提升非营利组织财务管理

A Joint Point of View with Workday and CrossVue 非营利组织涵盖了包括艺术、医疗保健、媒体和教育在内的多个领域——但它们都有一个共同的主要使命：改善他们所服务的人的生活。今天，这意味着在捐赠资金竞争日益激烈的背景下，平衡对它们服务需求的增长。 当然，越来越多的非营利组织正在依赖技术来帮助简化和支持他们的筹款工作，并改善他们组织的整体财务健康。然而，他们常常忽视了一个关键工具——企业资源规划（ERP）软件。 许多非营利组织依赖于客户关系管理（CRM）软件作为捐赠者管理和筹款的主要支持系统，同时将企业资源规划（ERP）视为有利于运营和员工的辅助基础设施，而不是对使命的助力。 实际上，基于云的ERP系统支持后台运营以及非营利组织的财务管理与使命。一个单一、统一的系统连接了财务、人员和CRM数据，使整个企业能够访问并共享相同实时信息。 因此，非营利组织可以就托付给他们的资金做出更好的决定，他们可以更透明、更有说服力地报告他们的影响——这是建立与捐赠者、资助者和更广泛公众信任的关键方式。 当您是一家以使命为导向的非营利组织时，您会专注于从每一分钱中获取最大价值，因此一般行政管理往往被置于优先事项的末尾。但ERP技术可以通过使非营利组织能够适当管理其资金来支持他们的使命，”CrossVue的非营利组织领导者Bobby Dhillon说。 然而，从历史上看，非营利组织在获取技术方面一直采取谨慎的态度，根据需要逐步添加点解决方案。这种方法有其缺点——即它通常导致系统庞大且难以协同工作的组合。非营利组织随后不得不从孤立的数据源手动提取和整合数据。 许多非营利组织都有孤立的点解决方案，”Dhillon说。“非营利组织需要将他们的人力资本管理和财务功能整合到一个单一系统中，并使用统一的数据源。” 非营利组织对其当前技术的局限性有充分的认识。根据2022年Workday 研究报告超过一半的非营利组织担心他们的ERP系统缺乏灵活性以满足当前的业务需求，更不用说未来的需求。具有前瞻性的非营利组织正在为此采取行动——通过采用基于云的ERP系统，成功增强他们的财务和捐赠者关系，从而促进其使命的实现。 好的数据，好的管理者。 尽管非营利组织是社会善行的推动者，但它本质上也是一家企业——一家必须高效运转才能有效履行其使命的企业。非营利组织在财务管理和监督方面做得越好，它们在最大化捐赠者捐款影响力方面就越有效。这就是为什么61%的北美非营利组织表示，提高财务职能是他们最重要的优先事项，而有76%的人表示，改善财务规划是他们的首要任务，根据一项调查报告显示。Workday 赞助的 IDC 报告. 然而，非营利组织往往受到孤岛式系统和不同数据集的阻碍。客户关系管理（CRM）软件与财务部门分开，捐赠详情被困在需要耗时且可能引发错误的电子表格中。根据IDC-Workday研究，近一半（46%）的非营利组织表示，他们目前面临的最大挫折是收集和报告财务信息的繁琐流程。 “非营利组织必须从收到资金的那一刻开始考虑未来。他们的倡议在实现价值之前需要经历漫长的道路，因此他们需要一个从资金来源到影响的端到端、全面的视角。 一个现代化的企业资源计划（ERP）打破了传统的壁垒，并使财务和人员数据对齐，以便非营利组织能够更好地规划和分配资金。结果？提高了财务透明度和问责制——这是当今捐赠者和资助者所期望的两个品质。事实上，50%的非营利组织领导者表示，根据2023年的调查，捐赠者和资助者现在要求比以往更多的成果数据。BDO 非营利组织标准基准调查. 与此同时，调查发现82%的非营利组织认为缺乏足够的科技手段来收集关于影响的资料是提供这些数据的障碍。“非营利组织从收到资金的那一刻起就必须考虑未来。他们的倡议需要很长的时间才能实现价值，因此他们需要一个从资金来源到影响的全过程、全面的视角，”Dhillon指出。 非营利领导者，CrossVueBobby Dhillon 一个云原生平台使非营利组织能够追踪每一笔捐赠并解释每一分钱，“Tim DeMagistris说，他是Workday非营利组织全国总监。当非营利组织仅依赖CRM来追踪筹集了多少钱时，情况并非如此——会计工作仍需单独完成。但通过基于云的ERP，非营利组织可以将筹款和支出作为一个连贯、一体化的活动来对齐。” 统一系统还允许非营利组织对募捐项目进行标记，以便他们可以轻松地将包括员工和供应商成本在内的支出与每一项倡议关联起来。因此，组织可以轻松地看到谁在花费什么以及何时花费。平台的仪表板还会分解在活动上花费的时间和金钱，并显示活动是否实现了其财务目标。 计划应对未知情况。 近年来的一系列动荡已经表明，完全预测未来是不可能的——然而，对于非营利组织来说，尝试这样做至关重要。首先，非营利部门特别容易受到市场条件变化的影响。经济的波动，或者仅仅是感知上的波动，都可能导致捐款金额下降或激增，或者使服务请求激增。 众多不可预测的因素影响着非营利组织：政治变革、经济波动。这些因素可能导致对服务的需求激增。它们可能会大幅增加筹款，也可能将其摧毁，”DeMagistris说。“非营利组织需要能够快速适应并调整其运营、项目和资源——无论是为了应对新情况，还是为了利用这些情况。” 被变革所突然袭击不是任何组织可持续运营的方式。一个基于云的单系统允许非营利组织通过基于一系列数据的多种情景模拟来规划未来的干扰和机会，这些数据包括慈善捐赠和收入、捐赠基金收益以及活动门票销售等。 一个现代化的ERP系统也使非营利组织能够更好地满足预算、会计、账单和报告的要求，并在整个赠款生命周期中确保合规性。考虑到非营利组织无法承担因合规错误而失去资金的风险，这一点至关重要。通过完全整合HCM和财务数据，它们可以管理复杂的合规流程，而无需进行繁琐的行政工作。 同样，这适用于捐赠基金管理。许多非营利组织通过将捐赠基金会计系统添加到传统财务软件或通过笨重的电子表格来管理他们的捐赠基金和捐赠限制。但有了现代的企业资源规划（ERP）系统，他们可以在一个地方访问所有的捐赠基金信息——每一笔捐赠的当前价值以及他们可以从每一笔捐赠中支出的金额。 智能使用ERP系统可以创造一个良性循环，其中非营利组织展现出强大的财务管理能力。这增强了捐赠者的信心，进而导致更多的补助金和资金机会。根据一份研究，更加数字化成熟的组织在其同侪中占据优势——他们实现使命目标的可能性是其他组织的4倍，而提高组织效率的可能性是其他组织的2倍。全球调查由Salesforce和独立研究机构Reputation Leaders Ltd.提供。 培育捐赠者关系。 简单来说，捐赠者希望了解他们的捐款是如何被使用的。他们期望非营利组织通过及时、准确和透明的报告来对其支出进行说明。准确且易于管理的资金和报告——为了合规和捐赠者问责制——对于非营利组织来说，是首要的组织目标。IDC-Workday报告然而，当非营利组织缺乏对其自身系统的可见性——需要从孤立的点解决方案中提取数据时，实现透明度是困难的——这些解决方案不共享相同实时数据。 当捐赠者承诺支持一家非营利组织时，他们需要知道他们的资金将会被负责任地和有效地用于良好用途，”DeMagistris说。“一个统一的、基于云的ERP系统可以启用准确、清晰且数据支持的影响报告。” 云基础的企业资源规划（ERP）系统可以摄取和对齐内部和外部数据，无论数据是否结构化，并将这些数据交到决策者的手中。借助ERP系统，非营利组织可以实时了解捐赠者信息、趋势以及达成目标进度——这些信息通过用户友好的仪表板轻松获取。随着非营利组织提升跟踪和报告其开支的能力，它们也在加强与捐赠者建立持续、成功关系的能力。 在日益激烈的筹款环境中，稳固的关系可以是非营利组织成功的关键优势。今天的捐赠者和资助者期望从他们支持的组织中获得数据驱动的、高度透明的指标。 为了确定捐赠方向，许多捐赠者会参考评估机构，例如服务于超过1100万捐赠者的慈善导航器（Charity Navigator）和Candid的指南星这些网站包含1.8百万个免税组织的数据库。这些网站共享的指标，正如慈善导航解释，不仅要让捐赠者知道他们的美元去向何方，还要让他们了解这些美元正在做什么。非营利组织必须确保高质量的报告实践和审慎的支出指南，以提升他们在这些有影响力的捐赠者渠道中的形象。 捐赠者和资助者不是非营利组织必须汇报其捐赠和支出活动的唯一对象。他们还必须对一系列利益相关者作出反应，这些利益相关者包括内部经理、董事会成员、政府机构和公众。为了提出引人信服的案例，非营利组织必须将硬性数据与有力的轶事相结合。 “仅凭定性故事讲述是有限的，没有定量数据支撑，”DeMagistris表示。“为了与捐赠者建立基于信任的关系，非营利组织需要清晰的视野和报告。” 不同数据来源使得收集和验证具有说明力的统计数据变得困难，这些数据可以证明责任并支持更多资金的申请。各种操作解决方案导致耗时且易出错的报告流程，其中数据必须手动集成和验证。虽然客户关系管理（CRM）系统可以追踪捐赠，但它只能讲述故事的一部分。需要一个企业资源规划（ERP）系统来捕捉非营利组织如何使用这些资金。 很难将来自CRM系统、财务系统和规划系统的各种不同数据整合在一起，并连接这些数据点，”Dhillon说。这种结果的无透明度阻碍了董事会信心、筹款增长和长期财务可持续性。 将财务和人力资源与使命实现联系起来，可以赢得捐赠者和公众的信任。据一份报告显示，尽管非营利组织享有高度信任，但在2023年，随着期望值的提高，该领域的公众信任水平有所下降。独立部门与艾德曼数据与智能部门在3000名成年人的调查中，惊人的80%受访者表示，在继续支持一个组织之前，他们需要看到非营利组织影响的证明。 对于阿尔茨海默病协会来说，利用Workday平台更快、更准确地生成报告的能力有助于加强其与捐赠者和其他利益相关者的关系。 在Workday的辅助下，生成报告变得非常方便。这使得我们能够与捐赠者保持审计和良好的透明度，并帮助捐赠者愿意向我们这个组织捐助，阿尔茨海默病协会的控制器亚当·维根滕说。“我们的捐赠者和资助机构对我们这个组织有很高的期待，特别是在作为一家非营利机构的情况下，要确保我们负责任地使用资金以支持我们的使命。Workday使得我们能够更加精准和透明地实现这一点。” “筹款者需要深入现场会见捐赠者；然而，许多筹款者却留在办公室做手工报告和费用文件工作。 减少文书工作，增加筹款活动。 过时的系统不仅影响组织，也影响个人。毕竟，是员工必须应对系统限制。而且，这些工人在行业内显著人手不足的情况下，已经承担了不断增多的负担。近四分之三的非营利组织报告有职位空缺，而且超过一半的组织现在比COVID-19大流行前有更多的空缺，根据……国家非营利组织理事会. 蒂姆·德马吉斯特里斯国家非营利组织总监，Workday 募捐者纷纷离开非营利组织，而倦怠是导致这一现象的主要原因。人手不足，这给留下的人带来了巨大的负担，德马吉斯提斯说。 期待过度劳累的员工将宝贵的时间投入到繁琐且基于纸面的行政流程中，可能会增加挫败感——并增加人员流失的风险。根据一项针对685名筹款人的全国性调查，《慈善纪事报》81%的非营利组织领导者表示，现在填补空缺的筹款职位所需的时间比两年前更长。更长的招聘周期会增加成本，并可能导致更多的人离职，包括那些已经建立了重要财务关系的工作人员。 传统系统并没有让筹资者生活变得容易，他们正处于危机模式。据《慈善纪事报》研究显示，91%的筹款人说应该有更多时间来与捐赠者会面，89%的人表示非营利组织雇佣的人手不足，无法筹集到更多资金。筹款者意识到他们工作的价值——88%的人认为他们的工作对组织的使命至关重要——但他们也需要更多的时间和支援来进一步推进使命。 筹款人员需要到现场与捐赠者见面，但许多人在办公室进行手动报告和费用文件处理，DeMagistris表示。 非营利组织可以通过