提高软件和SaaS采购谈判能力的8个步骤

对于IT采购和供应商管理（SPVM）领导者来说，没有做好充分的供应商谈判准备会削弱企业的议价能力并增加企业风险。基于此，SPVM领导者可按照以下八个步骤，制定软件和SaaS谈判计划，开展谈判，进而优化定价和条款。 提高谈判成功率的8个步骤 主要发现 •在进行软件和SaaS合同谈判时，不与IT和业务利益相关者合作的SPVM领导者无法优化成本和降低风险。•许多SPVM领导者不知道该问什么问题以及何时提问，才能确定隐性成本和遗漏条款。这可能导致预算超支和违规收费。•在最终谈判中，SPVM领导者可以利用C级高管的权力来优化定价与条款和条件（T&C）。但是，如果SPVM领导者未能充分准备、沟通和规划，就会错失一些良机。•如果不能将合同条款、衡量标准和供应商政策传达给资产管理团队，资产管理团队就无法制定健全的资产管理流程，进而无法做好审计准备。 步骤1 组建谈判团队 为确保谈判成功，SPVM领导者必须开展团队协作，全面把握IT、业务、法律、风险管理和财务方面的要求。而谈判团队的每一位成员均需具备独特的才能、知识和专长，可为制定谈判计划提供相关的帮助。 步骤1 行动措施 1.组建谈判团队，包含关键的利益相关者及其代表。 团队主要成员及其职责 为满足相关的采购要求，确保上述所有部门和其他利益相关者都在谈判团队中得到充分的代表。 •IT采购：谈判领导者，制定提案请求（RFP）•法律：制定并审查合同•合同管理：比对T&C检查清单•业务负责人：传达业务需求•技术服务：明确软硬件要求。 2.沟通承诺需求。 在谈判规划启动会议上，让整个团队参与进来，审查团队承诺，确认个人职责。 3.制定项目计划。 在开展支出高昂的重大谈判时，以结构化的方式制定项目计划，明确每个团队成员需要交付的成果和交付成果的日期。 步骤2 制定谈判计划 谈判团队应制定一个谈判计划，明确开展有关软件和SaaS合同谈判的一系列共同目标，进而优化和平衡企业的成本、风险和价值。 步骤2 行动措施 •进行侦察：向供应商提出问题，发现有价值的信息，获得谈判筹码。这些问题可包括： 1.创建模板。 使用简单的“启动”模板，开展内部协作，确定财务、技术、业务和特定项目的要求，并对这些要求的优先级进行排序。下页所示的双重用途需求排序/供应商评分矩阵示例，可帮助您确定上述要求并进行排序，同时为您建立供应商RFP评分矩阵。 –您如何获得报酬？直接提成，还是工资加提成？–您全年都会获得奖金吗？您什么时候获得的奖金最多？–您通过销售某些产品和服务是否能够获得更高的报酬？这些产品和服务是什么？贵公司的薪酬激励计划是怎样的？ 2.确定所有合适的供应商、替代品和解决方案。 安排时间让IT部门为您提供竞争供应商的名称和产品，以及替代品和解决方案。这将确保您营造出一个富有竞争性的环境，并有利于您从RFP开始的整个谈判过程。 4.制定B计划，做好执行合同或退出谈判的准备。 如果您提前开始谈判，并选择了其他供应商解决方案或替代品，您可以实施B计划，做好退出谈判的准备。 3.研究特定供应商的策略和战略。 5.事实关注供应商投资者关系网站。 •确定财政年度结束日期：了解供应商的季度末和财政年度末时间，从战略的角度延迟或拉长最后的谈判日期，使谈判结束时间与供应商的关键财政日期保持一致。临近财政年度结束日期，供应商的销售团队可能会面临达成交易的压力。 •财务报告：如果供应商第一季度的业绩不理想，供应商就会想方设法在第二季度“赶上进度”。基于此，您可以利用这一点来获得更好的价格、更高的折扣以及制定特殊条款。•战略性收购：供应商宣布全新的战略性收购计划时，您就能知道供应商投资者正希望通过收购增加利润。 双重用途需求和供应商评分模板示例 步骤3 沟通谈判策略 在许多情况下，最终用户企业会将供应商销售团队视为其内部的员工，将供应商销售团队当做其员工对待，并给予供应商销售团队完全的自由。因此，如果企业不通过供应商签到政策和限制访问的访客徽章对供应商的访问进行监控，就会产生意想不到的风险。 步骤3 行动措施 1.遵守供应商的注意事项。 避免泄露重要信息，因为供应商会利用这些信息来优化自己的知识和能力。 2.避免参加供应商的社交活动。 在谈判期间参加供应商的社交活动可能会削弱谈判地位并显示偏好。 3.避免在谈判之外的场合泄露相关信息。 提醒IT和业务部门仅在谈判时提供业务和技术规格或要求。 在谈判会议期间保护机密数据。请记住，谈判过程中的所有言行都具有一定程度的价值。 步骤4 明确遗漏和隐性的成本 在RFP过程中，谈判团队应向供应商提出正确的问题，确定隐性或遗漏的成本细节。 步骤4 行动措施 1.为了确定所有隐性成本，您提出的问题可分为以下三类： 通过供应商了解关键成本细节的检查清单 •软件和SaaS服务问题•维护和支持问题•专业服务和培训问题 2.制定检查清单，通过供应商确定关键的成本细节。 请注意：Gartner客户可获得一份详细的检查清单，其中包括一份与供应商谈判的问题清单。该问题清单有利于谈判团队与IT财务部门优化合作，了解供应商提案或方案的真实或总体预估成本。 3.在RFP过程中谈及成本问题。 提出有关成本的开放式问题（例如，不要问“维护成本是多少？”，而要问“理想的维护人员配置模式是什么？”），确保对必要细节进行有效的评估与评分。谈判团队可参考关键成本检查清单来提出这些问题。 步骤5 维护T&C检查清单 T&C可对合同的风险与回报平衡产生极大的影响。为确定最佳的T&C，应创建并维护标准T&C检查清单和供应商专用T&C检查清单。 步骤5 行动措施 1.为有关内部部署、SaaS和云服务的合同创建包含最佳T&C的标准合同。 4.根据供应商的具体情况进行谈判。 2.创建供应商检查清单，其中可包括： 请注意：Gartner客户可查看《遵循Gartner的T4流程优化谈判：战术、模板、T&C与时机》这项研究表示，同一种谈判程序不可能适用于所有供应商，条款和条件也是如此。 •管理协议•使用权和限制•针对特定供应商的政策，如自带许可证权•将软件许可证使用从企业内部转移到亚马逊云科技（AWS）、谷歌和微软Azure等公有云环境时受到的限制 3.创建并维护相关的T&C检查清单。 请注意：Gartner客户可参考以下Gartner工具包，开发和维护标准的内部部署软件、SaaS和云服务T&C检查清单，以控制成本和降低风险： •内部部署软件：《工具包：优化软件许可合同条款和条件的五大步骤》。•SaaS和云服务：《工具包：通过高效的谈判，制定最佳的合同条款和条件，最大限度降低SaaS的风险和成本》。 维护标准T&C和供应商特定T&C检查清单 步骤6 让IT财务部门参与创建TCA/TCO模型 单一的财务分析模型并不适合所有交易，因此您必须让IT财务部门参与开展个性化的总购置成本（TCA）和总拥有成本（TCO）分析，以提高成本透明度，并在谈判过程中将这些模型及其分析作为谈判的筹码。 步骤6 行动措施 1.提出正确的成本影响问题。 使用步骤4中的软件和SaaS成本检查清单，以及步骤5中的T&C检查清单提出问题。确保TCA模型能够揭示所有必要的成本，以便从现金流和预算/盈亏的角度对供应商提案进行“真实”的总成本分析。 请注意：Gartner客户将获得一份简单但有效的案例研究，以明确什么是正确的问题，以及进行准确和全面成本影响分析的重要性。 2.在整个谈判周期中持续开展合作。 使用检查清单，在整个RFP和谈判规划过程中确保IT采购、IT、IT财务和主要业务利益相关者能够协作和主动参与。 3.使用定制的TCA模型作为谈判筹码。 在竞争性谈判和最终谈判中，利用工具来提高议价能力，以优化定价和T&C。 步骤7 使用最终谈判策略优化交易 在制定最终谈判策略时，即使您已在内部做出决定并选定了供应商及其方案，该选定的供应商此时也不应知道自己已被选中。 步骤7 行动措施 1.维持竞争的环境。 5.请求批准特殊的T&C。 在最终谈判之前和整个谈判过程中，始终保持两个供应商的竞争状态。 与供应商就新产品和服务合同进行谈判时，谈判团队可要求“特别批准”，并询问获得“特别批准”的程序以及批准该等请求的具体负责人。 2.转换C级高管和利益相关者的角色。 如果多年来您一直与同一个供应商的销售团队进行谈判，则应转换角色，以增加筹码和议价能力。 3.利用CFO和财会政策。 要进行资本支出与运营支出成本分析，就必须获得未绑定的详细资料（供应商也知道这一点）。如果需要未绑定的详细资料作为筹码，CFO应担任这一过程的关键决策者。 4.使用C级高管的权力。 利用C级审批、资本委员会会议、执行董事会审批等，延长谈判时间，使之与供应商的季度末或年末日期保持一致。 步骤8 制定健全的SAM和审计管理流程 通常，在完成复杂的谈判并签署合同后，谈判团队就会觉得大功告成。然而，谈判团队还需确保建立健全的软件资产管理（SAM）流程，以管理软件的合规性，做好审计准备。 步骤8 行动措施 1.与团队成员沟通。 将供应商在RFP流程中提出的任何新指标的指标定义和计数示例传达给您的SAM团队。 2.设定内部审计管理流程。 为做好供应商审计准备，谈判团队需创建并维护内部审计管理流程和操作手册。 请注意：Gartner客户可使用《工具包：优化软件审计流程和结果》，下载开发内部审计准备工具包所需的各种工具（RASCI[负责、问责、支持、咨询和告知]矩阵以及审计专用保密协议、范围和方法以及最终谈判等的检查清单）。 可行的客观洞察 探寻为IT采购和供应商管理领导者提供的其他免费资源和工具： 电子书打造行业前沿的软件工程部门 网络研讨会 报告2024年战略技术趋势 研究 优化合同谈判，最大化实现业务价值。 通往2028年的云计算：从技术到业务核心 公有云迁移能否解决基础设施的技术债务 面向业务和技术领导者提供的专业洞察和行动建议。 确保您的云迁移方法能够减轻技术债务。 了解大中华区不断发展的云计算格局。 下载电子书 下载研究 下载报告 注册参会 已经是Gartner客户？您可在客户门户网站上获得更多的资源。点击登录 联系我们 获得可行的客观洞察，履行您关键任务的优先事项。Gartner专家指南和工具使您能够做出更快、更明智的决策并获得更优的业绩表现。联系我们成为客户： 成为客户 点击了解更多关于Gartner IT领导者的相关信息gartner.com/cn 持续获得最新洞察