活动保障方案通案

O怎DOHOWTODOHOW么TODOHOWTODOHO做WTODOHOWTODOHOWTODOHOWTOODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTO ？ WTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODO WT活动保障方案通案DO WTDO WTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODOHOWTODO 团队保障 目录 CONTENT TEAMTOENSURE 预案保障 CONTINGENCYPLANSTOENSURE 团队保障 TEAMTOENSURE 团队保障 摄影保障 现场人员安排 VIP接待 第三方人员管理 障团队保障保 项目运营管理 PROJECTOPERATIONMANAGEMENT 统筹管理专业、全面 项目专属负责人对项目各要素的工作进行分配和协调，包括项目计划的制定、项目整体变化控制。 时间管理及时、详细 从项目沟通到提案到项目执行，我们将全程制定时间规划、进度安排并进行管控。 沟通管理准确、高效 建立良好沟通机制，确保项目相关信息能及时、准确地得到处理，保证项目组随时了解执行的各方面工作进度。 质量管理规范、严格 制定本次活动质量标准，不仅确保项目满足员工需要的质量，并对各环节进行严格品质检查与控制。 危机管理安全、高效 提前制定各项危机预案，并有效对可能发生的危机进行识别、度量、响应和控制。 项目运营管理 PROJECTOPERATIONMANAGEMENT 执行细则紧急联系人 项目负责人为此活动的现场紧急情况负责人；项目总控为活动第二紧急情况负责人； 每位工作人员持有打印版活动联系表； 其中包括活动中各个第三方、部门的联系人及方式；及时巡查，快速维修； 宣传成员 宣传成员 活动执行 采购成员 采购成员 采购成员 高级设计师 高级设计师 文案策划 文案策划 团队管理 ***活动项目 项目负责人 负责项目的整体方案和流程的有效执行，执行过程中进行策略调整，并对本项目进行总体督导。 策划团队 设计团队 采购团队 执行团队 负责制定项目流程及执行方案的撰写。 负责对线上宣传及方案效果的展示。 负责对所需物料的采购及监督，保证准时送至客户手中。 负责对此次活动的参与执行、后期宣传。 策划总监 设计总监 采购总监 执行总监 TEAMMANAGEMENT 障摄影保障保 活动摄影 EVENTPHOTOGRAPHY 专业摄影摄像、视频剪辑 航拍记录 现场直播（待定） 提前场地熟悉，对活动地点有一个初步的把握，了解拍摄最佳角度实地拍摄，记录主要领导或重要来宾进场、交谈、签到等场面，尽量能够结合背景的陈设交代活动场所和环境 空镜头拍摄：提前一小时到达现场，到达后拍摄会场以及各区域的空镜、包括DP美陈、大门口签到处、整个场地布置类装饰物，主要人物活动前拍摄，活动前与主办方和承办方负责人沟通，确定拍摄的重要人 航拍记录活动美好瞬间，作为后续宣传项目集锦视频素材 活动现场将会运用项目运营的抖音号对活动当天进行直播 活动摄影 EVENTPHOTOGRAPHY 延续热度：活动后两小时内，快剪现场的美图及10秒小视频等，用于 发布会的后宣传微信上稿； 预案准备：摄影摄像将根据此次活动内容，提前做出拍摄流程预案，保证拍摄有章可循； 地点彩排：根据活动流程，将拍摄环节进行全程预演； 人员需求：着装干净整洁，需穿长衣、长裤，个人形象佳；注意事项：不能站在舞台上拍摄，不能抢领导镜头拍； 障现场人员保安排 现场人员安排 ONE-SITEPERSONNELARRANGEMENT 主控台管理 1、按照要求参加现场彩排，非常清楚全场流程及各环节画面、音效、灯光的要求； 2、活动期间，负责整体管控控台区域工作，使画面、音效、灯光完美配合和切换。 灯光控制 1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程及各环节灯光要求； 2、活动期间，负责全场灯管的组合变化，使灯光与流程完美匹配和切换。 视频控制 1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程及各环节画面要求； 2、活动期间，负责全场视频画面的切换，使画面与流程完美配合和切换。 现场总控 1、确保从最开始了解和清楚活动各方面的需求和要求； 2、带领搭建团队提前到场完成场地搭建，点检问题项，确保搭建无误； 3、活动期间负责对接主办方、场地方、活动方等各方面要求，整体把控全场工作，及时发现问题解决问题等。 音响控制 1、按照要求参加彩排，清楚全场流程、各环节音效要求及舞台话筒的摆放调试； 2、活动期间，负责全场音效的切换和话筒的管理，使音效与流程完美匹配和切换。 搭建管理 1、所有搭建项目的监督搭建，确保在制定时间节点之前完成偶有项目和检查； 2、现场随时关注搭建项目的情况，及时解决突发问题。 现场人员安排 ONE-SITEPERSONNELARRANGEMENT 道具管理 1、活动前期，清楚掌握现场所需物料清单，并对物料进行打包管理；2、活动期间，负责签到道具、论坛沙发、嘉宾桌卡、同声传译器等一系列道具的管理、摆放、搬运等；3、活动结束后，负责道具的回收和运输。 后勤管理 1、员工、嘉宾接送车辆管理，确保指定时间到达指定位置和所有人准时上下车； 2、茶歇用餐的对接管理，按时摆放到位，及时补充。 安保管理 1、配合安保部门做好安保力量的分配和指引； 2、现场根据情况调动安保力量，预防突发问题发生。 机动人员 1、辅助道具人员完成所有道具的摆放和回收； 2、在现场随时待命，各岗位如有问题需要人员补充，激动人员第一时间进行补充。 主持人 1、提前一周，开始熟悉会议主持串词； 2、按照要求参加现场彩排，对全场活动进行串场彩排，及时纠正问题； 3、会议开始前，进行画外音提示会议即将开始； 4、做开场致辞，介绍到场来宾及活动情况； 5、做好全场串词工作， 6、按要求着装，标准语言主持。 礼仪 1、按照要求参加现场彩排，清楚自身展位和工作任务； 2、活动开始前，引领来宾到达签到区进行签到，并向来宾发放嘉宾证； 3、引领来宾入场，侯东开始后在舞台两侧展位，引领相关领导上台致辞； 4、在仪式等环节，负责部分道具的上下场，保证环节顺利进行； 5、活动结束后，引领来宾按照路线上场； 6、案要求着装，统一站姿，微笑接待，坚守岗位。 障VIP接待保 VIP接待 VIPRECEPTION VIP专用停车位规划 1、提前与场地方协商，规划VIP停车位； 2、安排停车管理员，根据实际情况做好停车接待工作。 VIP入场通道 1、提前考察酒店停车场到VIP室及会场的通道，制定VIP通道路线图； 2、针对复杂的移动路线，制定移动行走方案，通道沿途摆放指引水牌并安排工作人员 VIP室内接待 1、提前安排礼仪熟悉VIP室接待工作，明确工作细项； 2、根据VIP级别提前安排休息室座次表； 3、提前安排摄影摄像，沟通拍摄内容； 4、提前安排好VIP室茶歇服务。 VIP室内专访安排 1、针对实际的专访需求，提前与酒店沟通VIP室的翻台工作，保证会议最后媒体专访有序进行； 2、安排专访环节摄影摄像工作，提前沟通所需拍摄视角内容。 VIP接待 VIPRECEPTION VIP会场座次表 1、根据VIP级别，提前安排VIP座次表 2、提起获取参会领导名单，制作参会领导桌卡 3、协调酒店，提前备好相关会议用品 VIP参与环节备忘录 1、提前准备VIP备忘录，放于制定位置 2、提前安排工作人员对VIP参与环节一对一沟通 3、会中安排工作人员及时提醒 障第三方人员保管理 兼职工作人员招募计划 PART-TIMESTAFFRECRUITMENTPROGRAMME 招募计划实施安排 第一轮面试沟通 第一次集体面试第二次集体面试第三次集体面试 表现优异人员进入第二轮及之后的面试 通过第二轮面试沟通 通过 兼职负责领队将提供工作岗位培训，团队领队将依照岗位进行培训 上岗培训 活动执行 兼职工作人员六大价值观 SIXVALUESFORPART-TIMEWORKERS 以客户为导向 聆听并向我们的客户，包括商业客户、商户来宾，就双方的意愿和期望良好的进行交流； 提供创造性及有竞争性的产品与服务，令客户与我们的合作感到轻松，成为我们客户的最佳供应商。 严明的纪律 保持严密的整体性和专业化商务模式，确保一个安全、清洁和无害的工作环境； 重承诺，适当的计划、投资、发展项目成员，重视细节。 创造良好的工作环境 诚实公开、坦白直率； 建立相互尊重、相互信任的团队精神，认可并奖励成功；公平地、肯定地管理员工的表现； 在全球、社区成为良好公民。 鼓励冒险 鼓励创新和有创意的思维；迎接变化并挑战现状； 聆听各种意见和观点；吸取成功或失败的教训； 鼓励和奖励可预见的冒险。 以结果为导向 建立富有挑战和竞争力的目标，重视结果；主动承担责任； 建设性的对抗以解决问题；严谨实施。 质量的保证 争取最优秀的标准，把事做好；不断地学习、发展和提高； 对工作保持自豪感。 兼职工作人员注意事项 NOTESFORPART-TIMEWORKERS 1、对于需要帮助的参会嘉宾，应主动予以帮助或告知相关人员提供帮助； 2、展会期间一律穿着会务组提供的服装，下身着黑色长裤、黑鞋； 3、头发颜色不得过分漂染，可适量喷抹香水，首饰不宜过多； 4、不得擅离职守，展会期间离岗（如上厕所、用餐、休息）必须先与本组组长或会务组负责人事先通报，待替补人员到岗后，方可离开； 5、每位工作人员将手机在会议期间关闭，如有急事征求组长同意，到隐蔽的地方打电话，不允许在会场收发短信； 6、对参展来宾的询问要有耐心，如有不明白的问题，不要扇子回答，待与相关人员问清楚具体情况后再予以答复； 7、严格按照会务组规定时间就餐； 8、在岗工作期间，严谨大声喧哗、聚众聊天； 9、爱护会议用品，不得把会议用品随意摆放、丢弃； 10、注意工作环境的维护，主动将自己岗位周围卫生搞好； 11、展会期间7:30千，到达员工休息室签到； 12、有义务对活动现场所有搭建物、制作物、AV设备等进行看管及保护，有义务阻止其他非项目组工作人员对于上述设备的杰出与操控； 13、按照分工要求，逐级汇报，不得越级汇报； 14、遇到突发情况，请冷静思考，第一时间通知主管领导；没有经过主管领导许可，不得擅自离开自己工作岗位。 礼仪培训手册 ETIQUETTETRAININGMANUAL 基本要求 1、对工作积极主动，对客人态度热情、有礼貌； 2、身高170-180cm，苗条，无明显疤痕