2|2023爱分析数字办公实践报告报告编委报告指导人张扬爱分析联合创始人&首席分析师报告执笔人孙文瑞爱分析高级分析师王命航爱分析分析师外部专家高献光360亿方云政企产品技术总监 3|2023爱分析数字办公实践报告特别鸣谢（按拼音排序） 4|2023爱分析数字办公实践报告关键发现对于党政用户而言，数字办公是内部最为重要的系统。党政机关跨部门、跨层级协同要求越来越高，在数字办公系统升级过程中，应当更为关注如何拉通流程、避免数据泄露风险等问题。此外，从2023年开始，党政机关改革逐步落实精兵简政措施，减少编外人员，以降低财政负担。数字办公系统未来不仅是办公工具，还必须是人效提升利器。以大模型为新浪潮的AI技术，如何与数字办公系统深度耦合赋能党政用户，是另一个即将提上日程的问题。对于央国企用户而言，数字办公系统升级的驱动力主要来自信创。信创在企业用户落地的路径为“数字办公系统→非核心业务系统→核心业务系统”，其中数字办公系统是国产化落地实践的排头兵，以及技术创新应用的试验田。央国企用户信创落地的方法论与成功经验，都应当率先来自于数字办公系统。对于企业用户而言，数字办公系统沉淀了大量企业知识，是企业重要的数据资产之一。利用AI技术释放数据价值，实现人机协同，是企业用户最为重要的实践方向。同时，在宏观经济下行的趋势下，增收、降本的业务价值远远高于提效。因此，通过人机协同实现产能提升或减员优化，应当是企业用户重点发力方向。比如，如何通过大模型设计工具减少设计师编制是正确的探索方向，而通过类Copilot工具提效并非最优选的探索方向。 5|2023爱分析数字办公实践报告目录1.报告综述62.文档中台103.企业网盘214.AI办公235.信创终端316.信息安全357.结语38关于爱分析40研究咨询服务41法律声明42 6|2023爱分析数字办公实践报告报告综述 |2023爱分析数字办公实践报告11.报告综述办公系统作为贯穿企业上下，涉及所有部门，涵盖人、财、事、物等关键或保密信息的核心系统之一，对于企业内外部高效协同协作以及信息安全保障而言至关重要。同时，由于与核心业务系统相对独立，数字化转型的投入成本小、成功率高等，办公系统成为当前企业数字化转型优先探索的重要方向。1.1业绩增长持续承压，企业亟需变革办公协同协作机制，实现业务效率整体提升进入数字化时代，伴随着线上化经营模式逐渐成为主流，企业实现业务规模的快速扩张具备了有效抓手。与此同时，受近几年宏观经济下行的显著影响，企业利润空间被大幅压缩，如何持续保障业绩水平持久良性增长，又成为了企业新的难题。在业绩增长持续承压下，企业原有办公体系协同协作能力不足、效率不高等问题逐渐显露。因此，为有效缓解业绩增长难题，并促进业务精细化运营目标的达成，提升不同部门员工间、办公软件间的协同协作效率，以实现业务服务水平的提质增效，成为了当前企业办公体系数字化转型的一大核心诉求。1.2监管政策不断加强，企业办公体系数字化转型是保障信息安全、实现自主可控的重要举措监管政策加强、法律法规健全趋势下，办公系统数字化势在必行。一方面，受国际局势影响，信息技术应用创新（简称信创），逐渐成为国家一大重要发展战略。过去，企业在构建办公系统时，从底层基础硬件到上层办公软件，长期采用国外厂商产品，并形成了较重的技术依赖，企业信息安全受到极大威胁。随着信创的全面铺开，办公体系作为企业进行内外部沟通协作的核心工具，实现完全的自主可控已然成为企业保持长久经营的关键举措。另一方面，随着《数据安全法》等相关法律政策的陆续发布，从监管层面对企业信息数据安全管控能力提出了更高的要求，办公系统作为员工日常沟通协作、文档信息流转的核心工具之一，成为企业重点提升安全防控能力的关键领域。因此，如何借助数字化手段建立规范化的办公体系，确保企业核心信息数据资产不受侵害，是当前企业需重点解决的问题。1.3企业办公体系数字化转型需求趋势分析 |2023爱分析数字办公实践报告2图1：企业办公体系数字化转型背景在上述背景下，办公体系数字化转型已成为企业谋求长远发展的必然选择。爱分析研究发现，现阶段企业办公体系数字化转型，核心关注协同效率和安全性提升两大方向，并呈现以下需求趋势：•文档中台赋能企业跨部门协同协作效率显著提升。传统办公体系下，企业各部门间主要依靠office软件工具进行文档编辑等操作；现阶段，企业搭建文档中台，基于完善的多人在线协作机制，实现员工与员工之间业务协同协作效率的大幅提升。•企业网盘助力企业信息协同能力整体提质增效。过去，企业主要利用NAS硬盘进行文档信息集中存储，并通过搭建专门的企业知识库进行文档信息的统一管理，同时在文档流转方面，也主要依靠邮件系统完成；而现在，企业通过企业网盘的整体应用，基于其成熟的文档共享及流转能力，文档存储及管理一体化的核心能力，实现业务协同能力的真正提质增效。•大模型重塑企业办公体系人机协同机制。传统企业办公体系普遍缺乏智能化的应用与工具，在进行文档编辑、PPT撰写工作时主要依靠人工进行，办公软件只是文档编辑的基础工具；随着大模型成为企业数字化转型关键基座的趋势下，企业需求从操作性的办公软件转为生产型的办公软件，借助其智能化的内容生成能力，实现员工与办公软件间的协同协作机制的整体重塑，提升业务协同效率。•国产终端设备成为企业办公体系数字化升级重要基石。我国办公系统终端领域发展较晚，在早期，企业主要通过部署国外品牌终端设备来满足自身使用需求；信创政策全面铺开后，以金融、 |2023爱分析数字办公实践报告3党政、大型央国企为代表的企业需要利用国产终端设备对原有体系进行整体替换，以此来达到监管侧所提出的办公体系由下至上全栈安全可控的要求。•构建整体安全防控体系是办公体系数字化升级的核心前提。企业传统办公体系，大多依靠不同办公软所具备的内生的独立安全机制进行防护，整体协同性不足，安全漏洞较多；现阶段，信息数据安全重要性日益上升，企业需要针对办公体系特点，应用整体性的安全防控解决方案，实现补足安全漏洞、保障核心信息数据不受侵害的显著效果。综上所述，本报告选择文档中台、企业网盘、AI办公、信创终端、安全等5个重点市场进行应用实践分析，以期为企业决策层及业务部门、IT部门负责人提供办公体系数字化转型的实践经验，助力其更好地推进数字化转型升级。 |2023爱分析数字办公实践报告4文档中台 |2023爱分析数字办公实践报告52.文档中台信息化时代以来，在互联网技术的加持下，企业业务规模实现有序扩张具备了良好条件。同时，对于大多数大中型企业来说，伴随着业务增长，业务部门以及区域子公司的数量也随之呈现上升态势。为持续保障良好的业务服务水平，企业跨部门、跨区域的业务协同能力需具备更高的能力要求。其中，文档工具作为企业进行部门间协同协作的核心工具之一，也成为了当前企业想要实现业务协同效率提升，需重点改善升级的关键领域。具体来看，数字办公体系下，企业文档工具需具备以下能力：图2：企业文档工具体系升级需求与解决方案示意图第一，需要具备更好的协同协作机制。传统办公体系中，企业员工只能基于普通的文档工具分别进行撰写，再通过邮件进行信息汇总和收集，整体流程繁琐，且极易出错，进而严重影响了业务协同效率的有效提升。因此，具备更好的协同协作机制，是企业对于数字办公体系下，文档工具一大核心能力要求。第二，需要具备完善的文档查询能力。企业日常工作开展过程中，常涉及诸多的文档查询需求。但在党政、央国企等行业，由于企业文档普遍具备较高的涉密性，导致文档查询流程出于安全性考虑通常较为复杂且耗时较长，员工使用体验较差，业务协同效率也无法改善。因此，具备完善、便捷且符合安全管控需求的文档查询能力，也是企业对于文档工具的核心能力要求之一。 |2023爱分析数字办公实践报告6第三，需要具备更灵活的兼容能力。传统办公体系下，企业普遍存在多种文档工具并用的情况。然而，不同文档工具之间由于产品兼容性无法保障，导致在进行文档传输或交互时协同效率低下，对于企业实现文档的统一管理也造成了不小的挑战。因此，具备更灵活的兼容能力，也成为了企业对于文档工具升级的一大核心要求。基于上述诸多需求，企业可选择搭建文档中台，借助其所具备的多人在线协作、文档秒级查询等核心能力优势实现整体短板补足。具体来看：首先，在提升协同协作能力方面。企业可利用文档中台所具备的多人在线编辑、文档多端同步等高效协同协作机制实现业务协同效率的全面提升。不同部门员工日常办公中，可通过文档中台，无视地域、空间等限制，随时随地进行在线多人实时编辑等操作，极大简化跨部门信息收集、文档共同编写等工作流程，最大程度提升业务协同效率。其次，在优化文档查询能力方面。借助文档中台所具备的文档秒级查询能力，企业可将分散在不同业务部门海量文档信息进行统一管控，并支持员工按需进行查询调阅，极大提升员工办公体验，以及跨部门间信息协同效率。同时，基于文档中台所具备的完善安全防控能力，企业管理层可根据员工不同职级，设置不同的查询权限，进一步保障文档查询的合规性。最后，在改善兼容性方面。企业可基于文档中台灵活开放的产品特性和优质的兼容能力进行全面能力补足。一方面，通过其所具备的丰富标准化API接口，使企业原有办公文档工具能够无缝对接集成，实现数据和系统的快速调用；另一方面，通过文档中台的整体应用，企业可实现云端与本地工具、文档格式以及不同业务系统非结构化数据的统一，减少由于文件不兼容、打不开，而导致的业务协同效率低的情况。 |2023爱分析数字办公实践报告7案例1:打造灵动办公新体验，WPS365助力建筑央企实现办公“效率+安全“双提升某建筑央企，是我国建筑领域的头部企业的子公司，业务范围涵盖设计施工、工厂生产、前端设计研发、后端运营以及运营维保等。近年来，为应对建筑工业化速度快、质量高、较宜居的要求，该建筑央企积极推进新型建筑工业化进程，致力于实现建筑产业现代化、数字化，打造具有全球竞争力的建筑科技产业集团。1.业务规模快速增长，传统办公体系亟需升级得益于数字化转型带来的显著效果，以及在建筑工业化领域的多年累积的独特优势，该建筑央企业务规模迎来了大幅度的增长。伴随着集团规模的进一步扩大，为有效提升各部门间的协同、协作能力，以及更好的保障业务合规性，该建筑央企对企业协同办公系统产生了以下新需求。图3：该建筑央企集团数字办公问题分析1.1横纵协作流程繁琐，信息传递效率低在横向上，一方面是集团各业务条线独立运作，协同性不高。二是子公司间，经过数年的发展，该建筑央企形成了从前期的设计，中期工厂生产构建，到后期现场建造及质检的标准化全流程项目实施体系，涉及区域子公司、集成建筑公司等多个公司。然而在传统办公体系下，由于缺乏完善的协 |2023爱分析数字办公实践报告8同工具，易出现如施工需求信息传达不及时，而导致的项目延期风险。在纵向上，该建筑央企还建立了从项目，到区域子公司，再到总公司的完整汇报流程。然而，在传统协同办公体系下，由于缺乏足够的跨地域协作能力，该建筑央企在进行一些数据信息、参会回执等信息的统计汇总时，整体流程繁琐，信息汇总效率低。1.2点对点权限申请，文档查询体验差作为我国建筑领域头部企业，该建筑央企对于内部文档安全性十分重视。因此，为保障文档的安全，该建筑央企设置了文档安全管理机制，但各个区域子公司只能通过企业内网进行文档查询，且每次使用，均需申请文档查询权限。该机制虽在一定程度上杜绝了文档泄露的可能性，但整体耗时较长，降低了员工办公效率和体验。1.3资料点状分布，难以发挥集体智慧该建筑央企深耕于建筑工业领域多年，积累了丰富的项目经验知识，包括制度标准、研发成果、理念经验以及学习资料等。但成果均由各个业务线资料管理、存储分散，没有统一归集和存档，总部虽然有权限远程访问，但经常出现资料无法打开的局面。并且由于缺乏稳定、高共享的知识沉淀工具，内部的资料宝库无法对有需求员工做高效、精准赋能，资源利用率无法有效提升。1.4区域办公软件不统一，文件格式难兼容由于缺乏统一的标准化办公工具体系，该建筑央企内部常存在多种办公软件并用