征服2025年的尾端支出：成功的新AI工具和策略

新型人工智能驱动工具及成功策略 2025年2月 从混乱到控制：数字化优化的尾部费用管理 内容 03 简介 04 尾部支出管理的重要性 07现代采购设计原则有效尾支管理 09通过技术解锁尾品管理中的价值。 15关键因素，成功实施尾端支出计划。 16结论 引言 采购已经从是一种被动的响应式活动，转变为一种积极的战略活动。 在本报告中，我们探讨了持续的在管理尾端支出方面的挑战，并识别创新策略和技术干预措施，以帮助组织释放未开发的价值。通过解决当前差距并利用新兴解决方案，组织可以推动成本节约、提高合规性并增加运营效率。 将单纯的成本中心转变为推动显著价值的战略职能。尽管组织传统上专注于与战略供应商管理支出，但它们通常忽略了尾部支出——通常是由无采购专业知识的员工进行的低价值、高量交易。然而，有效管理尾部支出为 businesses 提供了利用的机会，以优化成本和提升运营效率。 该报告将回答关于尾部支出管理的核心问题，包括： 当前在尾端支出管理中存在哪些差距或挑战？如何通过重新构想组织结构和流程来优化尾端支出管理？如何利用先进的人工智能和分析转变尾部支出管理？哪些关键成功因素可以帮助通过尾支管理推动价值？ 历史上，采购团队专注于战略支出，这代表了整体采购的大部分份额，但只占交易的一小部分。在当今的挑战性环境中商业环境，特征为供应链中断、通货膨胀和持续的经济不确定性，成本优化已成为首要任务 。组织正在重新思考其对尾端支出管理的策略，意识到更好地管理这一分散的支出可以释放大量节省，降低风险并提高合规性。 尾随支出管理的重要性 尽管尾端支出管理经常在采购领域被讨论，但它很少被付诸实践。由于采购的临时性质、高交易量和有限的可见性而得到优化。尾端支出，可能占交易总量的80%以上。主要是由低价值、一次性或频繁性较低的采购组成，这些采购分散在广泛的供应商之间。尾支出的定义因组织而异。图1展示了采购支出的典型细分。 展示1：理解采购支出 来源：Everest Group (2025) 支出尾端可以分为四个部分：隐藏的尾端、尾端的头部、尾端的中间以及尾端的尾部。隐藏的尾端支出来自现有供应商外的谈判合同之外的采购。通常，员工在不知情的情况下进行这些非合同采购，不了解预先设定的定价。尾端的头部指的是支出尾端的较高价值部分，包括虽然被归类为支出尾端但代表相对较高价值的采购。尾端的中间部分涉及众多 现货购买，通常每年导致数千笔交易，从而导致显著的不必要的成本。尾部包括低价值、高交易量的采购，这些采购的谈判空间极小或没有。 由于尾品采购不属采购职能范围，且分散在各个业务单元、地区和部门，因此它们往往是未经计划的、手工执行的，并由紧迫的业务需求驱动。此外，非首选供应商经常处理这些采购，造成了以下几项组织挑战，包括： 不合规：企业往往会缺乏为备用组件制定采购策略，因为它具有临时的特点。即便存在相关策略，它们通常也存储在共享驱动器中。在预期用户在购买前会咨询它们的情形下。因此，用户通常会绕过流程，与非首选供应商进行交易，从而导致普遍的不遵守规定 价值侵蚀：隔离的采购实践导致类似产品类别使用多个供应商，从而碎片化需求。这阻碍了组织与首选供应商获得批量折扣。与非首选供应商的不利条款，如更高的价格，进一步侵蚀价值并浪费资源。 糟糕的数据质量和可见性：尾端支出采购通过各种手动和数字媒介在多个系统中进行。整合企业资源规划（ERP）平台、采购到支付（S2P）系统和其他采购工具会导致数据孤岛，限制了尾端支出的可见性，并导致分类不准确。 低内部利益相关者满意度：有限的技术支持帮助用户完成购买流程，加上复杂的政策和合规程序，降低了利益相关者的满意度。用户在非战略活动中花费过多时间，从而对生产力产生负面影响。 除了这些挑战，管理直接的尾端支出增加了额外的复杂性。直接的尾端采购必须满足与直接的策略性采购相同的严格标准，需要制造、库存和质量保证团队之间的协作。供应商必须经历严格的资格认证流程，包括质量认证并且政策遵守，并且订单必须与供应商的生产能力相匹配。 一旦选定，供应商必须集成到ERP系统中，需要为长尾项目设置项目主记录和采购记录。这些额外的复杂性导致直接尾端支出被管理与直接战略支出类似，这使得制造地点的员工在采购上花费大量时间，从而将他们从核心运营责任中拉离。 展示2总结了管理尾部支出的挑战，包括额外的直接尾部支出复杂性。 从混乱到控制：数字化优化的尾端支出管理 展示2：尾端支出管理挑战来源：Everest Group (2025) 管理尾端支出所面临的挑战 缺乏适当的知识管理，工作流程中没有嵌入式合规性。 价值侵蚀孤立的采购 限制性的价格谈判 数据质量差和可见性不足不同的采购系统 系统集成挑战数据孤岛 低内部利益相关者满意度繁琐的合规流程，依赖共享驱动器访问政 策。 直接尾端支出中的额外复杂性 严格的准则直接战略采购标准 复杂的订单分配基于供应商生产能力的订单分配 严格的资格要求供应商必须满足质量认证要求 严格的资格审核流程 复杂性将在尾部进口比例较高的组织中进一步加大，这主要是由于税收、海关和关税造成的。 尽管尾端支出管理复杂且具有挑战性，但有效管理的组织可以实现显著的好处，例如： 成本节约：通过在组织中整合需求并与各相关方协商，优选供应商，公司可以获取更优惠的折扣。增加流动资金：谈判结果实现标准化和扩展付款条款有助于释放营运资金。 ––缩短周期时间：标准化的政策，更快的审批，以及简化支付减少交易时间全职等效力每单位产出增加：利用正确的采购渠道并且技术使员工能够专注于战略任务 提高数据质量和报告：实施正确的渠道和技术可以增强对支出的可见性和控制力。 风险降低：巩固供应商基础和消除不合规供应商减轻了财务、声誉和法律风险。 现代采购设计原则，以实现有效的尾端支出管理。 许多组织已经推出了应对尾端支出挑战的举措，例如制定明确政策，提供多种购买渠道，如采购卡和目录，并创建购买台面以提供用户多种选择。尽管这些努力……提供有效的尾端支出管理坚实基础，他们往往不够。企业用户常常由于咨询政策的不便而忘记或绕过政策。 在每次购买前审查他们，导致违规采购。在许多情况下，情况的紧迫性和对正确购买渠道的不明确导致购买者使用不适当的渠道，进一步损害了数据可见性。 为了解决这些差距，领先的机构正在采用基于传统方法并利用创新设计原则的现代尾端支出管理策略，以简化流程、提高合规性和推动成本效率。一些常见的现代干预措施包括： 将合规性嵌入工作流程：组织将政策内嵌并整合合规性到工作流程的每一步，在需要时重新设计流程。例如，他们为超过设定阈值的采购建立审批工作流程，并为各种类别维护一个首选的合规供应商名单。通过利用生成式人工智能和智能虚拟助手（IVAs），企业可以引导用户做出合规的采购决策。 分析支出：组织强调强大的数据管理，以整合、清洗和准备支出数据以进行分析。这使得他们能够根据频率、采购复杂性和业务关键性等因素对支出进行分析。 利用适当的购买渠道：定制购买渠道确保用户通过正确的途径进行购买。例如，现货购买和P卡都做得很好。适用于办公用品、零食、食品和IT周边消费品的消费产品。 目录对于维护、修理和运营（MRO）物品、清洁用品和办公设备非常适用，而采购台则是获取专业服务，如咨询、法律和合规服务的理想选择。 除了传统渠道，组织机构正越来越多地采用更易于使用、提高支出可见性和提升用户体验的现代采购渠道。最常采用的两种现代采购渠道是B2B市场和B2B支出聚合模型，它们提供了对尾端支出的更多灵活性和控制力。 B2B市场平台 B2B电商平台是一种旨在通过为商业用户提供类似亚马逊的体验来简化采购的电子商务平台。这些平台将买家与多个供应商连接起来，提供广泛的产品和供应商选项。它们提供详细的供应商信息，包括合规数据和用户评分，以帮助用户做出明智的决定。凭借直观的搜索、选择和订购功能，用户可以轻松地浏览平台。B2B电商平台管理整个采购过程，确保购买细节的透明度和可见性。它们还与现有的采购软件无缝集成，促进支付管理并实现数据传输。此外，它们通过执行通过预先建立的合同来确保合规性。 花费聚合模型 一个支出聚合器将采购活动集中在一个被称为聚合器的单个供应商处，该聚合器负责管理多个供应商的整个采购流程，并作为企业买家的单一联络点，如图3所示。 通过采用此模式，企业可以将管理庞大的供应商基础和交易处理的任务转交给集成商，使用户能够专注于核心运营。组织还可以从成本节约中获益，因为集成商通过利用规模经济和跨多个企业的需求聚合与供应商协商更有利的条款。 通过解锁价值技术在尾部支出管理中的应用 然而，虽然现代组织干预可以改善尾端支出管理，但它们不能完全解决其挑战。技术在简化采购操作、提高数据可见性和提供价值方面发挥着至关重要的作用。ERP和S2P平台构成了企业采购技术堆栈的基础，旨在处理高价值、战略类别的端到端采购。然而，这些系统是为全面流程和复杂的作业流程设计的，以确保合规性，当应用于尾端支出时可能会变得繁琐。尾端支出需要效率最低的行政负担，而不是典型于更大支出类别的详细合规检查。 由于这些限制，企业用户通常会求助于离线方法或替代软件解决方案来采购尾端商品。管理数千笔涉及多个业务单元、地区和供应商的交易变得耗时且劳动密集，涉及多个人工环节。这降低了效率，并导致用户体验不佳。 认识到ERP/S2P平台在处理尾端支出交易中的局限性，领先的组织正在越来越多地采用先进的解决方案。如展示4所示，这些干预措施侧重于改进数据管理、简化工作流程，以及利用技术和新兴解决方案更好地处理尾端支出。 来源：Everest Group (2025) 这些创新补充了现有的企业采购数字化生态系统，并解决了具体差距，使企业能够更有效地管理尾端支出。 数据管理 在尾端支出管理中，最大的挑战之一是缺乏透明度，因为这些采购通常分散在各个部门和系统中，从而复杂了数据整合。实施一个健全的数据管理系统和策略对于有效的尾端支出管理至关重要。数字化手动采购并使用适当的购买渠道确保采购数据的准确性捕获。通过有效地整合系统，组织可以从不同的平台包括ERP和S2P/P2P系统中整合所有采购信息。 协调数据和实施稳健的治理确保高质量数据，解决不一致性的根本原因，并提高可用性。维护良好、高质量的数据允许组织利用先进分析、人工智能和机器学习等新兴技术，提供更深入的见解，并在整个组织中推动优化。企业 高级分析 高级分析可以通过分析大量的尾部支出数据，并提供关于各种组件（例如）的见解，从而显著提升尾部支出管理。供应商、类别、支出性质、贡献支出的业务单元以及合规违规。此分析使组织能够对分散的供应商进行分类和管理，从而改进供应商管理和对采购活动的可见性。 通过促进系统间数据流畅流动，组织可以更深入地了解支出模式和趋势。这有助于揭示通过价格比较、谈判和供应商整合来整合和优化成本的机会。此外，分析支出可以揭示潜在的采购风险，如不合规的供应商、欺诈交易和其他差异，使采购职能能够更有效地降低风险。利用这些分析能力推动数据驱动的决策制定，从而实现成本节省和更高的运营效率。 传统人工智能/机器学习 传统的人工智能/机器学习技术通过提供对支出模式的更深入洞察、增强决策能力和改进预测，为尾端支出管理带来更多价值。AI/ML模型分析历史支出数据以预测未来的预算需求，使决策者能够优先考虑关键支出项目，而不是将资源分散到所有支出中。 此外，供应商推荐引擎利用历史数据和合同信息，根据预定义的标准，如质量、交货时间表、付款条款和财务收益，来建议最佳供应商。这简化了供应商选择流程。在选聘过程的同时降低风险。机器学习算法还可以识别出瓶颈。采购工作流程，提供针对性的改进见解。多模态人工智能可以 分析采购交易、合同和请求，以检测异常情况，如支出异常波动或合同差异。 通过利用这些技术，组织可以提升规划能力、优化供应商管理、简化工作流程以及降低风险，最