2023活动保障方案通案怎么做？

团队保障 TEAM TO ENSURE 预案保障 CONTINGENCY PLANS TO ENSURE 团队保障 TEAM TO ENSURE 团队保障保障 项目运营管理 PROJECT OPERATION MANAGEMENT 统筹管理专业、全面 项目专属负责人对项目各要素的工作进行分配和协调，包括项目计划的制定、项目整体变化控制。 质量管理规范、严格 制定本次活动质量标准，不仅确保项目满足员工需要的质量，并对各环节进行严格品质检查与控制。 时间管理及时、详细 从项目沟通到提案到项目执行，我们将全程制定时间规划、进度安排并进行管控。 危机管理安全、高效 提前制定各项危机预案，并有效对可能发生的危机进行识别、度量、响应和控制。 沟通管理准确、高效 建立良好沟通机制，确保项目相关信息能及时、准确地得到处理，保证项目组随时了解执行的各方面工作进度。 项目运营管理PROJECT OPERATION MANAGEMENT 执行细则紧急联系人 项目负责人为此活动的现场紧急情况负责人；项目总控为活动第二紧急情况负责人；每位工作人员持有打印版活动联系表；其中包括活动中各个第三方、部门的联系人及方式；及时巡查，快速维修； 团队管理TEAM MANAGEMENT 摄影保障保障 活动摄影EVENT PHOTOGRAPHY 专业摄影 摄像、视频剪辑 空镜头拍摄：提前一小时到达现场，到达后拍摄会场以及各区域的空镜、包括DP美陈、大门口签到处、整个场地布置类装饰物，主要人物活动前拍摄，活动前与主办方和承办方负责人沟通，确定拍摄的重要人 活动现场将会运用项目运营的抖音号对活动当天进行直播 提前场地熟悉，对活动地点有一个初步的把握，了解拍摄最佳角度实地拍摄，记录主要领导或重要来宾进场、交谈、签到等场面，尽量能够结合背景的陈设交代活动场所和环境 航拍记录活动美好瞬间，作为后续宣传项目集锦视频素材 活动摄影EVENT PHOTOGRAPHY 延续热度：活动后两小时内，快剪现场的美图及10秒小视频等，用于 发布会的后宣传微信上稿； 预案准备：摄影摄像将根据此次活动内容，提前做出拍摄流程预案，保 证拍摄有章可循； 地点彩排：根据活动流程，将拍摄环节进行全程预演；人员需求：着装干净整洁，需穿长衣、长裤，个人形象佳；注意事项：不能站在舞台上拍摄，不能抢领导镜头拍； 现场人员安排保障 现场人员安排ONE-SITE PERSONNEL ARRANGEMENT 音响控制 视频控制 主控台管理 1、按照要求参加现场彩排，非常清楚全场流程及各环节画面、音效、灯光的要求；2、活动期间，负责整体管控控台区域工作，使画面、音效、灯光完美配合和切换。 现场总控 灯光控制 搭建管理 1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程及各环节灯光要求；2、活动期间，负责全场灯管的组合变化，使灯光与流程完美匹配和切换。 1、所有搭建项目的监督搭建，确保在制定时间节点之前完成偶有项目和检查；2、现场随时关注搭建项目的情况，及时解决突发问题。 1、确保从最开始了解和清楚活动各方面的需求和要求；2、带领搭建团队提前到场完成场地搭建，点检问题项，确保搭建无误；3、活动期间负责对接主办方、场地方、活动方等各方面要求，整体把控全场工作，及时发现问题解决问题等。 现场人员安排ONE-SITE PERSONNEL ARRANGEMENT 安保管理 后勤管理 道具管理 1、活动前期，清楚掌握现场所需物料清单，并对物料进行打包管理；2、活动期间，负责签到道具、论坛沙发、嘉宾桌卡、同声传译器等一系列道具的管理、摆放、搬运等；3、活动结束后，负责道具的回收和运输。 1、配合安保部门做好安保力量的分配和指引；2、现场根据情况调动安保力量，预防突发问题发生。 礼仪 主持人 机动人员 1、按照要求参加现场彩排，清楚自身展位和工作任务；2、活动开始前，引领来宾到达签到区进行签到，并向来宾发放嘉宾证；3、引领来宾入场，侯东开始后在舞台两侧展位，引领相关领导上台致辞；4、在仪式等环节，负责部分道具的上下场，保证环节顺利进行；5、活动结束后，引领来宾按照路线上场；6、案要求着装，统一站姿，微笑接待，坚守岗位。 1、辅助道具人员完成所有道具的摆放和回收；2、在现场随时待命，各岗位如有问题需要人员补充，激动人员第一时间进行补充。 VIP接待保障 VIP接待 VIP RECEPTION VIP专用停车位规划 1、提前与场地方协商，规划VIP停车位；2、安排停车管理员，根据实际情况做好停车接待工作。 VIP入场通道 1、提前考察酒店停车场到VIP室及会场的通道，制定VIP通道路线图；2、针对复杂的移动路线，制定移动行走方案，通道沿途摆放指引水牌并安排工作人员 VIP室内接待 1、提前安排礼仪熟悉VIP室接待工作，明确工作细项；2、根据VIP级别提前安排休息室座次表；3、提前安排摄影摄像，沟通拍摄内容；4、提前安排好VIP室茶歇服务。 VIP室内专访安排 1、针对实际的专访需求，提前与酒店沟通VIP室的翻台工作，保证会议最后媒体专访有序进行；2、安排专访环节摄影摄像工作，提前沟通所需拍摄视角内容。 VIP接待VIP RECEPTION VIP会场座次表 1、根据VIP级别，提前安排VIP座次表2、提起获取参会领导名单，制作参会领导桌卡3、协调酒店，提前备好相关会议用品 VIP参与环节备忘录 1、提前准备VIP备忘录，放于制定位置2、提前安排工作人员对VIP参与环节一对一沟通3、会中安排工作人员及时提醒 第三方人员管理保障 兼职工作人员六大价值观 SIX VALUES FOR PART-TIME WORKERS 以客户为导向 严明的纪律 聆听并向我们的客户，包括商业客户、商户来宾，就双方的意愿和期望良好的进行交流；提供创造性及有竞争性的产品与服务，令客户与我们的合作感到轻松，成为我们客户的最佳供应商。 保持严密的整体性和专业化商务模式，确保一个安全、清洁和无害的工作环境；重承诺，适当的计划、投资、发展项目成员，重视细节。 鼓励冒险 创造良好的工作环境 鼓励创新和有创意的思维；迎接变化并挑战现状；聆听各种意见和观点；吸取成功或失败的教训；鼓励和奖励可预见的冒险。 诚实公开、坦白直率；建立相互尊重、相互信任的团队精神，认可并奖励成功；公平地、肯定地管理员工的表现；在全球、社区成为良好公民。 以结果为导向 质量的保证 建立富有挑战和竞争力的目标，重视结果；主动承担责任；建设性的对抗以解决问题；严谨实施。 争取最优秀的标准，把事做好；不断地学习、发展和提高；对工作保持自豪感。 兼职工作人员注意事项 NOTES FOR PART-TIME WORKERS 1、对于需要帮助的参会嘉宾，应主动予以帮助或告知相关人员提供帮助；2、展会期间一律穿着会务组提供的服装，下身着黑色长裤、黑鞋；3、头发颜色不得过分漂染，可适量喷抹香水，首饰不宜过多；4、不得擅离职守，展会期间离岗（如上厕所、用餐、休息）必须先与本组组长或会务组负责人事先通报，待替补人员到岗后，方可离开；5、每位工作人员将手机在会议期间关闭，如有急事征求组长同意，到隐蔽的地方打电话，不允许在会场收发短信；6、对参展来宾的询问要有耐心，如有不明白的问题，不要扇子回答，待与相关人员问清楚具体情况后再予以答复； 礼仪培训手册 ETIQUETTE TRAINING MANUAL 基本要求 1、对工作积极主动，对客人态度热情、有礼貌；2、身高170-180cm，苗条，无明显疤痕及纹身，容貌良好，大方；3、活动期间全职工作，并可以提前参加培训彩排；4、在工作期间不聊天，不接打电话，不发短信，不抽烟，不吃零食；5、工作期间要求统一着支付，不允许穿其他服装。 形象要求 1、着装要求：必须统一着装；2、头发：保持清洁、整洁，梳理整齐打发胶，用黑色皮筋固定成马尾辫，短发统一用黑色发夹和发胶固定；眼睛：要求眼影，睫毛膏黑色，黑色眼线，眉毛修理整齐；脸：要求打淡腮红，不能过浓；嘴：要求是淡红色唇彩；耳朵、颈部、手：要求一律不能佩戴任何装饰物；3、礼仪人员不能再与客户交谈的过程中接打电话；4、所携带随身物品尽量精简，不要携带贵重物品；5、服从主管的管理及分配，不私自调换岗位；6、所有礼仪人员随时确保自己负责事项是否出现问题，如有问题及时汇报；7、工作证不得随意转借或者丢失；8、工作态度端正，积极热情 礼仪培训手册 ETIQUETTE TRAINING MANUAL 服务内容 1、颁奖晚会礼仪共计20名；2、1-4名进场环节分别位于2个主入口，引导嘉宾入场（提前熟知座位区域安排）；3、颁奖晚会正式开始后留2名礼仪位于2个主入口，其余礼仪集中舞台区域；4、领导祝酒环节6名礼仪提前位于中间台阶两侧，准备好托盘及香槟或红酒（每名礼仪负责5杯共30杯），供祝酒环节使用；5、16名礼仪负责晚宴颁奖环节，2名礼仪分别负责上下口引导嘉宾上下场。 工作行为准则 1、明确规定迎宾岗位的工作时间、工作地点；2、上岗前自我检查仪容仪表，按照着装要求，工作服要整洁挺括，保证在岗期间仪态端庄；3、工作期间如去洗手间，向负责人打招呼；4、工作期间不得擅自离岗；5、所有工作人员均代表公司形象，必须始终做到微笑服务，不得与现场客户及来宾发生冲突，有情况及时汇报；6、如不能解答来宾问题时，尽快找附近同事或相关同事询问；7、灵活处理问题，即便发觉问题也不要使用过激言语或生硬态度；8、了解会议中各会场附近出入分布，如出入口、卫生间位置等；9、配合会务人员及保安做好安全及消防措施，及时发现问题并及时报告，遇到突发事件，配合做好现场秩序的维护工作。 兼职人员奖励机制INCENTIVE MECHANISM FOR PART-TIMERS 优秀员工评估 1、制作“TAO微笑天使”徽章，会前发放给各位工作人员（数量有限）。该徽章可给到任何一位现场工作表现优秀的兼职员工，意在鼓励。 2、获得徽章10枚以上者可有机会获得“优秀工作证明”； 3、每枚徽章价值10元人民币，获得徽章数量越多，则奖金数目会增加； 4、留念：获得过“TAO微笑天使”徽章的员工，可在领取工资时获得徽章作为纪念。 预案保障 CONTINGENCY PLANS TO ENSURE 打架斗殴预案活动临时改期预案 应急预案CONTINGENCY PLAN 环环紧扣，以最稳健的方式，预防为先、突发事故出现立时处理 应急预案CONTINGENCY PLAN 整场活动 疫情预案 EDIDEMIC PREPAREDNESS 组织准备 成立疫情防控专项小组，含体温检测、疫情摸排、后勤保障、联络接待、应急处置五个工作组，建立属地派出所、疾控中心、社区（村）、医疗机构相关人员和活动举办人员等多方参与的工作机制，确保工作有人做、环节无疏漏、流程相衔接。活动总负责人是疫情防控第一负责人，制定防控工作方案并组织实施，制定突发公共卫生事件报告与处理工作预案，统一对外沟通口径。 防控物资准备 配置到位疫情防控所需足量物资，主要包括口罩、体温检测仪、隔离线桩、洗手液、消毒液等，供应商应提供相关产品合格证明。增设废弃口罩专用垃圾桶，用于投放使用过的口罩，并注意及时清理。 设备消毒 活动开始前对所有设备进行预防性消毒，每场次活动保持3次使用设备消毒的频率。 人员防护 所有工作人员进行健康监测，提供健康码。 当有人出现症状时，及时进行隔离。 疫情预案 EDIDEMIC PREPAREDNESS 做好“受控进出”工作 在活动入口处要提醒人员，必要时佩戴口罩，同时测量体温、提供健康码登记。在醒目位置张贴健康提示，利用易拉宝宣传新冠肺炎及其他传染病防控知识。 应急处理 当有人员出现可疑症状时，应当及时到该区域进行暂时隔离，并报告当地疾控部门，按照相关规范要求及时安排员工就近就医。