将公共财政数据转化为洞察力

地方政府如何利用互联财务数据提升透明度、强化管控并做出更优决策 太多财务团队正试图用并非为当今复杂需求而设计的系统和流程来管理公共资金。停车、许可、休闲、公用事业计费、法庭、销售点活动及其他面向公众的服务所产生的收入和交易数据通常存储在各自独立的运营系统中。这些数据通常会被汇总，然后批量录入总账，其间往往还涉及使用电子表格和人工对账。 超越摘要数据 在将信息发布到总账之前进行汇总可以支持基础会计，但这并不总能提供足够的细节，让部门领导了解数据背后的驱动因素或做出运营决策。 现代金融系统能够接入外部系统的交易级数据，并仍可对其进行汇总以用于会计目的，同时保留了深入查看细节的能力。 路易斯·斯特拉顿（Louis Stratton），一位为地方政府工作的Workday客户经理，表示：“这些数据没什么用处，因为它们已经被汇总了，所以无法提供部门领导做决策所需的管理见解。” 斯特拉顿说：“你可以从2000万美元的入口深入到50美元的交易。” 整合分散数据同样会形成财务领导者所说的“手动差距”——即财务团队在报告、分析、审计和决策所需的数据上存在的延迟和细节缺失。在最近一场政府技术网络研讨会上的观众投票中，仅有3%的受访者表示他们没有这种差距。 交易层面的数据可以包括时间戳、位置、许可证活动、计量信息以及其他有助于领导者了解组织内支出情况的信息。 对公共收入的更深入理解 对许多政府而言，管理手册的缺失在公共收入征缴方面尤为明显。当南卡罗来纳州的查尔斯顿市决定对其财务管理系统进行现代化改造时，停车费管理便是其首批应用案例之一。 数据鸿沟不仅使各国政府依赖滞后且孤立的数据，更使得确保透明度、简化审计以及维护公共财政诚信变得更加困难。 “收到的信息非常难以核对，”查尔斯顿首席财务官艾米·沃顿说。外公司管理城市的停车场，而另一个系统则管理停车计时器和违规行为。“我们花费了大量的时间来核对停车银行账户，”她说。该市采用了Workday财务管理，沃顿说这将加快这些核对以及其他耗时任务。 整合孤岛化数据会形成金融领导者所说的“手动差距”——即管理信息中的延迟和细节缺失。 来自停车计费器的详细交易数据还将帮助城市官员了解不同地点的停车需求，从而支持关于停车区域和动态定价的决策。此外，查尔斯顿还想利用交易数据来审查许可证发放、休闲项目、市政法院罚款和费用，以及特殊场所的现场交易。 深入探索 观看此网络研讨会，了解现代财务管理如何弥合手动操作差距。 圣迭戈市面临着类似的问题。其工程、规划和建设部门拥有复杂的许可和收费结构。每日，收入数据会批量导入城市的财务管理系统，但财务人员通常需要其他部门的数据，才能了解收入趋势的驱动因素。 像埃斯康迪多和查尔斯顿这样的城市正在现代化，以减少人工流程、简化对账并提升财务洞察力。 例如，埃斯康迪多的财政总监克里斯蒂娜·霍姆斯表示，市议会成员可能想知道一项特定的费用增加是否确实产生了额外收入。“我们的财务团队可以轻松地调取该收入数据，并将其比较两个时间段，但这只说明了部分情况。” 查尔斯顿在从使用一个20年的旧系统及纸质工时表过渡到新系统时，采取了类似的方法。在实施期间，各部门的市府高管和变革管理专员每月会面一次。 要全面了解收入是上升还是下降，财务部门需要知道在特定时期内处理了多少许可证。“传统上，我们必须联系多个部门才能获取这些信息，”她说。“本该是一个简单的问题，实际上却变成一个繁琐且漫长的过程，涉及全城许多员工。” 沃顿说：“我们希望确保那些最抵触的人深度参与，这样他们就能明白，这如何能比他们的手动电子表格节省时间。” 建立信任文化 对公共资金更清晰的了解 金融现代化需要的不只是技术，还意味着改变人们的工作方式，特别是当员工多年来甚至数十年都依赖电子表格和手动流程时。 缩小手动操作差距，有助于政府从事后报告转向及时获取财务洞察。财务团队不再需要每次有问题时都从电子表格中重建报告，而是可以基于一个互联的数据基础开展工作。 埃斯康迪多市在2025年1月实施了Workday财务管理，此前该市已使用同一款财务软件超过30年。该市通过早期让员工参与并逐步淘汰手工流程，采取了有目的的变革管理方法。 这能改变与当选官员和居民对话的质量。领导者可以了解费用调整是否有效，哪些项目正在收回成本，哪些设施未被充分利用。他们能看到指向社区发生更广泛变化的收入模式。 “从我的角度来看，这真正关乎建立信任，”霍尔斯说。“我们缓慢而审慎地上线。事情并非一夜之间完成，这对我们城市工作人员来说效果非常好。当他们开始看到所有新工具到位时，都感到兴奋。我期待着在实施其他新工具时，能延续这种势头。” 智慧金融在地方政府中的价值，不仅在于更快的对账和更清晰的报告，更在于能够洞察数字背后的完整图景，并利用这种洞察力来更好地管理公共资源。 1. https://forms.workday.com/en-us/webinars/closing-manual-gap-government-finance/form.html?step=step1_default 本作品由政府科技内容工作室撰写和制作，信息及素材由 Workday 提供。 政府技术制作 政府技术旨在通过智能运用技术解决州和地方政府的问题。政府技术是e.Republic的一个部门，e.Republic是美国唯一一家专注于州和地方政府及教育的媒体与研究公司。 www.govtech.com 由 Workday 赞助工作日为公共部门组织提供企业云应用，涵盖财务、人力资源、薪资、预算和分析，以帮助这些组织招聘和 发展多元化员工队伍，为长期可持续性进行预算和预测，并能更快地适应变化。 工作日会计中心帮助查尔斯顿和埃斯康迪多等城市将详细的运营数据——停车交易、许可证、公用事业使用情况等——直接导入工作日财务管理。通过将此类活动转化为可审计的会计分录，同时保留业务背景，它弥补了“人工处理差距”，使对公共收入的实时洞察成为可能。 www.workday.com/gov