《拿下外贸大单的秘籍》白皮书

外贸业务概览从产品生产到送至客户手中，整个外贸产业链包含生产、销售、物流等多个环节，外贸业务团队承担的就是将产品和客户联系起来的重要工作。所有外贸业务按照流程，可以分成两部分：获客和线索转化。获客是外贸生意的源头，而业务团队通过不同方式获取销售线索，将其转化为订单，这就是线索转化的过程。想要外贸业务团队能够更快更好地拿到更多销售线索，转化更多订单，就需要对团队进行有效管理，整个流程是一个有机整体，外贸企业想要更高利润，就需要做好其中每一步。线索获取销售跟进成交转化客户画像获客策略获客线索转化外贸团队管理效果分析123 线索转化流程通过沟通谈判，业务员与客户达成合作，将线索转化为订单，完成销售过程，复盘销售结果，调整销售策略。成交转化外贸订单都是从线索开始，线索可能是客户发来的询盘，也有可能是业务员主动开发的潜在客户，并对客户进行背景调查和质量判断。线索获取通过业务员对线索质量的判断，可以将线索分为【有效线索】和【无效线索】，【有效线索】为有明确意向或符合客户画像的买家，业务员进行销售跟进，让买家产生明确的采购意向。销售跟进 想要更多订单，需要做好线索转化大量外贸管理者和业务员都将订单增加的希望寄托于线索量（即询盘量）的增加，认为订单较少是因为缺少客户。而据利贸咨询调查显示，43.8%的外贸业务员处在客户资源过载的情况（即客户跟不过来），39.4%的外贸业务员客户资源量与自身需求匹配，只有16.8%的外贸业务员是真的缺乏客户资源。为什么明明大家不缺少客户资源，却无法将客户转化为订单？原因就是在线索转化的进行过程中，由于背调不充分、客户信息流失、客户跟进节奏混乱或技巧不足等方面的管理不善而导致大量客户资源流失。所以想要增加订单，需要重视线索转化过程，并在其中采用正确有效的方法。 线索获取Part 01 线索获取业务员收到询盘都希望能立即转化为订单，而这种理想情况发生的概率太低，B2B业务一个重要特点就是销售周期长。想要达到最终的成交，需要走好每一步。所以在拿到询盘，进入线索阶段后，业务员在该阶段的目标并不是拿到订单，而是要判断客户是否是与公司产品匹配的客户、是否是有效的询盘。如果询盘是有效的，就可以进行后续跟进。在线索转化阶段，业务员要做的就两件事：信息沉淀和客户背调。线索信息沉淀线索质量判断成交转化线索获取销售跟进 线索信息沉淀业务员拿到一个询盘，往往会直接进行客户背调、回复、报价等，而忽视了一切行为的第一步 —— 信息沉淀。如果被判断为是“有效询盘” ，那业务员可能会在初次客户跟进结束之后记录下客户信息；如果被判断为是“无效询盘”，业务员往往就不会做客户信息记录，因为“这个客户是无效的”，但这个判断并不一定是事实。而所有的询盘都是源于外贸企业在各个渠道的营销投入，每条询盘都有自己的价格，如果浪费了这个信息，无论询盘是否有可能转化，都会直接导致这一条询盘的投入打了水漂。当前询盘信息沉淀的方式主要有以下两种：1.人工记录：由业务员进行记录在对应的Excel模板或者是公司的系统中，记录的内容包含客户基础信息、客户描述、客户来源、客户需求（产品/数量/价格）、客户兴趣点、客户异议、竞品信息等，每家外贸公司需要记录的信息略有不同。该方法由于需要业务员额外花时间进行，需要管理者设置相应的强管控措施进行推进。 询盘信息沉淀2.OKKI CRM自动沉淀：OKKI CRM沉淀信息更为全面，还因大量信息均为自动录入，不需要业务员操作，保证了解放业务员劳动力的同时最大限度地保留所有询盘信息，为后续跟进打下坚实基础。•邮件询盘自动建档：OKKI CRM可以自动抓取询盘邮件中的签名信息填入系统，如果客户邮箱为公司邮箱，还将匹配 OKKI Discovery 数据库进行数据填充，包含公司信息（公司名称、规模、地址、官网等），联系人信息（姓名、邮箱、职位等），并补充客户背景（社交媒体、联系人、海关数据、相似公司、专利信息等）。•国际站询盘自动建档：如果询盘来自阿里巴巴国际站，还将自动填入国际站中相关的客户信息（公司名称、国家、地址、联系方式等）。 线索质量判断收到了询盘之后并不建议直接报价，只要在2小时内回复就可以，并不会影响成交。而在这2小时中，业务员要进行大量的工作，即客户背调和报价。客户背调主要包含以下方面：1.谷歌搜索客户官网：在互联网时代，公司基本上都会有自己的企业网站，如果一个客户连企业网站都没，那客户的实力和理念就值得思考了。进入客户的企业网站我们基本上可以得到下面几个客户背景的核心信息：①网站的商品介绍：通过客户网站上的商品介绍描述，我们可以清楚的看到客户的产品和我们的产品的关联度。比如我们是做工艺品的，我们通过客户的网站甚至发现我们一模一样的家居创意礼品的产品，这样得出的结论就是这个客户的匹配度非常高。②ABOUT US：通过这个页面我们可以清楚的了解到客户的公司的历史，比如说客户的销售市场，我们从这个客户的介绍中发现客户的市场在欧洲和美国，跟我们的产品的目标市场完全一致。同时还能了解客户的性质，是贸易商、零售商还是终端客户等等。③联系我们：找到客户的联系方式，如果联系电话传真电话是一个号，估计这个客户的公司规模比较小，如果网站上的联系方式跟给你发询问的联系方式一致，基本可以确定对方公司不大，老板员工一肩挑；找到客户的公司地址，我们可以通过Google MAP和Google地球查询一下客户的公司卫星照片，看看公司在海外的哪个区域，企业规模怎么样。 线索质量判断2.海关数据调研：对于询盘金额高或者未来潜力巨大的客户，为了更客观全面的了解客户，也可以选择付费的海关数据调研。海关数据现在市场上都可以买到，按HSCORD付费。通过海关数据我们可以清楚的了解到客户的是不是在中国有过采购记录，采购的频率是多少，采购的信用度怎么样，客户的在中国大陆原有的供应商是谁，原有供应商的核心优势是什么，如果这些竞争对手特别有竞争力，还需要针对他们做详细的调研。在这样的基础上做出的价格报价和市场分析，最终客户成交的成功率自然比较高。不足之处在于采买的海关数据查询和下载次数受限，需要珍惜使用。3.社交媒体调研：一般有实力的公司都会去注册LinkedIn，可以搜索联系人，获得TA的具体职位、职场经历、教育经历等等。然后通过Facebook去了解TA的兴趣爱好和习惯。这就对客户联系人有了相当全面的了解了。 线索质量判断4.OKKI CRM客户背调：OKKI CRM综合了前三种背调方法的优势，同时还能够节省背调时间和背调费用，已成为越来越多外贸人背调的首选方式。•自动背调：当业务员收到询盘邮件或是国际站TM询盘时，不仅线索会自动建档，填入客户信息，还能够自动关联 OKKI Discovery 数据库中该客户资料，便于背调。•主动背调：业务员还能按照客户公司名称/官网在OKKI CRM中查看公司信息、联系人和海关数据，同时还能在OKKI CRM的【全网搜索】，查询更多公司信息，深挖联系人邮箱。•KP查询：对于有实力的客户，OKKI CRM中还能查询到联系人职位，业务员可以制定更为明确的销售策略，比如采购经理比较看重产品质量、交货期、价格以及付款方式等，而对于老板，他们则更关心整个行业的状况、竞争对手的状况 背调参考 - 不同国家的买家特点国家/地区买家特点谈判特点德国严谨、追求品质、信守承诺，办事富有计划性，注重工作效率，追求完美在谈判前会对卖家公司做非常详细的调查，严抠合同细节，一旦签订合同就会严格遵守英国冷静稳重、注重礼仪，喜欢有良好的教养和风度的卖家特别看重试订单且订单循序渐进，如果试订单或样品单可以很好地满足英国买家的要求，他们才会逐步给供应商更多更大订单的机会法国性格开朗，十分健谈，天性浪漫，重视休闲，时间观念不强，习惯用法语沟通而非英语谈判时思路灵活、手法多样，多由一个人承担并负责决策，很少有集体决策的情况，谈判效率较高意大利虽然意大利人外向热情，但在合同谈判、决策时不会仓促表态，比较慎重在价格方面寸步不让，喜欢用代理的方式比利时、荷兰、卢森堡等国稳重、计划性强，注重外表、地位、礼节、程序化，讲信誉，商业道德高一般回复效率较高，但不愿意为物流承担任何责任，通常和香港供应商做生意较多俄罗斯及东欧办事喜欢拖拉喜欢谈大金额合同，对交易条件要求苛刻，缺乏灵活性，应该注意追踪和跟进买家，趁势打铁，避免对方善变北美重视效率，珍惜时间，追求现实利益，重视宣传和外观形象谈判风格外向豪爽，自信甚至有些自傲，但是对待具体业务、合同会非常谨慎，对美国卖家报价要提供整套方案，考虑全盘 背调参考 - 不同国家的买家特点国家/地区买家特点谈判特点南美固执、个人至上、闲散享乐、重感情不少南美买家缺乏国际贸易知识，甚至对信用证付款的观念极为淡薄澳大利亚特别重视人与人之间的平等，讲究礼尚往来，言谈话语极为礼貌，习惯轻声细语，注重效率，公私分明在谈判中不喜欢讨价还价，注重实际，签约谨慎，时间观念强非洲两级分化严重，尽管贸易领域存在着不少非洲的诈骗犯，但是很多非洲大卖家往往在当地是特权阶级，不仅有钱也很有权喜欢看货购买，一手交钱，一手交货，或赊货代销，订单量少，品种多，要货急中东有家庭观念、重信义交情、固执保守、生活节奏缓慢卖家必须先赢得他们的好感和信任，必须尊重他们的宗教信仰，尊重真主阿拉，中东人在谈判中肢体语言比较多，喜欢讨价还价日本内向慎重，讲究礼仪和人际关系，自信有耐心，团队精神突出，准备充分，计划性强，注重长远利益忍耐坚毅，有时态度暧昧圆滑，谈判中惯用“车轮战术”和“沉默破坚冰”的方法韩国讲究礼仪，善于谈判，条理分明，逻辑性强，而且理解和反应能力很强重视制造气氛，谈判时一般不苟言笑，态度庄重甚至有些凝重 背调参考 - 客户类型客户类型客户特点销售管理建议小型零售商•一般订单较小，下单频率快，要货急•主要关注价格、交货期，要求保证质量•一般也不太关注卖家实力大小、公司研发能力等，觉得卖家专业，沟通畅通、靠谱就会合作虽然实力比较小，但将所有有合作意向及已合作的小型零售商积累起来，定期营销，会有非常可观的业绩收入贸易商•对价格较敏感•很多在中国某城市有采购办事处，对中国市场相当熟悉•会找很多供应商，从中挑选有竞争力的卖家手上一般都有订单，沟通周期为0.5-1个月，因为时间较长，且竞争激烈，所以需要对贸易商进行销售阶段管理，有时虽聊了很久，但可能最终没有选择你，也许是你的沟通问题，也许是你的价格问题，还有可能把你列入了潜在供应商列表OEM进口商•最有含金量和市场潜力最大的客户•一般来说这类客户选择供应商比较谨慎，通过互联网选择供应商也许是他们的渠道之一，但是他们选择供应商一定是综合型和复合型的，通过互联网认识以后大概率会来工厂实地考察，对于工厂的要求也非常严格，比如规模、研发能力、认证、产量等订单周期比较长，下单也非常严谨，但是量非常大，而且非常稳定，下单前需要不断的产品测试和工厂调研，因为销售流程复杂，销售额较高，所以需要在每个销售阶段都提供专业周到的服务，这类客户是成长性最好的客户，甚至直接决定了一个工厂的发展和企业规模大型连锁超市•难以进入这类客户的供应商列表，一旦进入订单量就很大•这类客户辨别非常简单，邮件会有非常清晰的LOGO的标识一般考察周期较长，网上沟通只是先期联系环节，还要经过筛选、面谈考察、工厂测试等（比如ISO，CE环保测试），最后才可能下单，运气好的话也得三个月到半年，这类客户也需要按照销售阶段进行精细化管理 销售跟进Part 02 销售跟进当判断询盘为真实询盘，这时客户才真正成为对业务员有价值的“客户”，业务员需要对其进行持续跟进和定期营销，促进客户达成交易，维护客户关系，实现和这个客户成为长期稳定的合作伙伴。这些客户就是这家外贸公司、这个业务员的“私海客户” ，为了提高客户的转化率和销售效率，要对私海客户用一定的方法进行管理和跟进，包含：客户资产留存管理、定期邮件营销和不同销售阶段采用不同技巧。成交转化线索获取销售跟进客户资产留存管理定期邮件营销销售阶段及销售技巧 客户资产留存客户资产不仅仅是指客户的基础信息，还包含的与客户有关的一切。比如与客户在B2