政府财政中的人工智能：抓住机遇

生成式和代理式人工智能可以缓解人力压力，并提高金融资源的利用。 人工智能 用简单易懂的句子和段落总结信息。对于政府财政，通用人工智能使从文档档案和交易数据库中综合知识变得更容易。 -启用的自动化为政府财政主管提供了提高效率、改进服务和管理复杂性的有趣机会。最终，它可以帮助财务部门为其组织创造更大的价值。 代理式AI。软件助手可以成为一种使用机器学习自动做出某些决策并使人类从重复工作中解放出来的“数字劳动力”。代理可以执行特定任务，如发票处理，或者它们可以处理与特定角色相关的一系列任务，例如应付账款文员。 现代金融软件平台使用生成式人工智能（GenAI）来处理诸如回答有关监管要求的基本问题等事务。这些平台还应用代理式人工智能来自动化手动任务和常规流程。 为抓住新兴人工智能机遇，金融高管必须了解生成式人工智能与代理式人工智能之间的关键区别，以及这些强大工具的潜在用例。 当工具结合时，GenAI 和代理式 AI 的优势会倍增。例如，代理式工作人员可以向 GenAI 请求信息——GenAI 能从软件数据库中提取结构化交易数据，并从政策、立法和监管文件中提取非结构化数据——然后指示代理式 AI 根据结果采取行动。这加快了影响的速度，这是旧软件系统无法比拟的。 GenAI和代理AI的作用 从电子表格到基于云的应用，每一代新的金融软件都引入了更多的自动化。逐渐地，软件接管了发票、账单、工资发放、日记账分录、账户和银行对账、年度结账以及事前和事后审计等任务的交易处理。 人工智能在政府金融机构处理的大量交易中带来了广泛的红利。“更重要的是，它可以使用一套针对特定条件范围的规则，因此出错的可能性较低，”米兰达说。 这些改进承诺将让人们有更多时间进行战略工作。“这种情况是逐步发生的，但它与即将到来的生成式和智能代理式AI带来的变化完全不同，” Workday公司政府与教育业务负责人、首席运营官Rowan Miranda表示，Workday是一家领先的企业软件供应商。 高级学习自动化也简化了缺乏专业技能的机构员工的分析工作。“你不能一夜之间把文职人员变成商业分析师，”米兰达说。但你可以培训人们使用人工智能工具，这些工具扩展了他们创造数据驱动洞察力的能力。 此外，这些工具让金融专业人士能够轻松回答有关工资、福利和资本项目预算可用性的问题。“这确实让员工有更多时间提供个性化服务，并专注于人工智能无法处理的复杂案例，从而提高业务效率，”米兰达说。 以下是两种技术的不同之处： 生成式人工智能。大型语言模型（LLMs）使用深度神经网络从海量的文本和其他形式的数据中学习。这些训练数据帮助LLMs 3. 合规与监管 5 政府财政用例 摘要：AI应用可以回答关于新采购合同合规性影响的问题。出差人员可以获得权威的差旅政策问题的答案。“员工可以向代理问‘某个特定城市的每日津贴是多少？’或者‘六小时以上的国际旅行允许预订的航班等级是什么？’”，Miranda说。 这些是州和地方政府的财政机构流行的生成式人工智能（GenAI）和代理式人工智能（agentic AI）用例： 1. 会计 报告：用户可以根据当前的交易数据创建快速摘要或深入报告。撰写州和地方财务报表中的管理层讨论与分析（MD&A）部分或脚注可以更快、更容易。 上下文感知：自动化根据用户试图完成的目标来启动流程。如果一位财务经理正在编制资本设备预算，一个人工智能代理可以扫描机构政策以识别适当的资金来源。 监督:AI 代理可以加速账户核对，通过查询交易数据查找异常或错误，并自动启动纠正措施。它们还可以跟踪日常成本，如差旅预算，并提醒预算管理人员防止超支。代理可以接受训练以跟踪金融市场，并从新闻源中提取相关信息。 训练：一个应用程序可以帮助检查员和其他人员理解他们执行的规则，让他们查询立法档案并创建测验来评估他们的知识。 4. 采购 2. 预算 供应商分析：员工可以使用人工智能快速比较多个供应商的成本，为未来的采购工作提供指导。 预测：自动化系统生成报告，将实时支出数据与预算限额进行比较，并可以自动调整支出限额以平衡某一领域的超支和另一领域的未支出。“如果你已用掉全年预算的一半，但却花费了75%的警察加班预算，自动警报可以帮助你识别解决短缺的方法，并即时进行调整，”米兰达说。 合同情报：人工智能工具可以消化大量合同，并识别条款和条件（例如保证和责任限制）中的差异。 时间线监控：一个自动化系统可以监测并就潜在的合同到期日期发送警报，以启动竞争性竞价和RFP开发工作。 基准测试。领导者可以将他们的城市或州与类似的管辖区进行比较，以确定特定业务功能中的超额表现或表现不足的领域。 5. 政策制定 人员：管理层可以分析政府各部门空缺职位的财务影响，并帮助加速招聘所需职位。 政策：人工智能代理可以将复杂的政策合成易于理解的常见问题解答，以提高合规性。 机构员工抵制新技术。“让你的金融系统中有人工智能代理人在周围运行、支付供应商、批准合同和为员工调整工资的想法，可以理解是可怕的事情，”米兰达说。健全的治理和实施记录代理系统——该系统集中管理组织使用的所有人工智能代理——可以解决这些担忧。 成本影响：GenAI 可以展示实施拟议立法不同场景的潜在成本。 关键采用挑战 尽管生成式人工智能和自主式人工智能在流程改进机遇上展现出了新的前沿，但金融高管们不应低估实施先进人工智能应用的挑战。 失业担忧。代理机构员工想知道自动化流程是否会取代他们，这很正常。但许多财务部门面临着退休或招聘的挑战。“这些组织很难跟上他们手头的工作量，”玛丽达说。 数据准确。要成功使用人工智能，金融机构必须使用一致的、标准化的流程来拥有干净的数据集。在传统的金融软件环境中应用人工智能是具有挑战性的，因为数据可能会散布在一个政府机构中。此外，立法、法规和政策可能存在于PDF和其他非结构化数据格式中。 因此，高级人工智能自动化更有可能增强人工员工——提高他们在战略和分析工作方面的能力——而不是取代他们。 机构需要工具来管理这些数据相关的问题。否则，GenAI 结果将容易受到困扰流行 LLM 的不准确性的影响。由于自主 AI 可以独立做出决策，因此潜在的赌注可能更大。 实现技巧 实现生成式人工智能和智能体人工智能的承诺需要领导力和治理。“领导者的工作本质上是说，‘这是愿景，这是我们能够获得的价值，以及我们如何平衡风险’，”Miranda说。 隐私和安全。机构需要管理一系列的隐私和安全风险。使用金融数据的AI软件必须保护个人可识别信息（PII），并防止员工在使用AI应用程序时意外泄露敏感信息。AI应用程序还必须遵守严格的网络安全和数据保护法规。此外，金融软件需要防范身份欺诈和旨在破坏关键公共服务的更广泛的网络攻击。 这里有一些其他的最佳实践可以考虑： 采取平台化方法。为特定需求（如工资核算或开票）实现单独的AI应用程序，从表面上看可能很有吸引力。但如果数据集不干净，这种方法就具有挑战性，并且从长远来看会增加财务操作的复杂性。 许多机构选择采用一个集成了AI基础的全面财务和人力资本管理（HCM）平台。这使AI技术能够在财务相关应用中标准化并提供 风险规避文化。财务人员是公共资金的管理者。他们倾向于怀疑、保守，并热衷于管理潜在风险。这些特质对于财务监督至关重要，但如果 让人类参与其中。不要将敏感交易完全委托给人工智能。例如，人工智能代理可能会极大地加快公共援助或失业救济的资格决定。但是，人类应该做出最终批准决定，以防止欺诈、偏见或不公平。自动化也必须考虑需要人类直觉和判断的边缘情况。 一个通用、干净的数据平台，可以提高AI的预测能力。 将用例与机构目标对齐。识别 GenAI 和代理式 AI 能够推动可衡量改进的机会。“审视你最具挑战性的痛点，尤其是人手短缺的领域，”米兰达说。“然后开始思考 AI 如何带来缓解。” 从飞行员开始。如果你的代理商已经拥有一个现代化的云平台，你不需要一次性实现所有的AI功能。优先考虑那些在风险和收益之间取得最佳平衡的功能。 向其他机构同事请教，了解他们哪些做法有效，哪些弯路该避免。许多机构启动试点项目来了解风险和收益。 “未来在于让你的平台以人工智能为核心，这样你才能部署能逐步带来最大价值的应用案例，并建立信心，”米兰达说。 关注变革管理。让您的员工参与平台的选择和人工智能解决方案的实施。一旦他们看到新技术的优势，他们就更可能使用它。创建培训计划，教育您的团队关于人工智能政策，并展示已经增加价值的用例。 像任何新技术一样，在生产应用新的人工智能用例之前，重要的是要彻底进行测试。一旦解决方案开始运行，收集反馈以改进性能，并为下一次部署做准备。 “你很可能需要改变一些你的商业实践，”米兰达说。为旧技术开发的遗留流程可能需要转型，以利用人工智能。识别这些流程是人工智能采用的关键部分。 实现技术的益处 现代基于云的金融系统终于实现了解放人类，让其专注于最适合人类投入精力战略任务的承诺。数字劳动与人类劳动的最佳组合将重塑政府财政。在政府财务管理方面拥有良好业绩记录的技术合作伙伴，能帮助您利用生成式人工智能（GenAI）和代理式人工智能（agentic AI），为您的机构、其利益相关者和您的社区创造显著且可持续的价值。 建立数据治理。良好的数据治理对于获得准确和有用的AI结果来说是强制性的。治理为数据安全、隐私和合规性设定基本规则。它还指导数据生命周期，从创建到使用再到归档和退役。 最优秀的企业软件平台内置了人工智能治理流程和控制。如果你有一套零散分布在多个应用程序中的AI工具，治理会困难得多。 免责声明：本白皮书探讨了人工智能可能如何发展及其对州和地方政府财务管理的影响。所表达的观点和意见是前瞻性的，并不代表 Workday 当前或未来的产品路线图或功能。 政府技术生产 政府技术是通过智能运用技术解决国家和地方政府问题的技术。政府技术是 e.Republic 的一个部门，e.Republic 是美国唯一一家专注于国家和地方政府以及教育的媒体和研究公司。 www.govtech.com 由 Workday 制作 工作日为财务、人力资源、工资核算、预算和分析提供企业云应用程序，以帮助公共部门组织招聘和发展多元化员工队伍、为长期可持续性进行预算和预测，并更快地适应变化。 www.workday.com/gov