如何选择最好的人力资源软件工具报告

如何选择最佳的HR软件工具 人力资源技术正呈指数级爆炸式增长。现在有比以往任何时候都多的选择来帮助人力资源专业人员管理正变得越来越重要的商业功能。无论您是在购买复杂的人力资源信息系统，还是希望实施考勤解决方案，做出正确的技术选择至关重要。我们编制了这份指南，以帮助人力资源专业人员做出正确的HR技术决策。 在深入探讨细节之前，然而，我们需要分享一些关于技术的关键见解，这些是我们从自身经验和客户的成功与失误中学习的。 • 技术无法解决你对业务流程不理解的问题。• 技术无法弥补经验不足。• 技术无法为你进行思考和数据分析（即便是处于“大数据”时代）。• 你收集的数据越多，你必须保护的数据就越多（免受未经授权的披露——即数据泄露）。 如何每年浪费2万美元案例研究： 几年前的一个故事在一定程度上说明了这些教训。我们曾辅导一家由一群营销专业人士创立的初创公司。诚然，他们对金融或会计了解不多，但他们相信通过购买一个复杂的企业资源计划（ERP）软件系统，他们可以“填补”他们高管团队中的这一空白。他们购买的ERP系统是一个通常被雇佣数以万计的工人、拥有多个地点、数百个供应商、复杂的运营流程和复杂的库存系统的组织使用的系统。 我们的创始人虽然才华横溢却误入歧途，错误地认为他们的软件功能越多，就越“智能”。他们认为，“如果大公司都在使用它，那么我们也应该使用。”简而言之，他们认为没有必要雇佣具有财务背景的人，因为软件可以为他们做任何事情，甚至更多。他们完全信任这套ERP系统。 最终，他们为一个不到15人的公司花费了近每年20,000美元来解决问题。而且，在接下来的几年里，他们的公司不断受到过于复杂、过于昂贵、难以理解、难以使用以及无法与他们在业务中使用的任何其他技术集成的会计系统的阻碍。他们本可以用几百美元买下QuickBooks，并且得到更好的服务。 如果您的销售人员告诉您，他们的技术将解决您所有的问题，我们的建议是快跑；甚至不要走！技术仅仅是一种工具，其效用取决于使用者是否理解将由该工具管理的潜在商业理论和流程。 本指南的目的是帮助您不仅基于功能和价格找到并选择合适的技术，而且还帮助您识别和考虑以下相关部署问题： 1. 保持项目在预算范围内2. 管理实施和时间表3. 最小化用户的学习曲线4. 应对可扩展性——技术将随着您组织的增长而增长吗？5. 确保集成——技术能否与其他遗留系统“对话”？6. 系统能够定制吗？7. 系统是否提供高质量支持和及时服务？8. 实施是否需要对您的业务流程进行重大改变？ 提示：在购买昂贵软件之前，确保您已经审视了您的挑战，并考虑是否可以通过简单的解决方案或优化当前的商业流程来解决它们。 如何选择合适的人力资源技术解决方案 SaaS 与本地化部署：这是一个安全决策问题 SaaS（软件即服务）通常被称为云计算或云服务。使用SaaS解决方案时，软件产品通过网站访问，这意味着软件并未安装或托管在您的组织电脑上，而是完全由软件供应商管理。供应商负责所有工作。他们管理更新。他们管理存储和技术需求。 本地化解决方案是指您在组织的计算机系统上购买和安装软件版本，或者雇用数据中心为您托管软件应用程序。在使用本地化系统的情况下，您需要负责购买维护计划或自行处理维护工作。 与本地部署方案不同，SaaS服务意味着您无需购买专用硬件、维护任何硬件、部署软件更新或补丁，或雇佣昂贵的IT专业人员。尽管SaaS系统使用起来更为便捷，但也存在一些缺点——您将失去对数据安全控制。虽然您的数据通常通过加密通道通过互联网传输到供应商的服务器，但一旦数据到达供应商的服务器，您将完全失去对数据控制。因此，买家需小心谨慎。务必做好尽职调查。 如果一个供应商在数据安全方面表现出色，那么通过使用SaaS模式，您可能会实现更好的安全保障。然而，如果您的IT系统在某个行业（如医疗保健）中独一无二，那么您专有的IT系统可能在保护您机密数据方面更为出色。 信息安全对于人力资源专业人员至关重要，因为人力资源专业人员不断地处理高度敏感的个人信息。人力资源部门存储着从员工的年薪到个人绩效评价的所有信息。因此，在探索技术解决方案时，数据保护和安全可能是最重要的考虑因素。 提示：如果您选择SaaS模式，请要求提供证明他们如何安全和保护您机密数据的文档。您可能需要这些信息来向他人证明您在保护组织机密数据方面已采取合理的注意。您还可以考虑询问SaaS提供商是否拥有网络保险政策，以便在数据泄露事件中覆盖您的组织。 您需要什么类型的技术？ 在大多数情况下，人力资源技术旨在对现有流程进行自动化或改进业务流程的功能。例如，在员工人力资源自助服务平台出现之前，现有流程是通过实物文件（打印通知和信件）、海报、PDF文件和其他电子文件向员工提供信息。现在，员工可以登录到网站，在那里他们会找到关于雇佣关系的相关信息的各种资料。我们称这种软件为——流程改进技术。 这可以归为以下三个子类别： 1. 遵守规范及人力资源部门效率提升软件 2. 为员工提供人力资源信息的员工申请 3. 人才招聘软件，帮助公司寻找申请者并通过招聘流程进行筛选。 其他主要的人力资源技术类别涉及通过完成新事物或彻底改变我们处理传统人力资源任务的方式而开辟新天地。例如，帮助公司预测未来劳动力短缺的数据分析正在以新颖和创新的方式帮助人力资源部门。这种技术最好被描述为战略技术。 尽管流程改进和战略技术都令人兴奋且提供显著益处，但战略技术具有颠覆性的影响，因为它不仅改善了人力资源职能 更好，它有助于组织整体的成功。战略技术提供了真实且显著的回报率（ROI）。战略技术通过解决根本性的商业需求来推动公司向前发展，而不仅仅是处理人事问题。 提示：首先明确你想要达成的目标以及哪种类型的科技将最能满足你的需求：流程改进与战略。 一款新的HR技术应为您组织提供投资回报率（ROI）。在流程技术的案例中，投资回报率通过效率提升和成本节约（例如，完成相同职责的降低劳动力成本）来实现。相比之下，战略技术的投资回报率可能更难以界定和量化，但如上所述，在大多数情况下，战略技术的投资回报率将更为显著。 提示：确保您理解预期的投资回报率，在预算有限的世界中，您应考虑战略技术产品提供的增加回报率。 五步评估流程改进技术 评估流程改进技术时，分析是线性和直接的。 1. 确定需要改进的过程或工作流程 例如，您的员工希望有一种更好的方式来管理他们的保险福利。最佳实践是将您的目标写下来，并反复修订，直到您确信您确切知道您想解决哪些挑战。 列出具体要求 这是您也需要解决部署问题的地点，例如定制需求、实施时间表等。您可能会想跳过第一步和第二步，但我们鼓励您花时间通过准备一份精心制作的规格说明文档来阐明您的思考。一份规格说明文档不仅能够磨练您的分析能力，还能通过提供结构来推动流程。此外，当您向潜在供应商解释您真正需要什么时，这份文档也会很有用。 构建一份满足您需求的供应商清单 组织如SHRM发布文章和指南，帮助人力资源专业人员寻找和评估软件供应商。我们还发现Capterra.com是寻找和排名人力资源领域软件供应商的一个极好方式。在Capterra上对“福利管理”进行搜索，返回了超过100款潜在软件产品。 将您的候选名单缩小到两三个决赛选手。 这需要您做一些侦探式的工作，通过安排软件演示、阅读评论、向同事咨询建议，以及其他研究现有可用资源的方式。大多数技术提供商都提供比较矩阵，展示了他们的功能如何在竞争中相互比较。 提示：价格不应该是最终决定因素。在许多方面，帮助你理解真正所需内容的供应商可能是你组织最佳选择。 这同样是您需要考虑其他因素的时候，如价格、响应能力、支持可用性、及时性、质量、声誉以及供应商的长期可行性。在此阶段所做的最终决定也基于与供应商的关系、团队内部的共识，以及与您所在组织文化和需求的契合度。 在这个第四阶段，您同样需要解决以下这些额外的关键问题： • 该供应商在之前共处理了多少次成功的实施？• 最终用户培训和文档看起来如何？• 培训将由谁进行——内部还是由供应商进行？• 您需要IT专家帮助安装和/或维护产品吗？• 如果有的话，您需要更改哪些业务流程？• 供应商有多少客户与您的组织类似？• 该解决方案是否满足基本要求，并且它提供了哪些额外功能，这些功能是有益的？• 您需要多长时间才能完全使用该解决方案？• 该解决方案的可定制性如何？• 产品是否易于使用和导航？ 5. 进行尽职调查 请要求并与其参考人交谈。确保您了解该参考人在实施解决方案方面的总支出。这个过程花费了多长时间？这个过程有多大的干扰性，是否需要大量的内部时间和精力？他们是否遇到过任何故障？他们的担忧是否通过供应商的支持功能得到解决，并且花费了多长时间？他们是否愿意做任何不同的事情？最后，这个解决方案是否解决了它应该解决的问题？ 评估战略技术 虽然流程改进技术的评估过程很简单，但理解如何选择合适的具有战略技术的供应商却颇具挑战性。 战略技术的最难之处在于它通常代表了一笔可自由支配的资源支出，这意味着你必须考虑如何合理分配资源以实现组织最佳效益。你不能满足所有需求，因此需要确定哪些是最重要的。 我们建议从实施矩阵开始，以便指导您的分析。 一旦您花费时间在实施矩阵中分配您的挑战，我们建议您优先考虑您的努力。一旦您准备好采用战略解决方案，决策过程应遵循我们在前几页描述的与流程改进技术相同的方法。 结论 作为21世纪的人力资源专业人士，您的任务是帮助您的组织赢得胜利。无论是通过增加销售额赢得胜利，还是因为您的非营利组织在实现其使命和目标方面做得更好赢得胜利。然而，目标始终是赢。 一种为这一努力做出贡献的方式是通过改善人力资源职能并做出有助于组织发现和吸引最佳人才的战略人力资源决策。我们相信21世纪将由那些吸引、保留和激励最佳员工的组织主导。我们还认为，每个重要的商业成果都源自于使组织运转的人们的体验和参与度。 我们的研究还发现，在关注客户之前，您应该首先从您的员工开始。为了创造可持续的、世界级的客户体验，一个组织必须首先创建可持续的、世界级的员工体验（EX）。DecisionWise 是一家专注于提高员工参与度和其他 EX 变量的 EX 公司。我们知道，参与是基本的人类需求。这是一种存在于大多数人身上的力量，等待着被释放。人们希望参与他们所做的事情。如果雇主建立基础，员工就会完成剩余的工作。 显然，我们具有偏见，我们建议您在战略资金投入上专注于提高员工参与度和整个员工体验。然而，无论您做出何种技术决策，我们希望这本指南对您有所帮助。我们的最终建议——花时间把事情做对，您将很快看到HR成为组织中成功的关键驱动力。 对于所有查询，请联系我们： DecisionWise 815 West 450 South Springville, UT84663 USA 本地 +1.801.515.6500 免长途费 +1.800.830.8086 info@decisionwise.com decisionwise.com