2026全球活动策划者采购报告

2026全球规划采购报告：引言与执行摘要 活动行业并非停滞不前。今年的数据证明了这一点。 活动行业的发展并非在压力之下，而是因压力而前行。到2026年，策划者将面临不断上涨的成本、持续的场馆人员短缺，以及变化速度快于大多数组织追踪能力的科技格局。今年的研究清晰地表明：那些将结构化流程与合适的工具和场馆合作相匹配的策划者，不仅能够跟上步伐，更能领先一步。 2025年7月，我们与Censuswide合作，对来自北美、拉丁美洲、欧洲、亚洲、澳大利亚以及中东和非洲的1,650名专业活动策划师进行了调查。调查结果涵盖了从策划师发现和评估场地到定义和衡量活动成功的整个采购生命周期。 自2015年以来，《Cvent策划师采购报告》一直记录着策划师、技术与场地之间不断发展的关系。到2026年，这种关系比以往任何时候都更加重要。 关键发现： 活动策划者下调增长预期，将重心转向参与度和价值。 5. RFP工具重新定义了速度、节约和决策。 6.规划者寻求透明度、高效性以及更明显的场馆差异化。 2.规划人员是技术的重度用户，但如果工具跟不上行业需求，他们的挫败感就会加剧。 7. 规划者持续涌向灵活且独一无二的场所。 3.规划者寻求在体验与成本现实之间寻求平衡。 8.在人员配备和服务方面面临挑战时，强大的供应商和场地合作伙伴关系显得至关重要。 4. 规范化的采购流程能提升效率并节约成本。 执行摘要 行业正在加速转型，优先事项也在调整。不断上涨的成本和持续的场馆人员配备挑战并没有减缓规划者的步伐，反而让他们在支出、采购渠道以及哪些场馆关系值得维护方面变得更加精明。 人工智能，问题不在于人工智能是否适合纳入采购流程，而在于拥抱它的人能领先多少。 采用定义明确的采购流程可以提高招标书的有效性 2026年的数据显示，该行业正以快速发展态势拥抱人工智能，不断收紧其采购流程，并将参会者体验置于一切之上。表现优异的策划者未必拥有最大的预算，而是拥有合适的工具、合适的数据，以及一个清晰的战略来运用它们。 流程已不再是可选项，而是竞争优势。百分之六十的规划者会在大部分或全部会议中使用数字RFP工具。在那些遵循既定采购流程的人中，百分之九十七估计可衡量的成本和时间节省是直接的结果。 影响是具体的：35%的策划者表示数字工具能节省与酒店和场地沟通的时间，30%认为比较选项更容易，34%称其使整体流程更高效。42%的人说技术为采购决策提供了更好的数据和 analytics。对于供应商而言，每位承诺采用明确流程的策划者都提高了对一份强有力提案的期望标准。 以下关键发现凸显了本年度研究中最显著的趋势和转变。 随着规划者寻求提高效率，人工智能的采用正在加速。 参会者参与度高于成本压力 预算压力是真实存在的。但它并非最终决定因素。63%的策划者将参会者参与度视为其首要的成功指标，其重要性超过了成本管理，成为衡量活动绩效的关键标准。 目前，四分之三的策划者已将人工智能作为其场地采购流程中积极的一部分，利用它进行搜索、比较和决策，而不仅仅是尝试使用。百分之三十五的人认为，到2026年，人工智能将对会议和活动行业产生重大影响。 采购选择就体现了这一点。近半数（48%）的策划者正积极寻找非酒店场地（餐厅、文化空间、艺术画廊），因为合适的场地能以标准宴会厅无法比拟的方式塑造参会者的体验。自2023年以来，特殊活动场地的采购增长了30多个百分点。对于策划者而言，投资于难忘的场地是一项深思熟虑的赌注，回报体现在体验之中。 采用率日益广泛且迅速加深。百分之三十六的人使用人工智能来创建和优化招标书。百分之四十的人使用它来比较标书。百分之四十一的人使用它来分析参会者数据以改善场地匹配度。有百分之六十的策划人计划增加他们的人工智能使用。 2026 采购规划报告 展望未来 所有六个地区的趋势都指向同一个结论：采购优势属于那些将结构化流程、AI驱动的洞察力以及一个深厚且灵活的场地选项网络相结合的规划者。 规划方与场地之间的关系仍然是最大的机遇所在，也是最需要改进的领域。规划方持续呼吁更高的透明度、更快的RFP（征询建议书）回复以及更个性化的方案。正如一位规划方所说：“酒店往往缺乏个性化服务、及时响应和清晰沟通，这些改进将简化RFP流程和决策。”另一位则从另一方面提供了看法：“我最为满意的是场地工作人员的专业性和及时性，以及他们满足特定活动需求的灵活度。当沟通清晰、方案准备充分时，采购过程也运行得更加顺畅高效。” 那些利用技术更快弥补差距、提出更有力的方案并更好地为其员工做好准备的场馆，将能赢得更多他们所追求的业务。而那些结构化采购、基于数据并选择合适合作伙伴的策划者，将能提供定义其组织的体验。 工具在此。问题在于，你将用它们来构建什么。 我们调查了哪些人 您属于哪个年龄段？ 2025年7月，Cvent与Censuswide合作，对全球1650多名活动策划师进行了调查。 本研究旨在揭示规划者对会议及活动行业的期望，以及他们对2026年采购和招标活动的偏好。涵盖的主题包括成本与预算、采购流程、场地和预订偏好、技术采纳等。受访者来自六个地区：亚洲（15%）、澳大利亚（6%）、欧洲（33%）、中东和非洲（9%）、拉丁美洲（6%）以及北美洲（30%）。 受访者主要为千禧一代（56%），X世代占受访者的27%。他们的经验跨度达20年，其中39%的受访者处于中段职业生涯，拥有6-10年的经验。 2026年，您预计所有线下面对面会议中，大约有多少参会者？ 您经常策划哪些类型的会议和活动？ 接受调查的规划师们来自众多领域，其中25%从事活动、展会和会议管理。这些专业人士策划多种活动，范围从会议（47%）到培训和研讨会（39%）、网络活动（36%）以及VIP活动（33%）。四分之一的受访者预计将在2026年管理26至50场活动；35%的人表示他们将管理11至25场活动。 关键发现1 全球主要发现 活动规模2026年，越来越少规划者预计线下会议会增加，只有70%的人预测增幅 活动策划者下调增长预期，将重心转向参与度和价值。 最高可达20%，而这一比例从2025年Cvent规划者采购报告中的89%有所下降。近五分之一的人预计会议数量将保持不变（19%），另有9%的人预测会减少。 定义成功 自2023年以来，特殊活动场地的采购增长了30多个百分点。由于63%的策划者将参与者参与度视为其首要成功指标，对难忘场地的投资表明，创造有影响力的体验比严格遵守预算更为重要。 全球规划者可能正在调低2026年的增长预期。越来越少的人预测线下会议量将大幅增长，而更多人预见到会议量可能下降。此外，他们正在将其定义的成功指标从总成本（2025年最常引用的KPI）转向参会者参与度（2026年最常引用的KPI）。在做出采购决策时，他们还优先考虑关键参会者的体验要素，如靠近活动区域、便于社交的会场布局以及整合式的餐饮服务。在通常优先考虑的地点、可用性和日期等常规因素之外，成功的定义越来越少依赖于成本管理，而更多取决于参会者参与度。 举办活动时的核心要素：策划者希望靠近体验活动（38%），拥有便于社交的布局（36%），提供餐饮服务（35%），可定制空间（34%），独特的地点（34%），现场工作人员（34%），以及优美的环境（33%）。 2026年，您预计将举办多少次线下异地会议，与2025年您实际举办的线下异地会议次数相比，会是怎样的情况？ 关键要点 活动专业人士应认识到，到2026年，价值将不再主要取决于频率（尽管频率仍然重要），而更多地取决于参会者的体验质量。提供体验式空间、灵活布局、靠近特色活动以及整合服务的场馆将在赢得策划商业务方面获得竞争优势。 北美洲北美活动策划者对活动数量更为悲观，有34%的人表示，2026年的活动数量与2025年相比将 保持不变或减少。与全球趋势类似，参与者的参与度是北美策划者衡量成功的第一指标（32%）。 拉丁美洲 (Lādīngměizhōu)对拉美地区规划者而言，最重要的成功衡量标准是参会者满意度（39%）。关于会议数量预 期，有健康多数（55%）预计增长在11-20%的范围内。 与北美规划者相比，欧洲的活动专业人士更重视参与者互动（37%，高出五个百分点）。他们还预计活动数量增长最少，其中30%的人认为到2026年活动数量将保持不变或减少。 Asia 亚洲的规划者预计将迎来更大的数量增长，74%的受访者提到线下会议将增加高达20%。与北美规划者相比，这是一个增长了8个百分点的增幅。 澳大利亚与亚洲类似，澳大利亚受访的规划者预计2026年将举办更多活动。超过四分之三（79%） 的人表示，线下会议将增长高达20%，比北美高出13个百分点。绝大多数（59%）预计活动数量将增加11%至20%。 中东和非洲 (Zhōngdōng hé Fēizhōu)中东和欧洲地区的规划者也预计明年会更忙，其中77%的人预计会议量会增加。这一比 例比北美高出11个百分点，与亚洲和澳大利亚的预期相符。 关键发现2 您认为人工智能将在2026年对会议和活动行业产生何种影响（如果有）？ 规划师是技术的重度用户，但如果工具跟不上行业需求，他们的挫败感就会加剧。 规划者严重依赖技术进行场地寻找，常常在平台和网站上花费数小时。然而，许多人仍然感到沮丧。三分之二的人意识到数字工具的好处，例如寻找更快、选择更好，但三分之一的人表示技术要么阻碍他们，要么毫无价值。这种不满反映了一个差距：当今的工具尚未提供规划者期望的智能，许多人正迅速采用人工智能以获得更强的决策能力。 您预计将在您的场馆采购流程中增加还是减少使用AI工具的频率？ 您相信技术是帮助还是阻碍您寻找酒店和场地的过程？ 全球主要发现 规划者与技术之间的矛盾关系尽管技术使用广泛，但32%的活动策划者认为技术阻碍了他们的采购流程（20%）或毫无益 处（12%）。在认为技术有价值（66%）的人群中，48%指出能获得更多选择，47%称其缩短了采购时间，44%认为它改善了沟通。Z世代策划者更倾向于认为技术有帮助：72%认为技术有助于采购，15%视其为阻碍，11%持中立态度。这种矛盾情绪可能反映了技术需要做得更多或更高效的需求。大部分（58%）的人花费不超过5小时使用技术来为每个活动进行采购，其中30%的人使用技术的时间为6至10小时。 作为采购工具的AI 三分之四（75%）的活动策划者使用AI工具作为其场地采购流程的一部分，主要目的是搜索和选择场地（43%）、分析与会者数据以更好地匹配场地（41%），以及比较标书（40%）。61%的人预计到2026年，将把AI作为采购工具的使用量增加11%至20%。 人工智能的影响与依赖性 人工智能的重要性正日益增长，84%的活动策划者认为它将继续对会议及活动行业产生中等到重大影响。然而，策划者对于这种影响的具体表现尚不确定：57%的人认为人工智能在采购过程中无法成为更好的助手，或不确定增加的协助具体是什么（43%）。 关键要点 策划者期望高效、沟通和洞察力。对于参会人数50人或更少的项目，51%的策划者期望在1至4天内收到RFP回复；对于参会人数51至100人的项目，49%的策划者也有此期望；而举办101至250人的项目的40%策划者同样期望在此时间范围内收到回复。这些回复还必须个性化：20%的策划者认为场地可以改进其提案的定制化，21%则表示场地最需要改进的是对定制化问题的回答。策划者视技术为关键，其中44%的人表示技术最能帮助他们的是通过改善与场地的沟通，而42%的人则指出使用能改善决策的分析工具是最有帮助的。 澳大利亚 北美洲与全球观点相比，北美活动策划者对技术的价值持怀疑态度。大约 三分之一（29%）的人认为技术阻碍了他们寻找场地的进程，还有13%的人认为技术毫无价值，尽管91%的北美策划者会积极使用技术，每次会议用于寻找资源的时长高达20小时。当分别询问时，78%的人表示他们正在使用人工智能工具进行