱的领域。除了追踪投资回报率，Nintex 还可帮助企业追踪与持续改进相关的其他指标，例如周期时间、错误率和客户满意度。要使用最好的指标将取决于所测量的特定流程或目标。然而，企业应专注于与其业务目标相关的、易于追踪和衡量的指标。 尼ンテンド是如何确保员工参与持续改进工作的？ Nintex 流程管理器帮助企业确保人员参与到持续改进过程中可能发生的