从直觉到洞察力：如何利用数据分析

“我们做得怎么样？”这个问题对总法律顾问（GC）及其团队来说，从来都不是一个简单的问题。它的含义因提问者和他们的需求而异。 86% 的 GC 人员认为其部门是组织目标的重大贡献者，而只有17% 的 C 级高管同意。 历史上，法务部门缺乏所需的数据和洞察力，无法清晰评估其价值。例如，他们在选择外部律师时主要依据直觉和人际关系，并未对这笔支出如何助力业务成果进行整体评估。我们预算执行得怎么样？我们保护业务的情况如何？我们合同处理效率如何？诉讼方面进展如何？合规工作进展如何？ 如今，不论企业规模大小，都期望其法务部门能与公司其他部门一样，协同处理并汇报数据。 值得注意的是，汤森路透®研究所最近发布的《公司法务部现状报告》发现，总法律顾问（GC）认为其部门创造价值的方式，与业务领袖感知到的价值之间存在显著差距。 事实上，86%的GC认为他们的部门对整体组织目标有重大贡献。但只有17%的高管层同意。而且高达42%的高管层表示法务部门贡献甚微或完全没有贡献。 为应对这种脱节，法务团队需要更好的数据。各规模部门都指望其法务运营团队来衡量其特定业务的最重要的指标，并向其合作伙伴和领导汇报这些指标。 遗憾的是，许多内部领导者缺乏关于如何推动更透明、更负责、更具战略性的法律运营报告的实用指导。本文档阐述了数据分析在内部法务团队中的作用，并提供了关于如何开始实施报告或改进现有报告的指导。 数据分析在法务部门中的演变角色 人工智能能在几分钟内审核多年的外部律师账单——标记那些价值不大的条目。 法律团队多年来一直致力于使部门成果与业务目标更好地保持一致。他们调整支出以匹配业务增长和运营需求的方式，就体现了这一点。根据公司法律部报告，在并购和监管合规等领域的法律支出持续增长。这直接反映了业务优先事项，即增长和风险防范。 掌握基本的支出信息是法务团队展示协同一致的一种方式。数据分析包括创建、分类和检查数据集，从而从中得出推论和结论。这些数据和发现为业务决策提供信息或提高运营效率。对于内部法务部门而言，这涉及预算、支出和诉讼结果等广泛问题。 人工智能的角色 特别是对于不知如何开始数据分析的内部法务团队，人工智能可以提供一些快速见效的方案。人工智能擅长快速发现模式，因此有助于将大型数据集变得易于管理。现代案件管理和支出管理系统会以某种方式整合人工智能。例如，你可以使用人工智能在几分钟内审查几年的外部律师账单，以查找那些几乎未增加价值的条目。 人工智能工具也能帮助律师更快地完成常规工作，这或许能让内部精简团队承接更多案件，或是有更多时间处理更复杂的、关乎业务核心的任务。特别是在法律研究和起草工作方面，人工智能工具能带来显著效益。如果没有人工智能，这些任务往往需要花费数天甚至数周的时间。 随着企业将人工智能更全面地整合到其运营中，人们将期望你能更快地完成工作。因此，在实施人工智能解决方案时，你将需要报告两方面的情况：一是常规任务上节省的时间，二是你所在部门获得的整体效益。合同审查的平均时间是否下降，从而加快了交易？你的律师是否能够处理更多内部事务，从而节省了外部法律顾问的费用？思考你所在部门正在看到的效益，并找到能够讲述这个故事的数据指标。 从凭感觉做事到数据驱动决策 收集证据。分析它。得出结论。构建数据分析项目，就像处理任何法律案件一样，从第一步开始。 在法律实践领域，企业法务团队早已证明他们能够提供基于数据和法律依据的可靠指导及结果。 他们过去在制定支出和业务决策时，通常不够严谨。由于缺乏关于结果、风险缓解和支出管理的可靠数据和分析，他们一直依赖直觉和律师事务所（甚至法学院）的关系。随着可用的内部和基准数据的日益复杂化，法务团队开始像对待法律实践一样，对法律运营施加同样的严谨性。通过使用数据分析，他们能够做出并追踪明智的决策。 数据分析提供可见性和洞察力，创造可操作的情报，并促进更优的法律决策。 识别并利用关键数据源 在您的法务部门建立数据分析项目的第一步，是识别您和您的团队可用的所有数据源。从那里，您将遵循一个可能对法律专业人士来说熟悉的过程：收集证据、分析证据，并得出结论。 这里有一些入门的地方： • 电子账单系统或纸质发票• 案件管理系统• 法务部门或其他公司部门生成的报告• 法务部门使用的相关工具所提供的数据• 公开可获取的数据，无论是免费还是付费的，例如基准数据• 政府数据 如果你刚开始，最好的数据来源是你的电子账单系统或纸质发票和事项管理数据，无论是电子的还是手动的。从这些核心数据出发，你可以在不增加太多成本的情况下获得一些初步洞察。从小处着手，从最大的支出类别开始，通过在那里发现效率来证明其成功，然后转向更复杂的分析。 实施实用步骤和最佳实践 爬。走。跑。从小处着手，寻求帮助，建立体系。 内部律师可以利用数据分析的方式几乎无穷无尽。在本节中，我们提供一些实用的建议来开始使用。总的来说，“循序渐进”（先爬行、再行走、后奔跑）的方法可以帮助你取得有意义的进展，而不会感到不知所措。从小处着手，寻求帮助，并建立报告系统。 从小处着手：确定您想要衡量的内容 在您了解自身数据来源后不久，下一步将是确定您想要衡量什么。这个“什么”是数据分析的基本目的。思考那些答案能让部门运行得更有效率和降低公司风险的疑问。根据汤森路透研究所最新发布的法律部运营指数，大多数常用追踪的指标都与支出相关。（参见图表2获取完整列表。） 尽管大多数最常见的追踪指标都侧重于支出和过去，但也有几类衡量标准。请考虑以下方式使用您的数据： 描述性。诊断性。预测性。规定性。四种将数据转化为决策的方式。 ••描述性——发生了什么：总支出，已开启的法律案件数量和已关闭，诉讼胜败率诊断——发生原因：为什么特定企业的诉讼成本增加了单元，合同审核瓶颈背后的根本原因，或发票的影响超支支出违规• 预测性——将发生什么：按事项类型预测下一季度的支出，特定重大争议的和解与审判概率预测，或销售高峰期商业合同的预期数量 • 规范性建议——你应该怎么做：根据历史表现和成本效益推荐律师事务所，针对不同案件类型提出人员配置方案，或根据历史结果建议和解还是诉讼 这里有一个预测性测量的实例。 1.2.历史计费数据显示，涉及多个司法管辖区的复杂诉讼案件通常超出预算20%。根据既有事项特征，法务团队认为有几个案件正在审理中。很可能超预算3.法律运营团队提前通知相关人员，以便他们能主动调整预算 寻求帮助：了解其他类似团队的成功经验 请参考那些已经开始实施数据分析的法律团队，以便在您确定最佳起点时避免感到不知所措。有多个组织可供您寻求智慧，甚至找到导师。以下是一些例子： • 企业法律运营联盟 (CLOC)。CLOC 是法律运营专业人士的两大领导机构之一。数据分析是其成员的核心能力。 • ACC法务运营。这是法务运营专业人士的另一个主要团队。与所有ACC团队一样，它提供工具包、基准比较和其他福利。它还提供了一个运营成熟度模型，其中包含一个专门针对指标和分析的组件。 •路透社法律科技博客 技术。其中包含大量关于数据分析的文章。 • 您的公司。如果您见过公司里其他人使用数据分析，比如在财务或集中式报告的背景下，可以邀请他们吃午饭并请教一番。他们拥有有用的业务背景，可以帮助您集中精力。 可视化你的成果 慢慢来。先寻求快速成功。在扩大规模前先积累势头。 法务部门的分析非常适合通过仪表盘进行可视化叙事。虽然单纯的数字可能并不引人入胜，但图表和仪表盘能够帮助你以富有吸引力和影响力的方式传达你的进展和见解。 企业通常使用仪表盘来直观展示项目状态、目标、支出或随时间推移的趋势总结。这些仪表盘便于人们通过仪表盘展示的易于理解的信息片段来讨论关键点。 运用数据分析并衡量目标，能创造一个机会，让你以同事易于理解的方式展示工作成果，同时证明你遵循着与公司其他部门相同的运营和报告规范。一个基础型仪表盘可能包括： • 外部支出与预算或平均小时费率或法定支出占公司收入的百分比总结 • 已完成商业协议的数量和类型总结 • 关于关键案件或法律部门IT项目的进展讨论 • 公司知识产权总结 这只是些例子；你在仪表盘上衡量什么，很大程度上取决于你的公司领导层和团队认为什么重要。 分享你的成功：展示即时价值 对于刚开始接触法务部门数据分析的团队来说，最明智的做法是放慢脚步，先寻求一些快速见效的成果。没有哪个内部律师有时间和资金可以浪费。从现有的数据入手，制定一些简单的衡量指标，并逐步形成生成简单、实用的报告的节奏。然后将结果与部门分享，展示其中的亮点和不足之处。 这里有一些法律部门已经制定出的快速见效的措施： ••如果您外部律师的平均小时费率高于基准所建议他们本应如此，但您的数据驱动型团队可以通过参与来帮助减少该数字。与外部律师合作请看您合同的平均处理时间，并将其与外部进行比较。基准。如果您的团队比同类型其他部门花费更多时间，请找出解决瓶颈问题，使其顺畅。观察你的周转时间下降。• 分析外部顾问在预算控制和达成预期成果方面的过往业绩。将工作分配给在这些指标上表现更佳的人员，以快速实现可衡量的成本节约并提高可预测性。 透明化对任何内部法务部门都有益，即使最初的调查结果会导致令人不快的对话或打破现状。 因此，在您建立自己的基准并初步调整工作方式时，您可能希望将这项工作内部化。在没有背景信息或趋势线的情况下向业务部门提供数据可能会带来自身挑战。 法律建议对其他部门来说可能是个谜，数据则不然。利用数据来搭建桥梁。 花时间优化你的流程，并确保你理解结果以及如何利用它们。随着你获得经验，并找到不同的数据来源或问题，你可以扩展你对数据分析的使用。目标始终是利用这些数据来改进部门的运营，并支持组织的目标。 一旦您已利用数据创造了成功并改变了结果，便应主动开始在法务部门之外分享这些信息。 推动更广泛的变化与合作 这项工作最初可能会由您的法律运营团队负责。他们可以构建基础数据集，并实施系统来提升您追踪关键指标的能力。 随着时间的推移，法务部门将有更多人参与到指标（或：数据）中，并开始运用它们来做出决策和与业务部门沟通。业务部门的其他同事将看到指标如何影响你们团队的决策，并可能提出想法来扩展你们对数据分析的应用。 这些同事将会了解到两件事：一是您的团队提供卓越的法律建议，二是您基于数据做出决策并提供指导。虽然法律方面对他们来说可能有些神秘，但数据驱动的方法很可能会让他们产生共鸣，特别是对财务和运营部门有影响力的同事。通过这种方式，数据分析可以成为促进与业务部门更紧密合作的一种途径。您的同事将会就如何合作以及可以衡量哪些指标提出富有创意的问题。 下一步 法务部门对其影响评估与高管层评估之间的脱节现象令人震惊，但也能促进更好的协同。运用数据分析来制定运营决策和沟通影响，是向公司领导层展示法务团队如何为组织目标做出贡献、并证明法务部门所提供价值的一种有力方式。 企业律师可以通过数据驱动的方法，在效率、价值和管理风险方面带来可衡量的改进。从小的、实际的步骤开始，逐步实现更广泛的转型。在你这方面工作做得更靠前的行业组织和同行可以帮助你识别那些将帮助你利用数据分析来推动部门和公司发展的系统和步骤。 路透社的解决方案能助您轻松实现这一转型。了解人工智能驱动的系统，包括CoCounsel Legal和法律追踪AI，如何帮助您的团队更快速地工作、更高效地报告，并与您的商业伙伴更紧密地协同。 路透社 路透社是领先的企业信息服务提供商。我们的产品包括为法律、税务、会计和合规专业人士提供的专业信息软件和工具，并结合了全球最全面的新闻服务——路透社。 关于汤森路透的更多信息，请访问tr.com；关于最新的世界新闻，请访问reuters.com。 路透社研究所 路透社智库汇聚法律界、企业界、税务与会计界及政府界人士，激发对话与辩论，解读最新事件与趋势，并为当今他们所面临的世界机遇与挑战提供关键指引。作为路透社的专业思想领导力部门，我们的内容涵盖博客评论、行业领先的数据集