2024大型活动标准化执行手册

大型活动标准化执行手册 STANDARDIZATION IMPLEMENTATIONMANUAL FOR LARGE EVENTS 流程安排是纲领前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在 目录 01、手册说明MANUALDESCRIPTION 02、活动环节一：信息沟通ACTIVITY LINK 1: INFORMATIONCOMMUNICATION 03、活动环节二：方案制定ACTIVITY LINK 2: PLANFORMULATION 04、活动环节三：开会分工ACTIVITY LINK 3: DIVISION OFLABOR 05、活动环节四：活动筹备ACTIVITY LINK 4: EVENTCOORDINATION 06、活动环节五：全体排练ACTIVITYLINK5:REHEARSAL 07、活动环节六：现场执行ACTIVITY LINK 6:SITE EXECUTION 08、活动环节七：会后跟进ACTIVITY LINK 7: FOLLOW UP AFTER THEMEETING 09、工作人员礼仪STAFF ETIQUETTE 手册说明 本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。 本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。 ·物料流通时间越短，速度越快，统筹的周期就会越短，项目执行的可控性越高。·低投入高产出，分散采购或者集中外包，减少中间环节，加工制造组装分配，运输调度。 ManualForLargeEvents 活动行业工作指南STANDARDIZATION IMPLEMENTATIONMANUAL FOR LARGE EVENTS 流程安排是纲领前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在 信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此项目总负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作公众号营销星球。 活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，项目负责人填写活动信息沟通表，项目组制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各部门讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。 一般性活动简要方案基本要素 重大活动精细方案基本要素 1、活动名称与目的；2、活动时间与地点；3、举办/联办/协办单位；4、与会领导、嘉宾、媒体与规模；5、简要流程。 活动前期，成立活动项目组，由项目负责人定期召开沟通会议，进行初步的工作分工。 活动方案确定后，项目执行人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各分协调会，得到更多的部分协助） 由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。 由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。 项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。公众号营销星球 在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容： 现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。 ①来宾邀请接待及接待方案 ·领导邀请和接待·嘉宾邀请和接待·媒体邀请和接待·邀请媒体名单·新闻夹内容·媒体签到·住宿登记表·媒介分工（活动现场位置）·接待物料 ②活动进度 制定严格的活动筹备各项内容的进度表 ③物料准备物料准备清单 ④现场布置现场布置效果图 ⑤应急预案 ⑥公安消防/⑦后勤保障 ⑧财务预算 ●活动开始前，项目负责人应将所有的物料清单和财务成本交到财务部进行审核，与长期供应商应提前制定物料清单价格表，财务部门进行核对； ●根据项目进度，提前跟财务部门进行现金预支申请，并报公众号营销星球审核 ⑨文件管理 活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。 针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。 n排 练 人 员 安 排 •排练总导演：执行负责人•排练人员：被排练环节的工作执行人员；•陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；•问题纪录人员：公众号营销星球 1、会后撤场有序安排各部门进行撤场，还原会场整洁，执行负责人办理撤场手续。 2、感谢短信发送于活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。 3、会议/活动纪要 于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成果书籍。 4、活动新闻稿 活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。 活动结束后及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要活动的视频和图片还须进行刻盘，连同其它活动成果资料、洗印照片等 在会后跟进的基本工作完成之后，对活动文件进行归档整理。 工作人员礼仪 S T AF F E T I Q U E T TE 1、着装礼仪 •男士着装礼仪 男士须穿印有公司LOGO的工作服，佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐； •女士着装礼仪 女士宜穿印有公司LOGO的工作服，忌穿高跟鞋，以运动鞋或平跟鞋为主，化有淡妆，头发整洁，佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐； 2、仪态仪容 在整个活动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务，注意自己的仪态仪容。保持微笑，热情大方。