政策和流程管理入门 （ 第 2 部分 ）

N AV E X | C O NF ID EN T R I S K M A N A G EMEN T 白皮书开始使用政策和流程管理（ 第二部分 ）在本指南的第一部分中，我们确定了如何制定有效的政策和程序管理计划所需的人员，流程和指导原则。该基础是使组织对定义适当行为和业务实践的政策进行实时管理的重要第一步。在旅程的第二部分 - 实施 - 我们将定义如何制定和执行政策本身，并确保它们与组织的战略目标保持一致。编写和管理有效的政策策略管理生命周期包括四个阶段 - 研究和创建 ， 审核和批准 ， 分发和培训以及跟踪和更新。￿第一阶段 ： 研究与创作写作过程第一阶段的重点是如何撰写政策草案 ， 包括政策的重要要素 ， 过程 ， 写作风格以及设计和法律考虑。在开始撰写之前 ， 保单所有者和分配给保单的作者应从内部和外部的广泛来源收集相关信息。内部来源包括 ：•员工反馈•风险评估•案件管理系统中的事件报告•质量和合规性反馈•治理反馈外部来源包括 ：•立法•Regulations•客户反馈•最佳做法•其他组织的政策示例 2N AV E X | C O NF ID EN T R I S K M A N A G EMEN T写作风格政策和程序应该是直接的 ， 没有解释的余地 ， 但它们不应该表现为敌对或屈尊。无论目标受众是谁 ， 都使用相同的专业声音。清晰至关重要 — — 要确保政策能够产生共鸣并按照预期发挥作用 ， 它必须是明确的、语法上正确的和没有错误的。使用谨慎的措辞 ， 如 “应该 ” 、“ 应该 ” 和 “永远 ” 会影响政策的解释。格式化标准化格式和样式对所有策略都很重要。策略管理软件是确保一致性的一种方法 ， 因为它将限制作者使用预先建立的参数。一些改进布局的策略包括标题和副标题、要点、表格和引号。所有政策文件应包括 ：•政策标题•简要说明该政策存在的原因 ， 重点是为组织和用户带来的好处•关键术语的定义•解释策略适用于谁的范围声明•任何相关文档的引用和链接•关键日期 ， 例如政策的编写、实施或更改时间￿第二阶段 ： 审查和批准随着政策草案的完成 ， 现在是时候在主要利益相关者之间分发该文件以供审查和反馈。为了确保策略与组织的治理原则和元策略 （ 即 “策略策略 ” ） 保持一致 ， 文档控制管理员应监督所有策略的整个生命周期。这包括在最终批准、分发和培训之前起草、审查和编辑策略。如果有的话 ， 政策的初稿很少符合批准标准。为了发展一个支持、推进和保护组织的有效政策体系 ， 政策制定应被视为一个值得充足时间和资源的持续过程。完成草案后 ， 所有者将策略提交给审阅者 ， 以确保准确性 ， 完整性并与元策略保持一致。此阶段可能很费力 - 审阅者可能有意见分歧 ， 错过截止日期或根本无法提供反馈。策略所有者必须与审阅者合作以确保and consolidate feedback, reconcile disagrees and make requested changes. Rounds of review can include content and readability, legissibility, and strategic alignment for the organization.一旦所有审稿人都签字 ， 就该让那些拥有最终审稿人参与进来了。通常 ， 在这个阶段只需要进行微小的更改。一旦获得批准 ， 该政策就是官方的 ， 是该组织政策框架的一部分。这一步也将政策转变为法律眼中的法律文件。然而 ， 仅仅完成政策是不够的 - 仍然有必要分发 ， 跟踪和更新政策。 3N AV E X | C O NF ID EN T R I S K M A N A G EMEN T￿第三阶段 ： 分配和培训策略的简单发布并不能保证员工会阅读 ， 理解并根据需要参考它。在推出新策略之前 ， 文档控制管理员必须制定分发策略 ， 以告知员工即将发生策略更改 ， 并使他们做好准备以适应这些更改。并非每个政策都需要交给每个员工。为相关受众量身定制政策分发可以帮助防止用户无法获得不必要的信息。有三种常见的策略和程序分配方法 ， 每种方法都有优缺点 ：打印副本对政策的重要性做出个人印象 ， 亲自分发政策创造了回答问题的机会。然而 ， 这种方法很耗时 ， 涉及时间和打印成本 ， 同时阻止频繁更新。电子邮件副本与印刷媒体相比 ， 以低成本快速到达目的地。但是 ， 受众将来可能很难找到政策文档 ， 并且电子邮件分发可能不足以确认收件人阅读了该政策。政策和程序软件允许自动化分配 ， 跟踪所需读数的完成 ， 提供定期测试 ， 作为寻找最新政策的一站式服务等等。这些内置的平台是一项金融投资 ， 尽管它们促进的效率产生了强劲的回报。无论选择哪种方法 ， 分发都应告知用户如何通过中央存储库有效地访问策略。当员工按照他们认为最好的方式访问最新版本的策略时 ， 他们可能会真诚地采取行动 ， 但是如果没有适当的指导 ， 遵循过时的策略版本可能会产生风险。￿第四阶段 ： 跟踪和更新策略管理生命周期的最后阶段是建立方法以确保策略保持相关性和最新。这必须是一个持续的过程。随着法律 ， 技术 ， 工作习惯和社会因素的发展 ， 政策可能会很快过时 ， 并成为潜在的责任。因此 ， 重要的是 ， 利益相关者应继续使其行为和决定与相关和更新的政策指导保持一致。组织应每年至少审查一次政策，以确定是否需要进行可能的修订。问问自己 - 这项政策是否仍然适用于我的行业，它是否仍然解决了要解决的问题 ？ 更新期也是决定是否需要新政策来进一步支持现有政策的适当时机，或者是否需要重新授权或停用政策。审查期也是一个很好的机会 ， 可以确认并确保只有最新版本的政策可供员工使用。过时的文件应存档 ， 以便在审计或建立法律辩护时轻松访问。 电子表格提供了一种跟踪政策及时性的方法。相关利益相关者列出了他们监督的所有政策和程序 ， 何时编写政策以及何时需要进行下一次更新。但是 ， 对于一个不断发展的组织来说 ， 这种有点手动的方法可能很快变得笨拙和不切实际。开始实施政策和程序管理计划是降低风险和鼓励所需工作场所行为的有力一步。正如本指南第一部分所概述的那样，必须确定负责方和决策者的具体授权，以确保新方案具有适当的治理和范围。在本指南中，我们看到了政策的制定和持续审查必须是一个有条理和持续的过程。高性能的政策和过程管理计划有许多可移动的部分 ， 并且有大量的机会来优化执行。在 NAVEX 资源中心查找有关如何开始和成熟政策管理计划的更多信息。NAVEX 是集成风险与合规管理软件和服务的全球领导者。我们的解决方案受到全球成千上万客户的信赖 ， 可帮助他们管理风险 ， 满足复杂的监管要求 ， 构建企业 ESG 计划并促进道德工作场所文化。© 2022 NAVEX GLOBAL, INC. 保留所有权利。 | 28.05. 22与电子表格相比 ， 更好的方法是使用专门构建的策略和过程软件来管理您的程序。强大的策略管理解决方案将删除跟踪策略更新节奏的手动管理任务 ， 并在需要审查这些策略时通知利益相关者。策略和过程软件可以启动手动工作流程 ， 以确保适当的协作和批准 ， 并可以无缝分发更新的策略以进行认证。