2028-2029世界商会联合会活动组合招标指南
欢迎信息
世界商会联合会（WCF）作为国际商会（ICC）全球商会的论坛，邀请各商会考虑申办2028-2029 WCF活动。WCF活动组合包括2028年两个区域峰会，2029年一个区域峰会和世界商会大会，为商会提供提升领导力、加强网络、动员商业社区围绕全球和区域共同目标而行动的机会。
WCF活动组合
2028-2029 WCF活动组合包含四个申办机会：2028年两个区域峰会，2029年一个区域峰会和世界商会大会。世界商会大会是全球议程制定平台，区域峰会是区域商业领导力和行动平台，两者共同连接全球雄心与区域相关性。
活动组合实践
过往活动主题涵盖商会转型、创新、全球贸易、区域商业优先事项和可持续发展等。活动规模、覆盖范围和受众特征如下：
- 世界商会大会：通常有来自全球的1000-1500名代表，包括商会领导、政府官员、企业代表和合作伙伴。
- 区域峰会：通常有来自区域内的500-800名代表，包括商会领导、企业代表和合作伙伴。
招标流程
招标流程概述
招标流程分为三个步骤：
- 意向表达和初步对话：确认意向，说明希望申办世界商会大会、区域峰会或两者，并分享早期信息。
- 提交和评估：提交完整的申办方案，包括商业计划、目的地推广文件、承诺书等，并进行评估。
- 决策和任命：根据评估结果，决定最终申办方，并进行任命。
候选人准备和匹配
候选人可申办世界商会大会、一个区域峰会或两者。在准备完整申办方案之前，应考虑以下问题：
- 申办活动是否符合商会战略目标？
- 哪个申办机会最能支持该目标？
- 商会是否有足够的领导力、资源和财务能力来执行？
赞成、义务和合作
候选人必须是ICC会员才能申办。如果适用，应提供ICC国家委员会或ICC集团的书面支持。申办方将与WCF合作，具体细节将在相关协议中确认。
财务假设和透明度
财务安排概述
在招标阶段，财务信息不需要最终确定，但应清晰 enough to展示可能的承诺、资金来源、依赖关系和假设。
财务假设和依赖关系
财务假设应解释主要预期成本领域、拟议的与会者收入方法、可能的赞助、合作伙伴、公共部门、目的地或私营部门支持、支持是否确认、哪些成本或收入取决于政府、目的地、赞助商、合作伙伴或内部批准、财务假设如何与活动的规模、受众和价值主张相关、主要的财务风险以及候选人如何预期管理这些风险。
流程如何保护公平性
治理保障措施的重要性
治理保障措施确保流程的清晰、一致和透明。WCF负责在整个申办过程中应用这些保障措施，包括平等对待、正式沟通渠道、利益冲突披露、保密性、风险升级和适当记录。
平等对待和正式渠道
候选人将获得相同的公开流程信息，并应依赖正式发布的指南。问题、澄清和异议应通过正式程序提出。
机密性和信息使用
提交的信息将用于审查、评估、治理和决策。WCF将适当处理候选人信息。
赞成和生态系统支持
赞成有助于提供候选人支持生态系统的背景。如果适用，候选人应提供书面赞成或解释立场。
利益冲突披露
所有候选人、治理参与者和相关ICC/WCF利益相关者必须披露实际、潜在或感知的利益冲突。
地理平衡和组合考虑
WCF不再应用固定的或自动的地理轮换制度。申办选择受实现公平和平衡的地理分布的总目标的指导，考虑到组合中近期和即将举行的活动地点。
材料风险升级
如果提交材料中确定重大交付、法律、财务、合规或声誉风险，WCF可能会要求提供更多信息或要求候选人澄清如何管理风险。
记录和审计跟踪
WCF将记录评估、验证、投票或决策记录，以支持公平性、问责制和流程完整性。
详细招标流程
流程概述
本章节介绍了在第五章中介绍的三步招标旅程的实践细节。它解释了候选人如何从初始兴趣到提交、评估和参与决策步骤。
候选人支持和对话
WCF可能会提供简报、信息会议、澄清机会和技术指导，以帮助候选人了解流程并适当准备。
第一步：意向表达和初步对话
意向表达是流程中的第一步。它允许候选人确认意向，并说明他们是否希望探索世界商会大会、区域峰会或两者。
第二步：提交和评估
第二部分：提交
完整的申办方案必须通过官方招标平台在规定的截止日期前提交。
第二部分：评估
评估考虑基于正式提交的战略和技术因素。评分可能支持结构化审查，但它不是自动选择机制。
对于区域峰会提案，战略评估由WCF秘书处完成，技术评估由ICC全球活动团队完成。对于世界商会大会的申办，战略评估由WCF理事会成员完成，技术评估由技术评估委员会完成。
世界商会大会申办：现场考察
作为评估过程的一部分，世界商会大会申办需要进行现场考察。
第三步：决策和任命
最终阶段通过适用的决策路线确认首选申办方。世界商会大会和区域峰会路线不同，但两者都使用在评估阶段准备的汇总评估材料和 supporting candidate documentation。
对于世界商会大会，选择委员会审查汇总的评估材料和 supporting candidate documentation，并在适用的情况下接收候选人陈述，并根据WCF章程对候选人进行投票。对于区域峰会，WCF活动任务组审查汇总的评估材料和 supporting candidate documentation，提供建议并将建议提交给WCF主席进行最终确认。
选拔和宣布之后
选拔后，指定的申办方将与WCF进入协议、入职和详细规划阶段。
准备你的申办方案
申办方案概述
完整的申办方案汇集了候选人的申办方案、目的地案例、承诺和支持证据。每个文件都有其独特的作用，但它们应该呈现一个清晰、连贯的申办案例。
强有力申办的故事线
强有力的申办不是对清单的简单回应。它应该是一个连贯的、有证据支持的故事，讲述为什么候选人商会是一个可信的申办方，以及拟办的活动将为价值创造。
商业计划提案
商业计划是解释申办方案的主要文件。它应帮助WCF了解商会的目标、活动概念、交付方法、财务逻辑和预期价值。
增强申办方案的证据
候选人被鼓励使用支持申办方案故事线的证据。
目的地推广文件
目的地推广文件通过展示为什么拟议的目的地增强了申办机会来支持申办方案。
承诺书
承诺书提供来自授权高级代表的正式确认，即候选人商会已经审查并理解活动手册、草拟的联合承办协议或协议原则、适用的财务模型、指示的职责划分以及核心计划、品牌、治理和批准要求。
支持信息和披露
承诺书通常包括：
- 接受招标流程、要求、说明和时间表。
- 组织承诺和交付意图。
- 提交信息的准确性和一致性。
- 披露与选择过程相关的任何实际、潜在或感知的利益冲突。
- 承诺及时披露在选拔过程中出现的任何重大合规问题。
- 同意与ICC合规尽职调查请求合作，以及在此过程中合理需要的任何法律、财务、运营、风险或治理审查。
- 国家委员会或ICC集团赞成立场，如适用。
- 确认候选人已经审查并接受在此过程中发布的草拟联合承办协议或协议原则、适用的ICC活动政策声明、ICC供应商行为准则、ICC赞助政策以及活动品牌要求。
- 理解最终任命仍然取决于相关申办协议的谈判、最终检查和所需批准程序。
- 理解在此过程中做出的承诺将在相关的申办协议中反映，如适用。
- 遵守适用的ICC和WCF治理、品牌、沟通、报告和记录保存要求。
文件格式、上传要求和候选人确认
候选人应遵循发布的上传说明，使用所需的模板和指南说明，并通过官方招标平台在规定的截止日期前提交所有必需的文件。候选人应确认提交的申办方案准确、完整并由商会授权。
应避免的常见错误
- 将申办视为旅游手册而不是商会领导的提案。
- 未能解释为什么申办机会符合商会的战略目标。
- 做出未经证实的经济影响或保证回报的声明。
- 提交过多的运营细节而不是清晰的战略证据。
- 将未经证实的演讲者、赞助商或公共支持作为确认的呈现。
- 在没有每个选项的明确理由的情况下探索世界商会大会和区域峰会。
- 遗漏风险、依赖关系或仍需批准的事项。
- 让目的地合作伙伴 overshadow 商会 对申办的拥有权。
行为准则
行为准则有助于保护申办过程的公平性和可信度。它规定了参与招标的候选人、代表和利益相关者应遵循的标准，以便所有参与者能够平等地参与。
- 诚信行事，善意行事。
- 确保所有提交的信息准确、有证据支持且不误导。
- 使用已发布的流程，不要寻求不当影响或非正式优势。
- 不要提供与招标或决策过程相关的礼物、利益或优势。
- 尊重机密性并适当处理信息。
- 尊重其他候选人以及竞争的公平性。
- 及时披露实际、潜在或感知的利益冲突。
- 使用官方联系渠道提问、澄清，并使用官方招标平台提交申办方案。
- 遵守已发布的流程、时间表、模板和说明。
附录
候选人申办方案清单
- 候选人商会是ICC会员的证明。
- 商业计划提案。
- 目的地推广文件。
- 签署的承诺书。
- 国家委员会或ICC集团赞成证据，如适用。
- 利益冲突披露。
- 通过提交表格请求的额外澄清。
- 所有支持文件和相关的指南说明都可以在这里找到。
本指南中使用的关键术语
常见问题
- 我们可以申办多个活动吗？
- WCF会审查额外的文件吗？
- 我们可以更改承诺书吗？
- 区域峰会如何在组合中考虑？
- 将提供运营模板吗？
- 最高分会自动获胜吗？
- WCF会建议不同的活动途径吗？
- 如果我们对申办感兴趣但不确定我们是否准备好了，我们应该做什么？
- 拟议日期是最终的吗？
