为什么20%的采购节省消失了以及如何解决

当利润空间狭窄且不确定性较高时，盈利能力比以往任何时候都更加关键，每一分钱都至关重要。 采购肩负着降低成本的任务，花费大量时间和资源来协商合同，承诺节约、运营效率和竞争优势。 然而，经常有这种情况，这些协商节省的金额并未转化为实际数字。根据GEP的内部研究，至少有20%来之不易的节省由于合同遵守不力而损失。 资金泄漏并非仅仅是一个采购问题。它是一项侵蚀利润底线、减缓运营敏捷性、降低股东价值的战略风险，限制了组织的未来增长。 谈判到价值实现过程中的一个关键盲点，即节省资金漏洞，通常隐藏在低效性、违规行为和过时流程之下。 本文探讨了储蓄流失的根源，并提供了弥合差距的可操作见解。从改善治理和利益相关者协调到利用技术加强监控和合规，我们审视C级领导者可以部署的策略，以确保谈判的每一美元都成为节省的每一美元。 战略采购：实施障碍 将采购策略付诸现实并不像看起来那么简单。这里有三个关键挑战，可以将一个简单的计划变成一个复杂且冗长的执行过程，从而阻碍目标的实现。 1. 对齐与利益相关者承诺 例如，针对场地服务的以采购为主导的供应商整合行动，若不考虑维护团队对质量、可靠性和就近性的需求，则无法成功。他们还必须权衡环境、健康与安全（EHS）团队对完善的安全措施和认证的需求。 采购与业务目标不匹配：错位总会阻碍采购完全支持组织的长期愿景。当采购决策在没有考虑和与公司更广泛业务目标保持一致的情况下独立做出时，执行采购决策会变得困难，从而导致价值侵蚀。 同样地，如果没有在回归办公室政策、空间规范和员工满意度目标上的人力资源协调，房地产空间缩减计划将不会奏效。 影响：低效、错失机会和糟糕的采购决策影响组织实现战略目标并最大化解值的能力。 以一家大型化工公司为例，其采购团队专注于节约成本。这导致了一个再制造阀门采购项目，该项目识别出超过30%的潜在成本节约。 2. 合规与流程差距 然而，由于最大化生产效能是核心业务目标，现场负责人对使用再制造阀门持怀疑态度。因此，制造现场继续购买新阀门，该计划合规率不足10%。 不遵守首选供应商 未遵守授予供应商的要求源于决策无效、变更管理不善以及控制不足。当现有供应商在供应链中根深蒂固时，尤其具有挑战性。 影响：错失机会、资源利用率低下和未能实现最优价值。 若未就变更的理由及其带来的益处与利益相关者进行明确沟通，合规性会进一步下降。无效的系统控制和报告在执行合规时又增加了另一层复杂性。 缺乏跨职能认可不早期就与所有相关的业务职能部门的利益相关者进行交流是一个错误。在没有获得认同的情况下，制定一个统一的方法是有挑战性的。采购工作变得支离破碎，关键洞察被忽视，采购战略因缺乏凝聚力和共同目标而受损。冲突的优先事项只会导致沟通不畅和部门决策。 考虑一家拥有 200 多个生产厂的大型制造公司，其实施了一项以企业采购为主导的 MRO 供应整合计划。由于缺乏业务协同、沟通不畅以及系统分散，导致其Preferred Suppliers 的支出合规率仅为 30% 至 40%。 影响：因失去应得优惠待遇而导致的价值泄漏、法律风险和供应商关系紧张。 价格不合规：这通常源于复杂的定价模型、管理不善的SKU清单以及缺乏基于技术的对账工具，这使得监控和执行约定价格变得困难，从而导致偏离既定条款。 通常，这些系统没有集成，数据是碎片化的，流程是各自为政的。这使得采购在标准化流程和报告方面面临挑战。 影响：数据碎片化、流程不一致以及系统间不同的合规机制使得执行标准并捕获全部价值变得困难。 影响：预算超支、费用过高、错失节省成本的机会以及内部和外部合作伙伴之间潜在的冲突。 目录覆盖有限：数字采购目录，包括托管和脱胎换骨的，对于确保首选供应商合规、价格遵守和采购到付款（P2P）效率至关重要。这对于MRO供应等复杂类别尤为重要。 体积返利泄漏：未能捕获通过采购量协商的全额返利节省，发生在组织没有密切跟踪和报告支出、没有达到要求的数量门槛，或者缺乏有效系统来管理和监控返利协议时。 MRO目录涵盖成熟市场（如北美和欧洲）中高消费、重复性商品的50%至60%，并每年更新。然而，据GEP专家称，许多公司忽视了它们，目录覆盖率低至20%至30%。 它也可能源于采购团队和财务团队之间协调不力，尤其是在拥有大量供应商合同和修订的大型组织中。这使得品类经理难以手动跟踪返利支付和泄漏。 影响：目录外采购越多，则供应商首选合规性越低，成本增加，且下游 P2P 流程效率低下。 影响：丧失与签约供应商协商争取到的来之不易的节约。 简短文本购买：短文本采购通常用于一次性物品，不值得在ERP系统中创建专门的商品主记录。但是，薄弱的政策、流程和培训常常导致申请者对频繁购买的物品也提交短文本/自由文本采购申请。 过时的供应商数据库：买家在做采购时经常使用偏好供应商数据库或品类卡片。然而，采购团队在签订新合同后有时更新这些数据库会很慢，尤其当这涉及到跨多个分散系统的手动操作时。 例如，一家200亿美元以上的制造公司在成本管理练习中发现，其维修备件采购中有超过50%是通过简短文本采购完成的。 影响：非首选供应商的合约外支出泄漏，影响价值最大化。 影响：简短文本采购会导致从非首选供应商购买，且以更高的价格购买，错失标准化和成本优化的机会。 3. 系统与技术差距 断开系统：许多大型组织拥有广泛的地理覆盖范围，并由众多系统支持。这些系统通过收购而发展，通常在各个部门、业务单元或地点运行多个ERP系统和其他应用程序。 弥合采购与节约之间差距的策略 从采购计划中实现真正的价值需要一个整合的方法，该方法结合了领导支持、清晰透明的治理、高效流程和易于使用的技术。当战略、软件和日常工作流程汇聚在一起时，企业可以最大化其采购工作的价值并有效管理成本。 通过类别委员会实现利益相关者协调和治理：为加强业务合作，公司应制度化跨职能品类委员会。 商业 执行支持与赞助：从高层利益相关者那里获得对具有高影响力项目的支持至关重要，这可以让他们与企业目标保持一致，并推动跨团队的协作。强有力的行政支持有助于确定优先事项，确保资源的可用性，加快决策速度，并消除障碍，从而更容易实现项目目标。 这些委员会汇集了采购和业务职能的各方利益相关者，以提供监督、战略协同和品类级别的决策问责制。他们确保采购策略不是孤立发展的，而是与更广泛的业务目标保持一致。 例如，当一个公司正在推行新的ERP系统时，高层领导的认可确保了项目能够获得它成功实施所需的关注和支持。 早期对齐可以加速决策并降低风险。通过这些委员会，采购可以优化长期品类战略，建立跨职能协作，并推动多年价值。 在项目开始时，将项目章程与关键干系人保持一致，确保对目标、范围和职责有共同的理解，为顺利执行奠定基础。为此，首先召开跨职能会议，让所有人都达成一致。 技术 AI驱动实时仪表盘:在MRO用品等品类中，由于SKU数量较多、供应商和采购渠道多样，在站点层面实施采购决策可能具有挑战性。 例如，在一个IT采购项目中，从开始就务必让IT、财务、运营和信息安全管理团队参与进来，以确保解决方案满足所有技术、预算和安全要求。 一个自动化、设计良好的仪表板通过跟踪站点级别的供应商、SKU和定价合规性来提高可见性。它通过将支出从现货采购转移到目录，并将更多支出引导至首选供应商，创造优化采购的机会，并借助批量返利结构来推动更多价值。 应定期召开理事会会议，以审议进展情况，解决战略问题，并跟踪已达成共识的举措的实施情况，从而帮助实施采购决策。 在操作层面上，仪表板提高了可见性，降低了风险，并识别了节省成本的机会。在战略层面上，它增强了决策能力，加强了供应商关系，并确保了采购政策的执行。 证据1 证据1、2和3是非首选支出、价格差异和OEM转换的仪表板视图，展示了如何分析并可视化数据以提供可行的见解。 指导购买：该工具有助于执行采购政策，通过引导用户选择首选供应商、预先协商的合同以及符合政策的采购渠道，从而提高合规性和效率。它能根据标准筛选选择，提供实时价格比较，并使用人工智能推荐合规替代方案。为了使该工具发挥作用，必须明确采购政策、整合供应商目录并建立审批流程。 销售返利追踪器：一个由人工智能驱动的返利追踪器是一个优化返利收益和加强财务规划的有价值工具。它自动化支出追踪，将交易分类到返利等级，并提供潜在的返利和信用时间线的实时估计。 该工具帮助采购团队减少人工错误并确保遵守合同条款。该追踪器还通过提供合同摘要和揭示隐藏的节省机会来支持战略性供应商谈判。总的来说，它提高了效率，建立了更牢固的供应商关系，并能够做出明智的财务决策。 通过强制执行政策并减少特立独行的支出，它实现了显著的成本节约。重要的是，它改善了终端用户的购买体验并缩短了周期时间。 GEP的引导购买工具通过将用户引导至商品目录来简化购买过程，用户可以随后将商品添加到购物车。 数字类卡片：这是确保符合首选供应商的另一种有效方法。类别卡将采购数据，包括供应商信息、合同条款、价格、商品代码和工厂首选供应商映射，整合为一个易于访问的单一数字格式。 这些平台汇集了支出分析、采购、电子拍卖、项目管理、合同生命周期管理和供应商关系管理等功能模块。这种整合使团队能够更智能、更快速地工作。 人工智能驱动的编排通过自动化工作流程、简化供应商选择以及提供实时更新和分析，更进了一步。 最终用户和采购团队可以使用这些卡片来识别特定采购申请的合适供应商，将更多支出导向首选供应商。为了有效，卡片必须始终保持更新，以确保支出始终流向正确的供应商。 结果是简化操作、减少人工工作量、提高支出可见性以及更高的合规性。 统一采购平台：智能采购软件与多个ERP系统集成，为所有采购活动创建了一个单一、统一的中心。 流程 广泛的供应商评价：确保流程合规的一个有效方法是开展深入的季度供应商业务回顾，其中包括监控定价合规性和目录覆盖范围，以及追踪持续改进和返利。这有助于发现定价差异，改进目录，并使供应商承担责任。 优先供应商，简化日常活动，从采购申请和采购订单到付款。 采购应制定目录更新的时间表，并与供应商密切合作。采购还必须定期审查简短采购，并将经常采购的商品移入商品主数据，因为这将促进标准化，减少错误，并带来更大的成本节约和效率。 它还加强了合作关系，降低了风险，并确保组织获得了其协商的全部价值。 周期性目录刷新：定期审核目录可确保产品供应、价格和合同条款准确且最新，从而加强了对 在不确定性中最大化储蓄 未能捕获协商节余会给组织的盈利能力和成功带来风险。价值流失通常源于治理挑战、不合规、目录管理不善以及技术使用效率低下。对于高管层而言，解决这些问题对于维护组织的财务健康和战略敏捷性至关重要。 通过主动执行合规措施、优化供应商管理，以及利用人工智能等技术，企业可以缩小谈判节约与现实节约之间的差距，确保每一笔谈判节约都能实现。 鉴于当前地缘政治和供应链挑战与不确定性，现在是采购实现最大节约、支持利润底线并建立可持续增长基础的理想时机。 将想法转化为行动。与GEP交谈。 GEP帮助五百强和全球2000强企业的采购和供应链团队快速实现更高效、更有效的运营，拥有更广泛的覆盖范围、改进的性能和更大的影响力。想要了解更多我们能如何帮助您，请立即联系我们。 普拉莫德·塞图马哈万 高级总监，咨询作为 GEP 咨询业务的领导者，Pramod 建立和管理专注于节约实施和采购转型的全球咨 询项目。他拥有超过 18 年管理不同行业财富 500 客户支出经验的背景，并帮助客户的采购团队加强高管级合作伙伴关系，并提升与其他部门的战略协作能力。 GEP® 提供人工智能驱动的采购和供应链解决方案，帮助全球企业变得更敏捷和有韧性，更高效地运营，获得竞争优势，提高盈利能力和增加股东价值。 普拉莫德·塞图马哈万夏姆桑达尔·K·苏米特·巴拉维 维杰特·拉伊 新思维，创新产品，无与伦比的专业领域知识，聪明、充满激情的人——这就是GEP软件™、GEP