打造具有高效竞争力的外贸精英团队

从架构到管理的全面指南 前言EFACE 团队建设是每个企业发展的基石，尤其是外贸企业。只有拥有一支团结高效具备竞争力的销售精英团队，才能在激烈的国际市场中取得长足发展与稳固的市场份额。 但是，很多外贸企业都有业务员或管理者经验不足、流动性大，不知道如何培养新人、培养团队的困惑，可见除外贸业务外，打造精英团队是外贸老板最重要的需求之一，本白皮书将围绕该需求展开讲述。 目录 选好将 勤练功 理架构 精管理 外贸业务人才培养外贸业务团队培养 理解外贸年轻一代的需求管理外贸年轻一代的关键 不同规模公司的组织架构组建外贸团队的流程 不同岗位的职责要求外贸业务团队要招什么样的人才如何招到合适的外贸人才外贸团队不需要什么样的人 理架构Part 1 一、不同规模外贸公司的组织架构 1.小型外贸公司组织架构（如下图） 2.小型工贸一体公司组织架构（如下图） 小型外贸公司老板创业通常是由两三个人合伙白手起家（多数为夫妻档企业），经过初期发展之后逐步扩大团队。通常老板直接管理业务员、跟单员、采购、财务和其他人员（如行政/人事等）。 小型工贸一体公司与贸易公司的差异在于自有工厂，而正因如此业务销售的产品就是自己的产品，他们需要常握的产品知识更聚焦，能够更具产品专业度。但外贸业务能力相对薄弱。 3.中大型外贸公司组织架构（如下图） 当外贸公司发展至中大型，部门已经设置相对完善，此时靠老板直属管理已不可行，需要强有力的中层进行管理，通常会设行政、营销和供应链等部门，对应管理下属部门工作，老板较少参与具体事务性工作，将精力放在管理和公司长远规划上。 4.中大型工贸一体公司组织架构（如下图） 中大型工贸一体公司因为自有工厂，主要为买家提供定制类产品，可以提供个性化的设计或方案，因此与生产相关的能力是该类企业是否能够胜出的关键。 组建外贸团队的流程 1.制定外贸人才选择标准 2.人才招聘与培训 初步筛选：HR部门负责初步筛选符合条件的候选人，安排初次面试。 首先，明确外贸团队所需的人才类型，是需要有经验的外贸总监还是可以培养的新人。根据需求，制定详细的招聘标准，包括教育背景、工作经验和技能要求等。 复试：由公司高层进行复试，综合初试结果确定最终人选。团队确定：根据面试和评估结果，最终确定团队成员。 4.团队管理与制度建设 3.团队组建与配置 岗位设置：确定外贸部门的岗位设置，如外贸总监、业务员、客服和物流专员等。 绩效考核：制定明确的绩效考核标准，定期评估团队成员的工作表现。 职责分工：明确每个岗位的工作范围和内容，避免职责重叠，提高团队协作效率。 风险管理：建立风险防范机制，预防汇率风险、信用风险政策风险等。 持续学习：鼓励团队成员不断学习新知识，参加培训和行业交流活动，定期进行团队建设和经验分享。 资源配置：配置必要的办公设备和软件，如孚盟CRM系统等，建立高效的订单管理和跟踪系统。 选好将Part 2 、不同岗位的职责要求 上面列举了外贸企业的大致组织构架图，每个企业不尽相同，但大差不差。来看一下各部门岗位职责： 二、外贸业务团队要招什么样的人才？ 外贸业务部作为外贸企业的关键部门，对公司发展有绝对的助力作用。那么，外贸老板如何快速搭建优秀外贸团队？招对人就像盖房子先打地基，地基打好了，这样的团队才能产出最大化、才能更稳定。首先我们要明确候选人画像，要招什么样的人？ 外贸总监 外贸业务员 招聘外贸负责人也很重要，俗话说良将手下无弱兵。一个好的外贸负责人，一般要具备以下几种能力： 应该具备以下特质： 自我管理一能够自我反省，定期复盘，才能不断进步；自我激励一赚钱的欲望强烈，乐观，能接受失败；自我学习一热爱学习，提升业务能力，不断成长；自我驱动一对自己负责，积极主动地完成任务。 优秀的战略解码能力一与时俱进，学会使用先进的管理方案和数字化工具来治理团队； 良好的管理能力一团队搭建、组织、协调、领导能力，做好资源分配，降低内耗，提升效率； 敏锐的行业洞察能力一通过数据及时洞察行业及客户动向，从而制定出有效科学的方案； 出色的业务能力一对业务工作有深入理解，并能够据此知人善任；高超的谈判能力一善于与员工沟通谈心，善于与大客户沟通谈判。 值得注意的是，任何企业选人都是“以德为先”，员工的德行端正是最为主要的。其次，要认同公司的企业文化。 外贸团队成员的德应该包括以下两个方面： 其一是遵守职业道德。外贸人员，应该热爱自己的工作，全心全意参与团队各项活动，团结协作，实事求是，遵守各项职业规范的要求。不因为个人与公司的矛盾而处心积虑损害公司利益，泄露公司机密，这都是遵守职业道德的表现。 其二是个人品行端正。这是指个人在生活中的表现符合主流的道德标准。一个人的人格魅力会体现在工作和生活的方方面面，也会影响外贸人员与客户之间的沟通和关系。做业务，首先是做人。一个不受人尊重的人，不被人接受的人，在业务上也很难有大的成就。 孚盟软件的企业价值观是“德能启运”，德，顺道为德，顺势而为才有好的结果。 对社会贡献而言，推动社会的进步是德；对企业发展而言，为客户创造价值是德； 对个人成长而言，选贤育能，为奋斗者创造职业发展机遇是德； 德能启运，事物的发展是有因果关联的，要有畏因之心，认真做事、为客户创造价值，推动社会良性发展，遵循长期主义，就可以得到好的结果。 三、如何招到合适的外贸人才？ 想要招到合适的人才，还要对95后的人才有吸引力，除了要让面试者明确了解工作内容，判断自己是否能胜任之外，还要注意请面试者了解TA想要的内容，比如： 四、外贸团队不需要什么样的人 1.鲨鱼型的业务员 鲨鱼型：脾气暴躁、缺之耐心，忽视同事感受，易导致团队协作效率下降。这种员工在团队当中相当让人不舒服，连基本的同事关系和人际都处理不好的人，显然不适合长期留在团队里。 2.兔子型的业务员 龟兔赛跑的兔子：有这样的一类员工，刚加入团队的前几个月表现太闪亮了。积极学习，主动加班，做事认真，效率惊人，还富有创造性。但是慢慢地，各种缺点也不断闪现。纪律性差，逐渐开始散漫，迟到，工作不再像以前那样认真和富有激情，最后甚至旷工和消极工作。这样的人可能很有创造力和思想，但长期作战缺少耐力和纪律性。如果有这样的情况，尽量早一些沟通，如果不能及时调整那么只能很婉惜地请他离开。 红眼病的兔子：还有这样的一类员工，总是町着别人的订单，总是有意无意打听同事的客户，甚至私下里联系偷偷去抢同事客户。这种情况首先要从制度上去想办法完善，杜绝发生这种事的可能，其次要注意处理方式。碰到这样的员工，有些老板的做法是和稀泥，安抚受伤的同事，面场上不指名道姓地提醒一下，大事化小小事化了，尽量把事情压下去，不过实质却没有解决任何问题。很多员工不怕工作辛苦，但怕不公平，这样的事情如果接二连三，破坏的是内部的士气。 勤练功Part 3 很多外贸老板都反馈，自己做业务的时候虽然辛苦，但很有成效，但带团队就非常辛苦，往往投入了自己的时间培养新人，最后不仅新人没力培养团队可能还会拖累短期业绩，很多中小外贸企业因此进退两难。 那么如何能够快速培养团队，同时还能保护公司业务不受太大影响，让企业突破发展天花板？ 一、外贸业务人才培养 1.知识库 产品培训是重要一环，老人不可能讲一遍新人就能记住。这个时候，就要给新人一套资料知识库，供新人快速学习及调用，这样，公司的培训问题、知识传承问题也能得到相应解决。新人可以在发邮件回复客户的时候，通过添加附件调出知识库的文档，选择相应的文档发送给客户。 孚盟CRM的知识库相当于是企业的一个线上云盘，可以实时共享企业、工厂、产品相关参数信息，可供业务员随时调用，便捷实现知识管理和知识传承，助力新人培训公司成长。 2.老带新机制 为每一位新手找一个经验丰富的外贸老手进行一对一帮扶，是一个很好的培养人才的方法。外贸老手熟知行业套路，从产品到公司，到整个外贸流程都轻车熟路，他们知晓如何挖掘客户跟进客户，将经验传授给新业务员，能让新人很快上手，少走弯路。 3.复制销冠经验 邀请销冠及时给团队做分享，当然这个分享也不要随意，要提前跟销冠提前沟通好，需要把他们整理出来一个PPT，里面包含把这个客户从初次接触到最终成交这个过程给梳理出来。很多新手销售学的就是怎么从开始接触到最后把客户签掉的从0到1的过程，部剖析过程，提炼一些值得复制的东西。 4.培养员工从客户管理中创造利润 为了吸引新客户，在初次合作时外贸企业往往都先投入了较大的获客成本，与潜在客户谈判时也容易给出更有吸引力的价格促使成交，所以新客户往往给外贸企业创造的只是业绩而非利润。 业界都知道让老客户复购的难度和销售周期远远小于让新客户购买的难度和周期，与老客户合作同行竞争也不那么激烈，售价可以保证一定的利润。所以从公司经营的角度来说，老客户业绩的利润率要大于新客户，费用（营销费用和人力费用等）也要少得多。而且老客户还能带来更多市场信息，帮助外贸企业发展。 所以想要让客户资源发挥最大作用，现有客户流失是首先要解决的问题。客户分完级后，就要投入对应的时间和精力去维护了。这就叫有的放矢，把火力投放到最想要攻占的阵地，夺取相对最大的胜利。 A.客户分层管理 如何对现有客户进行精细化管理？关键在于管理行为要对口。如何对口？跟标签走。孚盟CRM系统具备多维标签管理功能，业务员可以根据客户的跟进状态、产品偏好、行为习惯等属性，为客户打上特定标签，从而实现精细化的客户分类和高效筛选，帮助销售团队快速定位潜在客户，提升转化率。这么做的目的是为了缩短筛查客户所需要的时间成本，在筛选外贸客户时，也只需点击相应的属性标签，即可快速选出目标客户，比如说展会客户，选中客户后，再去进行针对性的邮件营销，提高沉默客户盘活几率。 实施客户分层管理后，一家公司在老客户复购率上提升了30%，而新客户开发成本降低了15%。孚盟CRM为外贸企业实现了高效的客户管理和资源利用。 B.外贸客户盘活 除了服务中的客户，还有非服务中的客户，比如说系统中的沉睡客户、询过盘但没有成单的客户等，这些都可以盘一盘。客户库里的潜在客户，也许现在没成交，可几年后，由于某个供应商的产品用的不好，想重新选择时，如果我们跟进及时，就很有机会优先选择我们，因为曾经了解过我们，比陌生的供应商有一定的信任关系。甚至有时候不同的业务员去跟进效果也是不一样的，关键就是这段时间里不能让他们忘了我们。比如，可以把自己的新品定期发给他，还可以发自己工厂的介绍、生日祝福、节庆祝福等，简单来说要定期的刷存在感。 外贸公司需要建立这样一个基于数字化的客户跟进机制，那无疑是会提高企业的营收，逐年可以降低在平台的投入，而且可以赢得持续下单的客户，不用过于依赖平台的公共流量。孚盟CRM，数字化规范化的客户管理，打造从营销到管理的闭环，让管理难题迎刃而解，值得尝试。 二、外贸业务团队培养 监督机制 1.建立明确的团队自标和职责分工 日常管理 目标如何制定？有下面几个基本原则：目标不能只有单一维度，要围绕销售额、利润、人效、成本等多维度展开；目标要做过程的详细拆解；必须形成可量化的目标，只有经过量化的目标才有可测量性、可操作性；目标与资源要可匹配。 销售排行数据 团队与个人销售数据实时更新，排名激发竞争潜能对比分析多维筛选，全面洞察销售能力。 查看下属工作进度 孚盟CRM系统帮您制定好销售目标，指明工作方向，随时查看监督完成情况，用数据说话。系统里的“销售目标”功能可按部门、个人、时间段对销售目标进行分解，同时能够自动汇总每月、每季度、每年的销售目标，每个人在每个阶段都有明确的目标。目标能使团队成员凝聚起来，避免一盘散沙，大家为了一个共同自标而努力，自标起到激励作用。同时，销售自标也是后续考核和改进的基础依据。 业绩目标数据 团队和个人业绩进度实时掌握让管理有数据决策有依据： 目标分解、任务分发，保证销售业绩最终达成。 2.加强团队间的沟通和协作 加强团队间的沟通和