外贸实战手册：手把手教你从零开始做外贸

手把手教你从零开始做外贸 目录 前言03 、内贸与外贸的差异05 二、外贸业务步骤 1、企业基因改造072、办理相关手续123、搭建外贸团队204、了解外贸行业215、国际市场调查236、产品布局247、获取外贸客户258、大客户开发309、外贸客户背调3610、报价跟进3711、外贸交易流程4412、交付保障4613、组织进化升级5614、数字化转型68 三、结语 73 前言 随着全球化贸易的不断发展，越来越多的内贸企业开始将目光投向国际市场，寻求更广阔的商业机遇。 2025年外贸发展仍存在谐多机遇： 全球经济复苏：全球经济逐步复苏，带动国际贸易回暖。 数字贸易崛起：跨境电商、数字服务贸易等新业态新模式快速发展，为外贸增长注入新动能。 区域经济一体化：RCEP等区域贸易协定的实施，为企业开拓市场创造有利条件。 中国外贸韧性：中国拥有完整的产业链供应链、强大的制造能力和巨大的市场潜力，为外贸发展提供坚实支撑。 然而，从内贸转型到外贸是一个充满挑战的过程，在操作流程、法律法规、市场环境等方面存在诸多差异，企业在转型过程中可能会面临不少挑战，需要进行全面的市场研究、策略规划和资源整合。本白皮书提供一个清晰的入手指南与实战手册，助您顺利开启国际贸易之旅。 01 内贸与外贸的差异 做外贸与内贸都是销售产品，但在销售方式和方法有一定的区别。简单说，相比内贸，外贸市场相比内贸市场更为广阔，毕竞涵盖了全球各个国家和地区的消费者。这意味企业有更多的销售机会，潜在客户数量更多。 当然，有优势的同时也有以下差异，总的大致有以下： ，竞争更全球化：与内贸市场相比，外贸市场涉及不同国家和地区的企业，竞争更全球化，需要企业具备更强的竞争意识和优势。 ，支付和结聊方式更复杂：外贸交易中涉及国际贸易支付，通常涉及不同货币的结算和跨国金融交易，还需要考虑汇率风险和支付安全，相比内贸更加复杂。 ，法规和海关手续更繁琐：外贸涉及跨国交易，需要遵守不同国家的进出口法规和海关手续，相比内贸更加繁琐和复杂。 文化和语言不同：外贸市场涉及不同国家和文化背景的消费者，需要企业了解和适应不同的文化和语言环境。 ，物流和运输漫长外贸涉及跨国运输，需要处理国际物流和运输问题，相比内贸更具挑战性。 总的来说，外贸相比内贸具有更广阔的市场、潜在客户数量更多，可能有更高的利润率，但同时也面临更复杂的竞争环境、法规和海关手续、支付方式、文化和语言等方面的挑战。企业在转向外贸时需要充分了解这些优势和区别，并做好相应的准备和规划。 外贸业务步骤 1.企业基因改造 1.1生产型VS贸易型企业的路径选择 内贸公司转向外贸时，生产型和贸易型路径的选择主要取决于公司的资源、能力和目标市场。以下是两种路径的简要分析： ①生产型路径 生产型企业通常拥有自已的生产线，专注于产品的制造。如果内贸公司已经拥有稳定的生产基地和生产能力，转型为外贸生产型公司可以简化中间环节，直接面向国际市场生产产品。这种方式的优势在于 成本优势：利用国内成本优势，降低生产成本。 技术专长：如果公司在特定生产技术上有专长，可以直接将产品出口到需要这些技术的国际市场。 2②贸易型路径 贸易型企业不涉及实际生产，通过采购和代理方式，从国内外生产商购实产品后直接销售给国际市场。对于没有生产设施但拥有销售网络和渠道资源的内贸公司，转型为外贸贸易型公司可能更为合适。这种方式的优点包括： 市场灵活性：更加灵活地适应不同市场的需求变化。 降低风险：避免生产风险和固定资产的投入，主要集中在市场开发和渠道建设中。 总之，生产型和贸易型路径各有利彝，公司应根据自身的竞争优势、市场需求和战略规划来做出最合适的选择。同时，考虑到外贸的复杂性，建议在内贸转外贸的过程中，充分利用市场调研和专业咨询服务，以确保转型成功， 1.2必须建立的三大体系：品控/交期/风控 外贸企业建立品控、交期、风控三大体系对于企业的稳定发展至关重要，以下是具体的做法： ①品控体系 A.建立标准 国际标准：研究并遵循自标市场的相关产品标准和法规，如欧盟的CE认证、美国的FDA认证等，确保产品符合国际通行要求。 企业标准：制定高于行业平均水平的企业内部标准，涵盖产品的性能、质量、外观、包装等各个方面，明确详细的技术指标和验收规范。 B.原料把控 供应商评估：对原材料供应商进行全面评估，考察其生产能力、质量控制体系、信誉等，建立合格供应商名录，并定期对供应商进行实地考察和审核。 进料检验：设立严格的进料检验流程，对每一批原材料进行检验，确保其质量符合企业标准和产品设计要求，防止不合格原材料进入生产环节。 C.生产监控 过程巡检：安排质检员在生产线上进行定时巡检，及时发现生产过程中的质量问题，如工艺执行不到位、设备故障导致的产品缺陷等，并督促操作人员立即整改。 关键工序把控：对生产中的关键工序设立质量控制点，进行重点监控，确保关键工序的质量稳定，如电子企业的焊接工序、服装企业的裁剪工序等。 D.成品检验 抽检与全检：根据产品特点和订单要求，制定合理的成品检验方案，采用抽检或全检的方式对成品进行检验，对不符合质量标准的产品进行返工或报废处理。 留样制度：对每一批次的成品进行留样，以便在后续出现质量问题时进行追溯和分析，同时也为客户提供样品参考。 ②交期体系 A.订单评估 生产能力评估：接到订单后，由生产部门对订单的生产难度、所需设备、人力、时间等进行全面评估，判断是否能够按时交付。 物料供应评估：采购部门对订单所需物料的供应情况进行评估，包括物料的采购周期、供应商的交货能力等，确保物料能够按时到位。 B.计划制定 主生产计划：根据订单交付日期和生产周期，制定详细的主生产计划，明确各阶段的生产任务和时间节点，将生产任务分解到具体的车间、班组和设备。 物料需求计划：根据主生产计划，制定物料需求计划，明确物料的采购时间、数量和到货时间，确保物料与生产进度紧密衔接。 C.进度跟踪 生产进度跟踪：建立生产进度跟踪机制，通过生产日报、周报等形式，及时掌握生产进度，对于进度滞后的情况，及时分析原因并采取措施进行调整。 物料进度跟踪：采购部门负责跟踪物料的采购进度和到货情况，与供应商保持密切沟通，确保物料按时到货，对于可能出现的物料供应问题，提前做好应急预案。 D.应急处理 建立应急机制：制定完善的应急处理预案，针对可能出现的生产设备故障、原材料供应中断、人员短缺等突发情况，明确应对措施和责任分工。 灵活调配资源：在出现交期风险时，能够迅速调配企业内部的人力、物力、财力等资源：如增加生产班次、调用备用设备、紧急采购原材料等，确保订单按时交付。 ③风控体系 A.市场风险防控 市场调研：建立市场调研团队或委托专业机构，定期对目标市场的政治、经济、社会、技术等环境进行调研和分析，及时掌握市场动态和变化趋势，为企业决策提供依据。 风险预警：根据市场调研结果，建立市场风险预警指标体系，如汇率波动、市场需求变化、竞争对手动态等，当指标出现异常时，及时发出预警信号，提醒企业采取相应的防范措施。 B.客户风险防控 客户的注册信息、经营状况、财务状况、信用记录等，评估客户的信用风险。 信用管理：根据客户的资信状况，制定合理的信用政策，包括信用额度、信用期限、 付款方式等，对客户进行分类管理，对于信用风险较高的客户，采取更为严格的信用控制措施。 C.供应链风险防控 供应商风险管理：对供应商进行风险评估，除了考察其产品质量和交货能力外，还要关注供应商的经营稳定性、环保合规性等方面的风险，与供应商签订风险分担协议，明确双方在风险发生时的责任和义务。 物流风险防控：选择可靠的物流合作伙伴，签订详细的物流合同，明确物流服务的标准、费用、赔偿责任等，关注物流过程中的风险，如运输延误、货物损坏、海关扣货等，购买相应的物流保险，降低物流风险带来的损失。 D.内部风险防控 制度建设：建立健全企业内部的风险管理规章制度，明确各部门和岗位在风险管理中的职责和权限，规范风险识别、评估、应对等流程，确保风险管理工作有章可循。 人员培训：加强对企业员工的风险管理培训，提高员工的风险意识和风险防控能力，使员工能够在日常工作中自觉遵守风险管理规定，及时发现和报告风险隐患。 2.办理相关手续 近年来，国家出台了一系列政策，旨在促进内外贸一体化发展，降低企业转型的门槛。内贸企业转外贸，手续简化，流程及手续包括以下几个步骤： 2.1办理营业执照 市场监督管理局（工商局）办理营业执照，确保经营范围体现“货物进出口”或“技术进出口”。 重要提醒：执照成功领取后，建议立即去办理一般纳税人资格。出口企业想退税必须为一般纳税人，小规模企业只能免税， 2.2办理进出口货物收发货人登记 办理进出口货物收发货人登记，获得报关权限。 提醒：如在申请营业执照多证合一时，需勾选“海关进出口货物收发货人”，信息是可以同步的，无需再到海关办理。 2.3办理企业备案入网 电子口岸部门办理企业备案入网，领取电子口岸法人和操作员Ukey，用于后续报关操作。 2.4办理收付汇 外汇管理局进行“贸易外汇收支企业名录登记，以便正常收汇和付汇。可登录国家外汇局管理局数字外管平台，注册账号并提交业务申请。 2.5办理退税 税务局办理出口退/免税资格备案，申报出口退/免税。 享受出口退税的两大企业类型： A.生产企业-享受出口免抵退税政策B.外贸（或其他）企业一享受出口免退税政策 出口退税的四个条件： ·必须是属于增值税、消费税征税范围的货物。必须是报关离境的货物·必须是在财务上作销售处理的货物·必须是出口收汇并已核销的货物 需要注意的是，实际操作中不同企业的内贸转外贸流程可能存在差异，且受当地外贸规定影响。因此，企业在进行内贸转外贸时必须遵守相关法规和规定。 2.6国际认证 ①国际认证 IECEE-CB 即“关于电工产品测试证书的相互认可体系”，该体系是以参加CB体系的各成员之间相互认可（双向接受）测试结果来获得国家级认证或批准，从而达到促进国际贸易目的的体系。通俗点来说，制造商可以凭借一个NCB发的CB测试证书获得CB体系的其他成员国的国家认证。 ISO9000 S09000标准是指“由国际标准化组织质量管理和质量保证技术委员会（SO/TC176）制定的所有国际标准”，可帮助组织实施并有效运行质量管理体系，是质量管理体系通用的要求或指南。它不受具体的行业或经济部门限制，可广泛适用于各种类型和规模的组织，在国内和国际贸易中起到促进相互理解的作用。 GMP 即“良好生产操作规范”，它要求食品生产企业（公司）具备合理的生产过程，良好的生产设备、先进科学的生产规程、完善的质量控制以及严格的操作程序和成品质量管理体系，并通过对其生产过程的正确控制，以达到食品营养与安全的全面提升为目标。GMP所规定的内容，是食品加工企业必须达到的最基本的条件。 HACCP 即“危害分析与关键控制点”，是一种建立在良好操作规范（GMP）和卫生标准操作规程（SSOP）基础之上的控制危害的预防体系，它的主要控制目标是食品的安全性，因此它与其他的质量管理体系相比，可以将主要精力放在影响产品安全的关键加工点上，而不是将每一个步骤都放上很多精力，这样在预防方面显得更为有效。 EMC 即“电子、电器产品的电磁兼容性”，它不仅关系到产品本身的工作可靠性和使用安全性，而且还可能影响到其他设备和系统的正常工作，关系到电磁环境的保护问题。欧共体政府规定，从1996年1月1日起，所有电气电子产品必须通过EMC认证，加贴CE标志后才能在欧共体市场上销售。 IPPC 即“国际木质包装检疫措施标准”，用以识别符合IPPC标准的木质包装，表示该木质包装已经经过IPPC检疫标准处理。木质包装上加盖IPPC标识的目的是确保全球 农业安全，并采取有效措施防止有害生物随植物和植物产品传播和扩散，促进有害生物控制措施。 ②亚