技术购买者指南

掌握采购流程的 10 个技巧 目录 345678910111213Introduction1. 了解自己。2. 利用数据 ， 但不要让它束缚你。3. 有时 ， 忽略闪亮的物体。无聊并不意味着坏事。4. 放开 AE 是结束一切 ， 成为一切。5. 判断潜在的合作伙伴他们保留的公司。6. 创建一个大帐篷 ， 但没有一个马戏团在里面。7. 计划一个有 Pinterest 资格的决赛方。8. 像爱情船一样登上船 ，不是泰坦尼克号.9. 像营销人员一样思考。10. 接合 ， 测量 ， 冲洗 ， 重复。 就像生活一样，在与收益技术供应商建立关系的过程中，旅程的价值——以及它与终点相等（甚至可能超过终点）——至关重要。 十个小贴士 ： 1.了解你自己。2.利用数据 ， 但不要让它束缚你。3.有时候 ， 忽略闪亮的物体。无聊并不意味着坏事。4.放开 AE 是终点的观念 ， 就是一切。5.根据他们保留的公司来判断潜在的合作伙伴。6.创建一个大帐篷 ， 但里面没有马戏团。7.计划一个 Pinterest 级别的决赛派对。8.像爱情船一样登上 ， 而不是泰坦尼克号。9.像营销人员一样思考。10.接合 ， 测量 ， 冲洗 ， 重复。 从请求建议书（RFP）到最终评估，再到供应商选择，直至合同签署，保持流程专注于您的目标可能颇具挑战性……更不用说通往实施的漫长且同样艰巨的旅程了。年度注册？我们暂且先不谈这个。 但当这一过程执行得恰当时，其回报是值得的：一个能引导您的员工在正确的时间获取合适的福利、保持他们全年参与并保持信息更新的解决方案，以及一个同样关心他们的伙伴，就像您一样。 听起来像梦吗 ？ 不是。 找到合适的HR技术合作伙伴，与您共同将这一关系变为现实，确实需要努力。就像任何旅程一样，有路线图跟随时这项工作会稍微容易一些。我们是一家科技公司——因此，绘制路线图是我们擅长的事情。考虑到这一点，通过这十个检查点可以帮助您达到预期的目的地。 1. 了解自己。 显然，苏格拉底在教授自我意识的美德时使用这个短语时，他可能并没有想到SaaS。不过，这位著名的希腊哲学家走在正确的道路上——一点自我反思就能深入探讨组织为何需要一个福利管理技术合作伙伴，甚至为何需要一个新的合作伙伴……这样的组织级决策通常涉及众多利益相关者，因此，在编写第一个RFP问题之前，确保所有团队对“正北”的位置达成一致意见至关重要。 Why:为什么需要一个福利技术平台——以简化员工体验、精简供应商管理、确保合规性？现在就需要吗？如何确定这一点？ Who:你需要哪些人在房间里评估潜在合作伙伴？HR/福利和IT是理所当然的选择，但还有其他人吗？薪资管理？财务？法律？公司通讯部门呢？每个人的声音在最终决定中是否都同等重要？谁拥有否决权？这应是一个协作且包容的过程，但也很重要的是从一开始就确定每一步哪个方的同意是非谈判的，而哪些人可以仅作为咨询顾问参与。 What:对于新科技平台，你们的目标是什么？哪些方面进展顺利，需要继续保持？相反，哪些方面出现问题，需要进行修正？什么指标可以代表明确的成功？从其他流程中，你们能学到哪些关于如何使事情顺畅运行的教训？你们拥有哪些资源……以及为了完全实现目标，还需要哪些资源？ 其中:最大的痛点在哪里——员工参与度低、数据获取不足、合规问题、文件流传输不畅？ When:何时需要一个新系统上线并运行？对于所需的功能、速度以及你愿意为之牺牲的（以及你不愿牺牲的）内容，请保持诚实和实际考量。如同常言所说，“你可以得到好的、快速的或是便宜的，但只能同时拥有其中的两项。” 一旦您解开了搜索背后的根本原因，您的请求报价（RFP）几乎就可以自行撰写。然而，在您因抓住新鲜资源的机会、吸引员工注意或是保持在高管层的好感而兴奋时，请不要跳过这一步骤。花时间明确列出您真正需要什么以及为何需要，长远来看会有所回报：您的团队将更加专注且步调一致，能够凭借明确的必须满足条件清单更有效地评估潜在合作伙伴，并指导决策过程。 2. 利用数据 ， 但不要让它束缚你。 行业和劳动力趋势 ： 国家和行业趋势、规则与法规对个体组织的利益平台和提供的影响可能是巨大的。例如，在过去十年中，考虑到全面合规解决方案并不像现在这样关键，因为雇主在《平价医疗法案》下的责任更加复杂。劳动力流动也在选择技术合作伙伴时具有重要性：如果你的招聘池主要是千禧一代，处理学生贷款援助的能力可能会成为优先考虑的因素；很多潜在父母可能需要无缝处理员工产假/陪产假以及生活事件福利变更的功能。在选择福利管理技术平台时考虑这些变化，可以确保找到一个能够支持并满足员工需求（远超基本注册和资格认证）的合作伙伴。 人力资源部门，或许比组织中的任何部分，都坐拥着一笔宝贵的资料宝藏。员工的人口统计数据——性别、年龄、家庭状况、健康状况、收入、计划参与及使用趋势，甚至风险承受能力——都是帮助您理解员工需求和期望的关键指标。这反过来又能够描绘出组织的状态，并帮助形成最终引导您找到合适合作伙伴的目标。 然而，重要的是不要过度依赖数据，也不让数据压倒过程的人性元素。由于数据量的巨大，很多时候人力资源专家可能会因为过分依赖过去的数据显示未来成功而陷入僵局。数据讲述故事的一部分，但单独查看过去的数据时，偏见就会渗透进来。请记住，所有传统智慧都表明，与其它购买决策一样，福利选择可能是一个非理性的购买过程。 因此，请利用其他拼图碎片来构建一幅更全面的画面，以评估潜在技术合作伙伴可能带来的利益。举几个例子： 移情 ：容易以人力资源/福利领导者的视角思考；这是你每天的角色所在。然而，更多地从员工的角度思考，设身处地为他们着想，不仅对你的日常工作大有裨益，而且在选择合适的福利管理技术平台时也极为重要。考虑他们真正的需求和愿望、他们的忧虑、令他们感到挫败的事物以及能让他们感到喜悦的事物，这将使你的选择过程更加完善。 组织反馈 ：实际使用您平台的人对此有何看法？他们能告诉您关于他们所需利益类型和与您的供应商合作的承运人过去的体验吗？倾听您的员工、同行和领导的意见，以获取他们的经验的轶事证据，可以比数据本身提供更生动的画面。很多时候，这样做会揭示出您未曾考虑过的需求或挑战。 3. 有时候 ， 忽略闪亮的物体。无聊并不意味着不好。 保持不变，重要的是要了解潜在的技术合作伙伴如何帮助您跟踪员工资格，准确，准时地分发 1094 / 1095 表格，并将准确的 ACA 数据传输到 IRS 。解决供应商如何帮助您驾驭法规遵从性，以及他们如何掌握不断变化的法规环境的脉搏，可以帮助您缩小入围名单的范围。. 今天的HR技术极其强大，提供了灵活性、广泛的数据分析、移动体验、人工智能/机器学习等。对于寻找技术合作伙伴以与自身及员工共同成长的HR专业人士而言，未来充满希望——事实上，这种希望如此强烈，以至于专业人士很容易被供应商承诺的最新亮点所吸引，而忽略了合作不适合的警告信号。 黑客比你想象的要聪明。2015年，超过1.12亿份医疗健康记录遭到泄露，遗憾的是，人为错误成为了组织数据泄露的主要原因。人力资源专业人士手中掌握着大量员工的个人数据，任何帮助管理如此重要数据的合作伙伴都必须有安全计划，并且拥有良好的记录，能够确保保护私人数据和文件的安全。 当然，您希望拥有的技术能够让您眼前一亮，并帮助说服C级管理层，您所投入的资金完全值得。真正处于创新前沿的福利科技公司能够做到这一点，因为他们已经将基础工作做得非常到位。正如他们所说，“平衡”至关重要：在考虑潜在平台时，请询问他们未来计划的新工具和附加功能，以及他们如何更新和扩展平台。但请勿忘记在福利管理中的一些最基本（但至关重要的）技术原则： 大小很重要。考虑的潜在合作伙伴有多大？它是否过于庞大和官僚，而你的组织则规模较小、灵活度高？它是否足够大以处理你组织的复杂性，并提供个性化的服务？在整个实施和入职过程中，你的团队将拥有哪些易于获取的资源？除了基本成本外，在合同中可能还隐藏着哪些未被发现的成本，尤其是在范围蔓延或自定义变更方面？在RFP（请求报价）和筛选过程中选择与你组织规模和预算相匹配的合适合作伙伴，将为你的成功奠定基础。 行动胜于雄辩。请求特定示例，说明潜在合作伙伴如何帮助过类似您的组织，并获取关于实施案例、行业经验及解决具体挑战的研究案例。了解潜在供应商处理大量（或少量）数据集的经验，过去他们在报告问题上的应对方式，以及他们平台随时间演变的情况。没有两个组织是完全相同的，但任何潜在合作伙伴都应具备处理各种问题、挑战和情况的经验。 化学也很重要。无论您选择哪个供应商，都必须与他们及其团队共度相当长的一段时间。思考一下您想要成为何种合作伙伴——同时，也要考虑自己希望以何种方式被对待。在做出最终决定时，请不要忽视或低估与他们团队以及您自身团队之间的化学反应和文化契合度。 闪亮的物体不能拯救你 IRS 。我们不确定医疗保健法的未来确切走向，但可以肯定的是，人力资源角色中的一大部 分将专注于合规性和监管报告。鉴于雇主在《平价医疗法案》（Affordable Care Act, ACA）下的责任， 4. 放下 AE 是结束一切的观念 ， 成为一切。 不言自明，无论您选择哪种管理技术平台，其必须能够应对年度注册的技术挑战。您的合作伙伴将为您提供如何管理其技术功能的培训吗？他们能为员工提供哪些教育材料？在年度注册前后以及期间，沟通的定制化程度如何？实施团队由谁组成，如果在一年中最重要的时期出现问题，他们能提供何种支持？围绕年度注册，似乎有无数问题需要询问。 人力资源专业人士面临的最一致的挑战之一是如何让员工全年参与他们的福利。 但是 ， 该技术还必须在一年中的其他 350 天中为您和您的员工提供支持 ！ 正如许多专业人士无疑所见，现在的合规日历比过去几十年更为拥挤——如此之满以至于在遵守截止日期、员工沟通/教育活动、供应商管理以及策略规划之间几乎没有“空档期”，然后又回到了年度注册。您和您的团队需要一个拥有专业知识、容量和功能的技术合作伙伴，以支持您通过所有这些流程。 人力资源专业人士面临的最一致挑战之一是如何全年吸引员工参与其福利计划。同样地，您的福利技术平台和合作伙伴也不能在休赛期松懈。寻找能够提供年度注册之外支持的供应商，并理解他们处理生活事件的方式以及向您提供的资源，以便您全年与员工沟通福利计划。 5. 通过他们所保留的公司来判断潜在的合作伙伴。 当您评估管理技术供应商的潜在优势时 ，你可以判断一个人记住你母亲是对的 ：他们保持公司这样 ， 当你评估技术供应商的优势时 ， 问五个问题 ： 1. 核心实施工作是在内部完成 ， 还是外包给第三方 ？ 重要的是要了解您的潜在供应商在最重要的领域拥有什么样的体验。 2. 如果内部处理，工作是否由专门团队负责，还是会被分配给多个不同的人或团队？3. 如果外包，您对供应商所合作的合作伙伴有多少透明度，这些合作伙伴是如何选择和审核的？4. 供应商拥有何种类型的运营商关系？是广泛多样还是仅限于与特定的运营商连接/集成？5. 供应商与哪些辅助性和自愿性承运人合作？它们是否满足您的员工需求？ 此外，理解潜在供应商在最关键领域所具有的经验类型至关重要。当今的企业远非千篇一律，为了能在多代、全球化的不断变化的工作群体中提供合适的产品和服务，供应商必须具备相应的实践经验——并且要有曾在这些领域有过成功经验的人才。 6. 创建一个大帐篷 ， 但里面没有马戏团。 超越人力资源部门和高层领导，多个不同的群体和个人利益相关者都能够，并且应该帮助您的团队评估并选择一个福利技术合作伙伴。 最明显的额外利益相关方是您的IT部门，因为他们在实施过程中扮演着关键角色，并将持续与您及技术合作伙伴合作，管理访问和员工问题。然而，许多人力资源专业人士在太晚的时候才引入其他团队——在他们发出RFP并已经有了最终候选名单之后——从而错失了聆听不同声音和洞察力的机会，以提供关键视角。因此，构建一个包容性的平台：财务/采购、法律、营销、IT以及当