如何做好一场线下活动

百世慧科技 市场部2024.07 主题CONTENTS 01.活动前02.活动中03.活动后 活动前 活动成功的基石 百世慧科技 活动前 活动目的活动举办方活动对象规模活动主题活动时间地点活动内容议程010203040506 活动嘉宾活动宣传（活动邀约）活动预算活动分工与执行风险控制及应急预案0708091011 活动前 活动目的 品牌推广01 客户关系维护03 产品推广销售02 庆祝与纪念 培训教育 如公司周年庆、节日庆祝等，增强企业的文化氛围和员工的归属感 例如举办高研班、培训等活动，传播专业知识和技能。 直接展示和介绍产品，促进产品的销售，增加市场份额。 通过活动提高品牌知名度、美誉度和影响力，让更多的人了解和认可品牌。 加强与现有客户的联系，提高客户满意度和忠诚度。 活动前 市场调研 产品/行业调研 竞争分析 了解当前市场趋势，确认活动主要产品或行业，使活动更具吸引力。 确定活动的潜在参与者群体特征。了解他们对类似活动的参与意愿和期望。 活动前 预算 合理规划活动费用 预算编制方法 预算分配策略 确定活动预算，包括场地、物料、人力等费用 合理分配各环节预算，确保活动顺利进行 预算调整与优化 预算执行与监控 预算总结与评估 总结活动预算使用经验，为下次活动提供借鉴 根据实际情况调整预算，提高活动效益 跟踪活动成本，确保预算合理使用 场地活动前 空间 价格 场地的价格成本一定要控制，需要在预算范围内执行。 要根据活动预期人数选择能够足够容纳的场地。 设备 交通 主要看场地方是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备。物料布置是否具有合适空间。 交通便利很重要，地铁附近是首选。若外地客户多，则高铁、机场交通需要考虑。 活动前 议程 时间安排 设计议程框架 内容安排 顺序编排 确定主题 审核和调整 一场线下活动的议程时间安排需注意以下要点： 设计一场线下活动的议程框架时，以下要点需要注意： 在安排一场线下活动的议程内容时，以下这些要点需要留意： 明确活动的核心主题，为议程的制定提供指导。主题明确需要注意： 一场线下活动的议程顺序编排需要注意以下要点： •精确预估•预留缓冲•整体平衡•考虑注意力集中段•尊重参与者时间•考虑交通、餐饮时间•时间公式•遵守时间承诺 •目标契合•层次分明•难以适度•实用性•案例支撑•广度与深度•文化与价值观适配 •逻辑连贯性•时间合理性•多样性与平衡•重点突出•节奏把控•引导和过渡•高潮与结尾 •开场吸引力•重点前置•逻辑连贯•节奏变换•考虑受众需求•适应场地和时间限制•动静结合（情况允许） •相关性•清晰度•吸引力•独特性•简洁性•可行性•品牌一致性 活动前 嘉宾 专业能力 确保讲师在其相关领域具有深厚的专业知识和丰富的实践经验，能够提供有价值且权威的内容。 时间可用性 确认讲师在活动举办的时间段内有足够的时间进行准备和出席活动，避免因时间冲突而影响活动进行。 演讲经验 优先选择有良好演讲技巧和经验的讲师，他们能够清晰、生动地传达信息，吸引听众的注意力，并有效地与观众互动。 合作意愿 讲师应对参与此次活动表现出积极的合作意愿，愿意配合活动组织方的安排和要求 与主题的契合度 讲师的专业背景和经验应与活动的主题紧密相关，能够针对议程的核心内容进行深入且准确的讲解。 费用和预算 考虑讲师的费用是否在活动预算范围内，确保不会因讲师费用过高而影响活动的整体成本控制。 口碑和声誉 了解讲师在行业内的口碑和声誉，参考其过往参与类似活动的评价和反馈。 活动前 活动资料 宣传物料 现场物料 •签到处物料•指引物料•音响设备•投影或屏幕•展示物料•氛围物料•茶歇、礼品等 •产品手册•议程表•嘉宾演讲稿（视情况而定）•签到表 •主KV•邀请函•红头文件•预热视频 注意要点 提前规划 预算控制 现场布置 环保意识 活动前 宣传推广邀约 网站、微信、知乎、微博、工作人员朋友圈等。 活动关联公司销售人员，并对销售人员进行邀约目标制定和邀约情况跟进。 活动前 交通住宿 活动前 工作推进表 活动中 策划变为现实的关键环节 百世慧科技 活动中 场地布置 01 布置风格和元素与活动主题紧密相关，营造出统一、协调的氛围。 展示效果 02 若现场有展示位，需要关注展示效果、突出性等要素 空间规划 03 合理划分不同功能区域，如舞台、观众、茶歇、展示等，确保人流顺畅，不拥挤。 视觉效果 04 色彩搭配和谐，装饰物品摆放有序，注重整体的美观和吸引力。 座位安排 05 根据活动性质和人数，安排合适的座位形式，如剧院式、圆桌式、U型等，并确保座位舒适，间距合理。 通道设置06留出足够宽的通道，便于人员走动和紧急疏散。 07 设置明显的指示标识，如会场位置、入口、出口、卫生间等。 08 活动中 设备检查 提前调试 01 在活动开始前足够的时间完成设备的调试，以便有时间进行调整和修复问题。 完整性 02 检查所需设备是否齐全，无遗漏。 性能测试 03 对音响设备进行音质测试；灯光设备检查亮度、色彩、切换效果等；投影仪检查清晰度、对焦、连接稳定性。 电源与线路 04 确保电源供应稳定，线路铺设安全，不影响人员走动，且无漏电风险。 05 检查各种设备之间的连接是否正常，软件和硬件的兼容性是否良好。 操作测试 06 工作人员熟悉设备的操作流程，进行实际操作测试，确保能熟练使用。 备用设备 07 准备关键设备的备用件，如麦克风、灯泡等，以防主设备故障。 08 针对可能出现的设备故障，制定详细的应急处理方案。 活动中 签到与引导 签到环节 引导环节 •准备充分：提前准备好签到表、签到笔、胸牌或入场券等相关物品，确保数量充足。•人员安排：安排足够且热情、有耐心的工作人员负责签到，能够快速、准确地完成签到流程。•清晰标识：在活动现场入口处设置明显的签到指示牌，让参与者能轻松找到签到位置。•信息核对：仔细核对参与者的姓名、单位、报名信息等，确保签到准确无误。•签到方式：可以采用纸质签到表、电子签到系统或二维码扫描等多种方式，根据活动规模和需求选择合适的方式。•发放资料：在签到时，向参与者发放活动资料、礼品或相关物品，如活动手册、宣传资料等。 •热情友好：以热情、友好的态度迎接参与者，让他们感受到欢迎和关注。•清晰指引：为参与者提供清晰、简洁的指引，包括活动区域的位置、卫生间、休息区等。•特殊需求关注：对于有特殊需求的参与者，如残疾人、老年人等，要给予特别的照顾和帮助。•解答疑问：能够及时、准确地回答参与者关于活动的各种疑问。•维持秩序：引导参与者有序入场和就座，避免出现混乱和拥挤的情况。•灵活应变：遇到突发情况或临时变更，能够灵活调整引导策略，保证活动的顺利进行。 活动中 活动流程控制 活动中 摄影与摄像 明确需求 设备准备 确保携带性能良好、电量充足的摄影摄像设备，包括相机、摄像机、镜头、三脚架、存储卡、电池等，并备好备用设备以防万一。 了解重点拍摄内容、期望的风格和最终用途（如用于宣传、记录存档等）。 拍摄角度 光线与构图 注意现场光线条件，合理利用自然光线或人工照明，遵循构图原则，使拍摄画面具有美感和视觉冲击力。 提前勘察活动场地，规划不同环节的拍摄角度和位置，以捕捉到全面、精彩的画面。 人物表情和动作 重要环节 重点拍摄活动的关键环节，如开场致辞、重要嘉宾发言、精彩表演、互动环节等。 关注主要人物的表情、动作和神态，抓取生动、自然的瞬间。 全景与特写 稳定性 使用三脚架或稳定器保持拍摄画面的稳定，避免抖动影响观看效果。 兼顾全景画面以展示活动的整体氛围和规模，同时拍摄特写镜头来突出细节和重点元素。 活动中 现场分工与协调 活动后 决策的依据，投资的转化 百世慧科技 活动后 现场整理 物料设备整理 现场清洁 签到信息整理 对于纸质签到表，需要装订整理，以免遗失。 若非在酒店举办，在自有场地举办的，需要对现场垃圾进行整理并恢复现场。 1、针对可回收再次利用的物料进行打包整理。2、对设备：电脑、翻译笔、切屏器等设备打包整理。 活动后 财务结算 合作方结算 费用分析 凭证收集 费用汇总 与供应商、合作伙伴等及时结清款项，遵循合同约定的支付条款。 确保所有费用都有合法有效的凭证，按照公司财务制度进行汇总，以便于财务核算和审计。 对活动花费，进行统一汇总，编制费用明细表。 严格对比实际支出与预算，分析超支或节约的项目及原因。 活动后 活动分析 活动数据分析 活动现场总结 客户反馈分析 活动影响力评估 执行评估 评估活动对目标受众的影响，衡量活动成果。 对活动现场质量、时间流程管理、宣传效果等进行分析。 利用现场问卷、现场评价、会后回访等分析客户的满意度和意见。 评价活动组织团队的协作效率和执行能力，包括沟通是否顺畅、任务分配是否合理、应急处理是否得当等。 对活动现场数据：报名数据、参会数据、相关企业数据等进行分析。分析目标完成率和问题。 活动后 活动后 会后宣传 内容 要点 方式 保护隐私 社交平台 精彩瞬间 包括开幕式、重要嘉宾发言、精彩表演、互动环节等精彩照片。 在微信公众号、微博、抖音、小红书等平台发布活动回顾文章、图片集、短视频等。 在发布内容时，注意保护参与者的个人隐私，避免泄露敏感信息。 活动视频 内容质量 官网网站 剪辑活动全程的精彩片段、嘉宾演讲精华、参与者的欢乐场景等。。 确保照片清晰、视频流畅、文字准确且有吸引力。 在官方网站上设置专门的活动回顾页面，详细介绍活动情况。 参会者反馈 客观真实 外媒体平台 选取有代表性的参与者的正面评价和建议。利用文稿、视频等方式进行宣传。 宣传内容要客观真实，不夸大其词，保持活动的本来面貌。 在合作的外媒体平台，进行活动新闻稿等内容的发布。 持续时间 幕后故事 把握好宣传的持续时间，避免过长或过短，影响宣传效果。 分享活动筹备过程中的趣事，让观众了解活动的另一面。。 联系电话400-990-9223 公司地址 上海市宝山区漠河路600弄东鼎国际大厦B座29楼四川省成都市高新西区西芯大道3号国腾科技园5栋2层204号广东省珠海市香洲区钰海环球金融中心11楼1119室重庆市沙坪坝区龙湖光年1号楼29-17室广东省深圳市龙华区民治大道60号恒勤大厦三楼320室 企业邮箱