建设项目电子档案单套制管理百问百答白皮书

广州锦成信息技术有限公司中国人民大学电子文件管理研究中心 前言 在数字化浪潮席卷全球的背景下，建设项目档案管理正经历从“双套制”向“单套制”的深刻转型。这一转变不仅标志着技术手段的升级，更折射出管理理念、制度规范与行业生态的系统性重构。单套制管理通过仅以电子形式归档原生电子文件，并保存和利用电子档案，实现了从“纸质依赖”到“数字原生”的跨越，为建设项目全生命周期管理注入了高效、绿色、智能的新动能。 回溯发展历程，我国建设项目电子档案管理历经四个阶段：从20 世纪 80 年代末 CAD 技术催生的“萌芽阶段”，到世纪之交国家战略推动下的“分散探索阶段”，再到 2001 年《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）确立建设项目电子档案在国家标准中的“规范发展”，直至 2016 年《国家电子文件管理“十三五”规划》明确单套制改革方向的“深化转型阶段”。这一进程凝聚了政策制定者、理论与技术专家及行业实践者的集体智慧，也伴随着技术兼容性、法律效力认定、系统标准化等重重挑战。 当前，单套制管理已从顶层设计走向实践落地。国家档案局通过《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11 号）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等政策与标准，构建了基础性制度框架；在全国范围内开展建设项目电子文件归档与电子档案管理试点工作，推动业务系统与档案系统协同优化，实现电子文件在线归档、电子档案单套管理，提升档案信息化水平，服务智慧工程建设，验证了管理、流程和技术的可行性，积累了风险防控与制度建设经验，为全面推行电子档案单套管理奠定实践基础。然而，技术适配性、跨部门协同、长期安全保存等痛点仍未完全破解，亟需系统性的方法指引。 本白皮书以“百问百答”形式，直面行业关切的核心问题：从建 设项目电子档案单套制管理发展历程到目前现状及挑战；从建设项目电子档案单套管理的基本框架到这个工作的未来展望。我们立足电子档案管理的基本原则和实践经验，提炼可复用的技术路径与管理模板，旨在为建设单位、档案部门及信息化技术部门提供“问题清单—解决方案—实施步骤”的全景式参考。 《建设项目电子档案单套管理百问百答白皮书》系国家档案局科技项目《建设项目电子档案单套管理策略和主要技术要求研究》（项目编号：2024-R-025）的研究成果。作为先导性研究成果，本白皮书是书籍《建设项目电子档案单套制管理百问百答》正式出版前发布的摘要版本。白皮书聚焦当前单套制转型中最迫切的核心问题（如法律效力保障、跨部门协同机制、格式标准统一等），旨在通过学术论坛传播知识、凝聚共识，也更希望能得到读者的宝贵意见；后续出版的书籍将在此基础上深化内容，系统覆盖政策解读、技术实现、风险管控等全维度内容，形成从“关键破题”到“体系化建构”的完整知识链，为行业提供兼具前瞻性与实操性的书籍。 值此发布之际，谨向参与课题研究的专家学者、提供实践案例的企事业单位，以及推动标准建设的各级机构致以诚挚谢意。让我们携手共进，开启建设项目电子档案单套制管理的新篇章！ 目录 一、总论概述篇........................................................................................................................ 1 1.什么是建设项目电子文件？....................................................................................... 12.什么是建设项目电子档案？....................................................................................... 13.什么是建设项目电子文件单套制归档？................................................................... 14.什么是建设项目电子档案单套制管理？................................................................... 15.建设项目电子档案的构成要素是什么？................................................................... 16.建设项目电子档案的作用是什么？........................................................................... 17.建设项目电子档案的管理目标是什么？................................................................... 28.建设项目电子档案的基本要求是什么？................................................................... 29.建设项目电子档案单套制管理的基本原则是什么？............................................... 210.建设项目“单套制”归档与传统的“双套制”归档有何本质区别？................. 311.在建设项目管理中，采用电子档案相比传统纸质档案能带来哪些实际价值和管理提升？.................................................................................................................................... 412.如何理解建设项目电子文件生命周期理论？......................................................... 413.我国建设项目电子档案现行管理体制是什么？..................................................... 514.电子档案管理体系应该包含哪几个核心组成部分？............................................. 5 二、业务管理篇........................................................................................................................ 6 15.建设项目档案管理的组织架构包括哪些组成部分？............................................. 616.建设单位在开展建设项目电子档案单套制管理前，应具备哪些基础保障条件？617.建设项目电子档案管理中，建设单位的职责是什么？......................................... 618.建设项目电子档案管理中，档案部门的职责是什么？......................................... 619.建设项目电子档案管理中，信息化部门的职责是什么？..................................... 720.建设项目电子档案管理中，参建单位的职责是什么？......................................... 721.建设项目在推行电子档案单套制管理时，应从哪些方面落实资源保障要求？. 722.建设单位在推行电子档案单套制管理时，应建立哪些核心管理制度和技术规范？....... 823.电子档案管理业务工作流程在业务系统、电子档案管理系统、电子档案长期保存系统如何实现？.................................................................................................................... 824.建设项目电子档案单套制管理包含哪些核心业务工作流程？............................. 9 25.电子档案的“形成与收集”阶段包括哪些主要内容？其在电子档案生命周期中的地位如何？............................................................................................................................ 926.建设项目电子档案整理的基本步骤有哪些？......................................................... 927.建设项目中电子档案“件”与“卷”的关系如何界定？................................... 1028.电子档案在提供利用时应遵循哪些安全管理要求？........................................... 1029.在建设项目电子档案单套制管理中，档案部门应如何保障已归档电子档案的不可篡改性与长期可用性？...................................................................................................... 1030.建设项目电子档案统计工作过程包括哪些环节？............................................... 1031.建设单位向档案馆或外部单位移交电子档案应满足哪些基本要求和程序？... 1132.如何对电子文件版本进行控制，避免混乱或覆盖？........................................... 1133.电子文件转化为电子档案的判定标准是什么？................................................... 1134.期满销毁流程在无纸质副本情况下应如何规范执行？....................................... 1235.档案管理人员应在哪些业务工作节点主动介入，以保障流程合规？............... 1236.如何处理电子档案中的非结构化数据和结构化数据？....................................... 1237.在单套制管理模式下，档案人员需具备哪些方面的专业能力？....................... 1238.电子档案的档号在何时、由谁赋予？................................................................... 1339.如何认定建设项目中的电子文件是否合规? ......................................................... 1340.业务系统未嵌入归档管理功能，对电子文件合规认定有何影响? ..................... 13 三、系统技术篇...................................................................................................................... 14 41.业务系统是什么？.............................................................