2023云视频会议会议室解决方案白皮书2.0

一、前言 1.1企业对视频会议室的需求和痛点04 1.1.1音频和视频体验1.1.2便捷的会议访问和协作1.1.3主持人会管会控1.1.4灵活适配企业各类会议空间1.1.5融入企业业务流程1.1.6企业级会议安全040404050505 1.2会议室建设新趋势06 1.2.1越来越多的企业将会议室与云会议连接1.2.2越来越多的用户使用无线投屏和会议白板1.2.3越来越多的企业会议室选择一体化设备1.2.4越来越多的企业关注会议室的互动会议体验1.2.5越来越多的企业关注如何借助AI提升会议效率0606070707 二、如何借助AI技术提升会议室体验？ 1010122.1声音，会议沟通的重要基础2.1.1会议室推荐声学标准及现状2.1.2有效的声学优化措施 1313142.2照明，保护视力并提升临场感2.2.1会议室照明推荐标准及现状2.2.2有效的照明优化措施 152.3装饰，与最终呈现息息相关 15152.3.1装饰色彩及风格2.3.2装饰材质 三、如何建设一间智能云视频会议室？ 181819212224273.1如何选择云视频会议室硬件3.1.1如何选择主机3.1.2如何选择麦克风3.1.3如何选择扬声器3.1.4如何选择摄像头3.1.5如何选择显示屏幕3.1.6如何选择控制器 28313.1.7如何选择一体化设备3.1.8网络要求MeetingMeeting 32333.2腾讯会议硬件认证腾讯会议认证硬件的价值 343.3腾讯天籁inside语音解决方案 363.4云视频会议室客户端的核心功能 36383941413.4.1高品质超低延时的音视频体验3.4.2便捷的入会方式3.4.3高效的协作方式3.4.4精准的AI智能纪要3.4.5企业级业务安全 433.5云会议如何融入企业现有OA和办公协同平台 四、云视频会议如何灵活匹配企业的会议空间 464.1会议室/共享空间 46474850515253544.1.1开放办公区4.1.2小型协作室（huddle room）4.1.3小会议室4.1.4中会议室4.1.5中会议室（双屏）4.1.6大会议室4.1.7超大会议室4.1.8培训室 554.2个人办公、移动办公 55564.2.1领导办公室4.2.2开放区域个人办公 574.3后台管理和运维助力企业降本增效 五、附录 595.1参考标准 01前言 云会议的普及给人们带来了在任何地点、任何时间、任何设备都能快速开启视频会议的体验，极大的改变了人们的工作生活方式。 根据Gartner的调查显示，在2019-2021年全球员工在远程音视频会议的时间占比从37%增长至68%，而纯面对面会议从63%下降到32%。云会议已经成为了企业和个人工作生活中不可或缺的一部分。 1.1 企业对视频会议室的需求和痛点 在企业内部协作和外部演示场景中，企业用户最关注的功能包括音视频体验、便捷的会议访问和协作、主持人会管会控、适配企业各类会议空间、融入企业业务流程和企级会议安全。此外，企业越来越注重借助AI技术提升员工会议效率。 1.1.1 音频和视频体验 清晰的音频和视频，有助于提升临场感，降低远程会议疲劳感，让远程会议像面对面一样。 1.1.2 便捷的会议访问和协作 为了方便随时随地接入云会议，我们需要使用手机、电脑、会议室硬件等设备终端。便捷的入会方式，让企业员工无需求助专业人士，在合适的地点使用合适的终端都能快速加入一场会议。多种会议内容共享和协作方式，为参会人提供无线投屏、白板批注、互动投票等功能，有助于改善共享协作体验。 1.1.3 主持人会管会控 高效的会议一定是有序的会议，有序的会议离不开会议主持人对会议的控制。例如主持人根据会议人员和场景设置自定义布局，通过控制全体静音避免会议因误操作被干扰，通过会前等候室对参会人身份进行确认，又如在企业培训场景中主持人控制举手发言功能等。 1.1.4 灵活适配企业各类会议空间 每个企业内部都会有各种各样的办公空间，为了让人们在混合办公、居家办公或职场内，都能获得良好的交流体验，需要云会议结合合适的会议硬件，更好的适应这些场景，满足企业的会议需求。 在一些会议室，可能会有敲键盘、水杯碰撞桌面等噪声场景，传统设备无法去除，这时就需要具备AI降噪功能的硬件设备。例如一些企业已经部署了传统SIP/H.323视频会议设备，就需要云会议能够互通。 1.1.5 融入企业业务流程 在企业中，往往有常见的流程管理系统，如邮箱系统、IM、OA等，需要利用云会议的API技术，把企业原有业务流和云会议完美的结合起来，让员工在不改变原有习惯下，能够快速升级，实现混合办公。企业的会议预定系统，需要对会议室进行统一管理，在预定会议室空间的同时，把云会议和硬件预定下来。 1.1.6 企业级会议安全 混合办公固然方便，但办公场所延伸到了企业外，企业信息安全就面临很大挑战，如何保持方便体验又保证会议安全呢 ？ 在账号安全方面，企业内部会议会前可设置仅限企业内部成员入会，在跟企业外部人员开会时，采用特邀会议限制参会人员范围。区别于个人应用场景，会议室场景为共享空间，其账号应该为跟会议室空间绑定的公共账号，以规避个人账号登录的信息泄露风险。 在应用安全上，会中内容共享可添加水印、禁止截屏。数据传输安全上，采用AES 256加密传输等。在网络安全上，基础网络需采用NxN的冗余建设方式，确保网络服务不会因为单点设备故 障而中断，并采用多种网络安全加密和防外部攻击措施，实现极速、稳定的访问体验。 1.2 会议室建设新趋势 1.2.1 越来越多的企业将会议室与云会议连接 随着混合办公的发展，企业混合会议占比越来越多，根据市场调研，截止2022年4月，中国企业会议室用户比上一年增长了4倍，其中工作日平均每间会议室，至少3次以上会议是混合会议。 1.2.2 越来越多的用户使用无线投屏和会议白板 会议室中的有线投屏经常遇到接口不匹配或需要转接的情况，根据市场调研，越来越多会议室选用无线投屏。结合云会议客户端的无线投屏，正在以其方便快捷的操作、灵活多样的投屏方式、高清低延时的显示效果被更多应用。过去近一年，本地会议无线投屏企业数增长了343%；远程桌面共享企业数增长了252%；会议室投屏日平均使用时长增长了300%。 会中白板协作的需求持续增长，本地会议会前白板使用率增长了260%。线上会议会中白板用户数量增长了265%，白板日平均使用时长增长了193%。 1.2.3 越来越多的企业会议室选择一体化设备 企业会议室对视频会议功能的需求依然保持强劲，一体化设备以其便捷的部署方式、故障 点少、运维简单便于管理的特点，正在被越来越多的企业接受。近两年，通过一体化设备加入视频会议的数量快速增长，其中windows设备仍然是云视频会议系统会议室客户端的最主要平台。同时，Android设备得益于设备厂商选用的ARM架构芯片性能不断增强及方案体验的持续打磨提升，占比并呈现持续增长趋势。 1.2.4 越来越多企业关注会议室的互动体验 借助双屏、三屏及超宽屏显示等丰富多样的布局及显示能力，云会议能够为企业提供更佳的互动体验。例如21:9超宽屏互动布局，在不影响16:9画面前提下，呈现更多元的会议信息。让所有参会者如同面对面会议，打造更为平等、沉浸的混合会议互动体验。 1.2.5 越来越多的企业关注如何借助AI提升会议效率 相较于全线上参会的场景，会议室开会时多数参会人身处共同的会议空间内，基于声纹的 会议纪要可以通过声纹区分会议室内不同发言人的声音。结合AI智能纪要功能，可以在全程文字转写的基础上，基于全文或者分章节进行智能摘要总结，帮助参会人员在会后更好地去理解会议内容，快速输出纪要，提高沟通协作效率。 02如何借助AI技术提升会议室体验？ 最好的会议体验是无感知 由于会议室环境（大小、装修材质、照明等）差异较大，部分用户在视频会议室的会议音视频体验并不理想。仅凭功能完备的云会议软件和非专业拼凑硬件不能满足企业的会议需求，一些企业开始认识到统一会议室建设标准的重要性。 2.1 声音，会议沟通的重要基础 大大小小的会议室中，使用音视频会议系统开会时，你是否遇到过这些感受： ·环境噪音太大，音视频会议的另一方无法听清你说的内容 ·隔壁会议室的人说话太大声，影响到远端 ·听对方的感觉沉闷单薄，影响方案展示和情绪表达 ·混响太强，听对方说话就像在山洞，长时间沟通感觉很累 ·多个人同时打开电脑客户端入会引起啸叫 腾讯会议天籁实验室深入了几百间企业会议室实地调研，调研结果发现大部分的房间噪音水平、混响时间1都处于超标水平。经过咨询，在建设初期大部分企业没有把音视频会议室的声学环境要求纳入设计要求。 超过50%的房间混响超过0.6s，过高的混响时间会影响语音清晰度也会对噪音进行加强，不仅影响会议室内的沟通交流，也对音视频会议音频质量造成很大影响。绝大部分房间在设备运作时噪音水平超过45dB（A计权声压级2），增加了音频处理的难度，而且在吵闹的环境会让人无法集中精神，影响会议效率，且容易引起听觉疲劳，甚至危害身体健康。 调查统计会议室声学现状 2.1.2 有效的声学优化措施 ◆ 简单有效的声学装修措施 ·声学吸声板在相邻的墙上且尽量分散·选择尽量粗糙的墙纸，使声音散射均匀·玻璃墙、窗户选择窗帘、窗纱覆盖表面·门窗墙厚度要足够，漏音分析使用密封胶条·椅子选择软质材料，如纱布、海绵等·选择一定厚度的地毯、减少混响及脚步声·填湖帮布置较多吸声材料和有凹凸造型的天花·可布置盆栽、架子柜子等大物品破坏声学模态 选择合适的声学材料 2.2 照明，保护视力并提升临场感 在会议室进行视频会议时，打开摄像头，你是否遇到这种问题： ·画面中参会人脸色偏暗或曝光过度 ·画面拍摄的不同区域，有不均匀的色斑或画面中噪点过多 ·光照到显示器上反射过来看不清字 ·视频画面出现日光灯引起的频闪 ·投影幕看不清 ·在过暗的环境长时间开会，引起视觉疲劳及视力下降 会议室环境中，常常被忽略的就是照明。实际上，在视频拍摄时，不同的照明设计将影响参会人的形象呈现，而且这种影响往往是巨大的。 2.2.1 会议室照明推荐标准及现状 ◆ 照度1和照度均匀度问题 在照度1不足的环境中进行会议，会增加摄像机画面中的噪点，影响会议体验长期在这类会议空间开会，也会影响参会人的视力健康。会议室桌面（0.75m高）水平面照度应不低于300lx，面部照度推荐值500lx。 光线分布越均匀说明照度均匀度越好，视觉感受越舒服，照度1均匀度越接近越好。照度不均匀的会议室中，参会人面部会出现明暗相间的状况。 ◆ 色温问题 参会人视觉舒适度和保证拍摄质量的前提下，会议室的色温在视频画面中应不会过多改变人们肤色的自然色调，推荐色温不低于4000K。 2.2.2 有效的照明优化措施 视频会议室中，科学合理的照明设计将为视频会议增色不少，光与影的协作将为参会人在画面中的呈现营造高级的空间感、层次感，提升画面整体质感。 会议室中可适当创造条件，基于三点布光原理设计会议室灯光布局。设计主光用于照亮参会人面部，通常位于天花上；设计侧光用于照亮顶光无法覆盖的面部阴影区域；背景光（轮廓光） 用于让人物从背景中突出出来，更有立体感，常见做法是设置墙面照明。 灯具推荐使用漫反射方式灯，避免使用射灯、聚光灯、单色灯、频闪灯。 投影照明：投影幕或显示屏前方区域如需要照明，其灯具需设置独立开关，推荐亮度可调节。 2.3 装饰，与最终呈现息息相关 2.3.1 装饰色彩及风格 会议室应保持画面拍摄背景整洁，房间内各精装完成面需要避免采用反差太大的颜色。墙体应避免采用密集条纹装饰面，此类装饰将在画面中出现摩尔纹。同时减少不必要的摆设和桌面摆件，颜色过于鲜艳可能导致白平衡偏离。 2.3.2 装饰材质 应注意房间内精装完成面与桌面材质，需要避免桌面反光影响摄像头效果。有阳