商标审计最佳实践：实用指南

商标审计最佳实践： 实用指南 关于Novagraaf 135年多以来，Novagraaf始终致力于帮助世界各地的经典品牌和创新组织提升竞争优势。Novagraaf是欧洲地区业界领先的知识产权咨询集团之一，专门从事商标、专利、外观设计、域名、著作权等知识产权的保护和全球管理。 Novagraaf总部位于荷兰，在全球设有19个办事处，拥有一个由330多名专家组成的强大网络。Novagraaf是Questel集团的一员，我们的独到之处在于，我们能够在客户知识产权的整个生命周期中，提供量身定制的专业法律咨询、高效的事务性服务以及前瞻性的商业洞察。如需了解更多信息，请访问我们的官网www.novagraaf.com 识别知识产权（IP）权利项并对注册信息进行交叉检查，是为有效维护和强化知识产权组合打好基础的重要一环，对于促进企业发展有着重要作用。 升盈利水平。通过审计知识产权组合，不过，认识到商标是有价值的宝贵资产仅是迈向有效知识产权管理的第一步。困难之处在于量化整个公司知识产权组合的价值，以及如何利用这一价值作为实现增长的跳板。困难的部分原因在于准确评估知识产权价值极为复杂。毕竟，如果您无法计算从该资产可以获得的经济价值，又怎能说服公司其他部门的同事在他们的业务或产品战略中优先考虑知识产权呢？捕捉知识产权价值的难度导致许多企业将商标视为只花钱、不挣钱，而非一种可以推动价值和利润增长的资产。启动知识产权审计是助您捕捉这一价值极为重要的第一步。 许多企业仅凭IP资产组合的规模大小来评估其知识产权的健康和价值。然而，如果采用本白皮书所述的检查和平衡措施，您的知识产权价值将会大幅提升。全面的商标审计不仅有助于巩固和增强企业的业务运营，还可提您可以节省成本、强化权利项，以及更高效地利用您的（商标）资产。 捕捉无形资产价值 知识产权是非常宝贵的资产，因为它能帮助企业创造更高的利润；例如，品牌如果拥有不错的知名度和口碑，企业就能够为品牌产品设定更高的价格。 知识产权资产未能及时续展或更正，则会出现维护逾期的情况。 为何要进行知识产权审计？ 通过知识产权审计，您还能发现可以合并的重复注册，从而节省预算。找出存在的保护缺口同样重要，例如尚未得到适当保护的产品或服务，或缺少地理覆盖面。 在对商标进行（财务）评估或利用之前，您必须确切了解您所拥有的权利项，以及这些权利项是否有效并且可执行。这其中包括评估您的商标是否遵守了法定使用义务，以及所有者详细信息是否为最新数据。 全面彻底的审计还应涵盖与第三方签订的相关合同清单、品牌战略的制定与实施、IP资产的优先级划分（“核心”、“非核心”、不再使用），以及这些不同类别IP资产的相应管理计划。 知识产权组合经常会包含不再有效的资产，如已经停产/停售的产品。出现这种情况可能是因为这些资产是从并购/收购交易中获得，也可能仅仅是因为它们不再符合新的业务发展战略。 需要进行知识产权审计的其他可能原因包括： •购买或出售业务单元（尽职调查）；•制定许可计划；•法律法规出现重大变化；•首次公开募股（IPO）；以及•希望集中或分散所持知识产权资产。 审计中经常发现的一个问题是IP维护逾期。如果业务活动快速变化而知识产权组合未能及时更新，或者重要 进行知识产权审计的十大好处 如何进行知识产权审计：分步说明 识别您所拥有的知识产权并核实数据的准确性，是有效维护和加强知识产权组合以提升盈利水平的重要的第一步。主要好处如下： 按照我们的分步说明进行商标审计，为当前的知识产权组合与未来的业务发展规划提供有力支持。 知识产权审计通过进行以下检查，助您深入洞察自己的商标组合： 1.掌握并控制成本；2.识别不必要的注册项；3.集中管理IP资产/更有效地整合IP组合；4.弥补知识产权的保护缺口；5.纠正注册错误；6.提升/加快决策效率；7.为诸如出售、并购或IPO的尽职调查做好准备；8.最大化知识产权资产价值；9.启动许可项目；10.确保知识产权与业务规划相一致。 •您是否真正拥有您认为拥有的IP资产；•您是否在为不再需要的资产支付费用；•您的重要IP资产是否得到了准确保护；•是否存在可能使您处于不利地位的保护缺口或不一致的注册项。 此外，知识产权审计还应检查是否遗漏了许可收入，是否违反了许可协议，以及您是否具备应对或采取行动打击侵权行为所需的全部信息。在接下来的几页中，我们将具体解释如何开始以及从何处着手。 为何应该进行知识产权审计 步骤一：审核知识产权组合及其相关数据，确保准确性与完整性 知识产权组合当中，一般都会存在： 不再有效的知识产权资产，例如： 商标组合数据需要准确且最新；否则，您可能会发现您不像自己所认为的那样拥有该IP。投入时间清查、更新和厘清您的知识产权数据，可以节省时间和金钱，因为这能找出记录中可能代价高昂的错误。 •来自已经停产、更名或重新设计的产品；•来自合并或收购交易；•由前任知识产权或研发负责人获得。 但是，不同公司在维护其知识产权和知识产权记录方面的投入力度会有很大差异。如果贵公司一直遵循最佳实践，无论作为常规任务还是为了收购或出售，您的知识产权组合应该都处于一个良好的状态。但是，如果这些IP未能及时更新，那么它们在有效性和可执行性方面就会面临风险。 会导致公司处于不利状况的各种疏忽，如： •知识产权的获取未能跟上业务活动的步伐；•核心IP资产孤立/不受监控；•IP资产不是最新或有错误。 可以合并以节省预算的重复的注册项。 审计、更新和维护知识产权组合不是一件简单的工作，而且需要考虑并满足方方面面的所有条件。 幸运的是，公司可以通过采取一些步骤，尽可能顺利地进行审计，同时最大程度地减少对资源的影响。 知识产权审计可以起到哪些作用？ 知识产权审计能够解答诸多关键问题，如： •您是否真正拥有您认为拥有的IP？•您是否仍在为不再需要的IP支付维持费？•您的核心IP是否得到了恰当的保护、维持和执行？•是否存在可能会让您处于不利地位的保护缺口？•记录中是否存在可能削弱您权利有效性的缺陷？•您是否错失了知识产权许可费？或者，您是否违反了获得许可的条款？•如果您需要对他人的侵权行为或者他人对您提出的侵权诉讼做出反应，您是否拥有立即可用的信息？•您的IP组合是否反映了公司当前的业务现状和未来的业务规划？ 为此，适当的准备是必要的，包括回答以下问题： •IP资产注册在哪个或哪些实体的名下？•IP资产目前的状态是什么？•这些IP是否仍然有效？•是否有某些IP资产已经对外许可或者从外部获得了许可？•许可或其他权益是否已经完成注册？•注册的IP资产是否与公司实际使用的IP相一致？•是否存在未注册的IP资产？ 回答这些问题有助于确保审计工作的高效规划与管理。 •根据品牌/产品战略和未来规划，确定知识产权项（如“核心”与“非核心”资产）及市场（国家/地区与商品/服务）的优先级。 步骤二：审核知识产权组合以评估投资回报率和效率 知识产权审计的下一步应该是评估知识产权组合的价值；评估过程中，需考虑扩大和维护知识产权所涉及的成本。原则上，对于不再使用且未来也不打算使用的商标，无需进行续展。发现并弥补保护上的漏洞——例如，对业务非常重要但尚未注册的商标——不仅可以节省成本，还可以提升知识产权组合的价值。 •审核许可/费率协议以确保知识产权项得到正确执行并获得相应收入； •识别是否有机会将知识产权组合集中到一家IP服务提供商来节约成本。 步骤三：规划定期进行知识产权检查的时间表 企业和机构需要定期对知识产权组合进行检查，而开展知识产权审计则是这个环节当中的第一项任务。定期进行审计（理想情况下至少每六个月一次），可以确保知识产权组合继续支持您的业务并与之共同发展，发挥增值作用。 这部分审计工作的行动要点包括： •审核并在需要时更新您的知识产权战略，确保其符合业务上的战略目标（更多相关说明，请参阅我们的白皮书《商标管理最佳实践：实用指南》），并将此战略应用于您的知识产权组合。 定期审计还能在将来节省更多费用，例如： •重复的注册项可以任其失效； 品牌背后的“品牌”战略，以及品牌的层次结构——或愿景——同样是决定知识产权组合理想构成的关键因素。了解这些因素还能帮助您决定何时应为新产品启动命名和商标注册流程，或者何时该产品应在现有商标下进行市场推广。在后一种情形下，无需重新创造一个新品牌，但可能需要为新产品所属的商品分类提交新的商标申请。 •可以出售或许可那些不再具有较高重要性的知识产权项；以及•实现知识产权的集中管理。 我们的经验表明，这最后一步对于确保知识产权专业人士迅速高效的行动能力同样至关重要。如需了解有关这一主题的更多信息，请参阅我们的文章《打造现代化商标部门》。 步骤四：准备迎接未来的挑战 实践证明，如果没有明确的新产品命名策略和标准，知识产权组合的成本效益会降低，且不能为业务提供应有的支持。 与妥善管理知识产权组合同等重要的是，预测和评估未来将会变得重要的IP资产和领域。如果来年需要削减开支却不知从何入手，那么审计就是一个绝佳的机会，可以借此制定基于风险的维护/淘汰策略，以推动知识产权的创造和（专利）年费的支付。 Novagraaf如何提供助力 135+ 330+知识产权专家 Novagraaf成立于1888年，135年余来一直致力于为全球客户提供知识产权解决方案。 Novagraaf定期开展知识产权审计，协助企业评估其IP资产的效率，填补保护缺口，发现节约成本的机会。同样重要的是，我们与客户紧密合作，协助他们清查和优化知识产权组合，制定命名策略，确定和实施有效的品牌架构。 12,000+全球客户 Novagraaf于2021年9月加入全球知识产权服务提供商Questel，成为Questel集团的一员。 100万+管理的知识产权资产 如需了解我们如何为贵司提供支持，请立即联系我们。 欢迎订阅我们的知识产权每月通讯Perspectives，随时了解知识产权行业重要发展、法律法规、网络研讨会和各项活动的最新资讯。