从瓶颈到突破：您的文档自动化指南

必读指南 从瓶颈到突破： 您的⽂档⾃动化指南 ⽬录 本指南包含以下内容： ⽂档⾃动化对内部法律顾问的价值所在03 图1：您的法务部⻔如何重新定义⾃⾝价值？03 超越法务部⻔的价值04 内部法律顾问如是说05 价值论证：法务部⻔采⽤⽂档⾃动化的投资回报率分析06 图2：客⼾评价HighQ最突出的三⼤优势06 评估您的业务需求07 图3：评估⽂档⾃动化解决⽅案07 选择合适的⽂档⾃动化合作伙伴08 图4：选择法律科技合作伙伴的关键考虑因素08 转型⾄全新的⽂档⾃动化解决⽅案09 图5：实现⽂档⾃动化的四个简单步骤09 利⽤安全可靠的集中化平台，让您⾼枕⽆忧10 屡获殊荣的法律解决⽅案供应商10 充分发挥HighQ在⽂档管理⽅⾯的潜⼒11 12 汤森路透对卓越品质的⼀贯追求 从瓶颈到突破：您的⽂档⾃动化指南 HighQ ⽂档⾃动化对内部法律顾问的 价值所在 法务部⻔经常收到来⾃各业务部⻔的⼤量⽂档请求。⽆论是销售部⻔要求修改商业条款、⼈⼒资源部⻔要求提供雇佣合同，还是⾼管团队咨询版权事宜，法务团队都需要迅速提供⽀持。确定这些请求的优先级并进⾏合理分配，往往需要耗费⼤量时间。 现在，想象⼀下这样的情景：所有业务请求都经过精⼼组织，关键信息⼀应俱全，让法务团队从⼀开始就清晰掌握所需内容。借助⾃动化平台，业务相关的利益相关者能够⾃⾏完成法律事务接收流程，从⽽确保内部法律顾问从⼀开始就能收集到所有必要信息。这⼤⼤节省了法律顾问为获取关键数据（以便起草法律协议）⽽反复与相关⼈员沟通的时间和精⼒。 该⽅法可确保： 打造⼀⽀绩效更⾼的法律团队，投⼊更多时间为企业创造战略价值；提升内部法律顾问的⼯作满意度，从⽽提⾼⼈才保留率和吸引⼒； 更专注于与利益相关者合作，打造创新的业务解决⽅案，进⽽提⾼收益。 “借助HighQ，法务团队能够为其他业务部⻔提供创造性的解决⽅案，⽽不仅仅是提供法律服务。”¹ -前⻢瑞利副总法律顾问 图1：您的法务部⻔如何重新定义⾃⾝价值？ 利⽤专业⽂档⾃动化解决⽅案的内部法律顾问能够： 全⾯ 以极快的速度在内部完成更多⽂件 起草⼯作 便捷访问 通过安全可靠的中央平台，集中管理 所有法律⽂件的草稿与定稿 迅速 分析现有法律协议，找出漏洞和差异 强化 ⻛险管理、⽂件监督与合规性 重点转移 将⼯作重⼼转移到提供业务洞察，从⽽ 优化战略规划 创新 基于数据分析的创新业务问题解决⽅案 重新定位 将法务部⻔打造成为价值驱动型 业务部⻔ 1.点击此处查看⻢瑞利案例研究：https://www.thomsonreuters.com.au/en-au/customer-stories/marelli-highq.html 从瓶颈到突破：您的⽂档⾃动化指南|3 从瓶颈到突破：您的⽂档⾃动化指南 |4 HighQ 突破法务部⻔的价值界限 像HighQ这样的⽂档⾃动化解决⽅案能够有效解决传统法律事务接收和⽂档起草⽅法中存在的复杂和低效问题。它可以显著提⾼业务利益相关者和内部法律顾问的满意度。 ⽂档⾃动化为业务利益相关者带来的主要优势包括： 在初始阶段即可获取起草法律⽂件所需的所有重要信息，最⼤限度地减少不必要的澄清环节，并确保业务利益相关者清楚了解需要提供的信息； 所有协议草案均基于总法律顾问预先批准的、符合法律规定的标准模板；所有法律⽂件草案均包含⼀致的法律措施、业务需求和⾼质量的内容；利益相关者能够迅速启动谈判，并获得所需的法律⽂件草案。 “制作⼈利⽤⽂档⾃动化技术，使⽤标准表格为艺术家创建合同许可，确保合规，⽆需法务部⻔介⼊。” “我对法务部⻔的⽂件和事务管理报告能⼒充满信⼼。通过安全集中的数据库，我们可以在⼀个地⽅访问、共享、跟踪和审计所有⽂档。” HighQ 内部法律顾问如是说 “85%的合同由项⽬团队完全⾃助完成，⽆需法务团队介⼊。” 众多法务部⻔采⽤⽂档⾃动化解决⽅案后，均证明其对团队及企业整体具有重要价值。 HighQ 价值论证：法务部⻔采⽤ ⽂档⾃动化的投资回报率分析 ⽂档⾃动化解决⽅案助⼒内部法律顾问更⾼效、更有效地完成法律⼯作。相⽐律师⼿ ⼯起草，这些强⼤的⼯具能够更准确地完成⼤量⽂档起草⼯作。 这有助于避免因⼈⼯错误导致的法律措辞疏漏。该技术通过⾃动协调和标准化法律⽂件起草流程，提供⽐⼿动流程更⾼的⼀致性、准确性和透明度。它还提供了⼀个安全、集中的端到端平台，采⽤最新的数据安全协议，从⽽有效防⽌数据丢失⻛险。 法务部⻔已经发现，使⽤HighQ等解决⽅案实现⽂档⾃动化能够带来诸多益处²： “⽉度报告不再是律师耗时费⼒的⼈⼯流程，⽽是可以即时⽣成。”⁵ -前⻢瑞利副总法律顾问 90% 表⽰HighQ使他们能够更快地响应业务需求 85% 表⽰该⽅案减少了错误，提⾼了准确性 87% 表⽰HighQ提⾼了他们与业务同事之间的协作效率 88% 表⽰HighQ让他们更有信⼼，不会遗漏关键信息或⻛险³ 84% 表⽰HighQ提升了法务部 ⻔的效率 1 改善客⼾体验并提⾼客⼾保留率 2 节省时间 3 提⾼⼯作成果的连贯性和质量 图2：客⼾评价HighQ最突出的三⼤优势⁴ 2.信息图-HighQ客⼾投资回报率报告 3.HighQ虚拟更新⽹络研讨会演⽰⽂稿 4.HighQ客⼾投资回报率报告，2024年4⽉ 5.点击此处查看某全球银⾏的案例研究：https://legal.thomsonreuters.com/en/insights/case-studies/connecting-a-legal-department HighQ 评估您的业务需求 在选择⽂档⾃动化解决⽅案时，务必考量其能够应对的挑战、带来的效益以及为贵公司创造的商业机遇。 图3：评估⽂档⾃动化解决⽅案 时间耗费在劳动密集型任务 上 提升部⻔效率与效能 将内部法律顾问重新分配⾄更⾼优先级的 事务 挑战收益机遇 因时间压⼒和预算削减导致 的⼈才流失 更强的⼈才吸引⼒与保留率 避免因⼈才流失和更替⽽增加的额外运营成 本 利益相关者对更快响应速 度的要求 能够更迅速地响应利益相关者的需 求 改善与利益相关者的沟通与协作 在预算和资源⽇益缩减的情 况下，交付更⾼价值 内部法律顾问有更多时间专注于创 造价值的⼯作 更加重视采⽤创新⽅法处理法律事务 提升内部与监管合规性 提升内部及监管合规性 避免因⽂书错误导致财务损失和监管处罚 “HighQ最突出的优势在于通过集中存储管理所有⽂档，以及提供与其他部⻔⾼效协作的⼯具。HighQ极⼤地简化了我们的⼯作流程。”⁶ -AhmedDoudin，Kitopi公司法律事务助理 6.点击此处查看Kitopi案例分析：https://mena.thomsonreuters.com/en/resources/legal/case-studies/2023/kitopi.html HighQ 选择合适的 ⽂档⾃动化合作伙伴 商务⽂档数量正呈指数级增⻓。全球近五分之三（59%）的专业⼈⼠预计，未来五年内⁷，数据量激增将对其⼯作产⽣重⼤变⾰性影响。数据丢失和⽂件管理不善可能给企业带来极其⾼昂的 ⻛险。这些⻛险可能导致竞争对⼿获取商业机密、合同管理出现漏洞，以及因客⼾数据泄露⽽ ⾯临监管处罚。 显然，维持现状的⽂档管理⽅式已不可持续。 每个法务部⻔都需要⼀个安全、集中化的平台来访问和存储所有组织⽂件。借助合适的法律科技⼯具实现⽂档⾃动化，能够有效提⾼效率，减少错误，降低⻛险，改善利益相关者体验，并简化⼯作流程，从⽽带来诸多益处。 关键在于对⾸选的解决⽅案和法律科技供应商进⾏充分的尽职调查，以评估其可靠性和信誉。需要考虑的因素包括：易⽤性、部署的便捷性、成本、同⾏评价、IT⽀持、产品更新以及供应商在法律解决⽅案开发⽅⾯的专业程度。该软件还应能够与您组织的技术⽣态系统集成，并与现有系统兼容。此外，该软件应具备良好的可扩展性和灵活性，以适应组织未来不断发展的业务需求。 图4：选择法律科技合作伙伴的关键考虑因素 选择⼀家具备以下条件的法律科技供应商： 拥有⻓期且卓越的市场声誉 拥有为全球领先企业提供⽀持的良好记录 致⼒于定期改进和升级其解决⽅案 所提供的软件拥有全球公认的数据安全认证 7.《专业⼈⼠前景报告》：https://insight.thomsonreuters.cn/legal/resources/resource/future-of-professionals-report-2024(p.8) 转型⾄全新的 ⽂档⾃动化解决⽅案 考虑到涉及海量的组织⽂档，切换到新的⽂档管理系统可能会让⼈望 ⽽却步。优秀的法律科技公司将提供必要的⽀持，尽可能简化迁移的流程。 ⼀流的法律科技供应商在成功实施⽅⾯拥有卓越的声誉。他们组建专业的团队，在准备、采⽤、实施和实施后阶段为您的法务部⻔提供⽀持。 图5：快速⼊⻔-实现⽂档⾃动化的四个简单步骤 1.明确 明确当前⽂档管理⽅式所⾯临的挑战，以及⽂档⾃动化解决⽅案带来的益处和机遇。 3.携⼿ 携⼿您的技术合作伙伴，为⾸选软件打造成功的商业案例，其中包括预计的投资回报。 2.咨询 咨询⽂档⾃动化专家，他们可以协助您评估法务部⻔的需求并演⽰最适合您团队的软件。 4.联⼿ 联⼿您的技术供应商，确保软件的顺利实施。 “我对HighQ的⽀援团队赞叹不已，他们的表现⾮常出⾊。” -前⻢瑞利副总法律顾问 从瓶颈到突破：您的⽂档⾃动化指南|9 HighQ 更进⼀步： 从⾃动化到⾼效管理 利⽤安全可靠的集中化平台，让您⾼枕⽆忧。 缺乏集中统⼀的⽂档来源，将导致巨⼤的业务低效和信息安全⻛险。借助HighQ，内部法律顾问可以通过单⼀的集中化平台快速访问所有组织⽂档、记录和内容，并与现有系统⽆缝集成。 所有组织⽂件都安全地存储在采⽤最新数据安全协议的云系统中。该平台通过⽤⼾⾝份验证要求，有效防⽌未经授权的⽂件访问。它还提供由内部和外部利益相关者所做的⽂档修订的完整审计追踪。 选择能够确保所有公司信息均采⽤世界领先的安全协议进⾏存储的解决⽅案⾄关重要。近三分之⼆(65%)的澳⼤利亚内部法律顾问认为数据和⽹络安全是其法律部⻔⾯临的最⼤⻛ 险之⼀。此外，四分之三(74%)的受访者表⽰，数据安全是他们选择法律解决⽅案时的⾸要考虑因素⁸。 汤森路透是⼀家屡获殊荣的法律解决⽅案提供商 汤森路透凭借其强⼤的技术实⼒，为全球超过10万名⽤⼾提供⽀持。我们深知构建值得法律专业⼈⼠信赖的解决⽅案需要什么。 我们的专业服务团队致⼒于⽀持客⼾成功地为企业部署合适的解决⽅案，从⽽充分赋能客 ⼾。我们提供量⾝定制的解决⽅案，满⾜您法务部⻔当前、未来以及⻓远的需求，包括培训、实施⽀持等服务。 汤森路透凭借在构建⾏业领先解决⽅案⽅⾯的卓越表现，在过去⼏年中荣获多项⼤奖。 欲了解更多信息，请访问：https://www.thomsonreuters.com/en/about-us/awards-recognition.html 8.科技、⼈⼯智能与法律-澳⼤利亚版：https://insight.thomsonreuters.com.au/legal/resources/resource/tech-ai-and-law-2024-report-australian-edition(p.31) 充分发挥HighQ在⽂档管理⽅⾯的潜⼒ HighQ强⼤的法律协作平台功能强⼤，远不⽌于⽂档⾃动化，其应⽤场景包括： ⾃动化法律事务接收与案件管理流程 管理紧急服务级别协议(SLA)，并定义参数以降低⻛险与内部和外部利益相关者分配任务并共享⽂件 访问完全合规且标准化的法律⽂档模板监控合同⽣命周期和到期⽇ 为关键项⽬⾥程碑和截⽌⽇期设置⾃定义提醒通过定制化绩效仪表板监控事项进展 提供关于价值交付的关键KPI 通过数据洞察提升法律服务质量改善法务部⻔利益相关者的体验提升团队透明度、效率和⽣产⼒通过基准测试⼯具