2022大型会议活动流程自查手册「标准版」
目录概要 P03筹备期 P04~P08大型会议构成.......................................P03大型会议参会人员.................................P03大型会议协力公司.................................P03与客户首次沟通会.................................P04项目策划.............................................P05提案...................................................P06推进保障.............................................P07执行期 P09~P31内部管理.............................................P09外协管理.............................................P10面试管理.............................................P18来宾邀请＆确认....................................P27运营人员培训.......................................P28施工准备.............................................P29文档撰写.............................................P30审查...................................................P31现场期 P32~P43进场前准备..........................................P32施工、彩排..........................................P34施工进行.............................................P35彩排进行.............................................P37时间基础要求........................................P40纪律基础要求........................................P40着装基础要求........................................P41化妆、发型、首饰基础要求......................P41餐饮基础要求........................................P42突出事件对应要求..................................P43撤场要求..............................................P43后期 P44~P45决算...................................................P44内部总结报告.......................................P44外部总结报告.......................................P44资料汇总备档.......................................P45传真感谢信..........................................P45备书 P46 大型会议构成第一日：外地来宾签到、入住 接待类别第二日：新闻发布会am 新闻发布会类别 媒体招待宴会 午宴类别 经销商大会pm 会议类别 内览会pm 展览展示类别 招待晚宴 晚会类别第三日：观光游览 配套服务类别大型会议结构 类别不同，侧重点亦不同特别接待：政府要员（VIP） 明星（VIP）重点接待：主办方领导（VIP）一般接待：媒体记者 经销商、供应商 主办方领导、工作人员大型会议参会人员 人员不同，接待标准亦不同搭建商：舞台搭建 展示区搭建 周边装饰搭建AV灯光供应商：灯光 音响 视频 舞台特殊效果演出供应商、演职人员：演员 节目 演出服装 排练 演出策划 MC 导演 MO人员派遣公司或个人：礼仪、翻译、杂务人员、解说员、服务员提供及管理艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理 服装供应商：服装的设计与制作化妆、发型供应商：化妆师 发型师 造型师 服装师摄影、摄像供应商：摄影师、摄像师酒店：来宾住宿 餐饮 茶歇 VIP室 宴会厅 （主会场/分会场/展示会场/化妆间/保洁）实施场地：主会场 分会场 展示会场 发妆间 更衣室 VIP室 电力 保洁 （宴会厅/餐饮/茶歇）旅行社：旅游服务 票务出租汽车公司：车辆提供印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商...... 注：原则上只与公司合作，带下划线的可以视会议要求考虑与个人合作大型会议协力公司 行业不同，管理风格亦不同 筹备期～与客户1、客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。2、客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气？3、客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？4、本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？5、客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。6、客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。与我们开会的人，是否是最终的决定者。如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。我们要取得的信息 信息是否足够与准确决定了后续工作的质量1、VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配）2、产品广告图片及广告影像3、客户以往各类活动的资料照片3、客户公司的完整名称4、客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息我们要取得的资料 资料是否充分直接影响我们的工作进度和效率着正装出席1、一台笔记本电脑：随时向客户展示资料或投影2、一台数码相机或DV：随时拍下客户的产品或道具3、一支激光笔：方便你的讲解4、一支笔、一个本：认真记录下客户传达出的每一个重点信息5、一支录音笔：对会议做全程记录，避免你向内部传达了错误的信息6、一张名片：让客户清楚的知道你的姓名及联系方式，更重要的是让他知道你在这个项目中扮演的角色。 7、一张公司简介光盘：让客户知道你身后有强大的团队做支持8、一份活动相册：让客户知道我们有着丰富的经验9、一张项目推进表、一份确认事项单：教会你的客户如何使用它我们要携带的物品 我们每做的一件事，都是为成功增加保障 筹备期～项目n会议主持：客户经理n会议记录：项目经理 n必要参会人员：部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行、活动策划；n前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业MI、企业VI、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点；n必须形成决议：项目定位、项目策略、各职能模块接口人、项目推进流程；策略会 确定公司对应客户及其项目的整体策略n策划会召集：项目经理通过邮件方式发出会议通知，随信说明会议时间、地点、 重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息。n参会人员： 必须到会者：项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员 邀请到会者：部门经理、项目经理、搭建商代表、AV灯光供应商代表、演出供应 商代表（依项目情况邀请） 口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与 策划会讨论。n会议主持：项目经理/客户经理n会议记录：项目执行n会议流程：1)对客户及其项目进行简介2)对客户对项目的预想进行介绍3)说明项目的必备环节或及已确认实施内容4)说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成）5)主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）6)创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）7)除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与 流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一）n必须形成决议：方案风格、方案模块构成及模块撰写责任人、方案内容及流程、 方案完成时间、报价形式及分块预算；策划会 明确策略、创意核心、亮点环节、流程、装饰等关键问题 筹备期～提案n与客户确认提案时间及地点n与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便 必须有高层陪同提案） n确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案）n确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否 需要外文版方案，提案语言是否为外语等）n提案用品：光盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需 彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备 音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔。n笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用n提案人员确认：各模块的讲述人（公关、活动、报价、答疑）n提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节 应如何回答等。提案前准备 n全体提案人员必须正装出席n全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地n提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情 况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常。n提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果n客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供 更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作/解决哪些问题n提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修 改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向。n会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工
