创建可持续流程改进能力的指南

关键要点 11目录流程的关键要求5映射方案一个成功的流程改进8活动看起来像共享服务中心现状3处理能力流程改进挑战4共享服务正面临案例研究 - Nintex流程管理器助力能源公司简化运营和改进效率为什么现在是投资流程的时机9管理解决方案 伊万·比比编辑器 SSON 目前，全球经济面临着诸多挑战，包括通货膨胀、供应链中断和乌克兰战争。这种不确定性使得企业拥有强大的流程改进能力比以往任何时候都更加重要。通过改进流程，企业可以变得更具有韧性，并能更好地适应变化。同样，流程失败会导致收入损失、成本增加和客户不满，所有这些都可能在经济不确定时期引发灾难。另一方面，通过解决流程缺陷，企业通过赋予自己降低成本、提高效率和最终增加盈利能力的能够，在这个竞争激烈的市场中给自己带来优势。近年来，流程改进已成为共享服务和全球业务服务（GBS）社区越来越重视的事项。根据2023共享服务中心和外包全球市场报告87%的共享服务中心将端到端（E2E）流程整合视为2023年的首要任务，较2022年的81%有所上升。然而，行业中的许多人尚未达到这一目标。事实上，只有29%的公司认为自己在流程成熟度方面处于先进或接近专家水平（已实施端到端流程管理并/或从中受益于闭环反馈）。共享服务流程能力现状随着如此多的组织尚未达到期望的过程成熟度，全球因素表明，现在是组织提升其过程能力的时候了。 为了创建一个可持续的流程，一个能够适应波动经济的流程，您需要一个敏捷且具备数字化能力的端到端流程。然而，由于突发业务需求或人员变动，许多流程都是临时发展的，这意味着它们可能无法适应未来。为了实现端到端流程卓越的目标，组织需要绘制并规划其流程，以便了解其当前运营情况。许多用于获取这种可见性的解决方案是基于人工智能的。与几年前的 RPA 解决方案不同，人工智能解决方案使用非结构化输入并开发自己的逻辑，这意味着需要较少的人工干预。尽管基于人工智能的流程管理解决方案很有价值，但许多共享服务组织 (SSO) 和 GBS 仍然缺乏这些工具。根据 SSON 研究与分析，只有 46% 的 SSO 正在部署人工智能用于端到端流程改进。这份报告是面向那些认识到需要改进流程，但不知道从何开始或担心成本的组织。在接下来的几页中，我们将分析企业当前流程管理策略中面临的一般问题，技术如何开始缓解这些问题，以及投资流程改进能力后，业务领导者可以期待的结果。 选择合适的工具缺乏流程所有者© SSON 2023缺乏标准化流程：资源不足组织文化差:在这诸多挑战中，共享服务和GBS负责寻找一个具有成本效益、能够映射复杂流程并提供能创造可持续流程改进技术的流程管理解决方案提供商。以下是在流程转型之旅中，共享服务组织面临的最常见挑战。当不确定谁对某个流程进行监督和管理时，就越来越难以确定流程中存在哪些缺陷以及如何改进它的最佳方法。据SSON研究与分析显示，只有45%的公司部署了全球流程所有者（GPOs）, 因此超过一半的企业错失了建立组织化流程所有权的机遇。市场上存在大量的流程管理工具，因此，如果没有正确的流程所有权，缺乏标准化，并且缺乏对流程的可见性，组织将难以选择适合其需求的工具。转变流程只有在负责人员拥有持续改进的心态时才有可能。这些领导者负责将这种心态带到组织中，并帮助确保每个人都致力于改进流程。由于流程可见性差，组织也会难以识别和管理风险。这可能导致意外问题和延误，以及潜在的安全或合规问题。此外，衡量进展和跟踪改进影响变得更加困难。这使得难以知道流程改进工作是否成功。共享服务中心面临的过程改进挑战如果一个组织缺乏标准化的流程，那么映射和理解流程以改进它们的能力就会变得越来越复杂。SSON 研究与分析告诉我们，即使是必要的流程也是杂乱无章的。例如，在订单到收款流程中，显著标准化程度仅为30%——令人惊讶地低。例如，如果没有了解流程如何运作，就很难找到可以改进的领域。这可能导致时间和资源的浪费，因为团队可能会专注于不需要改进的领域，或者忽视那些可以从变革中受益的领域。在企业流程改进的旅程中，有几个值得注意的挑战，其中大多数是由未能为即将开始的转型准备利益相关者和流程而引起的。所有这些问题都有共同点，即它们要么导致，要么是由改进流程中的一个更大的 overarching 挑战引起的。那就是对组织当前流程结构的缺乏可见性。根据 来自Nintex,70% 的组织表示他们的流程没有被很好地理解或更新企业遭遇这种缺乏透明度的情况，在其流程改进的征途中必须面对一组新的障碍。许多企业没有足够的资源来投资于流程改进，例如时间、金钱和人员。 7个需要考虑的实际因素© SSON 20236. 报表：该解决方案应提供全面的报表功能。它应允许用户生成关于流程性能、瓶颈以及改进机会的报表。以下是共享服务中心在选择流程映射解决方案时应考虑的关键因素。通过考虑这些因素，组织可以找到满足其需求和工作要求的解决方案。5. 协作：解决方案应促进共享服务团队之间的协作。它应允许用户共享和协作流程图、评论和注释。3. 可扩展性：解决方案应可扩展，以适应共享服务团队的成长以及他们映射的过程数量。它应该能够处理大量数据和用户。7. 集成：解决方案应与其他共享服务工具和应用程序集成。这将允许用户跨系统共享数据和信息，提高效率和生产力。2. 灵活性：该解决方案应足够灵活，以满足不同共享服务团队的需求。它应该能够规划出各种流程，从简单到复杂。流程映射解决方案的关键要求4. 安全性：该解决方案应安全可靠，并保护数据的机密性。它应具有用户身份验证、数据加密和访问控制等功能。一旦企业确定了哪些核心流程改进挑战适用于其流程结构，它们就可以开始确定最适合他们的解决方案。本节的目标是列出企业在选择流程映射工具时需要考虑的合格因素，以及需要考虑的关键能力。1. 易用性：该解决方案应易于技术用户和非技术用户使用。它应具有用户友好的界面，易于导航和理解。 组织应寻求一个易于使用的解决方案，该方案使利益相关者能够与技术一起协作进行流程映射。这确保了人们对他们流程的当前状态有意识，并允许管理者创建流程所有权结构。一个强大流程管理解决方案的最终重要要素是将其人的因素融入其技术中。实施技术只是其中一半的战斗，除非人们对解决方案的工作原理进行了培训，否则真正的结果不会显现出来。一个完善的解决方案需要为利益相关者提供个性化仪表盘，使他们能够了解流程状况。这种实时的流程健康概要提供了团队参与度统计数据，并自动追踪所有现有流程，无论其状态如何。此外，解决方案提供者还应向组织流程经理提供健康检查，这些检查不仅分析技术的效率，还帮助组织制定流程行动计划，并将新员工快速熟悉流程转型。 值得关注的技能© SSON 2023首先，要找到一个易于使用的解决方案，你需要一个基于人工智能的解决方案，该解决方案使用流程挖掘、自然语言处理和机器学习等工具。这些工具的结合使人工智能能够提取有意义的流程数据、解释这些数据并对其进行分析，以提供有用的见解，所有这些都可以在没有人工干预的情况下完成。这确保了任何用户都可以利用流程映射来发现改进的机会，无论他们的技术知识如何。为了找到一个能满足所有这些条件的解决方案，组织需要在解决方案中关注几种不同的能力。另一个流程管理解决方案的关键要素是成本效益。这意味着组织在确定如何计算投资回报率时，应考虑实施和维护的成本。最佳解决方案以成本效益的方式提供流程数据和可操作的见解，利益相关者可以自信地向他们的经理展示。 解决方案结果挑战© SSON 2023案例研究 - Nintex流程管理器帮助能源公司简化和提高运营效率Apex Energies 是法国太阳能领域的先驱。该公司目前管理着超过500个场站，并对未来有着雄心勃勃的计划。为了支持其发展，Apex Energies 需要一种详细描述其流程的方式，以便清晰地了解员工的职责，并在运营绩效的背景下进行改进。Nintex Process Manager 已成为 Apex Energies 的有力工具。该软件帮助公司改进了其流程、节省了时间，并使整个组织内的协作更加高效。随着 Apex Energies 的不断发展，Nintex Process Manager将是帮助公司实现其业务目标的基本工具。截至2021年，Apex Energies公司的质量、健康、安全和环境（QHSE）部门使用免费的过程建模软件。然而，这些工具无法满足公司的需求。它们使用复杂且耗时，并且不允许用户内部共享信息、链接文档或协作处理流程图。2021年底，QHSE部门决定购买一个更具协作性、更用户友好的应用程序。他们测试了三个工具，经过一个全面的过程后，他们选择了Nintex Process Manager。该软件在一系列培训研讨会后于2月份推出。“Nintex 流程管理器使我们能够监督、采用并快速实施流程变更。该软件是我们快速增长的关键推动因素，帮助我们转向持续流程改进模式，以追求卓越运营。”满足不同部门特定需求的软件应用。Nintex Process Manager 还允许用户跨整个组织共享和协作流程图，这改善了不同部门之间的沟通和协作。最后，该软件提供了所有入职流程的综合概览，这使 Apex Energies 更快、更有效地入职新员工成为可能。Nintex流程管理器使Apex能源公司获得了多项好处。该软件自动化了许多流程映射和文档编制工作中的任务，从而让员工有更多时间专注于其他活动。Nintex流程管理器还允许用户轻松创建详细流程图，这些流程图能够准确反映实际的工作方式。该软件提供了所有业务流程的清晰概览，这使得IT部门更容易开发定制Apex Energies的QHSE经理Mina Boulkarakir 端到端流程卓越增强决策能力© SSON 2023可持续性利益相关者认同一旦流程管理解决方案被购买和实施，重要的是要理解成功的样子。本节将观察强大的流程改进活动中的要素。SSON将端到端流程定义为“当系统或服务的业务流程从开始到结束无需第三方协助，或使用一套精简的数字工具完成时。”而达到这一先进水平，才是成功流程改进旅程的真正标志。话虽如此，组织不能安于现状，而应始终寻找改进流程的下一次机会。确保员工对流程转型工作感到满意的一个最佳方法是观察他们对已进行的变革的认同程度。确保该活动获得关键利益相关者的支持至关重要。这包括高级管理层以及任何受流程变革影响的员工。随着关键利益相关者的认同，企业确保他们已经建立了持续流程改进的文化，从而实现持续成功。该活动应提升决策能力。这是因为流程图有助于识别决策基于过时或不准确信息的领域。此外，流程图解决方案所依赖的先进人工智能能力确保组织能够获得其最复杂流程的最新数据和洞察，这意味着组织的每个职能都应该能够提高其决策能力。一个成功的流程改进活动看起来是怎样的在流程改进活动中所做的变更应当长期可持续。这意味着要确保变更融入了组织的文化，并且得到了组织所提供资源的支持。 为什么现在是投资流程改进的时候？9 您创建可持续流程改进能力的指南与Nintex高级客户经理梅赛德斯·奥康纳交谈© SSON 2023Nintex 如何通过流程改进之旅帮助企业？Nintex 的流程图和自动化工具易于使用，即使对非技术人员也是如此。这使得团队能够协作改进流程，并确保每个人都处于同一页面上。此外，这种易用性使得能够快速自动化流程，而无需等待 IT 资源。Nintex 的工具也设计得灵活且能适应变化。这意味着如果你的流程改变，你Nintex通过提供一个易于使用的平台来发现、绘制、管理、自动化和改进流程，以及支持流程健康检查等配套服务，协助企业完成其流程改进之旅。这些工具可以帮助企业节省时间、金钱，并提高合规性和客户满意度。当前的经济环境意味着这不仅是一个好时机，而且组织优先考虑流程改进是至关重要的。在我们周围发生所有事情中，企业唯一能够控制的是他们自己的内部业务流程。如果企业想要确保其组织的成功及其持续的可行性，他们需要确保他们的流程不会失败。流程首先应该是支撑其业务持续运转的东西，一旦达到这一点，它们就应该成为赋予他们竞争优