大型会议管理 & 执行指南

制作本指南的目的、意义 在2025年全球经济深度调整与产业升级的交汇点上，各类大型会议、行业峰会正成为产业生态和学术领域中不可替代的价值枢纽，在一场高质量大会中参会者已经从“信息获取”转向“生态位占领”，而主办方也正从"事务执行"转向"价值设计"。 百格活动10年间已服务50000+主办方，支持超过100000场活动，依托丰富实战经验，本指南将从执行层面与信息化渗透角度，为您系统解析主办方如何办好千人规模大会——涵盖会前-会中-会后全周期价值转化、品牌声量提升路径、员工及观众价值传递激活，以及会后价值沉淀与复用等核心方向。 高质量大会在管理执行中，常见问题有哪些？ 价值转化链条断裂会议结束=价值终结 参会者从“参与”到“参与感”的鸿沟 大会服务的颗粒度、管理效率提升难度高 推广与目标人群的错位参会人员质量把控难 在高质量会议筹办中，报名推广与审核环节往往是决定成败的关键节点。缺乏有效的推广注册与参会人员审核，导致参会者质量难以把控，高质量低效能的情况屡见不鲜。 在高质量会议管理中，“人的服务”与“数字化提效”的融合需从服务颗粒度与优化提效管理触点的维度双重切入。以上两点对大会办理的难度较高。 会议结束后，客户线索散落于不同销售人员的表单中；演讲内容未被二次利用；只留存了新闻稿而非大会价值于搜索引擎中。 大会设计者陷入“信息灌输”思维，忽视参会者的互动体验，核心大会内容难以回忆。 目录白皮书来源：百格活动 会中：会议服务管理 会前：会议网站/小程序 05 01 会前：会议多级审核 会中：会议互动管理 02 06 会前：会议推广报名 会后：会议价值分析 03 07 会后：会议价值延续 08 会中：会议签到管理 04 百格& MarketUP会议全流程管理地图 大型会议执行地图 网站搭建 报名注册 多种方式报名通道建设 会场互动 会前管理篇 我们探讨会前管理，更多在探讨… 会议风控与体验的平衡 会议推广的联动性 一个会议与延续性品牌 品牌形象与信息中枢，打造专业化入口。定制化会议官网/H5页面是参会者的第一触点，需整合品牌视觉（LOGO、主KV）、议程亮点、嘉宾阵容等，提升信任感。 风控与体验平衡，保证高质量大会的顺利举办。 高效转化与用户画像构建，多渠道邀约报名，支持多通道报名（网站/小程序/邮件/短信等） 早鸟票/团体票等策略刺激早期报名，结合支付工具保障交易安全。 会议活动执行前的预算分配与策略，可下载《2025 B2B会议活动营销白皮书》 会议微官网建设 会议微官网已演变为“会议智能中台” ü报名入口：跨平台流量整合，如整合公众号、视频号、企业微信、企业个人微信报名信息等； •会议信息•会议日程•会议交通•住宿信息•会议用餐•主题参观•联系方式 ü丰富画像：微官网采集各方数据，整合CRM、MA（营销自动化）系统，构建客户画像的“最后一公里”数据； ü会议效率革命：从筹备到转化的全链路提效，自动化会务管理； ü内容资产长尾价值：会议视频、演讲金句可自动切片为短视频，通过微官网二次分发； ü复盘分析：通过会议微官网整合的数据结合BI看板，实现会议效能可视化分析和复盘； 会议微官网建设 PC端官网 会议微官网建设 移动端官网 会议微官网：设置中/英站点切换 大型会议往往有国外参展者，可面向国内外、中/英切换的站点更专业。 会议报名注册 会议多级审核 风险控制与合规保障 资源优化与协同效率提升 参会者质量把控 多级审核通过销售、销售总负责人及组委会的逐层筛选，能够有效识别高价值参会者。销售总负责人则从全局视角评估客户资源分配的合理性，避免重复邀请或资源浪费；组委会最终把关，确保参会者与大会目标（如行业影响力、合作潜力）高度契合。 多级审核能规避潜在风险，如虚假报名、竞争对手渗透或数据安全问题。销售团队需验证客户基础信息；销售总负责人审核时可交叉比对历史合作记录，识别异常申请；组委会则侧重审查敏感信息。 分层审核实现了资源的动态分配和团队协作。销售团队可快速响应客户需求，销售总负责人统筹区域或行业配额，组委会则根据整体数据调整议程。 会议多级审核 多级审核流程图 多级审核：销售审核（手机端） 销售扫码登录，进入【我的客户】【待我审核】查看待审核人员列表。点击“审核通过”检查核对，可修改客户信息，如正确可点击“审核通过”，进入销售总 待审核名单；选择“拒绝”，系统自动发送审核拒绝短信/邮件提醒。 多级审核：销售审核（PC端） 销售进入管理后台【参与人员】【待审核】列表，检查核对，如正确，可点击“确认参会”，进入销售总待审核名单。如不正确，可点击“修改信息”，修改完成后需点击“保存”。选择“拒绝审核”，系统自动发送审核拒绝短信/邮件提醒。 多级审核：销售管理审核（手机端） 销售总扫码登录，进入【我的客户】【待我审核】查看待审核人员列表。点击“审核通过”检查核对，可以修改客户信息，如正确可点击“审核通过”，进入会务组管理员待审核名单；选择“拒绝”，则返回至初审人员待审核名单。 多级审核：销售管理审核（PC端） 销售总进入活动管理后台【参与人员】【待审核】列表，检查核对，如正确，选中该数据将该状态改为：“确认参会”，进入会务组管理人员待审核名单。如不正确，可点击“修改信息”进行修改，修改完成后需点击“保存”。选择“退回重审”，该人员将返回到销售待审核名单。 多级审核：会务组审核（手机端） 会务组扫码登录，进入【我的客户】【待我审核】查看待审核人员列表。点击“审核通过”检查核对，可以修改客户信息，如正确可点击“审核通过”，系统自动发送审核通过短信/邮件提醒。；选择“拒绝”，系统自动发送审核拒绝短信/邮件提醒。 多级审核：会务组审核（PC端） 会务组进入活动管理后台【参与人员】【待审核】列表，检查核对，如正确，选中该数据将该状态改为：“通过审核”，系统自动发送审核通过短信/邮件提醒。如不正确，可点击“修改信息”进行修改，修改完成后需点击“保存”。选择“拒绝审核”，系统自动发送审核拒绝短信/邮件提醒。 参会审核：邮件通知 白皮书来源：百格活动 审核通过邮件 待审核邮件 审核拒绝邮件 参会审核：短信通知 审核拒绝短信 待审核短信 审核通过短信 会议票务：票务类型、退票功能等 Ø自定义门票类型，多人群、多票种，支撑不同会议活动付费票、免费票。可按需设置。 Ø自定义票务类型，轻松应对不同阶段票务需求 Ø自定义退票功能，帮助主办方提升参会人员的注册与会体验度 会议票务：早鸟票、优惠票 添加优惠码和邀请码 优惠码方面进行设置多种方式，包括： 早鸟优惠金额、优惠折扣、折扣到指定价格、免费等，充分满足主办方的需求。 邀请码则提升了相关门票的稀缺性，也可以实现定向邀约，需要输入邀请码才能显示或购买。 会议票务：国内、外多方式支付 会议推广：短信、EDM、模板消息、裂变海报等 直接邀约+多内容渠道推广，报名转化90%提升！（来源某实客实际案例） 会议推广：销售定向邀约推广 会议推广：营销海报推广 会议推广：榜单激励 会议推广：公众号 会议推广报名：网站推广 目录建设 线下会议活动 •线下大会报名通道活动A活动B•线下展会报名通道 活动介绍、报名通道、下载活动资料按钮… 组件结构优化 导航结构顺应需求逻辑，将客户感兴趣的内容前置，如活动日程、会议组织等明确上下级链接关系，易于收录设置个人中心和资料分享提高点击留存率备注：可以嵌入“会议中心”或建“大会独立站点” 大会官网组件优化 会议推广报名：外部渠道 报名链接形成参数埋点，让内容SEO更有价值，报名来源渠道统计更精准 会中管理篇 我们探讨会中管理，更多在探讨… 个性化服务与体验升级 品牌渗透与流程降本 高效有趣的签到方式 高效入场与数据实时同步、无感体验、分通道入场。 现场自助打印终端（如支持微信上传头像+自定义标签）增强参与感，同时植入赞助商LOGO实现品牌曝光。 嘉宾的专属服务、观众的个性化服务。快速响应，提高会议品牌专业价值感觉、服务质量感觉，升级体验。 会议签到：设定规划 百格会议管理系统除签到制证外更重视现场参会者签到体验，注重现场管理，根据不同场景研发了不同的客户端版本以满足不同签到需求。 1、iOS/安卓客户端适用于参会人数小于200人以内的会议活动，方便快捷除扫码外亦可检索姓名/手机号签到； 2、ipad&MAC客户端适用于现场多类别、多通道、人员集中抵达的大型会议活动现场，其特点可配置分权限通道签到、签到台设备少、扫描签到打印快，稳定并可根据不同需求切换身份证识别签到或人脸识别签到。每个通道理论峰值150-180人每小时。 会议签到：梳理流程 会议签到：选择方式 会议签到：现场添加 百格签到各客户端均支持现场添加参会人员，满足主办方临时增加现场参会者的需求。 会议签到：签到台搭建 会议签到：不同通道，区分签到权限 百格ipad签到及Windows签到支持对签到通道进行嘉宾类别划分，划分后通道仅对归属于本通道参会者进行签到，解决主办方对不同类型嘉宾的签到流程或发放不同资料袋的需求。 会议签到：个性化胸牌制作 不同门票的参会嘉宾现场可能需要打印不同的胸卡，百格可以提供不同内容以满足不同类型的参会嘉宾佩戴不同的胸卡内容（如演讲嘉宾、大会主席、参会嘉宾等） 会议签到：自动打印个性化胸牌 自定义多种打印模板、根据门票不同打印不同、根据字段标签不同打印不同、提前批量打印好。（此功能百格活动可以实现） 会议签到：设备管理 设备组合介绍硬件：PAD、打印机、电脑、鼠标、微光扫码器、打印机… 会议签到：胸卡耗材 大型会议活动目前使用的主流胸卡有PVC胸卡、热敏纸胸卡、环保纸胸卡 •PVC胸卡为大型会议主要使用胸卡，其特点出品清晰，材质高档需匹配透明贴纸打印参会信息后贴到胸卡上一同使用。•热敏纸胸卡纸属特种纸，需匹配卡套一同使用，但具有量越大单价越低的特点，可帮助主办方有效控制预算。•环保纸胸卡纸具备防水防撕等特点，使用该胸卡不需匹配卡套一同使用。 会议签到：挂绳耗材 挂绳主流使用热转印挂绳，根据需求可制作单扣或双扣。 会议服务：通知嘉宾行程 Step3：后台提醒 Step1：注册统计信息 嘉宾注册时，可以在表单设置过程中，增加几个参会信息选项，如：酒店住宿、接机、用餐等。 会议服务：嘉宾日程管理 大型活动中，嘉宾信息繁多，过往手动录入方式效率低下，且容易出错。百格活动支持根据模板，批量导入嘉宾。 会议服务：嘉宾日程管理 会议服务：用餐管理 人员安排 餐饮准备 菜品内容 茶歇 •重要嘉宾额外准备宴会厅就餐。•普通代表领取盒饭后自行在餐厅就餐，并提前在餐票上印刷就餐餐厅，实现用餐分流。•志愿者最后用餐。 •准备茶饮（红茶等）、甜点，可多放置一些。 •便捷快餐：荤素搭配均衡、水果、饮料（酸奶、冰红茶等），其中尽量不要有骨头，目的是减少用餐时间，方便后期清理。 •避免盒饭浪费，尽量按照实际需求量订餐，如有不足可以另外预订。•通常提前2天通知酒店备餐，茶歇过后由每个分会志愿者上报各分会及走廊人数，由用餐负责人汇总数量。 •特殊需求：准备清真、素食用餐。 注：会议一般不允许外带食品，场地方提供用餐。 会议服务：用餐分流 餐票上注明餐厅类型和位置，提醒参会者可前往不同餐厅用餐，实现用餐分流，维持秩序。 餐票可与胸卡一体化设计，避免丢失遗忘，参会者取用方便。 会议服务管理：住宿管理 会议服务：住宿管理 在预订房间时，要求与会者支付一定金额的押金。押金在会议结束后退还或者用于抵扣实际入住房费，若预定后不住宿则不予退还。 百格可设置与会者在预订房间时支付完整的房费，而不是只支付押金，减少无故取消预订的情况。 百 格 活 动如 何 帮 助 主 办方 减 少 房 损 ？ 为了提供VI