RFP 福利的艺术

350 + 模板问题 ， 以支持您的人员战略 目录 4接下来呢? 感谢下载此指南。它包含了超过350个模板问题，您可以使用这些问题来开发自己的针对福利技术和服务的需求提案（RFP）。但是，有一个问题比所有其他问题都更为重要。 Why? 正如西蒙·辛克在其书籍和广受欢迎的TED演讲《从为什么开始》中所解释的那样，成功的组织和领导者首先专注于“为什么”能够繁荣发展。“当我们追求并达成我们想要的东西时，成就就会发生。”辛克说，“成功来自于明确追求我们为何想要它的过程。” 请注意，这里的翻译保持了原文的结构和语义，并尽可能地以中文表达原意。不幸的是，大多数请求报价（RFP）的触发并非出于帮助买家成功和成长的目的，而是出于希望“解决”当前供应商所提供服务不佳体验的愿望。 以注册体验为例。如果你当前的平台复杂或不易理解，你可能需要投入大量资源来帮助员工注册。感到挫败时，你可能会在“请求建议书（RFP）”中提出一个问题：“你们有会员呼叫中心吗？”虽然这是一个在“请求建议书”中合理的问题，但在“请求进展”中提出这个问题可能不是最佳选择。 最佳的请求报价（RFP）确实是这样：一个寻求进展的要求，因为它们围绕着组织更广泛的人力资源战略包含了问题。因此，正如Sinek所建议的，从“为什么”开始——体现人力资源团队对组织的独特贡献和影响的体现。 为了帮助您制定问题，以解决更广泛的业务目标和目标，以下是几个示例设计，旨在探究潜在供应商是否与协助您应对您及其团队可能负责的各种“大局”举措相关联。 随着您阅读此指南，我们鼓励您定期回顾您的组织的“为什么”，尤其是在审阅“期望未来状态”部分时。通过向潜在合作伙伴传达您的“为什么”，确保您共同朝着最终利益愿景努力。记住西蒙·斯涅克（Simon Sinek）所说的话。“人们购买的不是你所做的事情，而是你为什么去做它。” 告诉他们你的原因。 接下来呢? 今天的市场中，福利管理领域是最快速变化的行业之一，发布RFP（请求报价）是了解供应商所能提供的能力和服务的最佳方式。我们知道RFP流程绝非易事。毕竟，您正在寻找一个可以信赖的合作伙伴，负责管理与您最宝贵的资产——员工——相关的关键数据。因此，我们设计了这份文档，旨在帮助您顺利进行成功的RFP流程。完成整个过程后，您将准备好成功选择服务提供商并开启一段美好的合作关系。 一个优秀的RFP流程始于双向沟通。在要求潜在服务提供商提供其产品和服务如何满足您需求的信息之前，请先向他们提供背景信息，以便他们能更好地评估这些需求。以下是有助于潜在服务提供商了解的背景数据概述。 公司信息 • 公司背景，包括公司总部所在地。• 相关细节，说明组织如何应对超出其控制范围的发展（例如，COVID-19大流行）或经济/行业趋势（例如，“大辞职”）。• 公司规模（总员工人数和根据全职（FT）、兼职（PT）、退休人员、长假（LOA）、COBRA、变时工等分类的受益资格员工总数）。• 若寻求ACA服务，则提供的FEIN数量。• 独特的人群（例如，工会团体、非英语使用者群体、在/外籍人士等）。• 公司增长计划（例如，计划中的合并、收购和剥离）。• 当前的人力资源信息系统（HRIS）/薪资提供商。 • 当前福利管理员及其他管理员（FSA、HSA、COBRA、ACA等）。• 关于当前福利提供的信息以及每项福利参与的员工数量。• 当前保险公司名单，包括文件频率。• 当前福利管理流程以及这些流程中可能存在的任何痛点。• 描述您希望确保新供应商支持的任何独特或复杂流程。• 所需的文件流或其它集成需求（例如，公司内网的单点登录）。• 服务量信息：年度注册期间及全年的支持电话/聊天数量，这些互动的主题等。• 当前沟通策略的详细信息，包括可交付成果示例或描述，目标受众和打印/部署规格。• 目前可用的非选择性计划和资源，如员工援助计划、健康促进计划、远程医疗选项、护士热线、戒烟服务等，以及相关的参与率。• 目前可用的基于条件的计划，如Hello Heart、Hinge、Livongo等，以及相关的参与率。 期望的未来状态 您希望在员工福利注册和管理中获得的效率提升。您希望服务提供商执行的服务。员工参与、教育、自助服务等的目标。您希望发送给员工的沟通内容。关于整合人工智能、自动化和其他进步以提高行政效率和员工自助服务的任何期望。如果您有任何更改，请分享它们。例如，您是否首次引入高自付额健康计划？是否要求所有人的依赖验证？您之前进行了被动注册，但今年将变为主动？这些细节有助于潜在供应商规划其解决方案以满足您的特定目标。 服务期望 对于您寻求的潜在服务提供商所提供的服务，请明确具体需求。对服务提供商的期望越开放、透明，您收到的服务提供商解决方案的真实成本评估将越准确。您可以使用此表格作为构建服务需求列表的起点： 作为服务期望的一部分，请确保清楚了解年度注册期的持续时间，以及您希望员工获得的服务方式。明确说明您对服务中心工作时间的期望。如果您的历史记录中提供了更正窗口，并告知供应商其使用情况。这些信息有助于供应商理解您的需求并提出最佳解决方案。 沟通期望 研究显示，积极参与工作的员工更快乐，而激发员工积极性的最佳方式就是通过沟通。我们强烈建议您思考当前以及未来想要传递的沟通类型。此外，许多客户拥有跨代际的工作团队，因此不仅需要考虑传达的信息内容，还需要考虑传递信息的方式（如纸质履行、短信等）。 在您的RFP流程中，您应该规划当前的沟通交付物和期望的未来状态。这只是一个起点，但请对每个组件的频率、数量和具体规格进行详细说明，以获得最准确的价格并避免意外或不足。同时，引入您对于多渠道沟通的任何期望，让员工能够以多种或首选格式获取信息。 RFP 时间线 您的 RFP 需要说明过程中关键里程碑的日期。以下是每个阶段的一些建议时间表 ： 你将如何选择 RFP 应该概述您将评估的标准和任何权重措施，如下例所示。这只是一个起点。每个组织的做法都不同。例如，一些组织将价格作为标准之一，而其他组织则在合同谈判阶段引入了这一因素。 让我们谈谈 问答时间框架对于确保一个成功的请求报价（RFP）流程至关重要。为什么？因为在您收到推荐解决方案之前，服务提供商在理解您的需求时肯定会提出问题，无论您的RFP编写得多么完善。这是一件好事！实际上，我们对不提出澄清问题的服务提供商会感到警惕。在您的RFP中，您需要明确陈述以下内容： 1. **项目背景与目标**：详细描述项目的背景、目的和预期成果。2. **需求细节**：列出所有相关的需求和期望，包括但不限于技术规格、功能要求、性能指标等。3. **时间线**：提供一个详细的项目时间表，包括关键里程碑和交付日期。4. **预算信息**：提供项目的总预算以及各个部分的预算分配详情。5. **合同条款**：概述合作期间的法律协议、支付条款、保密协议和知识产权规定。6. **评估标准**：明确如何评估供应商的提案，包括评分体系、权重和具体标准。7. **联系方式**：提供联系人信息以便供应商有任何疑问时可以及时沟通。8. **提交截止日期**：明确供应商提交响应的最后期限。此外，为了为所有RFP应答者提供公平的竞争环境，应收集并提供所有问题及其答案给每一项服务提供商。• 提交问题的日期和时间截止日期（如果适用）。• 应发送问题的电子邮件地址。• 您将向服务提供商返回答案的日期。 通过这些明确的指示和结构化的信息，您可以帮助服务提供商更好地理解您的需求，从而更有效地准备他们的响应，最终提高RFP过程的成功率。 提交 ！ 在本RFP段落中，您将提供有关如何将RFP响应返回给您的重要信息。在提交指南中考虑的事项包括： 1. **回应截止日期**：明确指出回复的最后期限，确保所有潜在供应商都有足够的时间准备和提交他们的响应。• 提交RFP的日期和时间。• 您希望将RFP回复至的电子邮件地址（如有）。请注意：如果您的电子邮件有文件大小限制，应提供此信息以避免收到回退邮件。 2. **提交方式**：说明是通过电子邮件、在线平台还是邮寄方式提交RFP响应。确保选择一个既方便又安全的提交方法。 附上它 ！3. **所需文件列表**：详细列出所有必要的文件和资料，如商业提案、技术规格书、报价单等。确保清单完整且清晰，避免任何遗漏。 我们建议包含一些补充附件以帮助服务提供商更深入地了解您的业务，例如：产品说明（SPDs）和福利指南、样本承保人和HRIS文件、当前呼叫中心统计数据、样本沟通材料、资格详情等。4. **保密协议**：如果涉及到敏感信息或商业机密，应要求供应商签署保密协议，并在提交过程中严格遵守。5. **评估标准**：公开评估过程的准则，包括哪些因素将决定谁是最佳响应者。这可 以包括价格、技术能力、经验、客户满意度等。 现在你已经有了一个坚实的起点 ， 继续阅读查看示例 RFP 问题。6. **联系信息**：提供明确的联系人信息，以便供应商在有任何疑问或需要进一步澄清时能够及时沟通。 记住:您应该准备好阅读并评估对每个问题的回答，因此只需提出那些适用于您且至关重要的问题。7. **反馈机制**：是否计划向供应商提供反馈？如果有，明确说明如何和何时提供反馈。 8. **法律和合规性**：确保所有指南都符合相关的法律法规，特别是与反垄断法、数据保护和合同法相关的内容。 9. **特殊要求**：对于特定行业或项目，可能有额外的要求，如特定的安全标准、认证或许可证需求等。 10. **提交确认**：在提交截止日期后，提供一种方法来确认供应商已经成功提交了他们的RFP响应。 通过仔细规划和明确的指导方针，您可以确保收到全面、准确且符合您需求的RFP响应。 只是事实 ： 您的服务提供商调查问卷 以下列出的问题示例旨在引导您思考您将向服务提供商提出的问题类型；然而，最终问题列表应基于您寻求的服务交付成果，并根据您的业务需求进行个性化设置。包括有关任何独特于您组织的流程或复杂性的相关问题。 不包括这些问题不适合你的requirement. 创建您的问题使用中的样本这份文件。 考虑你独特的服务requirement. 专业提示:节省时间 公司背景和历史 1. 提供您公司的历史，包括您经营的时间以及开始提供福利管理服务的时间。2. 您的办公室位于何处？哪一间办公室将支持我们？是否有离岸活动？3. 描述您的核心产品和服务线。阐述您提供的任何可选服务。4. 您有多少员工？专门从事福利管理的员工数量是多少？5. 您的员工留存率是多少？您有何措施支持员工留存？6. 您有多少福利管理客户？平均客户规模是多少？7. 您的客户留存率是多少？您有何措施支持客户留存？8. 您的股权结构是什么（公有或私有）？如果是公有，请提供股票代码和公司最近的年度报告副本。如果是私有，请提供证明公司财务稳定性和预期持久性的证据。9. 多少收入来自福利管理？10. 请描述任何已发生或将来的组织变化（合并、收购、剥离）。11. 描述您的企业文化。12. 与竞争对手相比，您的公司有何独特之处？13. 您的公司采取了哪些具体措施确保组织内部的质量标准得到满足？14. 在COVID-19疫情开始时，您做了哪些调整？您的系统停机了多长时间？ 5.6.7.17. 描述你的用户体验哲学19. 您如何利用技术能力为我们的会员创造全面而又简化的福利体验 ？16. 是否对平台中的所有更改有详细的审计跟踪 ？ 这些数据在平台中维护了多长时间 ？11. 您是否提供完全复制的测试环境供我们使用 ？10. 描述您在升级和发布期间提供的支持类型。12. 您的系统是否 24 / 7 / 365 可用 ？9. 所有客户都在您平台的最新版本上吗 ？18. 描述你的行政支持理念。14. When is maintenance performed? How is communicate to your clients?15. 描述您的系统容量规划。您的系统如何支持可扩展性?8. 您的系统多久