抛弃纸基采购流程的案例

Introduction 各级政府正在努力减少对纸质流程的依赖。《减少文书工作法》这项努力始于1995年，政府文书工作消除法三年后和2018年，21世纪综合数字体验法案（IDEA）呼吁代理商改善-阅读：增加-数字体验。但是认识到问题并解决它并不总是一致的。 尽管与纸张相比，数字化的好处很多-节省成本，生态友好性，可追踪性，可访问性，公平性和更少的错误空间-挑战也是如此，包括缺乏技术。当然，它是可用的，但是机构是否有预算来投资它，以及有熟练的员工来操作它？ 在这份报告中，我们从支出管理的角度来看待这个问题，Gartner定义作为“最大化[机构]支出的价值，同时降低成本，减轻财务风险和改善供应商关系。“数字化纸质流程可以为采购带来支出管理纪律，否则实际上是无法实现的。 根据最近对80名联邦，州和地方政府雇员的调查结果以及见解，我们将提出自动化纸质流程的理由，探索实现这一目标的障碍，并分享推进数字化的最佳实践以及人力资源和财务软件公司Workday的支出管理进入市场副总裁StanGarber的最佳实践。 GovLoop和工作日研究简报2 纸张的持久性 在1,348份政府表格的随机样本中，信息技术与创新基金会在2021年发现不到2%完全遵守与21世纪的想法。78％的人部分合规，这表明机构还有更多的工作要做。 对纸张的持续依赖归结为四个主要驱动因素。一个是缺乏最大化数字流程的技术。这与另外两个原因有关：精通技术的工人短缺和预算紧张，这阻碍了机构雇用人才和投资解决方案的能力。最后，从纸质到数字化的转变需要文化变革。很难让工人摆脱“这就是我们一直这样做的”心态。尽管如此，这些数字还是说明了不切换的陷阱：。 尽管美国国税局（IRS）有法定要求在90天内处理净运营亏损结转退款申请，但税务机构在2021年11月平均为165天。根据2022年1月政府问责办公室的数据，这是因为当冠状病毒援助、救济和经济安全法为它们提供服务时，它无法跟上申请量增加276%的速度。报告. “国防部预计将在2020年花费7.53亿美元用于印刷成本，根据其2021年预算预测. “政府问责办公室关于数字服务需求的圆桌会议的一位参与者表示，他们的机构拥有超过2, 000个职位空缺需要数字技能，而政府投资不到一半30年前，它在积极的劳动力市场项目中的投资占国内生产总值的份额。 抛弃纸基采购流程的案例3 “51%的受访者表示，他们的组织在过去两年中在一些关键领域实现了自动化的手动、纸质流程，29%的受访者表示广泛的自动化和5%的人说他们是完全数字化的。 “65％的受访者表示，减少了他们的机构对手动，纸质流程的依赖在未来两到三年是优先事项或头等大事。 “44%的联邦和州政府表示这是优先事项，而39%的地方政府表示。 最佳实践:向领导者展示自动化的价值。 近四分之三的受访者表示，领导者了解自动化纸质流程的节省时间和成本的好处，但仍有约四分之一的受访者表示，他们的高管对其工作方式感到担忧。 降低风险可能是，如何提高合规性，如何使您更好地为社区服务，”加伯说。“他们需要的是数据和信心，他们将要做的是正确的事情。” “我们需要做更多的工作，让那些想要用工具和材料创造变革的人能够与领导者交谈，向他们展示投资是什么，什么是 “他们需要的是数据和信心，他们要做的是正确的事情。 - Stan Garber《工作日》 抛弃纸基采购流程的案例5抛弃纸基采购流程的案例5 风险管理的必要性 基于纸张的流程对于人为错误已经成熟，并且容易丢失文档和数据，从而为领导者提供不完整的图片，并使客户和员工感到沮丧。随着对采购和采购的审查越来越严格，例如机构如何筛选和与供应商合作，透明度必须用数据证明。一个明显的地方是处理流氓支出，即购买标准采购政策或批准的供应商之外的用品。以下是三个实体如何使用技术来解决这个问题： “减少流氓支出被认为是总务管理局（GSA）的好处商业平台概念证明允许GSA SmartPay购买卡持有者通过三个电子市场平台使用“管理渠道”进行开放市场购买：亚马逊商业，费希尔科学和Overstock政府。 “在2020年，阿拉斯加的行政部门启动了一个多阶段的采购服务交付计划和支出评估，称为阿拉斯加行政生产力和卓越项目它呼吁流氓支出，并建议在全州范围内进行统一的采购操作以遏制这种支出，并减少人工处理错误。 “马里兰州蒙哥马利县使用违反直接采购订单 电子通知和响应系统通知违反县政策直接购买的部门主管和员工。 调查显示： 图4和5：你的机构在多大程度上有“流氓消费”的问题，即在批准的合同之外发生的支出或其他方面与采购政策不符？ “54％的受访者表示他们知道或怀疑流氓支出是一个问题，而19％的受访者表示他们不知道-联邦受访者比州和地方受访者更有可能做出回应。 “27%的受访者表示，他们知道流氓支出不是问题，并且可以证明这一点，36%的州雇员这样说。 “38.5%的联邦受访者表示，他们的机构不知道流氓支出是否发生，相比之下，这一比例为7.1%州和地方的14.3%。 “总体而言，79%的受访者表示，他们对与纸张流程相关的数据和文档的安全性和控制有些或非常有信心。 25%的当地受访者表示，他们对纸质流程中使用的文件的安全性和控制没有信心，相比之下，州和联邦的这一比例分别为15.7%和36.4%。 最佳实践:技术使代理商员工可以轻松访问首选供应商并遵守采购规则。 他们希望简化支出管理并标准化现有工作流程。我们的调查显示，90％的受访者认为这里有机会。 Garber也是如此：“当您查看数据时，这只是证明所有这些数字化都有巨大的机会。...使用数字技术，您可以在所有事物上都获得数字指纹。每次点击都可以被追踪，''他说。 对支出的可见性各不相同 调查回应显示，机构跟踪支出的能力无处不在： 31％跟踪某些领域的支出和支出趋势 从供应商选择到合同到付款，或从项目输入到来源到合同，20%有完全的可见性 27%的人拥有从项目投入到支付的全面可见性 州受访者表示整个政府的最佳知名度水平。大约43%的人表示，从供应商选择到合同到支付，21%的人从项目输入到来源到合同，他们都有完全的可见性。 放大自动化 技术可能是伟大的推动者，但究竟是什么技术？一种是云，它支持机构减少纸张和增加支出管理成功所需的灵活性，可扩展性，自动化和现代分析。然而，更重要的是，他们需要易于使用的技术，以便员工能够实际使用它，并且它必须能够与现有系统集成，以最大限度地提高自动化程度。 有了合适的基础设施，机构可以收集他们需要的数据，构建数据仓库，并在其上运行分析工具和机器学习功能，开始看到可操作的模式出现。 “森林服务使用企业数据仓库作为“一个技术平台，提供商业智能工具，用于集成用于分析和报告的数据，内部和外部地图服务以及Web服务，使代理应用程序可以访问的标准参考数据。” “国税局使用承包商责任Bot，它搜索公开可用的数据库以获取承包商合规性信息，并通过电子邮件发送其研究结果的报告。在实施之前，IRS合同官员手动输入了数据通用编号系统编号，企业的唯一数字标识符。 “更大集中采购可以为纽约市节省8000万美元根据公民预算委员会的说法，虽然简化采购流程以降低大型合同的成本，但可以节省两倍的费用。 调查显示： 图10和11：以下哪一项最恰当地描述了基于云的解决方案在您组织的IT战略中的作用？ 近一半的受访者表示，他们越来越多地采用云计算。 “美联储在云方面处于领先地位。36.4%的联邦受访者表示，他们的机构尽可能采用基于云的解决方案，相比之下州和地方各占16.7%。 图12:在1到5的范围内，您的团队将从自动化常规任务中受益多少？（1=一点也不，5=很多） “当被问及他们的团队将从自动化常规任务中受益到什么程度时，几乎一半的人说了很多。没有受访者说他们根本看不到任何好处。 最佳实践:不要试图立刻改变一切。 从明确需要自动化的领域开始，具有明确的范围，并且员工有动力支持引人注目的胜利。加伯说：“一旦您的员工看到技术可以带来的影响，他们可能会成为组织内其他团体的福音传教士。” 支出管理最宝贵的好处 根据所有受访者的调查，支出管理的三大好处非常接近：轻松查看项目管理，重新分配，过去的项目（65％）；合同续签提醒（60％）；并提高报告的准确性（58％）。其他值得注意的领域包括更好地管理环境/社会/治理要求（48％）和优化内部供应链（43％）。 “删除[冗余]报告，停止电子表格的疯狂，包括所有进程的仪表板，而不仅仅是几个。 “某些角色可以通过自动化（删除手动任务）更好地与组织的战略保持一致。 “不要把时间浪费在毫无意义的‘必须做的’上，当我们有时间的时候，让时间变得有意义。” 为什么分析很重要 自动化的核心是数据。为了现代化和简化其采购流程,各机构需要一个集中的工具,该工具可以为实现节约目标、采购请求和活动、即将到来或暂停的项目的一般活动的进展提供单点可见性。WorkdayStrategicSourcing正是这样做的。 “仪表板使用户只需点击一下即可进入项目，以查看有关财务和里程碑的可配置详细信息，这些详细信息是根据项目类型设置为模板的。 “代理商可以通过采购模板分六个步骤开始采购，该模板允许用户编写采购事件描述，设置投标过程，要求供应商在查看建议书请求之前同意条款和条件，并确定提交截止日期。 “随着提交文件的到来，代理商可以使用该工具比较出价，对供应商进行评级和评分，并通过信息中心与他们进行沟通。 “此外，代理商可以通过该工具发送奖励信，然后管理合同。 想要对正在发生的事情有一个脉搏，而不是问为什么发生了什么？Garber说，您可以看到它正在实时发生。WorkdayPrismAnalytics引擎位于您的数据集之上，并且能够全面提出这些见解。无论是Prism还是其他机构，任何机构都必须拥有这种类型的工具。他们需要一个具有安全性，合规性和控制性的工具，而Prism可以提供。 “利用数据来发挥自己的优势，”加伯说。“您将更快地完成工作，并更快地做出关键决策。” “在没有分析的情况下运行代理机构就像蒙着眼睛开车一样。实时，准确的分析对于更快，更好地做出决策至关重要。” - Stan Garber《工作日》 调查显示： 图15:在1到5的范围内，您的代理机构和支出组织将在多大程度上受益于对关键工作流程成果的更多数据洞察？（1=一点也不，5=很多） “被要求在1到5的范围内排名，其中5是最高的，他们的机构和支出组织将从获得更多数据中受益的程度在对关键工作过程和结果的洞察中，50%的联邦受访者将其评为5。 几乎60％的地方政府受访者选择了3，而州受访者则更加分歧。大约35％的人将其评为4，但3和5只并列不到30%。 图16:在1到5的范围内，您的代理机构和支出组织将在多大程度上受益于对关键工作流程成果的更多数据洞察？（1=一点也不，5=很多） 受访者表示，他们的机构将从自动化中受益最多的三大工作流程是报告创建（62%），数据分析以识别趋势（58%） 并跟踪工作请求、时间表、供应商和流程(56%)。 最佳实践:以下是选择正确的基于云的工具的3个步骤。 3 就其他类似组织如何采用产品进行详细的对话，然后与这些客户交谈。加伯说：“您想听到的是，'这是关键任务；我们每天都在使用它。'更多的功能，但如果你仍然可以做你需要在应用程序中做的核心事情，那就是黄金。 寻找能够处理核心技术的供应商，并根据其进行优先级排序 “所有这些解决方案都可以说他们做了所有事情，并拥有所有复杂的功能，但是这些功能最终将如何对用户有用？”Garber说。 尝试一下。“掌握环境，”加伯说。“您应该能够跳进去并实际使用它，并想象使用该产品的每一天的生活会是什么样子。 Conclusion 通过商业在线渠道的政府范围和机构层面的支出增长到约 根据2021年总务管理局的数据，2020财年为5亿美元，高于2014财年的1.35亿美元报告因此，机