微软团队快速资源指南

如何使用Microsoft Teams快速实现有效的远程工作 你需要保持你的业务发展。你需要顺利地介绍远程工作。 而且您需要迅速做到这一点。这就是为什么-今天比以往任何时候都多-是时候团队了。 Microsoft正在向所有组织提供团队。Avanade在这里帮助您将团队的力量放在工作场所体验转型的核心位置。 Microsoft Teams快速资源指南 保护您的员工，提高生产力 本指南提供操作视频、关键建议和最佳实践，以帮助您让团队发挥作用，包括： 建立一个团队 一起处理文档跨界工作 举办有效会议举办市政厅会议举办 互动研讨会组织学习会议 建立一个团队 将人们聚集在一起聊天，共享内容并访问协作和实现更多目标所需的工具。 如何创建和管理团队 最佳实践建议 确定相关团队是否已经存在 •视频：Microsoft Teams简介•视频：设置和自定义您的团队•视频：将Microsoft Teams提升到一个新的水平-第1部分和第2部分视频•视频：创建和组织团队•在线培训：将Microsoft Teams提升到一个新的水平-在线培训 设置一个小组以协作完成一项工作，就像创建一个频道或为现有团队中正确的人员子集标识一个现有频道一样简单。利用私人频道来限制访问，而不是创建一个全新的团队。 提前计划团队的结构 根据子团队或工作流添加和组织频道。提前构建文件夹和子文件夹。 如何创建和管理渠道 使用标签便于排序 •指南：在团队中创建通道•视频：在团队和渠道中进行协作 添加标签以链接到关键文档、外部网站或人们需要完成工作的外部应用程序。 如何聊天 自定义您的通知 •视频：处理帖子和消息 您可以自定义通知，以确定有关关键项目的消息的优先级，并避免被“过度通知”。 建立治理流程 治理是管理访问、文档和其他任务的关键。 建立团队时的关键活动 1.命名您的团队 3.添加所有适当的成员并设置权限 选择一个简短但描述性的名称，并清楚地阐明频道的目的。添加一个独特的团队图标，使团队在用户的团队列表中易于识别。 最好至少有两个团队的所有者来管理访问权限和其他活动。 4.在频道的文件部分中创建文件夹 2.创建频道 在每个通道中创建相应的文件结构，允许团队成员在团队中有效地导航并查找信息。使用SharePoint视图设置文件夹结构和/或利用Files Explorer视图可能最简单。 通过创建渠道对团队进行细分。渠道组织团队的对话和内容。它们还为团队共享内容提供了一种方式。例如，您可以创建一个项目范围的Teams 5.管理您的通知 网站，然后为您的每个工作流设置频道。为小型临时小组建立私人频道，以组织不需要在团队中共享的信息。设置频道时要深思熟虑。创建太多频道可能会让人不知所措，导致太多的地方需要检查。 向团队成员展示如何在频道上设置通知，这样他们就不会错过任何聊天/更新，如何“@ ”目标团队和个人，以及如何将频道固定在顶部，他们很容易看到最近的活动。 协作处理文档 跨团队链接以实时共同创作和编辑文档，共享和存储文件，并在一个位置收集反馈。 最佳实践建议采用云优先的心态 如何有效地聊天 将您的文件保存到您的团队，然后共享一个链接以保存您和您的同事的收件箱空间。 •视频：开始聊天和通话•视频：处理帖子和消息 如何共同创作文档 加快版本控制的速度 •视频：对文件进行协作•视频：上传和共享文件•视频：团队合作•视频：优化团队对话•视频：在团队和渠道中进行协作•视频：在团队中使用Planner创建计划•视频：向团队问好•在线培训：向团队在线培训问好 了解文件版本控制和签出功能的工作原理，以便您不必尝试管理版本和存档。 一起处理文件时的关键活动 4.会议期间协作 1.聊天 设置一个或多个人员的会议。也可在会议期间使用聊天或文件共享功能。 聊天功能可让您根据需要命名，固定，隐藏和静音聊天，以保持团队消息的顶部。您还可以将表情符号添加到您的其他通信选项的对话。 共享指向你的文件的链接，而不要通过电子邮件发送附件。请使用你想要在OneDrive中共享的文档旁边的“共享”功能，然后选择是否允许或阻止编辑和下载。 2.对您的对话进行分组 线程对话或频道对话在团队频道上直播，并按特定主题进行视觉分组。 使用Teams Planner应用程序，使团队成员能够轻松引用任务并相互负责。 3.拨打电话 轻松地给组织内外的同事打电话。 跨业务边界工作 主持和加入与组织外部人员的电话会议和视频通话，即使他们不在团队中。 最佳实践建议通过外部联系人主持通 如何进行外部协作 话 •与Microsoft Teams中其他组织的用户进行通信•指南：在Microsoft Teams中管理外部访问 对于与外部客户端的简单视频/电话会议，您可以设置正常的Teams呼叫并添加外部参与者。他们可以通过浏览器或Teams客户端加入。 如何有效地聊天 •视频：开始聊天和通话•视频：处理帖子和消息 设置来宾访问 如果您的外部联系人部署了Teams，请询问他们是否启用了来宾访问，以及他们是否可以将您添加到团队。 通过电话访问会议 外部客户也可以通过电话加入您的团队会议，尽管这会限制他们的会议选项。 跨界工作时的关键活动 1.与组织内外的同事聊天、通话和会面 3.举办有意义和富有成效的会议 需要向外部同事授予加入会议的权限。当外部同事加入您的会议时，他们将进入虚拟大厅，直到组织内的成员授予他们权限。一旦被允许参加会议，您的同事将能够看到屏幕共享内容并参与通话。如果这是您的同事第一次加入您的团队会议，请考虑运行测试会议或让他们尽早加入以解决任何潜在问题。 在会议期间使用聊天或文件共享功能，并使用@提及功能在评论中调用特定人员，以便他们了解针对他们的问题/评论。 鼓励使用视频，以便人们可以阅读面部提示，并使参与者专注于手头的对话，从而最大程度地减少多任务处理。不好 音频是虚拟会议的展示者。确保您在安静的私人空间中，并使用外部扬声器或耳机。对于在讨论期间无法插话或在参加会议时遇到技术困难的参与者，积极监控会议聊天。使用会议备注来捕获会议记录、关键决策和行动项目。会议备注将固定到您的会议，以备将来参考和编辑。这对于定期会议尤其有用。 2.将白板放到工作中 Microsoft Whiteboard是一个选项，如果你的同事在团队中，并且可以将你作为来宾添加到他们的白板会话（如果他们在团队中启用了来宾访问）。 举行有效会议 将人们聚集在一起聊天，共享内容并访问协作和实现更多目标所需的工具。 最佳实践建议使用视频 安排和运行会议 •指南：会议和电话•视频：查看、安排和管理约会•视频：创建临时会议•视频：加入团队会议•在线培训：最大化团队会议•视频：最大化团队会议 当人们看到对方时，他们会更加投入。使用视频并鼓励所有参与者这样做。 捕获和共享笔记 会议笔记可以直接在会议中捕获，会议聊天可供以后参考以及无法加入的团队成员使用。 提前准备共享内容 吸引观众 了解在会议期间共享内容的不同方式，以便您为最佳选择做好准备。在开始通话之前，准备好共享您的内容。 •指南：在团队中的会议中共享内容•指南：在团队中使用白板 使用实时协作工具 记录会议 白板等协作工具有助于捕获工作和想法，以便以后轻松共享。 •指南：在团队中记录会议 打开辅助功能工具 其他有用的提示和技巧 团队使您能够打开实时字幕和字幕。 •指南：模糊您在团队中的背景•指南：打开实时字幕和字幕 举行有效会议时的关键活动 1.安排和设置会议 如果您正在录制会议，请在正式开始会议之前宣布将录制会议，如果有人不希望录制会议，他们可以选择离开会议或保持沉默。对于那些新的 在会议开始前将议程/会议目标添加到会议记录中。如果为正在开会的组设置了团队，请在Microsoft Teams应用中安排会议(与Otloo）并将其安排在团队中的频道中，以便聊天保存在频道中。将OeNote添加到会议频道并记录议程、笔记和操作。如果您需要提醒参与者任何前期工作或期望，请在会议前通过聊天与他们互动。或者玩得开心，发布GIF来设定会议的基调。 对于Teams，快速概述基本功能。如果是大型会议，请参与者静音以限制背景噪音。 4.吸引你的观众 打开您的视频。经常暂停以允许人们提问,并提醒与会者使用聊天键入他们的问题或分享他们的想法。请共同演示者或其他参与者观看聊天窗口并监控问题。如果会议超过30分钟，计划大约每15分钟进行一些锻炼。这可能包括在开始时的破冰船（告诉每个人关于自己的一些令人惊讶的事情），或者在会议结束时进行调查以获取有关人们知识的输入或会议评估。Microsoft Forms是创建调查的绝佳工具，并与Teams集成。通过名字召集参与者以保持他们的参与（“莎拉，您认为我们应该走哪个方向？”或“比尔，您会在此讨论中添加什么？”）。 2.录制会议 通常情况下，所有被邀请者都不能参加，或者新人员稍后会被添加到团队中，并将从录音中受益。确保您有发布和分享的地方。并非每个公司都为其所有员工启用通话录音。如果您要发送会议邀请，请确保您具有适当的录音权限。 3.开始会议 测试音频，视频，并在与会者加入时或在更大的环境中向与会者问好，询问一个人（按姓名）是否可以听到您并看到屏幕共享。 举行有效会议时的关键活动 5.共享内容 6.会议期间的协作 在会议期间共享内容的主要方式有三种： 如果通话需要共同创作或头脑风暴，请使用虚拟白板。所有与会者都可以为虚拟白板做出贡献，并且会议将持续进行，因此参与者可以继续做出贡献。要获得白板中的全部功能，请下载并使用Microsoft白板应用，该应用在团队之外使用。如果您的公司启用了Microsoft Forms，则可以使用此方法向小组展示破冰船，或轻松获得有关的共识和反馈。 主题。使用聊天鼓励人们在通话过程中进行互动。如果作为一个组处理文档，请将指向该文档的链接放在聊天中，以便参与者可以打开该文档并共同创建。 台式机 这将共享您的屏幕，并允许您在所有程序，窗口和文件之间切换如果您有多个显示器，您可以选择要共享的显示器。 窗口 这仅共享您选择的窗口。如果要共享其他窗口或应用程序，则需要停止共享并再次按照步骤共享其他应用程序。 7.结束会议 提醒参与者，他们可以在会议结束后继续聊天中的对话。确保参与者知道如何访问会议记录以获取参考和行动项目。如果您录制了会议，请发布录制内容并与参与者共享。 PowerPoint 这将将PPT文件上载到会议，并允许其他人浏览幻灯片并控制幻灯片的进度。此选项允许您在其他窗口中执行多任务，因为参与者只会看到已上载的PPT。 主持市政厅会议 设置和主持团队会议或现场活动，以使大型分布式团队了解项目，进度和优先级的最新情况。 安排和运行团队会议 记录会议/事件 有一个详细的“显示流”，概述了调用将如何运行 •指南：会议和电话•视频：查看、安排和管理约会•视频：加入团队会议•在线培训：最大化团队会议•视频：最大化团队会议•视频：创建临时会议 指派一名制作人，他将控制通话过程中显示的内容。提前计划所有主持人都是谁，并确保他们都有很好的联系，适当的照明，了解他们的角色，知道他们要移交给谁，并做好充分准备。 •指南：在团队中记录会议 其他有用的提示和技巧 •指南：模糊您在团队中的背景•指南：打开实时字幕和字幕 做一个练习运行 测试所有演示者连接和视频，并在至少一天前完成会话的运行。 使用实时协作工具 安排和运行团队直播活动 最佳实践建议选择适合工作的工具 白板等协作工具有助于捕获工作和想法，以便以后轻松共享。 •视频：如何运行现场活动•视频：技术管理员设置了实时活动•视频：制作现场活动•视频：主持现场活动 对于较小的小组（最多250人），您可以使用标准的Teams会议，这将允许与参与者进行充分的