如何让企业实现费用管理自动化的建议得到落地

HowtoWinCFOApprovalforExpenseManagementAutomation 2018Maycur White Paper /2018每刻白皮书 内容概览 ·自动化难题·CFO的角色转变·财务管理自动化的五大战略优势 简介 brief-introduction 企业费用管理和财务流程上实现自动化到底有多难？试想一下你曾用的理由一一花费大量时间和精力？错误太多？让利益相关者感到沮丧？现有制度让违规和欺诈存在合理性? 其实这比你想象的更难一一尤其如果你仍然是属于依赖于人工费用报销的那49%的企业中的一员！并不是说自动化的商业案例没有得到证实或引人注目，而是财务主管们很难将自动化的商业案例用于CFO最关心的方面。 这份白皮书旨在解决这一问题。我们将研究数量惊人的企业，这些企业继续依赖人工费用报告流程，CFO拥有最大优先级，以及包含在费用管理自动化业务案例中的五个要素。通过正面解决这些因素，即使是面对最持怀疑态度的首席财务官，您也一定会获得批准。 自动化难题 财务仍然是许多企业的手工事务，在费用管理方面尤其如此。根据某司的2018年费用管理趋势报告，49%的企业使用某种形式的手动系统处理费用报销。该报告显示，目前只有28%的中小型企业使用基于Web的自动化系统，而使用ERP应用程序管理费用报告的人数仍然更少（12%）。 当您考虑引人注目的自动化业务案例时，费用管理手动流程的受欢迎程度令人惊牙。 根据调查，三分之一拥有自动化费用报告的企业在12个月或更短的时间内实现了投资回报，其中8%的企业在24个月或更短时间内实现了回报。 那么为什么没有更多企业自动化他们的费用报销？企业列举了几个因素，包括缺乏预算和有限的资源。可以肯定的是，自动化流程并不总是那么容易，特别是对于锁定现有系统和工作流程的大型企业或缺乏研究和实施新系统的资源。 但是，许多财务主管没有自动化他们的费用报销流程的一个重要原因是，他们不知道如何说服他们的CFO自动化是正确的事情。 CFO角色的转变 说服CFO实现自动化，需要财务主管将他们的案例集中在CFO面临的压力和优先事项上。对CFO来说，没有什么比帮助他们的业务增长更重要了。经过多年的防御性现金管理，CFO正将注意力转移到增长上。根据埃森哲的调查研究显示，71%的CFO表示，他们的公司将增长视为战略重点。 事实上，根据PriceaterhouseCooper(普华永道）Trendsetter2O18调查显示，95%的首席财务官预计2018年的业绩将出现“正增长”。普华永道报告称，首席财务官预计2018年的收入增长率将达到7.3%。 但是，业务增长加快的前景给CFO带来了新的挑战，特别是那些年收入在50OO万美元到5亿美元之间的中型企业。首席财务官必须制定战略以支持增长，同时管理财务复杂性并控制成本。 因此，具有成长意识的CF○需要工具： ·发现降低成本的机会●提高企业范围内的生产力和效率·提高现金和支出的可见性●降低风险和合规性问题 这就是自动化的用武之地。 财务管理动化的五大战略优势 财务管理自动化和CFO非常关注的企业发展计划非常契合。 希望赢得“基于网络的费用管理解决方案”批准的财务主管，面临的挑战是清楚地展示自动化将如何帮助CFO发展业务。 以下是财务管理自动化帮助CFO实现业务增长目标的五种方式： 发现降低成本的机会 Discover opportunities to reduce costs 大多数CFO希望提高利润率。降低费用处理成本是实现这一目标的一种方式。PayStreamAdvisors报告称，企业平均花费26.63美元手动处理单一费用报销，而使用全自动系统处理费用报销则为6.85美元。根据Certify的2O17年研究，44%的企业没有跟踪他们的费用报销处理成本，手工处理的成本可能更高。 工作费用报销和收据以电子方式存储在用户的在线帐户中，而过去的报销记录则存档并可在线获取，以便立即访问。所有记录都保存在一入在线位置，允许用户保持记录的批准路径，并且无需支付物理存储费用。 可配置的工作流程可根据费用类型、员工等级标准，促进批准费用的数字、部门、金额、客户或项目。该技术会自动跟踪费用审批流程中发生的所有操作。根据普华永道的调查显示，这些是表现最佳的财务组织（通常具有更高的自动化水平)运行成本比同行低36%的重要原因之一。 自动化通过简化处理费用报销、消灭打印、交付和实际存储费用文档的成本来降低成本，基于网络的费用管理解决方案还使商务旅行者能够通过移动设备获取收据，从而消除了与费用管理相关的最大低效率行为之一 提高全公司的生产力和效率2Improve company's productivity and efficiency 员工花在费用报销上的时间是可以更好地用于支持企业发展的增值活动的时间。根据AberdeenGroup的报告称，通过自动创建和批准报告、自动数据输入、移动工具以及通过电子支付进行报销，自动化的费用处理可将员工工作效率提高29%。 基于网络的费用解决方案简化了费用报销的创建、提交、批准流程，，只需点击几下即可完成。电子提交费用报销触发工作流程和审批流程，自动电子邮件更新管理人员审批和员工报销状态。员工不再需要每个月花时间提交纸质收据，每月打印一次费用报告或将费用信息发送到另一个部门。 财务经理不再需要手动核对费用信息。自动化解决方案消除了复杂电子表格公式中出错的可能性。事实上，基于网络的费用解决方案使员工能够创建和提交费用明细，并在几分钟内获得批准和报销。基于网络的的解决方案还可以节省创建图表的时间在差旅及费用支出上。 根据AberdeenGroup的数据显示，55%的一流公司拥有自动化的费用管理系统，相比之下，其他公司的这一比例为45%。 提高先进和支出的可见度3Improve the visibility of advances and expenditures 根据AberdeenGroup的数据，美国公司的平均预算占费用总支出的6%至12%。由于差旅等支出占据了公司的年度预算的较大部分，因此找到控制支出的方法对于控制开支至关重要。不幸的是，在Ce广tfV调查的公司中有20%认为费用数据缺乏透明度与可视性，这是他们最大的费用管理难点之一 在手动费用报告环境中，财务专业人员花费大量时间和精力手动收集和验证输入数据、开发公式、设计图表以及跨部门处理分发文档。但是，将基于网络的费用管理系统与下游系统和流程相集成，可帮助CFO控制企业支出。 将基于网络的系统与ERP或总帐系统集成，可实现对支出的36O度可视性把控，同时实现财务流程自动化，从而简化工作流程。更重要的是，将基于网络的系统与信用卡体系相结合，可以让公司更好地控制员工支出和更快的完成对账工作。 简而言之，自动化将信息放在首席财务官和其他现金经理的指尖。普华永道表示，表现最佳的财务组织在分析与数据收集方面的时间比同行多20%。 支持战略决策4Support strategic decision making 首席财务官的角色正在从财务记分员转变为财务策略师。对现金流和支出做出快速、明智的决策，要求CF〇能够即时访问信息。但在手动费用管理环境中，CF①和其他决策者无法轻松完成财务预测成本和合规性管理以及费用支出基准水平所需的信息。 自动化费用管理解决方案提供跨系统的费用支出数据的全面报告和可视性。CFO和其他授权用户可以随时随地访问支出信息。这些费用见解使CF〇能够快速衡量预算支出、管理预算、确定历史预算溢出，并使费用管理策略与企业目标保持一致。 经理和会计师可以使用这些见解来按部门、员工、费用类型等角度，来研究支出趋势。自动化费用管理解决方案也可以识别整合供应商，为采购团队提供和供应商协商合同所需要的数据。 最后，费用报告有助于消除拖欠和滞纳金。 降低风险和合规性问题5Reduce risk and compliance issues ①下V报告称，降低合规风险止在推动首席财务官的议程。违规行为导致的罚款，罚款和声誉损害可能会抑制增长。自动化加强了费用支出的监管合规性与透明度 企业必须证明内部控制的有效性并跟踪相关复杂法规的遵守情况，确保这些控制和跟踪程序到位的责任通常落在CFO上。 自动化费用报告解决方案提供对费用数据的即时访问以及内置的合规性功能。例如，会计师和经理可以将硬性和软性旅行政策设置为自动化解决方案。当其中一项费用超出政策限制时，系统会提示员工，分许他们更改或撤销其报销请求。然后，自动化解决方案会审查费用并对此进行标记，或拒绝那些不符合业务策略的解决方案。同样，自动化允许公司轻松审核每位员工的差旅费用，而不是依赖随机的，主要是人工的审计。自动化解决方案存储过去和将来的报告，收据和审批流程放在一个位置。这样可以轻松研究费用支出报告是否得到适当审核和批准，以及员工是否获得报销。 这些好处中的每一个都是使费用管理过程自动化的一个令人信服的理由。它们共同促进了CFO渴望的增长。 结论 通过基于网络的解决方案似以乎是一个“量不费力“的处理费用报销的工具，它被证明比手动流程更高效，更具成本效益。根据1echVaate的研究显示，考虑到投资回报率不定是导致应付账款不自动化的最少引用原因之一。此外，普华永道发现，表现最佳的金融机构拥有更高水平的自动化。然而，许多企业仍然依赖笔和纸、电子表格或ERP来处理费用报销。 财务部门陷入这些效率低下费用管理流程的最大原因之一是他们不知道如何在自动化方面说服C〇。本日皮书中列出的五大优势将有助于弥合这一鸿沟，使即便是最持怀疑态度的C下○都能够采纳自动化的费用管理。 certifye travel & expense made ea 本白皮书由certify赞助 关于每刻 杭州每刻科技有限公司是中国领先的差旅及费用管理SaaS厂商：为企业提供差旅预订、费用报销管理、全流程费用管控服务。公司以财务共享服务理念、融合云计算、移动互联网、大数据等先进技术，在企业费用管理领域不断进行业务创新，旨在全面提升企业费用管理的能力，为企业的费用管理降本增效，真正做到“让报销不再烦恼” 联系我们 7×24小时服务热线400-6789-576 客户支持support@maycur.com