如何选择合适的财务、薪资和人力资源系统 ： 中型企业指南

经营一家中型企业是一项不小的壮举。为了让一切都保持在正轨上并使您的组织成长，您需要合适的技术和合作伙伴。但是，有这么多的提供商，您怎么知道哪个适合您呢？ 确定您的业务要求 在你投入之前，花点时间从财务、人力资源和工资系统中找出你当前的挑战和你需要的关键东西。 •定义项目：确定您需要解决的战略、运营或技术挑战，以更有效地运营您的业务。•组建一个跨职能团队：包括来自财务、工资单、人力资源和IT部门的人员，这样你就可以全面了解问题的根源。•确定您的目标，目标和理想结果：确定您的业务战略，您想要实现的目标，以及项目完成后以及未来几年的目标。•优先考虑您的业务需求：专注于前三名的结果以及你想避免的领域。 本买家指南是根据数百名评估过应用程序的客户的经验创建的，应该可以帮助您选择适合您需求的系统。 使用本指南： •确定您的业务需求•评估供应商•充分利用演示•选择部署方法 内部也有一些问题要问。请参阅我们的问答指南彻底准备。 评估供应商 确定目标、优先事项和痛点后，请与IT部门合作，了解哪种类型的技术将使您的业务受益。在评估提供商的财务、人力资源和薪资解决方案时，请比较每个供应商满足您的功能、管理、法定和运营要求的能力。如果你想从本地过渡到云，下面的图表将帮助你找出差异。 请参阅我们的评估检查表并排比较供应商。 本地（托管）与SaaS（云）供应商 充分利用演示 支持启动后 演示是您实时体验产品并了解其功能的机会。要确定供应商是否可以满足您的需求，请在演示日前执行以下操作： 因为你的成功取决于有一个长期支持你的合作伙伴，所以询问供应商是否在发布后提供以下支持。 •查看您的优先功能集。•定义您的选择标准。•确定谁将参与评估。•准备关键问题并设定供应商期望。•查看每个供应商的报价。 •培训和教育：正确的培训和教育将帮助您充分利用系统。•客户支持:一对一和一对多咨询服务可以帮助您采用更多功能并随着时间的推移改进功能。•客户成功经理：致力于帮助您实现当前和未来业务目标的指南，教练和倡导者。•与同行的合作：与专家或其他客户联系，分享想法，提出问题并学习最佳实践，以加深您的知识并最大化您的投资。 有关演示之前和演示期间要问什么的更多建议，请参阅我们的问答指南。 选择部署方法 收养和所有权 在为项目做好准备时，询问供应商是否提供自定义部署或预配置部署。 与您的跨职能评估团队合作，制定变更管理计划： •概述项目的战略和目标•重点介绍即将推出的增强功能，以及新解决方案将带来的价值和灵活性•使业务能够随时间调整流程•演示易用性 在两种方法之间进行选择时，请考虑以下内容： •租户可配置性：下面列出的关键区域的预配置将帮助您更快地生活。 >业务流程定义›>安全策略>安全组›>Reports› 为什么Workday适合中型企业Workday为云中的财务、人力资源和工资单提供单一系统。我们帮助像您这样的组织建立正确的基础和流程，以帮助您获得更深入的见解，提高生产力，并使您的业务更有利可图。 后续步骤 花一些时间，把你最好的脚步向前。 •数据清理和加载：为了减少以后的返工和麻烦，请确保供应商在部署之前清理和加载数据。•资料审查:要确保一切正常，请查看供应商是否允许您进行测试和审查在整个部署过程中使用您自己的数据进行配置。 •在评估供应商之前，请完成问答指南。•使用评估清单评估供应商。•了解有关Workday的更多信息。 评估清单 使用此清单可以比较和对比每个供应商满足您的功能、管理、法定和操作要求的能力。 财务管理 在评估以下功能时，请询问这些关键问题。 •财务管理制度会使财务工作比今天少吗？•它是否会提高结帐的效率？•是否会减少和解时间？•设置是否会影响计划和展望的能力？如果是，如何？•它能改善运营吗？•它提供了战略改进吗？•是否容易跟上监管变化？ 人力资本管理 在评估以下功能时，请询问这些关键问题。 •系统是否减少了雇用时间？如果是，如何？•它是否会减少管理任务并为员工提供引人入胜的自助服务体验？•它能帮助你确定谁可能会离开或感到筋疲力尽？•它能帮助你知道你需要多少人数吗？ 工资单 在评估以下功能时，请询问这些关键问题。 •工资单是否与核心人力资源无缝集成？•它会减少与聚合和协调数据相关的手动任务吗？•它是否自动维持所有当前的联邦、州和地方税变化和补充税率？•它是否允许您预览总结果和查看/打印审计报告？•它是否支持从第三方系统导入？ Planning 面向中型组织的问答指南 在您准备评估时，了解要问哪些问题有助于您。为了方便您，我们整理了本问答指南，以便您可以自信地选择合适的供应商。 操作： 日常管理流程会更有效率吗？您是否能够在系统中完成更多工作，而不是依赖MicrosoftExcel®或其他工具？您是否能够改善功能周期，例如结帐，处理费用，招聘和入职人才，完成季度末报告以及处理计划和预算？此产品能否为您的用户提供更简单、更吸引人的体验？ 本指南旨在帮助您： •评估业务成果：为即将到来的演示设置战略目标，以确保供应商将帮助您实现您的目标。•评估供应商的安全实力：衡量供应商的安全方法，这样您就可以放心地知道您的数据和流程受到保护。•准备并参与演示：实时查看应用程序以了解其真正的功能。 技术上: 评估业务成果 此解决方案是否允许您将多个系统、工具和电子表格整合到一个统一的解决方案中？此解决方案是否更易于运营、财务、人力资源和工资单使用和调整，从而减轻IT部门的压力为了支持? 使用新的解决方案，您应该能够实现更好的业务成果和更高的运营效率，同时减轻任何技术挑战。 要查看解决方案是否能够真正兑现其承诺，请专注于您想要实现的战略、运营和技术成果。 在比较供应商时，请确保考虑以下结果： 评估供应商的安全强度将组织的最敏感信息委托给另一方时，您希望了解您的数据是否受到最强安全措施的保护。要评估任何提供商的安全强度，请向他们询问以下问题。 战略上： 该产品是否会让您的领导者和经理更清楚地了解业务，并使组织的观点更周到，更好，更数据驱动的决策？ 准备供应商演示 总体安全 信息安全是您的核心竞争力之一吗？您是否使用多个安全层保护客户数据？您的安全措施是否透明？您能展示如何保护客户数据吗？在紧急情况下，您是否有数据备份和恢复政策和程序？ 如果您不使用咨询公司，请在开始几轮演示之前采取以下五个步骤。 1.检查您必须具备的功能。为了帮助您集中演示并提出正确的问题，请澄清以下应用程序的需求： >财务管理>HCM>工资单›› 现场安全 您的数据中心设施在物理上有多安全？您如何确保和维护其安全性？ 2.讨论您的选择标准。与您的团队一起，定义您在供应商中寻找的东西。如果您不知道从哪里开始，这些问题可以帮助您缩小标准。 网络和应用安全 您如何保护数据传输并监控入侵和/或漏洞？安全性是软件开发过程的核心吗？在功能发布之前，第三方是否执行渗透测试？客户能否隔离职责、维护基于角色的权限以及访问详细的审计报告？ 系统能否满足您独特的业务需求？该解决方案是否会使您的各个系统和部门更有效地协同工作？系统的所有方面的报告都很容易吗？报告是否可操作？是否可以直接从报告中执行任务？用户界面是否易于您的团队采用？用户界面是一致的吗？系统是为移动而构建的吗？所有必需的业务流程都可以在系统中完成吗？一旦上线，修改业务流程有多容易？随着业务的增长，系统能否扩展您的需求？ 数据库安全性 是否所有客户数据（包括备份数据）都使用具有客户唯一密钥的强加密（AES256）在静止时进行加密？您提供开箱即用的高级加密吗? 认证 您是否符合SOC1、SOC2和/或SOC3标准？如果是，您可以分享您的认证吗？您能否展示ISO27001、ISO27017和ISO27018认证？ 3.选择您的关键参与者。最好包括一个跨职能的团队，可以代表业务的多个部分。 询问对您的业务很重要的“方法”问题，例如： 4.准备问题并设定供应商期望。为了帮助供应商提供尽可能多的信息演示，请向供应商提供一些关于您独特的业务需求的背景，以及他们需要演示的内容以解决这些需求。您提供的上下文越多越好。 向我展示如何设置福利计划以及如何运行流程。向我展示配置计划的管理设置、如何进行更改以及如何运行流程。告诉我如何输入日记帐，运行合并，查看财务报表。演示如何设置或更改业务流程规则以及配置安全设置。告诉我如何设置不同的计划，启动变更，并建立一个新的监督组织。向我显示正在提升的工作线程和基于新角色的新权限。 5.查看每个供应商的产品。要对每个解决方案带来的内容进行完整评估，您需要： 了解特性和功能确定每个解决方案的唯一性了解底层架构，因为它会随着时间的推移影响整体价值和成本评估供应商如何提供支持查看供应商的服务级别协议(SLA)知道当事情出错时会发生什么 软件版本 您是否提供多租户环境，使所有客户都在同一软件版本上运行？如果没有，支持团队如何学习备用软件版本？ 由于您可能会评估多个提供商，因此请在演示会议后立即查看每个提供商，以便您仍然可以记住所有内容。捕获关键差异以及您喜欢和不喜欢的内容。现在做跑腿工作将帮助您选择一个经得起时间考验的供应商-并避免您重复此过程。 安全模型 运行系统需要多少个安全模型？ 数据、流程和设备之间的数据策略实施的一致性如何？ 在演示期间 在演示过程中，询问这些关键问题。答案将帮助您确定所示的系统是否比您现在使用的系统更好，更容易，更有效。 数据完整性 需要多少个数据仓库(模型)?这些数据仓库需要什么集成才能相互交互？通过交易进行的更改是否会立即反映在您的分析数据中？您是否可以访问报告和分析，让您在行动时做出决策？ 职能和管理能力 改变业务流程，增加公司或更改会计科目表（COA）有多容易？可以即时完成吗？是否所有功能（HCM、财务、工资单和规划）都存在于一个系统中，具有一个安全模型？ 体系结构模型 在单个任务中如何轻松地在应用程序之间导航？需要多少个合作伙伴来定义和维护应用程序之间的集成？发生升级时，停机时间是多长时间？单个工作流框架跨越所有应用程序还是应用程序断开连接？是否可以在不需要主要应用程序重写或重构的情况下引入新技术(例如UI技术)？ 用户体验 应用程序是否在每台设备上提供相同的体验？跨应用程序的用户体验是否一致？您是否可以向客户社区寻求最佳实践、共享想法和建议的增强功能？ 演示结束后，请在每个示例之后捕获您的反馈，以便以后更容易比较供应商。 Conclusion 现在问这些棘手的问题将帮助您为组织选择最佳的系统和合作伙伴。但这只是等式的一半。您还想了解团队，他们的运营方式以及公司文化是什么样的。毕竟，您需要一个合作伙伴，无论从部署到部署还是其他方面，他都会在您身边。 +1-925-951-9000|+1-877-WORKDAY(+1-877-967-5329)|传真：+1-925-951-9001|workday.com