远程办公时代的关键行动 ： 州和地方政府如何适应

研究简介 执行摘要 州长针对冠状病毒大流行的居家命令导致许多州和地方政府机构几乎在一夜之间从主要的亲自运营转移到远程工作。这意味着IT经理必须确保员工拥有协作和虚拟工作所需的技术，并可以访问数据和应用程序。 这对于诸如财务和人力资源（HR）之类的关键管理业务尤其重要，这些活动传统上是在现场进行的。现在，经过几个月的事后观察，官员们能够评估他们的准备程度。支持这些基本操作-以及他们需要做些什么来填补经验暴露的空白。 GovLoop与Workday合作，Workday是一家面向财务和人力资源的基于云的企业资源规划(ERP)系统提供商，调查了91个联邦、州和地方政府工作人员关于他们的大流行准备。大多数受访者来自州和地方政府。 在这份报告中，我们看看调查结果，以及机构在IT工作中的支持程度，他们如何从现有的运营计划连续性(COOP)中汲取灵感，以及他们现在计划如何编辑这些计划，以及他们如何在这个新常态中获得并保持弹性。 通过数字 540亿美元2020财年州和地方所得税和营业税收入预测 *请注意，在某些图表中，由于四舍五入，数字加起来不等于100。 $5000亿 根据历史模式预测各州的收入损失 $150亿 作为冠状病毒援助、救济和经济安全(CARES)法案的一部分，为州和地方政府提供COVID-19救济基金 解决远程办公 在大流行期间，在各级政府中，远程工作人员的数量激增。总务管理局从50%上升到多数 81%的受访者表示，在面临挑战的机构中，修复它们是优先事项，但其中之一。只有24%的人表示它在列表的顶部（见图3）。 远程办公，但许多州和地方政府工人 在纽约首例确诊的冠状病毒病例两周后，33000名城市员工仍然使用共享的手持扫描仪打卡，这证明了这一点。 但27%的调查受访者表示，他们是全职工作场所（见图1）。这可能部分解释了为什么只有6%的受访者表示，他们在保持管理职能方面存在重大问题 例如企业计划和财务不间断运行（见图2）。一半的受访者表示 政府规划部门的RayElwell说：“当你看到政府的所作所为时，一切都与人有关-雇用人，付钱给人，与供应商互动。” 企业规划和财务等管理职能继续不间断，30%的人表示运营仍在继续，但存在一些问题。 和分析领导在工作日。“。所以，大流行已经提出了相当大的挑战。但是我们看到的是，以前认为必须在集中地点完成的事情实际上可以完成 远程。现代技术系统可以提供如此多的权力。一旦你消除了流程的物理要求——比如邮寄或将发票交给应付帐款，例如——它打开了远程完成工作的可能性。” 56％的受访者表示，超过75％的劳动力管理和财务能力可以在远程环境中运行，而18％的受访者表示约一半至75％的人可以远程运行，14％的受访者表示约四分之一至一半的人可以远程工作 （见图4）。这表明机构在这些领域面临挑战。 “这真的成了一场斗争，因为没有一个可以完成工作的集中地点，”埃尔威尔说。 准备枢轴？ 随着机构关闭实体办公室，将业务转移到网上的准备程度从完全没有准备到相当充分的准备。 在表示他们转向远程工作的受访者中，68％的人表示他们获得了相同水平的支持和服务-例如接收工资，处理订单和按时向供应商付款- 具体来说，8％的受访者表示他们没有做好准备，17％的受访者表示没有做好准备，73％的受访者表示他们有些准备（见图5）。 他们在办公室做(见图6)。19%的人说他们有一些问题，12%的人说他们没有问题获得同样水平的支持说一些主要问题是围绕远程工作和访问。 您收到的支持和服务与您在办公室相同的水平（如收到付款，处理订单和及时向供应商付款，能够访问和更改个人信息等）？ “说他们没有准备的受访者比我想象的要多一点，如果你加上那些回答他们有些准备的人(39%)，你可以看到确实有很多工作要做，以确保未来的业务连续性。Elwell说。 例如，一位受访者写道，他们的加载时间较慢，并且与服务器的连接丢失，并且很难通过电话与其他部门联系。其他人则指出，由于需要未扫描到共享驱动器的物理签名和纸质声明而受阻。 但是，表示自己做好充分准备的受访者数量（34％）也比预期的要高。他说：“好消息是，我们有很多很好的例子，说明哪些有效，哪些无效，可以帮助指导组织做好更多准备。” “当我远程工作时，我使用自己的设备，”一位受访者写道。“[我]无法访问我们的软件或城市单元。” 为了支持传统上集中在政府大楼中的财务和人力资源职能，出现了几个主要挑战：确保远程工作人员可以访问互联网，他们可以在家中使用个人或工作发布的设备，以及他们可以安全地访问政府系统。 在应对大流行几个月后，一些机构仍需要人力资源和财务人员向办公室报告以签署文件或发布采购订单。Elwell说，这将不得不改变。 “许多政府经历了一个发现过程，他们开始意识到有多少业务流程需要在一个集中的位置进行物理存在，例如打印支票，签署文档或访问文件，” Elwell说。他们不得不问一些重要的问题，比如“我们如何支付邮寄给我们的发票？”和“当市政厅关闭时，供应商如何提交竞争性采购的投标？”。 例如，人力资源部门发现求职者不必填写纸质申请表；他们可以在网上完成。事实上，机构可以招聘、面试、雇佣和雇佣新员工，而根本没有任何身体上的互动——这在以前似乎是不可能的。但是冠状病毒已经证明，其中一些互动不仅是可能的，而且可能是成功的。 是在内部进行的，需要六个人运行，从现在起，当我们能够回去工作时，您将获得8或10周的报酬。“那是不可能的。” 考虑到技术能力，这也是不必要的。Elwell说，例如，想要获得报酬的员工必须转向直接存款。为此，机构必须投资于现代技术，因为其中许多用于人力资源，绩效管理和招聘的已有数十年历史的IT系统不支持远程工作。 “政府不能只是关闭以尝试等待，”正如一些企业被迫这样做，Elwell说。``他们必须支付员工的工资。他们必须支付供应商的工资。他们不能只是说，'因为我们的工资流程 对COOP的新回应 这场大流行明确表明了对现代技术和远程访问应用程序和数据的需求，但有了这些知识，机构领导人将如何回应，以及IT商店如何能够有弹性地适应今天的情况? 互联网连接，增加了远程工作的突发事件，并将所有财务和审计功能过渡到在线处理。 他们可以适应的一种方法是更新其灾难恢复和运营计划的连续性。传统上，这些关注的重点是如何后台运营因为人力资源和财务将在两种情况下发挥作用：自然灾害或对物理基础设施的威胁，例如计算机室倒塌。 “大多数COOP都没有完全预料到，如果每个人都必须在家工作，几乎没有人与人互动，会发生什么。许多计划都是围绕能够启动紧急运营中心而制定的，至少采购，会计和工资单人员可以一起工作。” “此事件的规则有所不同。”这导致一些机构重新考虑其COOP。约8％的受访者表示，自大流行爆发以来，他们的计划发生了巨大变化，45％的受访者表示他们的计划发生了一些变化（见图7）。受访者的一些积极反馈包括机构提供的支持 一位受访者写道：“有一段时间，他们让我们在交替的吊舱中工作-一个吊舱在办公室，而另一个吊舱则远程工作。”“我认为，这对于维护基本服务非常谨慎。现在，如果我们中的一个人暴露在外，基本服务将不会受到损害。” 尽管在这些前所未有的时代发生了一切，但大多数受访者表示他们的机构的运营相当有弹性。在1到5的范围内，5个非常有弹性，超过35%的人将他们的机构评为4。几乎35%的人选择了3个，略超过四分之一的人选择了5个（见图8）。 他们并不寻求本地解决方案，”Elwell说。在大流行期间，在远程工作方面最成功的机构拥有云而不是本地应用程序。 •机构还需要投资云服务，例如软件即服务和平台即服务解决方案，使员工能够专注于关键任务技术，而不是维护过时的系统。 Figure 8: Many government leaders now talking aboutthe need to make agency operations more resistant,that is, capability of maintain in the event of anotherdisruptive event. On a scale of 1 - 5, how resistant areyour agency ’ s operations? (5 = very restresilable, •更重要的是,将灾难恢复和COOP操作外包给云提供商比自己处理它们的成本更低，更不用说许多机构说他们无法匹配云供应商可以提供的系统访问，Elwell说。 •最后，他们需要实施移动技术允许员工轻敲手指就能处理任务。“可以在移动设备上请求休假、提交时间或查看您的日程安排……这就是技术可以真正稳定并使组织更有效的地方，”他说。 所有这些都大大有助于提高人力资源和财务职能的弹性。“我们着眼于弹性 作为标准操作程序，”Elwell说，“组织开始越来越依赖基于云的系统中的自动化和工作流程来取代他们的手动流程。” 在书面评论中，受访者表示，更好地访问数据和互联网连接，特别是在农村地区，将有助于使其机构更具弹性。 “由于这些连接，儿童和员工无法在家工作和上学。问题，”一位受访者写道。“我们需要监管，要求每个互联网和通信服务都能确保家庭联网。” 但显然还有改进的余地。 “不幸的是，这可能不是一次性事件，”埃尔威尔说。``每个组织都需要有一个永久性的解决方案，因为这样的事情可能会再次发生。我们不知道何时或多久发生一次，但这是政府必须认真对待的事情。它肯定会在优先事项清单上增加他们需要做的事情，以实现更有效的COOP。” 另一位建议在远程进行所有活动，以在远程进行之前确定痛点，另一位建议指出公平问题，建议机构投资笔记本电脑而不是台式机，这将在紧要关头提供更多的移动性。 “这不仅与危机管理有关。这与我们每天的做事方式有关，”埃尔威尔说。“我们只是不能回到以前的运作方式。” 这种情况表明，远程工作是必要的，机构必须解决他们遇到的基础设施问题，例如虚拟专用网络许可证太少，以便更好地做好准备。为了帮助机构入门，Elwell提供了四个最佳实践： •五年前，谈论云在财务和人力资源办公室几乎闻所未闻，但今天，这些对话更加普遍。“现在，云技术已在政府行业中得到越来越多的接受，我们看到组织正在完全转向云。 工作日如何提供帮助 Workday通过提供业务连续性，劳动力管理，合规性和透明度来支持公共部门，这些都是机构在任何时候，尤其是在紧急情况下的关键要素。该公司通过评估机构的运营方式以及如何改进来帮助机构的弹性。 Elwell说，传统的ERP解决方案上线的日子很棒，但是随着情况的变化，它们的管理变得更加困难，并且在某些时候，昂贵的升级变得必要。SaaS解决方案如Workday确保系统得到不断的技术和功能升级，这样他们就不会落后。 此外，Workday从人力资源，财务，工资和招聘系统中获取数据，并从中提供洞察力，这对政府组织来说是真正的价值和好处。 “在做出决策时提供信息，提供分析和提供见解真的很关键，特别是在我们正在研究组织在这个不断变化的世界中变得更强大所需要的东西时，”Elwell说。 Conclusion 可以肯定的是，冠状病毒已经以各种可能的方式测试了社会。从经验中出现的一个积极发展是它对IT的关注。 政府无缝提供服务的能力从未如此重要，我们的调查结果显示，公务员加紧确保关键管理业务保持不变。 调查还显示了改进的空间。例如，政府领导人必须研究COOP和灾难恢复计划如何解决长期流离失所的问题-这是传统技术根本无法支持的。 现在和将来快速支持远程工作人员的一种方法是实施云服务。它提供了政府机构快速转移运营所需的灵活性和可扩展性。此外，它还促进了工作人员从任何地方访问应用程序和网络的能力。对于人力资源和财务部门来说，用数字文档和电子签名取代纸质流程不仅在关键时刻，而且在所有时间都为现代运营奠定了基础。 关于工作日 关于GovLoop