管理者的基本技能：培养员工的应变能力

管理者的基本技能：培养员工的应变能力 管理者需要具备能够引领员工应对变革的技能 在当今充满变化的工作场所中，培养员工的应变能力比以往任何时候都更加重要。在实现团队整体成功的道路上，员工会遇到一些挑战，而领导者可以协助他们去克服这些挑战。 盖洛普的调查结果显示，由于经济的不确定性、科技的日新月异所带来的影响，或是个人因素，全球各地的员工普遍表示自己正承受着空前的压力。无论压力源来自工作场所内部还是外部，领导者在激励团队、帮助他们找到工作的意义，以及培养团队成员的应变能力以打造敏捷团队等方面，都发挥着重要作用。 这是我们广受欢迎的“管理者精要”集锦中的三份工作手册的合集，为管理者提供了一套实用的工具包，旨在帮助他们自信地应对变革、赋能团队，并培养员工能够茁壮成长的弹性工作场所文化。 基本技能 1变革管理策略 基本技能 2本着同理心进行领导 基本技能 3构建团队文化 变革管理策略 对于大多数人来说，改变并非易事。我们喜欢掌握信息和确定性。一旦缺乏这些，我们往往会不自觉地进入“要么战斗，要么逃跑”的应激状态。这就是为什么 73% 受变革影响的员工表示，他们正承受着中等乃至较高水平的压力。而且，如今工作场所的变革不减反增。2016 年每位员工平均仅经历 2 次计划内的企业变革，而在 2022年，这一数字增长至 10 次。 不过也有好消息，我们的大脑越是能预测并理解即将发生的事情，我们所感受到的威胁就越小。因此，通过接受变革的必然性并培养正确的心态，以此来管理我们对变革做出的反应，我们就能保持正确的心态来迎接全新体验。这样做的回报是相当可观的；当管理者能够帮助他们的团队培养自己应对变革的能力时，不仅能为自己的业绩提供保障，还能使员工的可持续绩效提升 29%。 不论您是最先得知新举措的群体中的一员，还是负责向您的团队传达变革内容，作为管理者，您往往站在变革的最前沿。本工作手册将为您提供一系列工具和策略，以帮助您和您的团队更好地进行变革管理，减少挑战，提高效率。 变革管理四步法 通过实践，我们能够学会更加理性地应对变革，更多地以事实为依据，并减少情绪的干扰。这可以帮助我们管理焦虑，并以更冷静平稳的方式应对变革。我们也可以帮助我们的团队养成这些习惯。请填写本工作手册中的提示，迈出积极应对变革的第一步。 1. 做好一切准备 在变革时期，即使面对模棱两可的情况，您也往往需要迅速采取行动。构建决策框架或指导原则可以帮助您做好一切准备。例如，您可以选择专注于当下，并将变革视为实现创新和发展的机会。您可能无法事无巨细地了解所有情况，这没有关系，但您应该知道如何寻找答案。 从“初始即做出假设”开始。一旦您意识到自己需要适应一个新的重要情况，就要立即为解决方案做出假设。根据您目前对公司或团队中预期变革的了解，您如何才能找到最适合的解决方案？利用这一初始想法来开展转型对话，但在收集有关变革对您和您的团队意味着什么的更多信息后，要灵活地调整计划。 问问自己，您需要相信自己的假设具有何种潜力，才能成功实现预期结果。如果决定性因素尚不可知，那么您将如何利用您所掌握的关于当前状态的信息来对未来做出切合实际的预测？ 2. 评估现行流程 要求您的团队去应对重大变革，可能会给他们带来一定的压力。您可以通过重新评估和调整团队的现有资源和流程，来帮助员工克服这些压力源。这将帮助他们看到相应的转型可能会带来的好处，例如，可以简化之前繁琐的流程。常见的变革管理框架也能为确定和实施新流程提供非常实用的指导。 卢因变革管理模型 是一个分为三步的实践过程，这个过程旨在帮助员工为变革做好准备，执行变革，并将变革整合到组织结构中。在本实践中，我们将使用该模型的第一阶段来评估现有的流程。 卢因模型的第一阶段：解冻 在第一阶段，团队或组织必须打破现有的流程惯例（即“解冻”），从而为即将到来的变革做好准备。在下面列出一个计划，以收集员工对当前流程的意见。 接下来，与您的团队分享您在本工作手册第 1 步中提出的假设，并收集他们对这一假设的看法和反馈。在下面记录员工的反馈。包括员工分享的、您在创建假设的过程中可能遗漏的任何想法或信息。 3. 保持经常沟通 麦肯锡的研究显示，为了确保组织变革的成功，需要与从高级管理层到一线员工的所有层级进行持续沟通。就变革的原因和方式创造公开对话的机会，有助于员工理解为了实现转型而必须经历的轻微不适，以及这种转变最终可能带来的积极成果。应致力于通过多种形式频繁且持续地进行沟通，以确保团队在变革过程中能够随时掌握相关信息。 您将使用哪些不同的渠道与员工就变革进行沟通？这可能包括一对一沟通、团队会议、电子邮件通知，以及公司内部通讯平台。 变革并非总是一蹴而就的。如果变革涉及保密阶段或层级，那么就要尽可能地分享那些可以透露的信息。您将如何与您的团队沟通多阶段的变革？当您不能分享具体细节时，您将如何保持透明度和真实性？ 定期收集反馈 将反馈融入日常工作时，其效果最好。在变革时期，让您的团队有机会分享他们的反馈意见是不可或缺的。这不仅可以提升员工参与度和士气，还能让您在潜在问题演变成更大难题之前及时发现它们。 在整个变革过程中，何时以及如何向团队征求反馈意见？可以考虑在团队会议中公开征集反馈，在一对一沟通中坦诚交流，或者允许通过数字平台提供匿名反馈。 您将如何处理收到的反馈？创建一项制度，用于收集并处理从团队成员那里获得的反馈，以便您能将反复出现的主题或问题反馈给您的经理、公司领导层或其他团队，从而让他们能够帮助解决您发现的问题。 让团队做好准备，满怀信心地应对任何变革 麦肯锡的数据显示，超过 70% 的变革管理工作都以失败告终。然而，失败的主要原因其实都在我们的可控范围内，包括员工参与度低、缺乏管理层的支持以及团队协作不力。您在本工作手册中所练习的技能将有助于您的团队更好地适应和接受变革，并确保转型计划取得成功。当员工全心投入到变革时，变革才更可能成功落地。 本着同理心进行领导 让我们正视这一点：整个员工队伍的压力水平都在不断增加，这往往是因为我们的个人生活和职业生活之间缺乏明确的分界线造成的，而这在过去几年确实造成了一些真正的挑战。优秀的管理者不会忽视团队成员的个人生活，而是会积极倾听并深入了解员工的个人感受。 管理者的同理心能力与其团队对他们的看法之间存在着真正的联系。研究公司DDI 的一项研究表明，同理心是推动管理者整体绩效的最重要因素之一。Catalyst 的一项研究证实，当领导者更有同理心时，会带来诸多益处，包括更高的创新能力和员工参与度、更好的工作与生活的平衡、更高的留任率以及对包容性有更高的认知。但 DDI 的研究还发现，只有 40% 的企业领导者表现出了强大或娴熟的同理心技能。 幸运的是，同理心是一种可以培养的技能。请用好这本工作手册，采取切实可行的措施，努力成为一名更有同理心的管理者，并加强与员工之间的关系。 提升领导者同理心的四步法 虽然提升同理心的方法不胜枚举，但我们将其归纳为特别有效的四个步骤。请通读每个步骤，并花些时间思考提示中的问题，构思您的答案。认真完成这些练习将帮助您认识到以更强的同理心进行领导的时机。 1. 练习自我反省 当您不了解自己的情绪和心理状态时，就很难（甚至可以说是不可能）为团队成员提供支持。因此，定期进行自我反省非常重要。 花点时间从个人和职业两个角度反思一下自己。您现在的感受如何？您的团队会如何理解这些感受呢？您的个人生活中有哪些方面可能会影响您的心理状态？ 根据您上面所描述的内容，您是否需要额外的支持？列出可以提供支持的人和地点，无论是您的直属经理、其他领导、导师还是同行。或许，即使委派一些工作可能也会让您得到支持。 2. 以听为先 作为一名管理者，每当团队成员向您诉说他们遇到的问题或困难时，您的本能可能是直接找到解决方案。但对于同理心而言，首先应该是倾听，让人们有机会感到自己被对方所倾听。这一步的反思将帮助您在与团队和同事合作时，先专注于倾听，然后再采取行动。 花点时间从个人和职业两个角度反思一下自己。您现在的感受如何？您的团队会如何理解这些感受呢？您的个人生活中有哪些方面可能会影响您的心理状态？ 根据您上面所描述的内容，您是否需要额外的支持？列出可以提供支持的人和地点，无论是您的直属经理、其他领导、导师还是同行。或许，即使委派一些工作可能也会让您得到支持。 3. 使用表达同理心的话语 我们使用的语言会对我们是否本着同理心沟通产生很大的影响。在整个谈话过程中，要适时地确认理解并复述对方的话语。重要的是要确保我们确实理解了人们向我们传递的信息，而不是假设我们理解了，然后匆忙下结论。 同理心话语包括以下句式： •“听起来你（总结对方的感受），因为（原因）。”例如：“听起来你似乎对你的队友感到沮丧，因为你觉得工作量分配不均。”•“当…时（原因），…一定会（某种感受）。”例如：“当我们的团队目标不明确时，你的项目一定会很难推进下去。”•“我能理解（原因）会让你（总结对方的感受）。”例如：“我能理解，同时应付比平时更多的项目会让你感到力不从心。” 您能再想出几个句式吗？请在此处列出。 如果表达同理心的话语没有经常出现在您的谈话中，那么在开始使用它们时，您可能会感到有些尴尬。请在下方列出一位愿意与您进行练习对话的导师、教练或同行，这样可以帮助您克服最初的尴尬。同时，请写下具体的计划，明确您将何时与此人进行练习对话，以及您打算采用哪些方法或策略来提高您的沟通技巧。 关注团队成员的身心健康状况 如果您从来没有和您的团队成员谈论过他们的感受，他们一开始可能并不愿意敞开心扉。但是，如果您把询问团队成员的身心健康状况作为会议的常规环节，他们就会逐渐意识到，他们的身心健康对您来说和项目状态更新一样重要。 在下一次的一对一沟通中，您能说些什么来鼓励团队成员分享他们的身心健康状况？列出一些开场白或问题。反思这些不同方法的效果如何，然后确定您想经常使用哪些方法。 您可能需要重新安排一对一沟通待办事项的优先顺序，以便能腾出时间关注团队成员的身心健康状况。您可以采取哪些措施来确保您的团队成员能有足够的时间畅所欲言？ 富有同理心的管理者更有影响力 同理心不仅仅是领导者“最好应该拥有”的品质。它可能也是团队乃至公司取得成功的关键。除了有助于促进创新、参与度和包容之外，富有同理心的领导者还有助于减少员工倦怠感和降低人员流失率。想象一下，如果公司各级管理者都努力增强自己的同理心，这将会给您的公司带来多大的积极影响。 构建团队文化 员工队伍正在发生巨大变化。在新冠肺炎疫情之后，许多员工正在重新思考什么对他们最重要，而且许多人发现他们的优先考虑事项已经发生了变化。当然，员工仍然希望获得优厚的薪酬、福利和额外津贴，但他们越来越希望得到公司和管理者的重视。无论是面对面还是通过远程方式开展工作，员工们都愈发意识到，他们想要的并不仅仅是与同事之间纯粹的交易型关系，他们还希望在工作中进行更有意义的交流与互动。 即使在相对更好的环境下，构建组织文化和培养员工归属感也是一项颇具挑战性的任务，但这种努力是值得的。积极的公司文化有助于吸引优秀人才，增强员工忠诚度，提升工作满意度，改善工作绩效，并提高员工士气和幸福感。与此同时，管理者们也认识到了在远程或混合办公环境中构建强大的企业文化所面临的特殊挑战。但这并不意味着构建强大的企业文化难以实现——只是在当今的工作环境中，需要有意识地努力，促进员工之间的交流并增强团队凝聚力。本工作手册将帮助您思考一些具体的方法，无论您的员工身处何地，您都可以构建团队文化。 构建团队文化的五步法 构建团队文化，首先要树立文化典范，并建立相应流程，以引导团队成员表现出我们所期望的行为。虽然有很多方法可以实现这一点，但我们已将其精简为五个步骤。请完成以下提示，制定您的行动计划，以在您的公司构建积极的团队文化。 1. 清晰沟通 当谈及构建一种使员工感受到彼此之间紧密联系和积极参与的团队文化时，沟通是不可或缺