1 01前言PREFACE企业正在经历着变革与管理理念的重塑，因为外部环境在进行着剧烈的变化，充满各种不确定性。这也是近年来「VUCA 时代」一词在管理咨询行业被反复提及的原因。 易变性、不确定性、复杂性和模糊性，VUCA 背后所代表的 4 个企业挑战，并不仅仅是互联网技术对社会、经济和生活层面的深入渗透所致，更由于新冠疫情的全球大流行这一黑天鹅事件而变得愈加动荡。急剧变化的产生，在促使着企业组织停脚步，重新思考和评估自身在满足当前和未来市场需求方面的相关性和能力，新的工作方式和价值交付方式在适应中产生并动态调整，首当其冲影响的是项目管理。项目管理在新时代的变化趋势是什么？作为企业发展的有效保障，项目管理应该如何建立科学的体系？一种名为「项目管理经济」的风暴正在酝酿。作为全球领先的项目管理协会，PMI （Project Management Institute）每年都会独家发布《职业脉搏调查》，解读项目管理趋势。在最新的《职业脉搏调查》中，我们可以看到，领先组织及其团队规划和执行计划的方式正在发生根本转变，PMI 将之称为「进取型」企业。它们侧重于结 02果而不是过程，清楚地意识到如何平衡结构和治理，与按需灵活应变和转变方向的需求。简单来说，「进取型」企业表现出了更强的组织敏捷性、更高的生产力、更成熟的组织项目管理能力等，或许「价值交付能力」可以一以概之。而这些企业做对了什么呢：• 「进取型」企业，更鼓励探索新的工作方式、更注重新的技术应用；• 「进取型」企业，更注重对员工的赋能，使其掌握不同的工作方式、形成创新思维；• 「进取型」企业，认识到通过注重客户价值、数字解决方案以及多样性、公平和包容性的基于价值的组织文化来培养所有这些项目技能的重要性。有弹性、灵活、面向未来，「进取型」企业正在项目管理经济中树立起了真正的竞争优势。但当我们将镜头拉到国内，却能看到大多数企业的项目管理现状不容乐观。很多时候，企业中的项目管理属于被动式管理，常见于临时性、一次性的应付活动，它们往往是瞬时的或是间断性的，缺乏系统性、科学性和全局性，没有基于企业整体发展战略的项目管理理论方法指导。更糟糕的情况，是部分企业或部门甚至没有项目及项目管理的概念和意识。企业管理者，乃至出于职业发展规划考虑的个人，都不得不思考在时代变革中如何更向项目管理靠近，依据最新的发展趋势，深入学习掌握项目管理的成功之道。2023 年，要如何做项目管理？企业与个人需要掌握多少项目管理知识？如何构建自己的项目管理知识体系？如何结合项目管理新趋势，提升项目管理的全局认识，应用到自己的工作执行之中？翻开本书，希望你能获得想要的答案。 03目录04 不懂项目管理，就只能白干 05 无处不在的项目管理 07 项目管理的本质 10 如何成功运行一个项目 13 项目管理应用广泛的 5 个行业18 不用敏捷方法，项目自然慢 19 为什么选择敏捷 22 团队转型敏捷的 8 个步骤 27 实例：vika 维格 -scrum 项目管理模式 30 让项目管理更轻松的自动化操作33 混合：项目管理新趋势 34 多种项目管理方法混合 37 混合工作环境和模式39 PMO：项目管理的战略化 41 设立 PMO 的步骤 44 实例：vika 维格 PMO 项目群管理流程48 附录 01不懂项目管理就只能白干 051. 无处不在的项目管理并不要以为只有项目经理才需要懂项目管理。• 项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。这种具备临时性、独特性以及渐进明细特点的工作，在生活上也十分常见，足以当做一个个项目来看待，比如一场婚礼婚礼的策划、新家装修的整个过程，乃至完成一道菜肴。运用项目管理的思维，你可以让这些工作更简单完成。举一个直观的例子：• 现在需要你完成一个名为「烤鸡」的项目，这个项目要求你在 5 个小时之内做出一道色香味俱全的烤鸡出来。那么，项目管理就是你如何运用手头上的材料、工具或者百度搜索菜谱等方式，在 5 个小时后做出一只好吃的烤鸡供全家晚餐食用。在这个过程中，你需要采购食材、确定食谱和制作的步骤、动手烹饪、调控火候、摆盘上餐桌等待家人的品尝和评价。可以看到，任务经过范围确定、计划、管理和实施，变得清晰而可执行，自然拿下。以小见大，基本的项目管理方法是通用的，也是每个人都应该掌握的。而再看向职场，项目工作呈现了常态化的趋势，真实可察觉的是项目正在成为每个人的日常工作，不管是项目的数量或重要性都在显著增加。员工被分配到了一个又一个的项目之中，并不仅仅局限在自己的职业与岗位描述，他们奔忙在不断变化的优先事项、战略计划、以客户为中心以及为组织提供价值的路上。 06这在传统的采用面向职能管理模式的企业中，几乎是不可想象的。他们在各自的部门里处理着仅仅与部门及自身专业相关的工作，没有人经历整个管理过程，没有人能独立地处理整体性的管理问题。而在项目管理团队中，聚集了不同专业领域的专家，相互交流下有利于个人获取综合性知识，在经历了完整的项目管理过程后，员工也能对项目管理相关问题有整体性认识，为独立处理整体性管理问题积累经验，成长为综合性管理人才。反而是对于企业组织而言，通过实施项目管理能带来的好处更显而易见：• 人员的流动与分配，让组织拥有了较大的灵活性• 项目的任务分解，带来管理责任的分散，有利于企业整体目标的实现• 以目标为导向的解决路径，保证了企业战略的实现• 对复杂问题有了集中力量、集中攻关的快速解决方式• 以客户为中心，保证问题解决方案的质量与验收更科学稳定项目管理早与我们息息相关，无处不在，如何掌握它变成了一堂关于企业管理和个人管理的必修课。 072. 项目管理的本质当你下定决心要开始学习掌控项目管理时，你应该如何入手？深入项目管理本质，你才能牢牢抓住问题的核心。牢记一句话：项目管理的本质就是管理变更。许多人在接触项目管理的时候，往往会更关注流程细节，因为这关系到了具体执行层面的问题。但却也因此造成知识混乱，影响到对项目管理的整体把握。我们不妨来看看一个完整的项目管理流程之中，会涉及到多少的工作。项目管理的 5 个阶段：启动、计划、执行、监控和收尾。• 在这其中，监控是贯穿整个项目管理的；• 而由于项目管理过程中，往往面临许多变更变动，计划与执行也存在交叉和循环的关系。打个 08比方：你要炒一道菜（项目），虽然按照食谱的量加了盐（计划 + 执行），但因为每个人口味不同，你觉得淡了（监控），你准备再加一勺盐（计划）。项目管理中的工作，是动态变化的。而这 5 个阶段下，我们需要分别处理哪些项目管理问题？（1）项目启动：项目启动阶段，你需要做的事情，就是弄清楚这个项目的所有边界，并组建团队，争取资源。项目边界就是：项目的具体需求、确定目标、限制范围等。（2）制定计划：在这个阶段，你也许会使用到 WBS 的方法。具体来说，你需要对项目的任务进行拆解和分配、规划时间进度、沟通同步干系人相关计划、制定预算、采购资源、风险控制等。（3）项目执行：在这个阶段，就是项目经理四处「救火」的阶段，比如你需要对资源进行合理的调配、及时与干系人、项目成员等进行沟通、对项目团队进行整体的人员管理等。（4）监控实施：在项目管理推进的整体过程中，需要随时监控项目状态，比如项目预算是否超支、项目进度是否正常、是否排除或解决潜在风险、需求等元素是否存在变更、各方沟通是否顺畅、信息是否同步无误等。（5）项目收尾：最后项目交付后，需要验收成果，检查质量，并进行复盘总结，以便运用到下一个项目。相对繁杂的执行细节，容易贪多求全，但如果抓住轴线，我们反而能够很好进行全面理解。这条轴线就是项目管理的本质，亦即变更管理。能够详细制定计划，并且按照计划执行，自然是理想状态。但是在项目管理之中，不可预见的问题总会出现。比如，你不可能在项目初期就收集完所有的需求，遑论限制范围；规划好的资源和预算，有可能半路无法到位。但所有的工作总结下来，大抵逃不开这三个要素：资源、时间、范围。这也是项目管理中一个重要知识「黄金三角法则」，也叫三重制约定理。 09这三个要素，就像是三角形的三条边，只有找到三者的平衡点才能组成黄金三角。如果一个项目的资源很少、时间很短，但要实现的功能又规划得很庞大，那大概率是无法完成的任务。其实，有效的、好的项目管理，就是用增加资源、延长项目时间，或者缩小项目范围（如砍功能）等手段去实现优化配置和动态平衡：- 资源太少，时间太短，那就少做点功能；- 资源太少，功能规划太多，那就延长项目交付的最终时间；- 功能规划太多，时间太短，那就多招点人，多批些经费。 103. 如何成功运行一个项目想要成功运行一个项目，需要做什么？又不能做什么？我们需要为此划定大致的范围和集合。虽然影响项目运行的因素有很多，但核心的这几点一定要记住：（1）有效沟通平均 75% 的项目 在有效沟通的帮助下按时和在预算内实现了最初的目标。（2）频繁沟通有关数据表明：频繁沟通的团队平均可实现 82% 的项目成功率。相比之下，沟通不畅的团队中有 57% 的项目失败了。 11（3）详细计划只有当它能影响相关的事情时，沟通才能真正发挥作用。有了详细的计划，频繁的沟通就更有意义了，因为你可以将所有内容与你当前的计划和目标对齐。此外，数据表明 39% 的项目因规划效率低下和缺乏执行而失败。（4）信息共享聪明的项目经理知道，仅仅了解项目目标本身是不够的：你需要非常清楚地把它们传达给你的团队，并分享你在这件事上的信息。与让每个人都蒙在鼓里相比，信息共享将整体团队绩效提高了 2 倍。（5）使用方法论项目管理方法论的意义就在于，它们能够交付成果。想出最适合你团队的独特方法可能太难了，在此之前，使用经过验证的方法可以提高你的整体效果，包括满足最后期限、质量标准和控制预算。（6）使用项目管理软件87% 的高绩效公司在日常活动中使用项目管理软件。考虑这一点非常重要，因为软件有助于跳过大量耗时的任务，还能解决沟通不畅、文档交接、数据丢失等问题。成功运行项目是困难的，但是搞砸项目却是简单的。在项目管理的过程之中，尽量避免这 3 点，让你不至于将项目引向必败的局面：（1）不要事无巨细地操心 12立即停止操心团队内成员每项任务中的每一个细节。「微观管理」这个词太具有迷惑性，虽然沟通同步信息很有必要，但事无巨细地参和，监督每一项具体工作的细节，你只会收获沮丧和浪费时间。（2）不要过分追求完美无论你多么努力，你都不可能让一切变得完美。因为这其中包含了太多不受你直接影响的因素。追求完美的计划和团队合作会消耗大量的时间，而这些时间本可以用来解决突发问题、风险管理等。（3）不要全天候工作每天工作到很晚并不一定就能给项目带来好结果。如果你每天给自己施加压力并减少睡眠或放松时间，工作效率并不会因此提高，当然你的团队也是。与其每天工作到很晚，为那些不会很快改善的事情感到压力，倒不如利用这些时间多多了解你的团队成员，加强每个人的联系，对项目成功率和团队整体氛围都有帮助。简而言之，不要再卷了。在你正在做的事、你需要做的事和你不必做的事中，寻找一种平衡。从经验丰富的专业人士处获取建议，并努力发展适合自身团队的工作方式，是提高成功项目数量缓慢但稳定的方法。 134. 项目管理应用广泛的 5 个行业团队合作和恰当的管理对任何企业都至关重要。事实上，企业越大，协作就越难。对于企业来说，这是一个巨大的挑战：因为它们的增长能力取决于它们能够完成项目的规模和数量。有些行业在进行企业管理模式的选择时，天然对项目管理更加亲近，配合项目管理工具也能更好地实现数字化的转型。那么有哪些行业具备了这样的特质，项目管理和项目管理工具又是如何满足它们的需求？（1）市场营销如果有一个行业真正需要项目管理和项目管理工具，那就是营销机构或市场部门。因为项目是它们常见的组织和工作单元。在营销活动开始