2023年数据管理中的文件档案与内容管理白皮书

《数据管理中的文件档案与内容管理白皮书》(2023年) 编写组 中国人民大学电子文件管理研究中心：刘越男杨建梁祁天娇何思源上海鸿翼软件技术股份有限公司：龙凌云罗永秀闫述寇亚孟任歌 目录 1背景............................................................12文件、档案与内容管理的相关概念..................................22.1文件、档案与文档...........................................22.2内容、数据与知识...........................................22.3文档管理与内容管理.........................................32.4文档生命周期与数据生命周期.................................43数据管理框架下的文件档案与内容管理..............................44文档与内容管理价值与效用........................................64.1安全合规...................................................64.2提效降本...................................................64.3业务连续...................................................74.4决策支持...................................................74.5洞察创新...................................................74.6权益保障...................................................74.7资产增值...................................................84.8记忆（历史）留存...........................................85内容管理软件的应用及类型........................................85.1应用架构视角下的内容管理软件应用...........................85.1.1企业内容管理系统......................................95.1.2内容协作系统.........................................105.1.3网页内容管理系统.....................................105.1.4文档管理系统.........................................105.1.5影像管理系统.........................................115.1.6质量体系文件管理系统.................................115.1.7知识管理系统.........................................115.1.8合同管理系统.........................................125.2不同行业领域中的内容管理应用类型..........................125.2.1制造行业内容管理应用.................................13 5.2.2制药行业内容管理应用.................................135.2.3军工行业内容管理应用.................................145.2.4金融行业内容管理应用.................................155.2.5新能源行业内容管理应用...............................165.2.6核电行业内容管理应用.................................165.2.7工程设计行业内容管理应用.............................176内容管理系统与文件档案管理系统的发展...........................176.1内容管理系统的发展过程....................................176.2内容管理系统的发展阶段....................................186.3文件档案管理系统的发展....................................207文件档案与内容管理的应用问题...................................207.1IT视角下的应用问题.......................................207.1.1业务系统核心文件“烟囱割裂”.........................207.1.2离散过程文件难以统一存储.............................217.1.3海量数据带来存储扩展和安全问题.......................217.1.4多分支机构对部署架构挑战.............................217.2业务视角下的应用问题......................................217.2.1用户很难发现想要的文件档案...........................227.2.2业务文件不能及时、完整归档...........................227.2.3文件档案未形成体系化知识.............................227.2.4文件档案与业务融合不足...............................227.2.5管理人员综合能力依然欠缺.............................227.3数据视角下的文档档案应用问题..............................237.3.1文件档案核心数字资产地位未被认可.....................237.3.2非结构化数据管理战略规划缺失.........................237.3.3内容数据化能力不足...................................237.3.4文件档案数据价值释放不够.............................248数据管理中的文件档案管理框架...................................248.1价值实现层................................................258.2文档治理层................................................25 8.3管理活动层................................................268.4技术实现层................................................289数据管理中文件档案与内容管理的发展趋势.........................289.1结构化数据和非结构化数据融合发展..........................289.2文档管理和内容管理融合发展................................299.3文档管理和数字化业务融合发展..............................309.4文档管理与内容模型的融合发展..............................319.5文档管理基础建设和智能开发融合发展........................32 1背景 自2017年党的十九大报告中明确提出“数字中国”这一概念之后，数据作为第五大生产要素，逐渐得到了社会广泛的认可与重视。为了进一步规范数字中国建设，中国中央、国务院于2023年2月印发《数字中国建设整体布局规划》（以下简称《规划》），为构建数字中国提供了顶层设计与整体谋划。依据《规划》，“数字中国”的建设需要夯实数字基础设施与数据资源体系“两大基础”，数据管理对于机构的重要性愈发凸显。 同时，“东数西算”国家战略体系正在全面铺开，为了构建全国一体化大数据中心体系，需要布局包括宁夏、甘肃、贵州、成渝、内蒙古、京津冀、长三角与粤港澳大湾区枢纽等算力网络枢纽，辅以各地数据中心集群，最终实现东西部网络直连，对全国的数据输送与计算进行一体化调度，从而充分发挥数据要素在数字中国构建中的重要作用，赋能数据要素高效流通。 然而，根据国内外多个研究机构的调查，大多数机构中非结构化数据占全部数据的80%以上。数字环境下，大多机构的文件档案管理依赖基于非结构化数据（即本白皮书所称内容）的解决方案，文件档案与内容有着异常紧密的关系。如果说数据是一座煤矿，谁能掌握这座煤矿，谁就能为机构发展提供动能，那么文件档案与内容数据就是潜藏在煤矿深处的钻石，谁能够率先发现这些钻石，谁就能先人一步洞察和刻画机构内外的种种变化，进一步将数据的价值和潜能释放出来。 国际数据管理协会在其标志性出版物《数据管理知识体系指南（DAMA-DMBOK2）》（第二版）中将文件档案与内容管理放在了数据管理框架中显著的位置，凸显了文件档案与内容管理对于数据管理的重要性。然而，现阶段我国大多数机构管理者和相关人员对文件档案与内容管理的认识尚有不足，文件档案与内容管理在实践中并没有受到应有的重视。文件档案与内容管理的管理范式与一般的数据管理相比也存在较大差异，相关方法和技术工具尚不丰富。面对现状与问题，编写组特别编制了《数据管理中的文件档案与内容管理白皮书》，为行业从业人员、用户及潜在用户和社会相关人员提供文件档案与内容管理涉及的基本概念、效用价值、主要技术、系统功能等通识性知识，以期加强文件档案管理领域和技术领域的对话和合作，推动文件档案管理事业与内容管理行业的共同发展， 此次更新（2023版）更是追随当下的非结构化数据管理发展脚步，与时俱进，为读者提供最新的行业实践与发展趋势。 本白皮书的编制主要参考了《中华人民共和国档案法》（2020）、ISO 15489-1:2016《信息与文献文件管理-第1部分：概念与原则》、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、GB/T 36073-2018《数据管理能力成熟度评估模型》、《数据管理知识体系指南（DAMA-DMBOK2）》（第二版）等法律法规、标准规范和文献材料。 2文件、档案与内容管理的相关概念 2.1文件、档案与文档 从文件档案管理视角来看，文件（records）是指机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息，可简称为“业务凭证”。1档案（records/archives）是指形成文件的业务活动结束之后仍然具有保存价值的文件。文档是文件和档案的合称。 从计算机技术视角来看，文件（file）是作为一个单元存储或处理的命名的记录集。2文档（document）主要是指非结构化数据。 除非特别说明，本白皮书使用的文件、档案、文档概念均来自文件档案管理领域。 2.2内容、数据与知识 从信息的角度来看，内容是指以任何形式或