完美的对齐 ： 采购和财务如何共同努力实现 P2P 卓越

将采购和财务结合在一起以实现 P2P 卓越完美对齐 没有两种方法。精心策划和执行的采购支付 （ P2P ） 技术部署可以在企业采购组织及其财务合作伙伴之间创造更好的运营动力。但是弄错了 ， 弊大于利。毫无疑问 ， P2P 软件可以让采购团队的生活变得轻松。但是采购直接影响到整个价值链 ， 特别是在应付账款和财务方面的下游团队 ， 而 P2P 软件可能无法解决这些团队的需求和挑战。底线是 ： 让您的企业合作伙伴头疼的采购解决方案根本不是解决方案。本文介绍了企业如何在采购到支付技术选择和部署中为所有利益相关者设计双赢方案。Introduction 完美将采购和财务结合在一起以实现 P2P 卓越校准 3尽可能容易地找到人们真正喜欢的商品和服务 ， 同时消除其他一切的干扰诱惑。 采购到付款的案例有一个令人信服的商业案例来实施最先进的采购到支付系统。标准化，供应商合理化，从订单到交付的速度提高，可见性提高，采购合规性，授权和批准都是部署 P2P 系统的明确和广泛持有的理由。每个都为采购部门带来了好处，并且作为整体战略的一部分，可以显着降低成本，节省成本并提高效率。新系统必须代表阻力最小的路径 ， 规避新流程比遵守规则要困难得多。这意味着需要付出大量努力来确保配置 ， 工作流程 ， 目录和主数据的设计都使用户不会被特立独行的支出所吸引 ， 而所有这些好处都会丢失。然而 ， 它是否会真正带来这些好处 ， 很大程度上取决于 P2P 系统嵌入到其他业务中的效率。流程改进或某个领域的加速可能在其他地方不受欢迎。在整个企业中实施采购到支付系统代表了一个巨大的变化 - 不仅对于最终用户如何搜索和购买所需的商品和服务。实际上 ， 它可能代表了必须处理新系统影响的财务和应付账款功能的更大变化。如果没有适当的注意 ， 这些后果可能会被证明是非常消极和昂贵的。一个旨在实现更大节省和降低成本的新采购系统 ， 当大局被揭示时 ， 可能会起到相反的作用。P2P 成功实施的关键是抵制只专注于采购部分的诱惑 ， 并确保支付部分也得到同等重视。 意外后果实现 P2P 软件系统的关键驱动因素之一是希望最终用户更容易订购他们需要的东西。这通常被称为 “消费者式 ” 或“ 亚马逊式 ” 购买。通过拥抱消费者风格的购买体验来改善最终用户体验的愿望应该带有一些警告。为了满足采购和财务团队的需求 ， 我们应该仔细选择 P2P 解决方案。The P2P system needs to be easier to use and provide more upon than alternative workaround. Indeed, an interesting and engaging experience will encourage system adoption and use.带有图像，比较功能，产品捆绑和全面搜索功能的目录都是有利的一面。消费者风格体验的其他熟悉特征可能会导致真正的问题 ： 例如，特殊优惠，交叉销售，追加销售和 “购买的人 ” 促销活动阻碍了标准化和购买纪律，对预算施加额外压力，并最终影响现金流。例如，如果一打笔记本电脑的订单变成了一打笔记本电脑的订单，这些笔记本电脑带有附件包，更大的触摸屏和一打高背办公椅，那么原始项目预算可能会陷入困境。尽可能容易地找到人们真正喜欢的商品和服务，同时消除其他一切的干扰诱惑。虽然这可以通过签署批准来停止，但您的团队现在正在与失望的最终用户进行损害控制，这个过程因这个自我造成的问题而变得更长。 完美将采购和财务结合在一起以实现 P2P 卓越校准 4考虑您的应付账款团队需要的信息 ， 以有效地处理供应商的发票 ， 并确保您的申请和订购流程预测并支持这些要求。 帮助供应商帮助您基于预先批准的目录的订单 ， 以及协商的价格和条款 ， 应仅包含标准的 ， 批准的项目 ， 以确保随后的发票在提交时是正确的。但是供应商可以选择合并多个订单的发票。找出与原始订单匹配的信息可能很棘手。新的价格和交货费用、更改的数量和规格都可以在订单确认和发票之间引入。如果指定了多路匹配 ， 这可能会产生大量的处理开销以获得发票批准。不可避免地，发票创建和处理是采购到付款软件解决方案的一部分，在部署过程中需要仔细考虑。为供应商提供一种在门户中将订单转换为发票到 P2P 系统中的方法是很好的潜在解决方案。但是，您可能已经与大量供应商的企业资源计划 (ERP) 系统建立了现有的电子数据交换 (EDI) 互连。无论哪种情况，纸质发票仍然是大多数应付账款团队日常工作的一部分。因此，您必须确保您的订单 - 以及其中的数据 - 可以由供应商处理为您自己的应付账款团队可以有效处理的发票。考虑您的应付账款团队需要的信息，以有效地处理供应商的发票，并确保您的申请和订购流程预测并支持这些要求。通过指定正确的强制性字段，并确保在申请阶段包含正确的主数据查找，采购团队可以对从收据到付款的发票处理时间产生实际影响。 完美将采购和财务结合在一起以实现 P2P 卓越校准 5步骤 1:确保订单包含您的 AP 团队需要在发票上看到的所有数据。Step 2:帮助您的供应商确保他们的发票是订单的互惠。Step 3:正确获取发票匹配规则和方法。 你的问题还是别人的问题 ？冲击应付账款团队的异常和人工处理是采购活动的直接结果。如果一个新的 P2P 部署增加了这种痛苦的数量和频率 ， 那么它对财务和企业都不起作用。请注意 ， 例外情况包括订购的内容与收到的内容不匹配的情况。此类例外情况通常通过变更订单流程或纠正履行快速识别和解决 - 都在购买者手中。通过 P2P 软件中的正确配置 ， 可以快速轻松地解决此类例外情况但是 ， 造成最大痛苦的例外情况是由于发票与订购和收到的发票不符而导致的。在许多情况下 ， 原始买方可能完全没有意识到这一点 ， 问题最终在应付帐款团队中解决。如果收到的货物与订单不匹配 ， 则买方将联系供应商。但是 ， 如果买家收到了他们订购的东西 ， 他们更有可能让应付账款团队担心发票是否有误。但是 ， 有可能在发票例外成为其他人的问题之前拦截和解决发票例外。对于价格波动等的容忍度和允许度可以被配置为使得可以自动地或在买方的最小干预下更容易地批准发票。从本质上讲 ， 我们需要确保买方参与发票审批工作流程 ， 并且采购系统中配置的审批和发票对账流程得到财务团队的批准 （ 如果没有定义 ） 。在很大程度上自动化异常处理的系统意味着只有最罕见的情况最终需要更多的人工干预。 完美将采购和财务结合在一起以实现 P2P 卓越校准 6Enlist the finance and AP team to assist in planning the change. Identify where the changes will occur to processes that directly affect not only production but finance as well. Their insight will ensure the end system really does the intended benefits. 提醒邻居 ， 登记邻居新系统将带来预期的和非预期的变化。预期的变化是新系统促进的工作实践的预期改进。但是变化也可能来自新系统强加的要求。区分您计划实施的更改和新系统将强加给您的更改很重要 ， 因为它们可能是相互排斥的。您可能计划仅更改购买功能 ， 而使应付帐款团队不受干扰 ， 但是 P2P 软件的设计和配置可能使其变得不可能。规划变革必须包括获得支持，也许更重要的是，获得财务团队的洞察力和指导。他们对预算和现金流的管理应该是 P2P 解决方案设计的直接贡献者。如果软件本身决定了流程和行为，那么财务和应付账款团队至少需要意识到，但最好建议他们计划缓解和适应。新的 P2P 系统从上线的那一刻起，将为应付帐款生成新的信息。如果发票突然开始以一种新的格式到达，包含不同的信息，通过一种新颖的路线，以改变的频率，应付账款团队的事情将变得困难。此外，如果没有计划，请购单到发票的快速加速周期可能会严重影响现金流。您将确定并努力实施的所有好处将被链条应付账款端的复杂性、工作量和成本的意外飞跃所抵消。邀请财务和 AP 团队协助规划变更。确定不仅直接影响采购而且直接影响财务的流程将发生的变化。他们的洞察力将确保最终系统确实提供预期的好处。例如，向供应商提供更优惠的付款条件，以换取他们遵守新的发票流程，这是一个很好的举措，只有当财务团队有组织的流程和现金流预测来应对它。 完美将采购和财务结合在一起以实现 P2P 卓越校准 7利用技术创新可以带来更多的节约、更好的成本控制和更高的效率 ， 但并非没有首先计算出潜在的成本。 技术驱动的创新通过包括整个企业的调查和变更计划计划 ， 采购团队可以开始利用技术创新 ， 知道他们不会弊大于利。一个例子是动态折扣。现金流对供应商的财务部门的价值与对您的财务部门的价值一样多 ， 而且尽早付款对供应商来说是非常实际的价值。通过向供应商提供即时付款 ， 以换取该发票的即期折扣 ， 买方可以在增加供应商价值的同时降低来源成本。在软件中 ， 买方可以将发票转换为即时或优惠付款条件的报价 ， 而供应商可以以折扣的反报价来回应。如果双方同意 ， 则达成交易 ， 并且必须按照条款付款。因此，在考虑如何部署动态折扣时，采购和财务之间的对话将是关键。从根本上说，金融将决定支付时机的价值。现金流量预测和权责发生制会计都有助于理解特定加速付款的价值。如果这只是买方主导的做法，那么实现立即付款折扣的良好意图可能会变得更加昂贵。在手头现金是关键的时候立即付款，最终可能会花费更多的折扣。然而 ， 动态折扣和类似的 P2P 软件创新提供了巨大的潜在节省。采购需要能够利用这样的机会。在 P2P 周期的这个和其他部分 ， 金融和采购是平等的参与者 ， 从考虑所有的计划中得出的协同作用是显而易见的。 完美将采购和财务结合在一起以实现 P2P 卓越校准 8确保你知道财务团队需要什么商业智能 ， 并且你可以根据需要从你的 P2P 系统中提取这些信息。 报告 - 反对相同数据的视图采购和财务并不总是有相同的观点 ， 或者有时甚至说同一种语言 ， 这已经不是什么秘密了。现金流要求的可见性和支出的应计不是采购团队或买家经常关心的问题。然而 ， 在订购阶段 ， 甚至更早 ， 财务和 AP 团队能够评估和理解应计会计的足够信息是非常重要的。报告和商业智能对于组织中的每个人都很重要，以了解业务中正在发生的事情。P2P 软件配备了生成报告，揭示活动模式和趋势的方法，采购团队可以使用这些方法来获得对合同利用率的见解，计划未来的采购浪潮，并通常保持整个企业的采购活动。对于应付账款团队 ， 所需的情报是相似的 ， 但足够不同 ， 需要在实施和部署中进行规划。“订购但未开票 ” 的详细视图对应付账款团队比对最终用户买方更为重要。虽然用户主要关注的是 “订购但未交付 ” 的项目，但财务和 AP 人员对积累未来的风险并了解发票将以何种方式进行，特别是当订单到发票的时间表重叠时会计期结束。确保你知道财务团队需要什么商业智能 ， 并且你可以根据需要从你的 P2P 系统中提取这些信息。加快从申请到发票的流程不仅会影响对现金流的需求 ， 还会影响财务团队预测和计划的能力。确保财务团队拥有报告和商业智能 ， 使他们从一开始就具有洞察力 ， 这将使周期的加速纯粹是积极的。 完美将采购和财务结合在一起以实现 P2P 卓越校准 9 从 P2P 到 S2P 及其他随着时间的推移 ， P2P 软件的范围已经扩展到更全面地涵盖了当今工作场所的现实 ， 即并非每个人都以传统的 “上游 ” 或“ 下游 ” 角色存在。随着更多动态目录接口的出现以及协作工具、工作流程和审批规则的加入 ， 购买到付款已经扩展到请求到付款 ， 最近 ， 上游和下游之间的划分变得越来越无关紧要。由于买方现在可以使用发送招标 ， 即时询价和动态折扣功能 ，