2023智能会议技术白皮书

2023智慧会议技术白皮书 2022年12月27日 目录 01智慧会议行业发展背景及现状 1.1发展智慧会议的必要性 1 1.1.1.国家政策1 1.1.2.社会发展趋势2 1.2智慧会议国内外发展现状 1.1.3.企业自身发展3 3 1.2.1.智慧会议国内发展现状3 1.2.2.智慧会议国内发展现状4 1.3智慧会议的内涵 4 1.3.1.智慧会议的基本定义4 1.3.2.智慧会议的内涵5 02智慧会议发展历程及典型应用 2.1传统会议时代 8 2.2投影会议时代 8 2.3数字会议时代 8 2.4智慧会议时代 8 03智慧会议标准全流程 3.1智慧会议设计原则 9 3.1.1.模块化原则9 3.1.2.分布式架构原则9 3.1.3.稳定性原则9 3.1.4.简易性原则9 3.1.5.安全性原则10 3.1.6.易部署原则10 3.1.7.先进性原则10 3.2智慧会议系统架构 10 3.2.1.系统概述 3.2.2.系统架构 10 11 3.3智慧会议建设需求 12 3.3.1.会前预约需求12 3.3.2.会中协作需求15 3.3.3.会后清理需求18 3.4运营管理需求 20 3.4.1.管理系统 3.4.2.数据安全 20 22 04智慧会议室建议标准 4.1智慧会议室系统组成 23 4.1.1.交互显示系统23 4.1.2.视频会议系统27 4.1.3.会议音频系统34 4.1.4.建声和装修41 4.1.5.灯光系统43 4.1.6.集成服务平台47 4.2智慧会议室建设建议 59 4.2.1.标准会议室场景59 4.2.2.视频会议室场景61 4.2.3.接见厅场景63 4.2.4.会议厅场景65 4.2.5.培训厅场景67 4.2.6.个人办公场景69 4.2.7.开放空间场景71 05会议办公行业未来发展 5.1智慧会议行业百家争鸣 73 5.1.1.三大利好加速行业发展73 5.1.2.百家争鸣，共筑智慧会议生态74 5.2智慧会议的挑战与机遇74 5.2.1.机遇与挑战75 5.2.2.未来智能会议室趋势75 06附录 6.1规范性引用文件 76 01智慧会议行业发展背景及现状 发展智慧会议的必要性 1.1 1.1.1.国家政策 企业数字化转型是近年来国家层面大力推进发展的重要方向。目前，数字化转型成长最快的领域包含以下四个方面：一是借助视频会议、协同办公、财务系统、人事系统等优化管理体系；二是通过企业资源计划系统（ERP)、流程自动化、智慧供应链、智能制造、线上平台、在线客服、自动化流程等手段提升运作流程效率；三是使用物联网设备、数字化产品、一站式服务来达到产品／服务的创新；四是加强推广直播带货、电子商务、精准营销、数字渠道等方式创造新的营销模式。智慧会议是企业管理运营体系中的重要环节，也是企业数字化转型的重要组成部分。 国家层面针对企业数字化转型，不断出台政策，从国有企业逐渐向中小企业覆盖。2020年8月，国资委发布《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》，系统明确国有企业数字化转型的基础、方向、重点和举措，引导国有企业数字经济时代准确识变、科学应变、主动求变，加快提升传统动能、培育发展新动能。2021年，我国发布《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》，将“加快数字化发展，建设数字中国”单独成篇，提出以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革，在顶层设计中明确数字化转型的战略定位。 “迎接数字时代，激活数据要素潜能，推进网络强国建设，加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”。最近工业和信息化部和财政部两部门发布《关于开展财政支持中小企业数字化转型试点工作的通知》（工信厅联企业〔2022〕22号），公布了中小企业数字化转型新政，明确了工作目标和方向。 2022年10月25日，党的二十大报告全文发布。对于未来五年的发展，二十大报告做了全面部署。二十大报告提出建设数字中国，加快发展数字经济，促进数字经济和实体经济深度融合，打造具有国际竞争力的数字产业集群。坚持把发展经济的着力点放在实体经济上，推进新型工业化，加快建设制造强国、质量强国、航天强国、交通强国、网络强国、数字中国。企业数字化全面推动实体经济向前发展，是实现下一个五年计划的坚实保障。 1.1.2.社会发展趋势 2020年以来，新冠疫情全球爆发，大量的企业员工被封控在家，无法到办公室开展工作，居家办公、线上办公、远程办公成为了日常工作的刚性需求，混合办公成为全球企业办公新趋势。2022年8月份，普华永道发布《2022全球职场调研中国内地报告》（下称报告）。报告指出，人们对于远程和混合型工作方式的需求呈现扩大趋势。报告显示，64%的中国内地员工有远程办公的自由，95%的中国内地员工和88%的全球员工更希望可以采用远程办公和混合式办公的方式。 会议作为办公协同中的最终要的环节，发展智慧会议，适应未来混合办公场景的趋势，构建一个有利于员工发展和增强员工关系的沟通协作方式，将成为企业未来成长的新动能。 1.1.3.企业自身发展 企业在发展过程中要面临不断加剧的行业市场竞争，表面上是业务之间的竞争，核心还是企业运营效率的竞争。企业本身就是一个通过不断沟通、协作和决策来创造价值的组织，沟通协作决策的效率决定来企业运营的效率，而沟通协作决策的重要场景就是会议。企业服务公司Dialpad公布的调查报告显示，83.13%来自各行业的受访者每周要花至多三分之一时间开会。企业的会议的效率将直接影响到运营效率，关乎企业生死存亡。 经济全球化的发展，促使客户资源全球化，交流全球化。企业对外交流需求越来旺盛。据同程商旅发布的《中国商旅管理行业研究报告2021》统计：商旅成本约占企业总支出的10%~20%，是企业第二大可控成本。300-500人的企业，每年差旅费用在50-100万元；501-1000人的企业，每年差旅费用在100-500万元；1000人以上的企业，每年差旅费用则在500万元以上。企业需要通过发展建立全新的客户沟通工具和方式，实现控费降本，同时提升自身的企业形象。 综上所述，从国家政策、社会发展趋势、企业自身发展来看，智慧会议不单单是企业为了内部升级而必须践行的战略，更是长期生存的必经考验。换言之，企业寻求会议智慧化升级，为了现在，更为了未来。 智慧会议国内外发展现状 1.2 智慧会议依托于音视频会议系统，结合交互会议平板、投影仪、视频硬件、液晶电视、桌面Pad、无线投屏器、电子会议门牌、电子桌牌、投票器等交互、电子显示、通讯等硬件设备，实现对办公概念的拓展。2021年全球视频会议规模达到111亿美元，中国视频会议市场规模达到约9.7亿美元，市场规模较2020年同比增长2.9%，处于快速发展的阶段。智慧会议整体的发展呈现以下状态： 从本地走向云端。随着物联网、云计算、大数据等技术的发展，智慧会议的服务逐步从本地端走向云端。以视频会议为例，2021年，中国市场云会议总体规模达到14.8亿人民币，占比达到23.6%，预计2026年达到35%以上。海外云会议的占比高，达到85%以上。截止2022年10月，腾讯会议在中国的用户已经突破3亿。海外的Teams、Zoom、webex等云会议软件也已经成为企业会议的必不可少应用工具。云会议给大家带来了更高效、更便捷、更经济的视频会议体验。 1,800 1,600 1,500 单位：百万美元 1,200 1,000 800 600 400 200 0 中国视频会议市场预测，2022-2026 20222023202420252026 硬件视频会议云会议 服务从单一会议室场景走向混合场景。混合办公通过结合多种元素，例如现代通信（包括Internet和手机网络）、个人和会议设备（如电脑、移动设备、扬声器和相机）以及将所有这些元素整合在一起的应用（如微软Teams、思科Webex、Zoom、腾讯会议），使身处不同位置的人们能够随时交流和协作。随着全球疫情的爆发，会 议办公打破了空间的界限，走向了各种可能场景（居家、咖啡厅、差旅过程中）。同时会议终端，也有原来的视频会议专用终端扩展到了移动端。 智慧会议的内涵 1.3 1.3.1.智慧会议的基本定义 基于前期的大量调研和会议部署实践的沉淀，我们对智慧会议做如下定义： 智慧会议，是运用物联网技术、云计算、人工智能、智能感知、无线通信等数字化技术，连接以事物为中心的人、空间、设备，完成沟通共识，沉淀数据资产的新理念和新模式。 会议是以事务为中心的，会议全流程会前、会中、会后和会管，都是围绕着事务展开。事务及由其连接的人、空间和设备四个重要元素，组成了会议的主体，彼此之间交互、作用和影响，进而完成共识决策，沉淀数据资产，创造价值。 智慧会议，通过ITC技术和各类数字化应用使会议的主体联系更紧密，会议流程更高效。如，通过会议应用服务和数字化后台，完成人、事务、空间、设备等额连接，打通会议全流程。摄像机、传感器、物联网控制器等物联网设备，深度感知会议空间内的人、事、物、空间的变化，根据会议需求，实时调整会议空间状态；通过摄像机、音视频会议设备和各类会议服务软件，对会议做自动详尽的记录等。 不仅如此，智慧会议，在AI、云计算等数字化技术的赋能下，能做到自我学习、自我成长、自我迭代，能提供主动管理，主动服务。在应对不确定行和突发情况下，具备按需调整的能力，通过柔性化管理，提升风险应对能力，实现会议资源和会议需求平衡，企业会议效率的最大化。 1.3.2.智慧会议的内涵 基于智慧会议的定义，进一步理解其内涵为： 以智能感知和全面联接为基础。通过感知和联接，实时采集人事物设备空间的状态数据和业务数据，通过数字化后台，完成数据分发以及业务融合，已达成实时会议沟通和分析决策。 构建全流程打通、沉浸化沟通、主动服务和智能演进的能力。基于采集的数据和状态，结合数字化应用和服务，完成会前、会中、会后和会管的全会议流程打通；同时对采集数据做智能化处理，传输，编解码显示输出，实现沉浸式的沟通体验；通过对数据分析决策，提供方主动服务；能力逐步沉淀，并不断适应、优化和调整，使会议不断演进和迭代。 基于数据的流转、沉淀，提供智慧化服务，实现高效协同的智慧会议目标 智能感知：是指应用各类传感器、图像音频处理技术上和物联网技术，实时采集会议沟通数据和会议空间状态业务数据。通过智能感知，实现会议过程音视频资料数据实时高清采集处理，会议空间资源可视、状态可视。比如，会前，我们可以实时知道会议室的设备状态情况，根据不同类型的会议，匹配不同的会议室，对设备失效提前预警，避 免因为设备的原因影响会议效率；会中，通过阵列MIC，多机位摄像机，结合AI处理算法，实时采集会议现场的音视频数据，为沉浸式会议体验提供基础。 全面联接：通过多种联接方式，多种协议，完成会议空间的设备和设备互联，设备与管理系统的互联，实现会议空间中人事物及环境的联接，打破数据和业务孤岛，为智能化打下基础。比如会议室传感器，感知到参会人进入会议室，可以快速开启会议室设备，并根据参会人的需求设置不同的状态，如此，实现了物与物，人与物的联接。 全流程打通：是指能完成从会议预约、会议通知、会议签到、会议开启、会中应用、会议结束会议全流程中全部功能实现和打通。 沉浸化沟通：沉浸式沟通就是通过一套完善的视频会议系统和硬件设施，让与会者在视频会议时模拟出真实的会议场景，犹如身临其境的坐在同一个会议室中一样，让人沉浸其中。 主动服务：是指会议系统具有主动告警、自动控制调节和辅助决策等能力。借助AI和大数据决策判断，实现对会议空间空间设备的自动控制、自动调节、主动处置，对人做主动服务。比如，会议室内视频语音设备会在会前1