专业服务行业全面费用管理数字化白皮书

知易：新环境下企业费用管理的新诉求与新内涵 行难：专业服务行业费用管理现状与困境 破局：搭建现代化的费用管理体系 实践：选择基于大量优质客户经验的解决方案 内部：企业费用率提升，需通过技术手段管理财务和费用 A股主板企业整体费用率自2016年以来呈现上升趋势，由20.6%攀升至2020年的26.5%，企业面临费用率居高不下的困境，亟需通过技术手段提升财税管理能力来达到降低费用率的效果。当前影响会计从业人员的信息技术中，财务云仍高居支持率榜首，电子发票次之，同时电子档案较上年支持率提升最多，当前排名第四，这三项技术值得重点关注。 2014年-2020年A股主板企业销售期间费用率平均值，% 2020年影响中国会计从业人员的10大信息技术 外部：企业需建立财税管理数字化能力应对监管要求 当前企业税收环境已经被数字化监管全面笼罩，随着金税四期的到来，监管层对业务监控延展到了“非税”业务，并且实现了与各部委、人民银行等机构的数据打通。 企业的财务治理数字化若无法跟进逐渐严格的监管要求，未来可能无法满足基本经营的合规性。 从关键技术角度来看，电子发票和电子档案政策推动力度加大，电子发票已经处于全国全面铺开的落地阶段，电子档案的建设也受到政策大力支持，规划要求市地级以上国家档案馆全部具备电子档案接收能力，企业需要加快推进发票与档案电子化进程满足政策要求与监管趋势。 企业税收环境已经完全被数字化监管所笼罩 电子专票推广落地势在必行 2019年11月27日，国务院总理李克强主持召开的国务院常务会议明确提出 “明年底前，实现增值税专用发票电子化”。2021年6月24日，国家档案局发布了一则关于“电子发票电子化报销、入账、归档试点工作在全国全面铺开”的通知，这一举措意味着，电子发票的应用推广也将取得关键性进展。 网络硬件和基础软件的统一平台 建立各部委、人民银行以及银行等参与机构之间的通道 税务系统的数据信息在总局和省局集中处理 加快推进档案信息化建设，电子档案逐渐成为主流 企业相关人员手机号、纳税状态、等级注册信息 覆盖税收、各级税务机关和有关部门联网 2021年6月23日中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，规划指出要加快档案资源数字转型。加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。大力推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收，市地级以上国家档案馆全部具备电子档案接收能力，电子档案在档案资源体系中占比明显提升。 “税费”全数据、全业务、全流程的“云化”打通，为智能办税、智慧监管提供条件和基础 征收/行政管理、决策支持和外部信息等系统 费用管理数字化是企业财务管理数字化中的重要诉求 费用管理是企业财务治理的重要模块，导致费用管理问题的主要原因在于企业当前数字化管理能力不足，而在应用费用管理系统时，要解决如财务审核周期长，处理报销慢、分支机构分散、费用难以统一标准化管理等棘手问题均需要通过数字化的手段来应对。 “您认为导致费用管理问题的主要原因是什么？” “贵司开始部署基于云端的费用管理系统时，是为了解决下述哪些问题？”财务审核周期长，处理报销慢 51.0%49.0%41.2%39.2%35.3% 分支机构分散，费用难以统一标准化管理业务发展迅速，需求变动快、变动大现有的费用管理方式不合规费用管理不精细、不透明费用综合治理不高效费用投入产出比不清晰员工报销效率低 没有数字化系统全服务商不具备快速不同软件间数据孤财务审核周期长，程监管费用流转响应需求的能力立，无法统一分析处理报销慢 企业费用管控手段仍在不断进化 第一阶段的费控以报销流程为核心，仅承担了事后报销和审批工具的职能。第二阶段主要以商旅管理为核心，填补了事前控制的空白，同时也加强了报销流程的管理。 当前，费用管理已经进入到了“全面”阶段。围绕不同费用类型、流程机制覆盖全品类的费用；横向扩展覆盖办公采购、租赁物业、日常经营等全场景费用，在前端连接更多消费商，在后端接入会计核算及电子归档， 围绕不同费用类型，包括差旅费、招待费、租赁费、物业服务费、人工社保费、广告费用等，帮助企业做到全品类费用管理。 实现全流程闭环管理。 覆盖部分场景（差旅为主） 通过接入机票、打车、酒店等平台，对接电子发票的供应商，实现员工行程集中预订，因公订单企业支付； 除商旅统一采购场景外，还涵盖了办公采购、租赁管理、工程项目管理、营销活动、费用摊销、费用预提等众多场景，帮助企业建立起费用全生命周期的专业管理体系。 关键词：流程 企业减少发票数量，直击报销业务痛点，从源头上进行费用管理、控制。 通过在线化的费用报销流程，让员工更加便捷的进行报销，节省时间，提高效率。同时企业能够对报销结果进行审批。主要以事后管控为主。 覆盖事前、事中、事后管控的整个流程，费控管理的预算环节精细化、费用发生环节透明化、报销环节合规化，推动财务治理以企业内部各责任部门（或个人）作为会计主体。 面向个人费用报销，集成更多消费商，实现申请-预算-消费-结算-入账-归档全流程管控，同时覆盖采购申请-预算-合同管控-对公支付-入账-归档的对公费用管理流程。 新时代费用管理系统需要新的内涵 基于新环境的全面费用管理系统TEM（Total Expense Management）应满足场景化、体验化、智能化、生态化、行业化、一体化六大要素。 一切费用发生的场景全部覆盖，如商旅报销、办公采购、业务招待、租金物业、门店经营、研发费用、营销会议等 基于丰富的服务商生态，并充分支持链接企业自有合作伙伴，为企业建立便捷、高效的合作伙伴服务平台 基于大量行业实践，围绕不同费用类型、费用场景、管控流程等场景，建立起适配企业所处行业要求的管理方案 企业管控制度软性植入到企业消费场景之中，平衡企业管控与员工体验的对立关系 通过AI技术重塑费用支出的预测、分析、审核、审批等场景，减少企业在低价值工作环节的消耗 支持集团化管理，梳理并建立企业统一规范标准的费用管理体系，并与企业内部系统嵌入融合，构建一体化应用系统 专业服务行业费用管理需求聚焦于预算管理和费用管控 不同行业对于费用管理的侧重点各有不同。根据亿欧智库调研，专业服务行业部署费用管理系统，主要解决的关键问题是预算管理和费用管控两个方面。其中预算管理模块中企业对各项功能的关注较为均衡。在费用管控能力中，则对差旅费用报销和日常费用报销功能较为重视。 “贵司开始部署基于云端的费用管理系统时，是为了解决下述哪些问题？“ “贵司认为预算管理能力中的哪些模块是贵司最需要的？“ “贵司认为费用管控能力中的哪些模块是贵司最需要的？“ 专业服务行业以项目承接为主要业务模式，以人为核心 专业服务是由组织或个人应用某些专业知识和专门知识或者大量的实践经验来为客户或消费者提供某一领域的特殊服务，其知识和科技含量高，由少数专业人士提供。 亿欧智库认为专业服务业可以分为工程设计服务；审计、咨询、税务服务；公共关系、媒体代理服务以及软件和信息技术服务四个大类。 专业服务业的分类 技术、知识和人力资本密集 工程设计服务是一项传统的服务项目，是指对项目、设备、工厂等施工、建设、提供的服务和技术协助业务。 企业的主要资产是员工，极少固定资产。高素质人才是最核心的要素和资源，是核心竞争力的载体。费用支出以员工薪酬为主。 有利于下属人员发挥积极性和创造性的同时管理难度也较大：由于专业服务业均依赖于项目人员的水平和能力，且服务区域遍及全国各地，因此沟通不方便，管理难度较制造业大得多。 由有一定会计专业水平、经考核取得证书的会计师受当事人委托承办有关审计、会计、咨询、税务等方面业务的服务。 审计、咨询、税务服务 各类专业服务基本以项目承接为主要业务模式。通过承接不同的项目，提供专业服务，向客户收取服务费。 指企业组织，通过消费调查、预测、分析，有针对性地对消费者进行消费教育和引导，完善消费服务，从而组织消费、创造消费。 公共关系、媒体代理服务 定制化服务产品是一种量身打造，有需有供的活动，不会出现生产过剩。 相应的也是不可重复的，服务的异质性为产品注入个性化因素。 指利用计算机、通信网络等技术对信息进行生产、收集、处理、加工、存储、运输、检索和利用，并提供信息服务的业务活动。 软件和信息技术服务 技术水平的高低决定了服务质量的优劣，具有高技术的服务增值有助于形成技术壁垒。 行业处于高速发展期，营业收入增速较快 专业技术服务业营业收入保持增长，从2015年的5,828亿元增长至2020年的13,174亿元，几近翻倍。 规模以上高技术服务业、科技服务业和战略性新兴服务业近年来迅猛发展，2015年-2020年营业收入增速分别为12.0%、11.0%和8.6%，增速分别高于全部规模以上服务业营业收入10.4、9.4和7.0个百分点。 2015-2020年中国专业服务业增速，% 2015-2020年中国专业技术服务业营业收入，亿元 全部规模以上服务业营业收入增速 注*：企业列表参照证监会行业类中的专业技术服务业；来源：choice，国家统计局 行业管理费用居高不下，用人费用为主要支出 2015-2020年，专业技术服务业的管理费用占营业收入占比明显高于销售费用，基本稳定在14%。而销售费用占营收占比在7%上下浮动，同样不容小觑。 以专业服务代表企业蓝色光标和汉得信息为例，两家公司2020年的管理费用构成中，职工薪酬和摊销费用占主体。专业服务业项目制的临时性、多项目并行等特点则对职工薪酬的计算及控制提出了新的挑战，需要专业的费用系统进行管理。 2015-2020专业技术服务业销售费用与管理费用占营收占比，% 2020年蓝色光标管理费用构成，百万元 折旧、摊销费人员成本中介机构费办公差旅费房租、物业、水电费服务费业务招待费其他 2020年汉得信息管理费用构成，百万元 销售费用占营业收入占比 管理费用占营业收入占比 注*：企业列表参照证监会行业类中的专业技术服务业；来源：choice，公司财报 职工薪酬位居行业前列，提升人效迫在眉睫 党的十八大以来，党中央、国务院大力实施创新驱动发展战略，出台了一系列政策，有力推动了我国高技术服务业的快速发展。技术服务业就业人数由2015年的411万人增至2019年的434万人，增幅为6%，远高于劳动力数量1.3%的增幅。 统计数据显示，科学研究和技术服务业平均工资在2019年达到了13万元，信息传输、软件和信息技术服务业更是达到了16万元，意味着行业的月平均工资已经超过1万元大关，位居“平均月薪万元行业”之列，远高于城镇单位全体就业职工平均工资，位于“平均工资最高行业”排行榜的第一、二位，提升员工人效迫在眉睫。 2015-2019年技术服务业就业人数，万人 2015-2019年技术服务业员工年平均工资，元 科学研究和技术服务业职工平均工资 城镇单位就业员工平均工资 项目制是行业的主要业务形态，费用过程控制面临困难 专业服务业执行项目的一般流程 项目团队具有临时性：组织结构根据项目的需要进行调整设置。 多项目并行：项目有时并非是一个项目结束再开始第二个项目，可能几个项目并行，项目团队成员可能同时隶属于不同的项目，需要完备的管理系统进行费用的记录及控制。 项目发生场景多样：费用支出比较零散和细碎，需要先进行分类再分派到项目的各个阶段进行统计。 项目各方面的成果衡量依赖于对财务数据的分析：包括项目预算和实际成本支出，如若借用专业的管理工具统计数据，成本管理会更科学、更轻松。 项目获取的盈利具有滞后性：绩效工资理论上与年度考核和整个项目的创利大小挂钩计算，通常以奖金、年终奖形式出现。 而项目获取的盈利具有滞后性，无法完全根据最终的经济效益确定奖金数额。 行业项目制费用管理流程复杂，费用治理需要更高效 专业服务业以项目为核心发展业务，项目管理的目标是用科学、有效的