如何避免电信和高科技领域合同管理的陷阱

如何避免电信合同管理的缺陷&高科技四管齐下的方法 如何避免电信和高科技公司的合同管理困境 ： 一种有争议的方法INTRODUCTION凭借其快速的创新和庞大的供应商网络 ， 高科技和电信行业在合同管理方面面临着独特的挑战。持续的技术变革需要对制造和供应链流程进行一致的调整 ， 从而导致合同数量惊人。实际上 ， 电信和高科技行业处理合同量是其他行业的三倍。这种紧张的合同环境 ， 如果没有有效管理 ， 可能会导致延误 ， 成本增加和潜在的法律问题。在这种情况下 ， 管理合同成为一种杂耍行为 ， 涉及跟上新法规 ， 更新合同以减轻风险 ， 并确保及时审查合同以满足市场需求。许多组织都在努力管理其商业合同 ， 并且高度监管的行业面临着大量的指数挑战。例如 ， 在推出新产品或设备时 ， 法律审查不能成为阻碍市场进入的瓶颈。解决方案不仅在于利用合同生命周期等正确的技术管理 (CLM) 工具 ， 但也在实施有效的流程和进行彻底的本白皮书探讨了高科技和电信行业的组织如何应对这些挑战 ， 提高合同管理效率 ， 并建立强大的风险缓解策略。UnDERSTAND THE CONTRAcT MANAgEMENT CHAllEngE在许多组织中 ， 买方合同管理被认为是一个薄弱环节。这个问题源于一些系统性问题 ：延长周期时间从启动合同到最终执行的时间通常太长 ， 这阻碍了业务运营的速度 ， 并可能导致错失机会。在敏捷性和快速上市时间至关重要的高科技和电信行业中 ， 合同执行的延迟可能会产生重大后果。缺乏可见性如果没有集中的系统或流程来实时跟踪合同 ， 组织就会难以了解合同状态 ， 从而导致沟通差距和决策效率低下。这种缺乏可见性使得难以识别瓶颈、监控合同绩效和评估合规性。不一致的做法由于不同的部门或个人处理合同 ， 实践往往变得不一致 ， 导致错误和效率低下。合同可能在业务单元之间进行不同的管理 ， 导致条款 ， 条件和风险管理方法的变化。不一致的做法增加了纠纷的可能性 ， 并可能导致次优结果。误导的专业知识法律和采购团队不是专注于复杂、高风险的合同 ， 而是经常把时间花在日常任务上 ， 滥用宝贵的专家资源。2 如何避免电信和高科技公司的合同管理困境 ： 一种有争议的方法根据 GEP 与各种高科技公司的互动 ， 在没有专门的买方合同团队的情况下 ， 采购和类别经理将 30 ％ 至 50 ％ 的时间花在合同上。当他们应该专注于价值优化等战略活动时 ， 他们参与起草 ， 谈判和执行。缺乏持续改进如果没有从过去的合同中学习的机制 ， 错误就会重复 ， 并失去改进的机会。组织往往无法有效地捕获合同数据和见解 ， 导致缺乏可用于增强未来合同和优化流程的机构知识。在高科技和电信行业 ， 由于合同的数量和需要处理的速度 ， 这些挑战被放大了。所有权不明确 ， 工具不足 ， 缺乏标准化以及未应用的 80 / 20 规则使问题更加复杂 ， 导致效率低下和风险。如何解决这些问题 ：应对这些挑战需要一个全面、积极主动的战略。我们建议采取以下四管齐下的方法:创建专门的买方签约团队一个致力于合同管理的团队 ， 对法律和采购部门负责 ， 可以提高效率和准确性。在 100% 专注于合同管理的情况下 ， 团队具备类似 paralegal 的技能 ， 可以保证质量、速度和持续的反馈。利用第三方团队的可能性提供了灵活性和外部专业知识。这个团队应该对组织的业务目标、流程和风险承受能力有深刻的理解。工业化常规任务通过标准化和自动化常规任务 ， 可以释放专家资源以专注于异常和复杂的案件。习惯合同的综合手册，每种例外类型的清晰路由过程以及内置的质量控制机制都可以促进这种过渡。可以通过使用 CLM 工具来实现自动化，这些工具可简化工作流程，自动生成合同，并为利益相关者启用自助服务选项。例如，在一家大型科技公司，90% 的合同都是在法律或采购团队很少或根本没有干预的情况下管理的。合同团队尽可能推回任何和所有红线，并利用法律剧本中预定义的回退选项，在与法律 / 采购团队接触之前与供应商进行谈判。3 如何避免电信和高科技公司的合同管理困境 ： 一种有争议的方法杠杆技术CLM 工具等数字解决方案利用最新的基于 AI 的大型语言模型 （ LLM ） 来跟踪周期时间 ， 识别有问题的条款 ， 简化文档和简化签名。这些工具可以显着提高合同管理效率和准确性。高级 CLM 系统提供合同模板、条款库、版本控制、文档协作和分析等功能 ， 使组织能够在合同的整个生命周期中有效地管理合同。实施特定于垂直的解决方案针对高科技和电信行业的独特垂直行业量身定制的特定行业解决方案可以确保合同管理满足每个垂直行业的特定需求和挑战。例如，电信公司可能需要基础设施采购的特定合同模板、网络提供商的服务级别协议 (SLA) 或软件供应商的许可协议。特定于垂直的解决方案可以帮助组织解决行业法规、合规要求和各自行业普遍存在的特定风险因素。IMPlementATION 的最佳方案成功实施这一战略需要坚持某些最佳做法:双重赞助实施倡议应由法律部门和采购部门共同发起。共享所有权可确保两个部门对该计划的成功都有利害关系，并共同努力克服挑战。法律和采购团队之间的协作对于协调流程、定义合同管理目标以及确保实施的解决方案满足两个部门的要求至关重要。赋权授权法律和采购团队专注于战略决策可以加强合同通过自动化常规任务和提供自助服务选项, 组织使利益相关者能够独立访问和管理合同, 减少日常合同活动对法律和采购团队的依赖。专注于常规通过专注于提高常规的效率建立标准合同模板、预定义的审批工作流和常规合同类型的自动化可以加快合同生命周期并减轻法律和采购团队的负担。分阶段迁移从最简单的合同开始，逐渐转向更复杂的合同。这种分阶段的方法允许更平稳的过渡，最大限度地减少中断，并确保团队可以在早期成功的基础上继续前进。通过从简单的合同开始，组织可以获得经验，识别和解决任何实施挑战，并在解决更复杂和关键的协议之前完善流程。持续改进实施合同管理最佳实践应该是一个持续的过程。建立机制来捕获和分析合同数据 ， 识别趋势 ， 并从过去的经验中学习。根据合同管理团队和其他利益相关者收集的反馈和见解 ， 定期审查和更新合同模板、工作流程和流程。拥抱持续改进的文化 ， 随着时间的推移 ， 提高效率并降低风险。4 如何避免电信和高科技公司的合同管理困境 ： 一种有争议的方法CONCLUSIOn在高科技和电信行业快节奏和复杂的格局中 ， 有效的合同管理需要全面的战略 ， 稳健流程和正确的技术。这里概述的四管齐下的战略 - 创建一个专门的合同团队 ， 将常规任务工业化 ， 利用技术和实施垂直特定的解决方案 - 可以帮助组织应对这些行业的独特挑战。通过遵循最佳实施实践 ， 组织可以显着提高合同管理效率和风险管理。反过来 ， 这可以使他们跟上技术进步 ， 满足市场需求 ， 并在高科技和电信行业的动态环境中获得竞争优势。合同管理的未来在于有效地将人类专业知识与数字能力相结合。现在是组织实现这一转型飞跃的时候了。通过采用全面的战略并利用正确的工具 ， 高科技和电信公司可以彻底改变其合同管理实践 ， 并在数字时代取得成功。5 如何避免电信和高科技公司的合同管理困境 ： 一种有争议的方法6GEP 提供变革性的供应链解决方案 ， 帮助全球企业变得更加敏捷和有弹性 ， 更高效和有效地运营 ， 获得竞争优势 ， 提高盈利能力并增加股东价值。新鲜的思维，创新的产品，无与伦比的领域专业知识，聪明，热情的人 - 这就是 GEP SOFTWARETM，GEP STRATEGYTM 和 GEP MANAGED SERVICESTM 共同提供前所未有的规模，力量和有效性的供应链解决方案。我们的客户是世界上最好的公司，包括 550 多家财富 500 强和全球 2000 强行业领导者，他们依靠 GEP 来实现雄心勃勃的战略、财务和运营目标。作为多个 Garter Magic Qadrats 的领导者，GEP 的云原生软件和数字业务平台始终赢得行业分析师，研究公司和媒体的奖项和认可，包括 Garter，Forrester，IDC 和 Sped Matters 。GEP 还经常被评为顶级供应链咨询和战略公司，并且是 ALM，Everest Grop，NelsoHall，IDC，ISG 和 HfS 等公司的领先管理服务提供商。GEP 总部位于新泽西州克拉克市 ， 在欧洲 ， 亚洲 ， 非洲和美洲设有办事处和运营中心。要了解更多信息 ， 请访问 www. gep. com 。GEP SMART 是一款基于 AI 的云原生软件 ， 用于直接和间接采购 ， 在一个用户友好的平台中提供全面的源到付款功能 ， 包括支出分析 ， 采购 ， 合同管理 ， 供应商管理 ， 采购到付款 ， 储蓄项目管理以及储蓄跟踪 ， 开发票和其他相关功能。GEP NEXXE 是一个统一而全面的供应链平台 ， 为当今复杂的全球供应链提供端到端的规划、可见性、执行和协作能力。GEP NEXXE 建立在大数据 ， 人工智能和机器学习的基础上 ， 是下一代软件 ， 可帮助企业使供应链成为竞争优势。100 核桃大道 ， 克拉克 ， 新泽西州 07066 | P 732.382. 6565 | info @ gep. com | www. gep. com新泽西州克拉克 | 芝加哥 | 亚特兰大 | 多伦多 | 墨西哥城 | 哥斯达黎加圣何塞 | 圣保罗 | 都柏林 | 伦敦阿姆斯特丹 | 法兰克福 | 布拉格 | 罗马尼亚克鲁 - 纳波卡 | 比勒陀利亚 | 孟买 | 海得拉巴 | 吉隆坡哥印拜陀 | 新加坡 | 印尼泗水 | 上海 | 大连 | 东京 | 悉尼版权所有 © 2023 GEP 。保留所有权利。