2023年亚太地区举报治理调研报告

前言 1778年，包括Richard Marven和Samuel Shaw在内的十名美国海军军官在目睹了指挥官Esek Hopkins虐待英国战俘后，揭发了此事，这是美国历史上第一起有文字记录的举报案件。Marven和Shaw均因此次举报被判入狱。该案件后来被提交给美国大陆会议，会议一致通过了美国的第一部举报人保护法。 关于本次调研 2023年3月31日至5月1日期间，德勤以在线调查的形式向亚太地区*负责监督举报机制的机构管理者征求意见。该调研旨在就应对举报的能力和对举报的认知收集相关见解。通过借鉴我们二十多年来为300多家组织提供独立举报服务的经验，希望该调研可以为您提供有关战略和文化、政策和程序、实施和执行以及举报和监督方面的见解。 时至今日，“揭发”或“举报”一词与举报不法行为同义。有效举报机制的核心是为员工和其他利益相关者提供可信赖的沟通渠道，令其可以放心报告问题而无后顾之忧。 在当今快速转变、远程办公日趋流行的职场环境中，随着经济压力、社会期望和媒体关注的不断增加，全球和亚太地区也越来越重视举报机制如何为改善公司治理所用，为员工提供安全的空间，并通过更及时地发现问题来更好地掌握情况。 由德勤发起的首次亚太地区举报治理调研，旨在深入了解区域内的机构对于举报的普遍认知和应对能力。 为了反映地区多样性，该调研提供了包括日语、韩语、简体中文和繁体中文在内的多种语言版本。 我们欣喜地收到了500余份问卷反馈。受访者来自不同规模、不同行业的上市公司、非上市公司及非营利性组织。 非常感谢各位的参与，特别是所有的受访者。希望您会认为这份调研报告富有洞察力，助力您和您的组织在应对当前及未来的挑战时，采取积极的行动应对。 Oo Yang Ping德勤全球及亚太地区Conduct Watch领导人 目录 21关键挑战 23前进方向：探索使用外部举报服务提供商的益处 内容摘要 举报相关事项是亚太地区多数公司和组织的高优先级事项，其目的和用途的不断扩大反映出工作实践和社会规范正在不断发展。但是，董事会需要在组织内建立举报机制，并直接承担起相应责任，以推动所需的思维方式发生转变。 各组织正努力制定合适的措施来评估举报机制的有效性，以及决定哪些事项分别由内、外部进行举报。 几乎所有参与本次调研的公司和组织都制定了举报政策，其中有许多还罗列了预计的关键要素。虽然对于举报的认知和沟通似乎是充分的，但所使用的方法大多比较被动，可能需要考虑更加主动的途径。 组织面临的大多数挑战都与员工和其他利益相关者对举报机制的信任程度有关。鉴于面临的这些挑战和不断变化的业务需求，组织应充分考虑聘用外部举报服务提供商。 同样，我们还可以通过许多其他方式来充分利用数字举报渠道，在保护匿名举报者的同时实现调查团队和举报人之间的沟通。很多组织并没有可供外部利益相关者使用的举报渠道，所以，在这方面仍有很大的进步空间，可以通过扩大举报渠道的应用范围，将第三方纳入其中。 举报的受理尚有改进空间，这包括设置更清晰的流程节点、更明确的责任划分和更透明的沟通交流，以确保披露的问题得到及时处理。采用更健全的案件管理系统，让组织形成清晰的审核跟踪，同时为分辨显性行为和模式提供情报。 受访者概况 整个亚太地区收到了超过500份反馈 来自十多个主要产业的组织： 不同所有权结构的组织。 份调研反馈使用非英语填写。超过200 74% 员工数量各异、在多个国家/地区开展业务的组织。 的受访者是各自组织内举报机制的主要决策人。 高管和董事会成员 内部审计、合规、调查、法务、风险和人力资源部门的负责人 您的组织是否有设立举报机制？ 93%的受访者表示已设立或计划设立举报机制。 剩下的7%表示不计划设立举报机制。这类受访者大多来自员工人数少于1,000人的私营企业。他们就没有设立举报机制给出的原因是因为管理层认为没有这个必要，他们的组织规模太小，缺乏资源和专业知识，而且法律法规也没有要求他们设立举报机制。 亚太地区举报治理水平提升 您的组织对举报的重视度如何？ 总体而言，58%的受访者表示，举报是其组织的高优先级事项，大多数上市公司和私营组织都认识到了举报的重要性。 在各行各业，举报被大多数行业的多数受访者视为高优先级事项，但也有一些明显的例外。 鉴于举报的范围不断扩大，将举报视为高优先级事项的机构的比例随着机构内员工人数的增加而提高。 德勤观点 近年来，亚太地区越来越重视举报这项工作。随着人们越来越清楚地认识到举报人在揭露不当行为和提高透明度方面发挥的作用，政府、各组织和公众在努力治理公共部门腐败、环境破坏和侵犯人权行为的同时，越来越重视建立健全的举报制度框架。 亚太地区发生过几起备受关注的企业丑闻和腐败案件，正好凸显了通过建立有效机制来发现和处理不当行为的必要性。因此，该地区各国政府正在制定或修订立法以保护举报人和鼓励举报。 正如我们的调查所显示的那样，在亚太地区运营的企业认识到了培养诚信和问责文化的价值。他们正在实施全面的举报机制，以发现和解决潜在的风险和不当行为。 举报范围不断扩大 近两年举报的问题类型中呈现出哪些趋势？ 从收到的举报类型来看，受访者还强调了与人事问题有关的明显趋势，包括性骚扰和欺凌。这凸显了在解决职场和社群中更广泛的问题时，举报在组织中所发挥的作用在不断演变。 德勤观点 除了传统的欺诈和不当行为之外，将举报用来解决其他更广泛的问题的数量显著增加。这一转变反映出，人们日益认识到个人在关注系统性问题和推动积极变革方面能够发挥积极作用。举报人在披露信息、揭露腐败事件以及揭示可能被忽视或未得到解决的问题上发挥着至关重要的作用。 发现欺诈或其他不当行为仍然是设立举报机制的主要目的（66%），这与其他行业数据一致1。 然而，不断变化的工作实践和文化规范已经影响了设立举报机制的目的和使用，71%的受访者表示，“改善道德和诚信文化”是设立举报机制的主要目的。 公众也越来越多的支持举报人，许多人认为他们是勇士，勇于冒着个人和职业风险讲出事情的真相，为大众谋福利。如本报告所述，各国政府正在制定或修订立法以保护举报人和鼓励举报。 对于将举报视为高优先级事项的组织而言，完善企业文化占据的比重更高，近80%的受访者将此视为设立举报机制的主要目的。 在各组织看来，尤其是企业部门，这既是机遇，也是挑战。愿意带头实施健全的举报框架的组织能够培养员工和其他利益相关者对组织的信任，并深入了解可能会损害组织的潜在不当行为和其他风险。另外，选择对此置若罔闻的组织可能会发现，要想赢得市场和人才争夺战变得愈发困难。 更多董事会需要承担起举报的责任 由谁为您组织的举报机制承担总体责任？ 首席执 行官/首席 运营官/首席财务官11% 董事会和董事委员会44% 德勤观点 举报应由董事会负责，因为它在完善组织内部的诚信、透明和问责文化方面起着关键作用。 合规部负责人21% 设定“顶层基调” 由董事会定下道德操守的基调，并确立组织的价值观和期望。通过将举报放在首位以及展示出履行纠正不当行为的承诺，董事会向组织释放了一个强有力的信号：鼓励员工举报，而不用担心受到打击报复。 不到一半（44%）的受访者表示，其组织中举报的总体责任由董事会层面（董事会、审计委员会、风险委员会、举报委员会、合规委员会）承担。对21%的受访者来说，举报是合规部的事情，责任由合规部负责人承担。 治理和监督双管齐下 监管组织的运营、风险管理与合规工作是董事会的义务。举报是实现有效治理的重要组成部分，因为举报有助于尽早发现和防范潜在风险。通过承担起举报的责任，董事会可以主动监督举报渠道和调查流程的有效性。 即使在举报被视为高优先级事项的组织中，仍有48%的受访者表示举报的总体责任由董事会层面承担，23%的受访者表示责任由合规部负责人承担。 维护声誉和信任 同样，在上市公司中，48%的受访者也表示举报机制的总体责任由董事会承担，而22%的受访者表示，其组织的举报制度由合规部负责人承担总体责任。 健全的举报机制能够保护组织的声誉，赢得利益相关者的信任。通过承担举报责任，董事会展示了对践行道德标准的承诺，鼓励公开透明，并向利益相关者发出了组织重视问责制和诚信的信号。 遵守法律法规要求 许多司法管辖区要求董事会建立举报和处理不当行为的机制。董事会承担起举报的责任也是对履行法律义务、形成符合法规要求的框架的保证。 对于健全的举报机制，政策是必需，但非全部 令人振奋的是，96%的受访者表示，他们的组织制定了举报政策，其中包括以下一个或多个要素： 德勤观点 成文的举报政策很有必要，原因如下： 组织文化 成文的举报政策有助于在组织内培养透明、道德和问责制文化，这也是在向人们表明组织对诚信的重视，鼓励员工践行这些价值观。 明确且一致 成文的举报政策能为员工阐明举报流程，提供统一的操作指南。这可以确保全体员工了解到的信息是一致的，并且可以了解举报的正确渠道和程序。 对举报进行保密、允许匿名举报和明确防范打击报复的做法，能够表明组织严肃对待举报问题，并为举报人提供全程支持。 合法性 举报政策有助于各组织遵守与举报和调查不当行为相关的法律法规。形成成文的政策表明组织致力于解决举报的问题。 强调可用的举报渠道类型和明确的举报披露的受理流程，可以在举报人充分了解后续操作的情况下，与他们建立信任、增强他们的信心。 确立问责制 成文的政策为员工、各级管理人员和整个组织设定了行为规范。问责制的确立表明组织绝不姑息不道德行为，并将积极予以处理。 提供决策指南 举报政策就什么是不当行为或不道德行为向员工进行了说明。这有助于员工理解何时及如何举报问题，从而确保决策流程的统一。 在制定了健全的举报政策之后，定期审查和更新这些政策也同样重要。包括其组织设立了举报机制的受访者。 提高认知，增进沟通 德勤观点 传达举报政策和提高对举报政策的认识对于鼓励员工提出问题和促进问责文化的推广至关重要。虽然在实施和维护健全的举报机制中，这通常是最具挑战性的部分，但组织可以考虑从以下几个方面入手： 案例研究与示例 分享匿名案例研究或举报如何在组织内产生积极影响的示例。着重阐述因举报不当行为带来的积极变化、防范伤害或保护组织声誉的实例。这些真实案例可以表明组织十分重视举报工作，也可借此鼓舞其他人参与进来。 宣传活动 开展全面的宣传活动，强调举报的重要性以及组织对纠正不当行为的承诺。利用内网门户、电子邮件通讯、公告板和员工会议等各种渠道传播举报政策。 与人力资源部及合规部协作 几乎所有的受访者都表示，其组织在内部传达了他们的举报政策，只有2%的受访者表示没有向内部利益相关者传达相关政策。 与人力资源部及合规部协作，确保将举报政策和程序纳入入职流程中。 各公司及组织最常使用企业内网平台和课堂/在线培训两种方式来促进沟通、提高认知。然而，各公司及组织更喜欢使用较被动的沟通方式（公司内网、公司网站和员工手册），而不是较主动的沟通方式（如课堂/线上培训、高层管理人员定期发布的信息和电子邮件通知）。 领导层的支持 培训和研讨班 寻求高层领导的大力支持，进一步兑现组织许下的关于举报的承诺。领导们可以传达举报的重要性、解决任何疑虑、强调道德行为的价值。鼓励领导们以身作则，展示出积极倾听的姿态，积极解决举报的问题。 为员工组织培训课程和研讨班，增进大家对举报政策和程序的认识。就如何辨认不当行为、了解举报程序以及强调为举报人提供的保护措施向员工开展培训。考虑通过互动鼓励大家积极参与和应对特定问题或疑虑。 定期提醒 不断提醒员工相关的举报政策和举报渠道。使用内部通信渠道，例如简报、数字标牌或定期电子邮件提醒，以强化认知，牢记在心。强调成功的案例或举报带来的正面效果，以此鼓励大家勇于举报。 采用积极的方法传达政策上的变化比更新和更改举报政策本身更重要。在采用积极的沟通方式来传达政策变化上，各公司及组织还有很大提升空间。例如，只有