2018企业差旅和费用管理洞察报告

深入了解企业差旅和费用管理的趋势和技术 2018Industrial Report 2018 行业报告 热点抢先看 当前相关行业领先公司的费用管理和差旅预订的趋势业界领先的差旅和费用管理软件解决方案的特点公司如何实现最佳差旅和费用管理目标 目录 CONTENT 1简介P0 2研究概述：企业差旅和费用管理的现状P1 3领先的TEM特性和功能P10 4实现TEM目标P15 5关于每刻P19 简介 b r i e f - i n t r o d u c t i o n 近 年 来，愈 演 愈 烈 的 全 球 化 趋 势、日 益 快 捷 的 交 通 运 输 方 式、基 于 互 联 网 的 通 信 和 移 动 技 术的 重 大 发 展 改 变 了 全 世 界 企 业 的 需 求，同 时 也 进 一 步 使 商 务 旅 行 者 的 费 用 报 销 和 旅 行 预 订 过程 变 得 更 为 复 杂。因 此，员 工 在 差 旅 过 程 中 对 更 快、更 高 效、更 简 单 的 差 旅 和 费 用 管 理(T&E) 工具的需求日益增长。 差旅和费 用管 理(TEM)解决方案可自动创建、提交、批准和 处 理 费 用 报 销，同 时 也 可 以 提 供 差 旅 预 订 支 持。各 种 规 模和 不 同 行 业 的 公 司 都 开 始 转 向 这 些 自 动 化 系 统，以 降 低 处理 成 本 并 获 得 对T&E支 出 的 更 多 控 制。因 此，TEM 解 决方 案 是 当 今 所 有 企 业 中 应 用 最 广 泛 的 后 台 处 理 技 术。通 过 消除 手 动 费 用 报 销 和 差 旅 行 程 预 订，公 司 可 以 提 高 效 率、节 省成本、提高员工生产力，并在市场中保持竞争优势。 本 报 告 专 为 尚 未 采 用 TEM 解 决 方案 或 正 在 犹 豫 不 决 的 公 司 所 量 身 定制。通 过 分 析PayStream Advi-sors的 调 查 数 据 和 市 场 调 查，本 报告 确 定 了 手 动 报 销 的 常 见 难 点 以 及通 过 自 动 化 可 以 实 现 的 潜 在 好 处。它探 讨 了 当 前 对 于 费 用 管 理 和 差 旅 预订 的 趋 势，详 细 介 绍 了 业 界 领 先 的TEM 软 件 的 功 能，并 提 供 了 实 现TEM 目标的策略。 研究概述：企业差旅和费用管理的现状 全自动的差旅和费用管理流程，涉及在商务旅行开始到旅行后花费分析阶段的整个 T&E 生命周期中所使用技术。以下探讨差旅预订和费用管理趋势的内容，来自于 PayStream 2018 年TEM 调查数据，该调查收集了来自许多行业和细分市场的公司的 300 多份调查回复。 在 改 进 后 台 流 程 方 面，从 采 购 到 采 购 合 同 管 理 和 发 票 工 作 流 程，公 司 越 来 越 意 识 到 自 动 化 软 件的 价 值，以 提 高 效 率 和 利 润。然 而，公 司 选 择 基 于 云 的 后 台 办 公 技 术 的 比 率，例 如 电 子 采 购(eSourcing), 通常都不到 30%。另一方面，费用管理和差旅预订解决方案是最常采用的软件类 型，42% 的 公 司 使 用 费 用 管 理 解 决 方 案，30% 使 用 基 于 云 的 差 旅 预 订 工 具，具 体 见 图1。 PayStream 将这种“采用自动化解决方案”的 趋 势 归 因 于 手 动 费 用 报 销 任 务 的 低 价 值 性质，以及随着公司的发展，手动报销会在很大程 度 上 增 加 成 本 和 时 间。另 一 个 原 因 是 当 今商 业 环 境 中 的 差 旅 数 量 不 断 增 加，以 及 通 过有 效 方 式 预 订 差 旅 需 求 和 处 理 大 量 费 用 报 销的必要性和重要性。TEM 软件提供直接的解决方案，以实现这些目标并降低成本，从而实现更高的投资回报率。 研究表明，尽管许多公司采用了基于云的 TEM 工具，但超过一半的 AP 部门仍然使用传统和低 效 的 方 法 收 集 收 据 和 发 票，请 参 见 图2。这 些 公 司 的 差 旅 出 行 者 要 么 发 送 纸 质 收 据 或 基 于 电子表格的报销，要么使用费用内置 ERP 系统中的报销工具。这些方法在时间和金钱方面都是需要相当代价的，因为它们给员工带来了很大负担，需要特别注意确保准确性，浪费时间在低价值的任务上。此外，这些方法往往会导致数据错误，并导致不合规或欺诈性员工支出的风险增加。 公司规模在企业是否已自动化其费用报销流程中起相当大的决定作用，参见图 3。公司越大 , 使用基于云或 ERP 的解决方案的可能性越大 , 而小公司更有可能使用纸张或者基于或电子表格来提交费用单和报销过程。 影响这一趋势的因素有很多，其中一个原因就是大公司更有可能拥有更多的出差员工、高管、销售团队、顾问和其他经常出差与客户会面并履行关键业务职能的人。随着更多的差旅带来更多的费用报销，节省更多员工花在填写所需表格，处理报销和完成其他相关费用任务上的时间。同样，在手动 T&E 流程下，企业缺乏对支出的可见性，不遵守公司差旅政策方面现象也时有发生。总体而言，费用管理解决方案可为拥有较多差旅的大公司带来更高的投资回报。 公司在技术方面的经验也在其自动化状态中发挥作用。较大的公司通常拥有完备的基础设施，可以轻松支持技术更先进的解决方案；较小的公司并不总是有资源采用和实施大规模的解决方案。这个问题与为中小型企业量身定制的解决方案相对缺乏有关。大多数 TEM 工具都是根据大企业的相关需求制造和定价的。然而 , 在过去的几年中，为中小型企业设计的可用软件选项稳步增长，PayStream 认为中小企业和中端市场的采用率将持续增加。 费用管理解决方案的采用也因行业而异，请参见图 4。PayStream 将此归因于不同行业的公司的典型规模和业务结构的性质。例如，教育行业的 TEM 采用率最低，这符合行业的特点，因为这些公司通常属于中小企业和中端市场，而差旅则不是这些组织的商业模式的一个重要组成部分。另一方面，商业和专业服务具有最高的基于云的 TEM 采用率，这可能与该行业中公司的平均规模较大以及这些公司在咨询服务等活动中的差旅普遍性有关。这导致需要强大的平台来处理更大量的费用报销业务。 PayStream 发现 , 公司采用费用管理解决方案的可能性的最大指标是每月处理多少费用报销申请，参见图 5。提交费用报销申请较少的公司使用基于云的费用工管理具的可能性较小，而处理更高数量的那些更有可能使用。 差旅预订比费用报销更有可能进行手动处理，参见图 6。大多数公司有员工或指定助理使用他们自己的消费旅游网站研究预订酒店机票等。然后，这些团队在确保他们遵守所有旅行政策后进行预订，或者将他们的预订请求转发给领导批准。另一种常见的预订管理方法是将此流程外包给外部差旅管理公司(TMC)。 行业通常不会影响公司是否采用在线预订工具，因为不论行业如何大多数公司报销大约 25-35% 采用自动化工具。但是，收入对公司使用自动预订解决方案的可能性产生了更为显着的影响，请参见图 7。 大型企业使用基于云的预订工具的可能性几乎是中小型企业的六倍，是中端市场公司的两倍多。这些差异的原因可能与费用报销的差异一样：大公司必须容纳更多的有出差需求员工并预订更多行程。与费用管理解决方案一样，差旅预订工具可节省资金和时间，从而为处理更多差旅出行的公司带来更高的投资回报率。 值得注意的是，一些公司可能通过其费用管理供应商获得对预订工具的访问权限。传统上，TEM 自动化提供商及其客户已将旅行预订和费用管理模块视为单独的实体，许多提供商已相应地设计其产品，主要关注 T&E 生命周期的一端或另一端。这在很大程度上是因为一些公司的差旅需求有限，并且不一定对包含差旅预订工具的费用管理产品感兴趣；使用 TMC 或内部管理团队控制差旅出行预订费用的传统策略一直到最近才开始兴起。 然而 , 随着越来越多的公司允许其员工使用在线预订服务预订自己的差旅行程，并且随着这些预订工具越来越多地提供以企业为中心的服务和控制，费用管理提供商已经开始看到将预订与费用报销连接到同一个平台的价值。许多基于云的费用管理提供商现在将他们的解决方案与领先的在线预订工具集成，或者在他们的平台内构建了自己的预订工具。对于北美市场的一些领先的 TEM 技术提供商来说尤其如此，其客户群主要由大型企业组成。合并预订和费用管理工具的增加可能是企业组织采用率提高的一个因素，因为该部门的公司也是费用管理工具的最高采用者。 一个公司的 T&E 自动化水平直接影响工作效率、费用报销流程和控制员工支出的能力。当没有 TEM自动化的公司被问及他们面临的最大痛点时，大多数都提及到手动数据输入的麻烦与高错误率、缺乏对支出的可见性以及无法执行公司差旅政策，具体请参见图 8。 费用报销的手动处理非常耗时，并且可能导致报销中的错误率更高。缺乏对数据的可见性以及缺乏公司差旅政策的执行力，被证明是公司发展的严重障碍。如果管理员、经理等无法访问员工差旅和支出活动，并且没有适当的控制措施来确保合规性，那么特立独行支出和业务冲突的风险就会增加。 尽管存在这些普遍存在的痛点，但许多公司仍不愿意实施自动化费用管理或差旅预订工具。采用此类解决方案存在一些障碍，请参见图 9。 与其他 PayStream 调查中的常见趋势不同，其中“当前流程工作”通常在不采用其他 B2B 解决方案( 例如财务自动化软件 ) 的原因中排名第三或第四，它是费用管理软件的最大障碍。费用管理是一个相当简单、可预测的过程，许多公司在手动完成时通常不会将很多风险与之相关联。这与手动等其他后台流程（例如自动化采购、财务自动化软件等）形成鲜明对比，通常在公司及其外部运营的成本和数据控制方面面临更大的风险。 现有的技术环境也会造成公司在为何采用基于云的软件的问题上犹豫不决。在那些使用费用管理工具的公司中，那些使用 ERP 兼容解决方案的公司可能觉得不需要更新到独立的基于云的工具。这部分是因为在选择使用现有系统的工具时 , 实施的障碍要比实施全新的 TEM 解决方案要低得多。然而，虽然基于 ERP 的费用报销自动化肯定比向财务会计发送纸质单据更好，但这些工具通常不直观，难以定制或维护，并且禁止公司能够利用技术进行扩展或创新。例如，大多数基于 ERP 的 TEM 工具不提供一些业界领先的功能，像基于应用程序的移动收据捕获技术以及自动费用创建等。 公司不采用差旅预订技术的最常见原因是相信不会有投资回报率 , 其次是对当前解决方案缺乏了解。PayStream 将这两个障碍归因于许多公司现有的经常使用预订工具的方式。许多公司允许其员工使用他们选择的在线预订工具来预订自己的差旅行程，并非所有这些预订工具都与公司的方法正确集成费用报销——无论是现有软件还是手动报销流程。因此，许多公司没有适当的工具来监控和控制员工预订，也不了解此流程的真实成本。缺乏对旅行支出的可见性以及缺乏对可提高可见性的技术工具的认识，也导致自动化对 ROI 帮助的认识不足。 差旅和费用管理自动化的好处3 根据调查结果 ,TEM 软件采用者获得的费用管理方面的优势，主要体现在员工报销更便捷、提高了消费支出的可见度 , 提高了旅行政策的执行度和降低处理成本等方面，见图 10。 这些好处也对公司产生长期影响。更快的报销以及由此带来的员工满意度提高可以提高员工的士气和生产力，从而直接影响公司的产品交付、竞争优势和业务成功。更好的消费可见性使公司能够确定其费用管理中改进领域、低效的采购策略和合同以及欺诈性的员工活动。较低的处理成本可以改善公司的财务状况并释放投资资源。 TEM 解 决 方 案 中 自 动 差 旅 预 订 工 具 的 主 要 优 势 与 费 用 管 理 工 具 相 似，请 参 见 图 11。使 差